时间管理

测试三：您做事拖延吗
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1、在开始一项复杂的工作之前，我一般会清理 、在开始一项复杂的工作之前， 一下工作场所 2、我一直充满信心，我做的工作会有一个满意 、我一直充满信心， 的结果 3、我常常推迟执行我制定的那些计划 、 4、我经常在工作的时候和别人闲聊、谈天或者 、我经常在工作的时候和别人闲聊、 开玩笑 5、我很难达到开始一项工作所需要的注意力集 、 中程度以及必要的训练 6、如果为做一项工作而不得不面对充满纠葛或 、 者不熟悉的环境， 者不熟悉的环境，那我通常不愿意做这种工作 7、我经常是先完成并不重要的工作，相对重要 、我经常是先完成并不重要的工作， 的工作却拖到后边， 的工作却拖到后边，尽管我知道这样做会付出 代价 8、由于害怕出错，我经常推迟执行任务 、由于害怕出错， 9、由于我经常拖拖拉拉，因此任务的完成日期 、由于我经常拖拖拉拉， 往往超出规定的期限 10、我总是把困难的任务拖到最后一分钟，到 、我总是把困难的任务拖到最后一分钟， 不得不完成任务的时候惊慌失措 1、在开始一项复杂的工作之前，我通常让办公 、在开始一项复杂的工作之前， 桌保持原样， 桌保持原样，哪怕办公桌非常乱 2、即使一项复杂工作进行正常，可我仍旧怀疑 、即使一项复杂工作进行正常， 这工作是否能按时完成 3、我总是喜欢将计划马上付诸行动 、 4、在工作的时候，我总是集中精力，以便完成 、在工作的时候，我总是集中精力， 我的工作。有时我也到处走走，和别人聊聊， 我的工作。有时我也到处走走，和别人聊聊， 为了讨论某些事情不得不这样做 5、我喜欢开始新的工作，这对于我来说非常容 、我喜欢开始新的工作， 易，因此我喜欢立刻开始 6、我不喜欢充满纠纷或者不熟悉的环境，但我 、我不喜欢充满纠纷或者不熟悉的环境， 会勇敢去面对，克服困难， 会勇敢去面对，克服困难，继续前进 7、在完成并不重要的工作之前，我一般先完成 、在完成并不重要的工作之前， 相对重要的工作， 相对重要的工作，除非有充足理由让我不这样做 8、对出错的畏惧并不影响我执行任务的能力 、 9、由于我的工作总是按部就班地进行，因此总 、由于我的工作总是按部就班地进行， 能满足任务完成期限的要求 10、我把困难的任务分成便于操作的小块，每次 、我把困难的任务分成便于操作的小块， 完成一点
课程内容
建立有效的 时间管理系统
时间管理的 黄金法则
时间利用情况 的自我评价 什么是 时间管理
时间管理的黄金法则
• 以终为始 • 20/80定律 • 优先管理
时间管理的终极意义
• 时间管理的终极意义是对生命的管理 • 只要找到路，就不怕路远
使命 角色 原则
策略 长期目标 中期目标 短期目标
BEGIN WITH THE END 以终为始 —以最终的目标为行动的开始 目标决定态度、影响行为、导致结果
• 项目 • • • • • • • • 1 2 3 4 5 6 7 8 类别 I II I III II I II II 进一步分类 是否做完 所需时间 时间段 具体时间 A B B C C A B B
周计划
级别 项目 所 需 是 否 期限 具 体 周一 周二 周三 周四 周五 时间 完成 时间 A3 F B4 C A1 B2 A2 F F C F F
测试四：工作压力测试
从不 有时 总是 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好。 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好。 我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的。 我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的。 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。 每当要请假时，我总感到非常愧疚。 每当要请假时，我总感到非常愧疚。 我好象总是从一个地方匆匆忙忙地赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。 我好象总是从一个地方匆匆忙忙地赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。 我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。 我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。 一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。 一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。 做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。 做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。 好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。 好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。 我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种危机。 我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种危机。 当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。 当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。 只有在解决各种危机的过程中，我才能感到每天的意义和目的。 只有在解决各种危机的过程中，我才能感到每天的意义和目的。 我经常边工作边吃饭。 我经常边工作边吃饭。 我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。 我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。 每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。 每天下班时看着自己处理完的一大堆文件， 我会觉得特别有成就感。 0 1 2 3 4 • • • • • • • • • • • • • • •
时间管理与工作效能提升
Effective Time Management Workshop
®
培训师：何 冰
中国 北京
2002年11月 ©版权所有 博思嘉业企业管理咨询有限公司
学习目标
• 树立有效的时间管理观念 • 区分重要和紧迫，学会优先管理 • 建立有效的时间管理系统 • 掌握时间管理技巧
建立有效的 时间管理系统 时间管理的 黄金法则 时间利用情况 的自我评价
哪个部门负责
财务部/会计部 技术部门 销售部 行政部 人力资源部 法务部 仓储部门 ？
谁负责
CFO CTO 销售总监 行政主管 CPO 法律经理 仓储主管 ？
课程内容
建立有效的 时间管理系统 时间管理的 黄金法则
时间利用情况 的自我评价
什么是 时间管理
测试一: 你能支配自己的时间吗
