现代企业档案管理优化策略的相关研究

现代企业档案管理优化策略的相关研究文／辽宁排山楼黄金矿业有限责任公司 程光远 李君【摘要】伴随市场经济体制的深入改革，科学技术飞快地发展，给企业带来新发展机遇，同时企业面临着极大的挑战。

在激烈的市场竞争环境下，档案管理是现代企业运营及管理中的重要构成部分，要求加强企业档案管理工作，必须坚持与时俱进，加大改革创新力度，从而提高现代企业经营的效益。

本文分析了现代企业档案管理的现状，并且阐述了现代企业档案管理相关优化策略。

【关键词】现代企业；档案管理；优化策略随着我国信息化水平的提升，电子档案也得到了广泛的运用。

在现代企业档案管理中，引入了先进的计算机技术，并且构建了信息管理系统，这都对现代企业档案管理有了严格的要求。

所以说，怎样对档案管理工作进行创新，促使现代的企业档案管理工作更加规范化和科学化，发挥档案的价值，这是现代企业档案管理者必须要研究的重大课题。

一、现代企业档案管理的现状（一）缺乏档案管理意识。

有部分企业领导者认为档案管理工作在促进企业改革发展中，并不是很重要。

在这样的意识下，往往只重视企业经济的发展，将现有的财力人力投入企业生产中，导致在档案管理环节，缺乏积极性及自主性，使得档案管理工作和企业经济发展未有机地结合。

目前大多数企业在档案管理工作方面具有一定的难度，主要是因为企业的管理者不重视。

因为高层领导者缺乏档案管理意识，经常忽略了档案管理工作。

长时间下去，企业没有人创建完整的企业档案管理制度，那么档案管理者就不能有效地执行档案管理制度，提高现代企业档案管理的水平。

（二）档案管理体系不健全。

对现代企业来说，只有创建一整套完善的档案管理制度，才能够有效地提高档案管理工作的效率，从而为企业争取更大的竞争力。

但是，结合多数企业管理现状来分析，大部分企业在档案管理环节，仍然还存在诸多的问题，最突出问题就是档案管理制度不完善；在档案管理工作方面，缺乏优秀的档案管理员，并且有一些企业没有推行电子档案管理，而是通过纸质方式来开展档案管理工作，加之缺乏专门的企业档案管理部室，导致现代企业档案管理工作难落实和难进步。

通过调查表明，有部分企业对档案管理工作中不重视、不规范，有一些档案管理员处在身兼多职状态，依照企业内部的要求听从调整。

这样的行为已经违背《中华人民共和国档案法》，不仅阻碍了企业的发展，同时企业的档案信息容易出现缺失甚至泄露等现象。

（三）档案管理信息化水平较低。

现阶段，大多数企业在档案管理方面，运用了计算机技术、信息网络技术等等，在很大程度上促进了现代企业档案管理的发展。

但是值得注意是，文件与信息传输工作信息化水平比较低，导致现代企业档案管理工作的质量、工作效率受到影响。

为什么档案管理信息化水平并不高？主要是因为有部分企业还没有创建出健全的企业档案管理信息系统，在档案管理工作中缺少系统与技术的支持。

另外有部分企业创建了管理信息系统，但没有结合档案管理实际情况完善档案管理工作，致使现代企业档案管理不够规范化、科学化以及创新化。

二、现代企业档案管理相关优化策略（一）注重档案管理工作。

不管是企业高层管理者，还是企业档案管理人员，都应当改变过去落后的管理观念，在现代企业运营和管理过程中，应该将档案管理工作归纳到企业重点管理工作内容，并且强化科技建设和创新发展，意识到企业档案管理工作在促进现代企业发展中起到积极的作用。

对企业管理者而言，应该起到自身的领导作用，随着现在科技时代的发展，坚持与时俱进，通过现代化管理方法，引进先进的科技，对企业档案管理工作，加大完善和优化力度。

另外对企业档案管理工作的重要性，各级领导者应当做好宣传、教育、督导工作，对企业档案管理给予资金支持，强化基础设施建设，更新现代化管理设备，重视创建起更加规范化、信息化以及创新化的档案管理系统。

（二）建立健全的档案管理制度。

对现代企业档案管理工作而言，只有通过创建完善的档案管理制度，才能够保证企业档案管理工作的效率及质量，推动档案管理工作更加规范化和科学化发展。

在知识经济时代下，现代企业应当坚持与时俱进，加大创新力度，努力构建起创新型企业档案管理体系，对档案信息采集程序与相关注意事项应当加以明确，还要求遵从《中华人民共和国档案法》，结合有关法律和法规，保证企业制定出档案管理制度达到我国法制的要求，使档案管理制度更加标准化，实现有法可依。

（三）注重档案管理法律问题。

在现代企业档案管理工作中，我们必须要树立良好的法律意识，特别是档案管理工作交接的时候，这就要档案管理员秉持严谨的态度，做好档案管理交接工作，同时要确保企业内部相关档案信息不被泄露出去，增强档案信息的安全性，使得档案信息更具严密性。

目前现代企业档案，凝集记录了企业一切具有价值的信息。

在通常意义上，损害企业的档案，将会给企业构成严重的危害，远比损害了企业的财物更严重。

所以说，我们应该以法律途径加强防第　７１　页２０１７／０７ （上） 总第２７０期 档案工作ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ范，通过法律武器确保企业档案信息安全，保护企业合法性权益。

