办公用品采购管理制度

办公用品采购管理制度
编制部门：总裁办
起草人：
审核人：总裁办
审批人：总裁
实施时间：
第一章总则
第一条为规范公司行政办公用品采购工作，提高采购效率、降低采购成本，结合公司实际，制定本制度。

第二章组织机构
第二条公司一般行政办公用品采购工作，由招标采购中心管理和组织实施。

第三章采购管理范围
第三条公司固定资产购置及行政经费开支的物资均属行政办公用品统一采购管理的范围，具体包括：
(一)车辆的购置、维修、保险及油料的购置等；
(二)房屋修缮，包括办公室装饰、维修及其所需的大
宗材料和设备的购置等；
(三)办公设备的购置、维修；
(四)空调、消防、通信、电梯、音响、影视、照明、
防盗等设备及办公家俱、服装等的批量购置维修；
(五)日常办公用品等的购置。

第四章采购程序
第四条行政办公用品采购预算的编制、审批：
(一)每年年初由各部门根据业务需要填写行政办公用品采购年度计划，提交给总裁办汇总；总裁办根据各部门年度计划编制行政
办公用品年度预算，纳入年度财务全面预算管理，经总裁或总裁办公会审议通过后执行。

(二)在行政办公用品年度预算范围内，总裁办根据采购计划，交付招标采购中心统一组织采购。

(三)在行政办公用品年度预算范围之外的采购，由相关部门提出采购事项申请，经行政审批程序后(经部门负责人、财务负责人审核，由分管业务副总经理及总裁签批)，填写采购计划，统一交付招标采购中心实施采购。

第五条行政办公用品采购的主要方式：招标采购、询价采购和直接采购等方式进行。

(一)招标采购：单项采购金额在20万元(含20万元)以上的由招标采购中心比照公开招标采购方式采购。

(二)询价采购：单项采购金额在2万元以上20万元以下的物资采购业务，可实行询价采购，其采购程序为：
1．采购部门根据采购物资特点制作询价单，列明采购物资的名称、种类、数量及交货时间、地点等内容，从可满足物资采购业务要求的供应商中挑选三家以上供应商以电话或传真等方式进行询价，供应商按照询价单列明的要求在规定时间内进行报价；或由招标采购中心到市场对三家以上供应商进行现场询价。

2．招标采购中心对各家供应商提供的报价进行全面系统的比较，确定最优供应商，与其签定购销合同并进行物资采购。

3．招标采购中心与物资供应商商定的价格须报分管领导核定。

(三)直接采购：适用于单次采购金额在2万元以下(含)的零星采购，包括低值易耗品和办公用品采购等，其采购程序为：采购人员在年度预算范围之内，根据各部门的采购需求填写《物资采购计划单》，经本部门负责人审核、分管副总裁审批后，由招标采购中心负责通过网上采购平台采购。

预算范围之外的采购，《物资采购计划单》还需总裁签批。

第六条采购物资的验收：物资采购回来后，由总裁办、招标采购中心与物资保管或使用人一道对物资的质量和数量进行验收。

对不符合合同规定质量要求的物资退回供应商或折价处理。

验收人员应详细记录物资验收情况并在验收凭证上签字。

第七条物资采购资金的支付：根据物资购销合同或《物资采购计划单》、物资验收凭证、发票等凭证，按照公司的资金支付程序办理付款手续。

第八条招标采购中心应当建立公司行政办公用品采购目录清单或采购物资库。

每月根据市场行情或互联网报价行情更新采购目录库或（采购清单库），供各需求部门选择。

（采购目录清单或采购库应当包含采购物品种类、型号、供货商、单价、性能等）。

第九条原则上不允许超越采购目录清单或采购库。

特殊情况下，采购目录清单或采购库未明确的采购事项，由招标采购中心增加相应的采购目录或清单并通过审批程序后方可采购。

第五章附则
第十条负责物资采购的部门和人员应高度负责，杜绝一切徇私舞弊和弄虚作假行为。

公司财务、审计、总裁办应当做好监督工作，发现损公肥私行为应予以制止，对触犯法律法规的，由公司移交司法机关处理。

第十一条本制度由总裁办负责解释。

第十二条本制度自2018年5月1曰起实施。

第十三条采购审批流程和采购需求表见附件。

一、采购审批流程
二、采购申请表。