支配时间即是支配自己，下列问题将有助于你衡量自己支配时间的能力，请回答“ 支配时间即是支配自己，下列问题将有助于你衡量自己支配时间的能力，请回答“是”或“否”。 1、你是否一到公司便列出当日工作安排？ 、你是否一到公司便列出当日工作安排？ 2、你是否在固定的时间里处理往来信函，如上午或下午？ 、你是否在固定的时间里处理往来信函，如上午或下午？ 3、你是否将无用的文件及时处理掉，而不是机械地归档？ 、你是否将无用的文件及时处理掉，而不是机械地归档？ 4、你是否能避免浪费时间与精力的琐事干扰正常工作？ 、你是否能避免浪费时间与精力的琐事干扰正常工作？ 5、你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？ 、你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？ 6、你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？ 、你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？ 7、你只欢迎那些实实在在，对公司有益的推销员或顾问吗？ 、你只欢迎那些实实在在，对公司有益的推销员或顾问吗？ 8、你除非万不得已才召开会议吗？ 、你除非万不得已才召开会议吗？ 9、你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？ 、你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？ 10、你收到信函后是否阅后立即处理？ 、你收到信函后是否阅后立即处理？ 11、你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？ 、你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？ 12、你阅读报刊杂志时是否浏览全篇大意后，再细读重点章节？ 、你阅读报刊杂志时是否浏览全篇大意后，再细读重点章节？ 13、你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？ 、你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？ 14、你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？ 、你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？ 15、你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？ 、你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？ 16、你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？ 、你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥” 17、你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？ 、你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？ 18、你能充分利用电脑、复印机等现代办公用具提高效率吗？ 、你能充分利用电脑、复印机等现代办公用具提高效率吗？ 19、当你遇到非得靠专业知识与经验才能解决的难题时，你是否请教专家，而不是单枪匹马地蛮干？ 、当你遇到非得靠专业知识与经验才能解决的难题时，你是否请教专家，而不是单枪匹马地蛮干？ 20、你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约见者？ 、你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约见者？
测试二：你是完美主义者吗
• • • • • • • • • • • • 我仅仅靠自己来完成工作 我的个人标准很高，不能容忍不足 为写报告或信件，我要多次打草稿 由于工作没有达到我的要求，我经常超出规定的时间 我经常挑剔同事或家人 当复核工作时，经常作出改动 那些需要深入了解的任务常常给我带来失败感 我很在意发生的错误，对我和别人都是难以接受的 团队里的成员常常感到沮丧，因为他们的工作不能达到我的要求 我不愿意请求帮助 我不情愿把工作委托别人，因为我不得不花心思去监视他们的进展 如果我怀疑自己高标准工作的能力，我就不会去做这项工作
准备工作 预防措施、价值观的澄清 计划 人际关系的建立 增进自己的知识和能力
紧 急
III 不重要的社交活动 琐碎的日常工作 上网 玩游戏
专题讨论：我们的时间应的 黄金法则 时间利用情况 的自我评价 什么是 时间管理
日计划：工作任务单（ABC法）
课程内容
什么是 时间管理
时间的特征
• 时间管理与财务管理不同，不可库存 • 每个人每天的时间都一样的，每天24小时 • 知识、经验、人际均可增加，但时间不可 • 时间无法扩展 • 时间无法控制 • 时光一去不回头
时间管理是企业管理中的孤儿
• 管理对象
– 金钱 – 技术 – 销售 – 行政 – 人力资源 – 法律 – 存货 – 时间
月度计划
2002 年 4 月
SUN 1 ____________ ____________ ____________ 8 ____________ ____________ ____________ 15 ____________ ____________ ____________ 22 ____________ ____________ ____________ 29 ____________ ____________ ____________ MON 2 ____________ ____________ ____________ 9 ____________ ____________ ____________ 16 ____________ ____________ ____________ 23 ____________ ____________ ____________ 30 ____________ ____________ ____________ TUE 3 ____________ ____________ ____________ 10 ____________ ____________ ____________ 17 ____________ ____________ ____________ 24 ____________ ____________ ____________ WED 4 ____________ ____________ ____________ 11 ____________ ____________ ____________ 18 ____________ ____________ ____________ 25 ____________ ____________ ____________ THU 5 ____________ ____________ ____________ 12 ____________ ____________ ____________ 19 ____________ ____________ ____________ 26 ____________ ____________ ____________ FRI 6 ____________ ____________ ____________ 13 ____________ ____________ ____________ 20 ____________ ____________ ____________ 27 ____________ ____________ ____________ SAT 7 ____________ ____________ ____________ 14 ____________ ____________ ____________ 21 ____________ ____________ ____________ 28 ____________ ____________ ____________ 待处理事项 ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________
20/80定律：要事第一
主 要 80%的时间 精 力 做 主 要 的 事 20%的时间 的 数 80%的结果 零碎的大多数 的 20%的结果
的时间
的
优先矩阵
重要
Priority Matrix
I 紧急情况 迫切问题 消防队，必须马上去做， 经常从第二象限滑过来 IV 不速之客 干扰电话 符合别人期望的事 不重要的会议 II