例如企业知识产权维护，主要包含了专利权、企业商业机密、商标权、计算机软件、著作权、设计权等等。

（四）加强信息化程度，全面采集档案信息。

随着网络化与数字化的迅速普及，为现代企业档案管理带来了新的发展活力，致使企业档案管理方式产生了重大的变化。

大部分企业从以往实物保管模式，转变为电子化管理方式，就是说过去的可视识别已经被机器识别取代，我们常说的机器识别代码型就是电子档案。

通过计算机技术，加上辅助电子图纸，促使档案信息更方便存储及查询，保证企业电子档案更加形象化和具体化。

另外过去文书档案、人事档案、科技档案、声像档案、会计档案和基建档案等逐渐被取代，已经构成企业信息集中系统，对不同的流程与模块进行设置。

通过电子档案管理，能够将较分散的管理系统档案经过计算机的相关指令，实现随时性调整分类方案。

所以说，在现代企业档案管理中，有必要强化电子档案管理工作，促进现代企业档案管理更加数字化、科学化以及信息化。

（五）加强档案管理团队建设。

作为企业档案管理者，必须要具备这样的素质。

1.良好的身体素质。

2.高尚的思想品质。

3.丰富的文化水平。

4.较强的业务素质。

另外企业档案管理者应当责任心很强，具备进取的精神，并且恪尽职守，为企业兢兢业业作贡献；还要求一定的学习及沟通能力等等。

这就要企业定期开展培训活动，组织档案管理人员积极地参与学习，不断丰富自己的档案管理知识，提高自身档案管理技能，并且重视自主性学习，通过多样化途径提升自己，使得档案管理人员的知识结构得到有效优化；企业还可以组织档案管理员到先进企业观摩学习，进一步提升档案管理者的实践能力，帮助档案管理员树立强大的责任心；持续性进行岗位练习，在学习中提高自己。

另外作为档案管理者，还需要熟悉岗位职责，清晰各文件的材料，根据管理标准实施科学化分类和整理编目以及立卷。

三、结语综上所述，随着信息技术的飞速发展，在现代企业档案管理工作中，坚持与时俱进，加大创新力度，促使档案管理工作更加科学化和规范化。

这就要档案管理员更新传统理念，重视现代企业档案管理工作，有必要加强制度保障，创建完善的档案管理体系，强化电子档案管理，促进现代企业的稳定发展。

【参考文献】[1]其米格.事业单位档案管理中存在的问题及优化策略[J].企业改革与管理,2016(01):96.[2]章馨.医院档案管理优化策略探讨[J].管理观察,2016(25):150-152.[3]徐千越.浅析事业单位的人事档案管理优化策略[J].办公室业务,2015(21):58.（上接第51页）三、加快档案信息化建设步伐的措施（一）提高档案管理人员的专业素养。

在档案管理信息化建设的进程中，管理人员的专业素质起到至关重要的作用。

因此，要真正意义上实现档案管理信息化、网络化，首先必须要制定合理的人才培养计划，定期对档案管理人员进行专业性的指导和培训，不断提高现代化技术水平，通过组织校与校之间的经验交流，使其不仅清楚掌握档案管理工作的流程及其他工作，还能熟悉操作和掌握计算机管理知识和专业技能，为确保档案信息化建设创造良好的条件。

（二）使其认识到档案管理信息化技术的重要性。

加强职校工作人员对档案管理信息化重要性的认识，要让领导和档案管理人员从根本上改变原先固有的传统管理理念和手段，充分认识到档案管理信息化技术的应用价值，并注入档案管理信息化、现代化的思想意识，与时俱进，使其建立起符合信息时代发展特征的档案管理意识，明确档案管理信息化建设的目标及要求，这样才能形成人人在思想上重视，工作上支持，积极参与档案管理工作的良好氛围。

（三）加大经费投入，完善硬件设施。

经费不足是当今多数职校档案信息化管理未能发展起来的一个重要原因，要将档案信息化管理建设作为职校教育发展中的一件大事看待，就必须建立起档案管理信息化建设的相关项目，并保证足够的经费投入，购买必要的、足够的、功能较为完善的硬软件设备，扩充档案信息资源，并定期检测硬软件设备的完好，结合实际情况，有计划地提出添置要求，加快档案管理信息化建设的步伐，完成档案信息化管理的转变，尽可能为档案信息管理现代化创造良好条件。

（四）建立规范化的信息管理机制。

结合职校实际档案管理情况，制定出与之相关的档案管理制度，健全和完善档案管理信息化的规范化技术和必要的安全管理措施，保证档案信息的安全性，建立具备“收、管、用”三大功能的系统，逐步实现档案管理信息化建设的目标。

四、结束语综上所述，实现档案管理信息化建设是科技发展的必然趋势，是一项宏伟的工程，同时也是摆在职校面前的一个机遇。

为了推进职校管理水平的发展，职校工作人员尤其是档案管理人员必须抓住机遇，克服在实现档案管理信息化建设当中的遇到的困难，勇于创新，制定档案管理信息化建设的长远规划，为学校发展创造前所未有的价值。

【参考文献】[1]何荣财.中职学校档案管理信息化的探索[J].黑龙江史志,2015(3).[2]陈育美.浅析中职校档案管理中存在的问题及对策建议[J].办公室业务,2012(11).[3]樊晓红.推进学校档案管理信息一体化建设的几点建议[J].黑龙江档案,2016(02).第　７２　页２０１７／０７ （上） 总第２７０期 。