英文电子邮件的格式

To Whom It May Concern:
To All Sales Reps:
Ladies or Gentlemen:
A
商务英语电子邮件的格式(10/15)
Opening – 开头 (1/3)
澄清你的意图
在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样 才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件 开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴， 特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
4. Informal 非正规的(例如朋友，同事之间) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! A
5. 如果有人给了你特别的帮助 Thank you for all your assistance. I truly appreciate…
6. 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑 Thank you for your feedback. A
商务英语电子邮件的格式(13/15)
Body – 正文
五C原则 (5/14)
Conciseness – 简洁原则(3/3)
It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.
A来自百度文库
Contents
商务英语电子邮件的格式 商务英语电子邮件的写作要求 商务英语电子邮件写作注意事项 商务英语电子邮件常用句式
A
五C原则 (1/14)
商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则
Correctness – 准确 Conciseness – 简洁 Complete – 完整 Clarity – 清楚 Courtesy – 礼貌
2. Formal 正规的(例如客户公司之间) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,
A
商务英语电子邮件的格式(16/15)
Complimentary Close – 礼貌结束语(2/2)
3. Less Formal 不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,
商务英语电子邮件的格式(15/15)
Signature – 签名
邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地 址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
Local Organizing Committee Phone: +7-3822-491-776 Fax: +7-3822-492-410 E-mail: isdeiv2012@hcei.tsc.ru
NO： detailed calculation
A
商务英语电子邮件的格式(6/15)
Salutation -- 称呼 (1/4)
根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间 的关系而定。
1. 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但
对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
Tom Hanks
Dear/Hi Tom, Dear Mr Hanks,
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在 不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句 子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮 件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻 烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句 法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完 整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
Jennifer Aniston Miss/ Mrs/ Ms Aniston
2. 收信人的名字千万不要写错。
A
商务英语电子邮件的格式(7/15)
Salutation -- 称呼 (2/4)
3. 收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames, Mmes, 或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。 Messrs. Smith, Wyatt, and Fury Mses. Dicaprio, Lionel, and Green Mr. Harold Wright and Miss Margaret Wright
4. 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。
Dr. / Prof. / General / Senator Wright A
商务英语电子邮件的格式(8/15)
Salutation -- 称呼 (3/4)
5. 老外的名字有时有Jr. 或 Sr., 罗马数字I，II等 Martin Luther King, Jr. George Bush Sr. John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. George VI When George VI died, Elizabeth II succeeded to the throne. A
YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company
A
商务英语电子邮件的格式(4/15)
Subject – 主题 (2/3)
2. 主题框的内容切忌含糊不清。
3. 如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复 Thank you for your prompt reply. Thanks for getting back to me. A
商务英语电子邮件的格式(12/15)
Opening – 开头 (3/3)
4. 如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你 Thank you for providing the requested information.
A
五C原则 (2/14)
Correctness – 准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双 方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟 通至关重要。
具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点 符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要 叙述准确，以免引起误会纠纷。
A
五C原则 (3/14)
Conciseness – 简洁原则(1/3)
记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子 简短明了且句意前后一致。
A
商务英语电子邮件的格式(11/15)
Opening – 开头 (2/3)
1. 如果你主动给别人写邮件，表明意图 I am writing to…
2. 如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢 Thank you for contacting us.
A
商务英语电子邮件的格式(14/15)
Ending – 结尾
在邮件结束之前，应再次感谢收信人。
Thank you for your patience and cooperation. 或 Thank you for your consideration. If you have any questions or concerns, don’t hesitate to
let me know. 或 I look forward to hearing from you.
A
商务英语电子邮件的格式(15/15)
Complimentary Close – 礼貌结束语(1/2)
结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。
1. Very Formal 非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully,
NO：News about the meeting YES：Tomorrow's meeting canceled
3. 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT 或者FYI (For Your Information，供参考)
例如：URGENT: Submit your report today!
Subject --主题 Salutation -- 称呼、Opening -- 开头、Body -- 正文、
Ending -- 结尾句 Complimentary Close -- 礼貌结束语 Writer’s Full Name -- 写信人全名、 Writer’s Title and
Department -- 写信人职务及所属部门、Address -地址、Tel -- 电话号码、Fax -- 传真
商务英语电子邮件的格式(9/15)
Salutation -- 称呼 (4/4)
6. 如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：
Dear Committee Member:
Dear Colleagues:
Dear Meeting Planner: Dear Purchasing Agent:
Dear Madam or Sir: Dear Customers ，
A
五C原则 (4/14)
Conciseness – 简洁原则(2/3)
为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩 略语。
U Pls FYI Info Qty BTW
ASAP/asap FOB L/C IMO FAQ PS
A
As soon as possible Free on Board Letter of Credit In my opinion Frequently asked questions Postscript
A
商务英语电子邮件的格式(5/15)
Subject – 主题 (3/3)
4. 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的 首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除 了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一 个单词的首字母大写。
YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation
A
Contents
商务英语电子邮件的格式 商务英语电子邮件的写作要求 商务英语电子邮件写作注意事项 商务英语电子邮件常用句式
A
商务英语电子邮件的格式(1/15)
商务英语电子邮件由五部分组成：
Address -- 收信人Email地址、抄送收信人Email地 址、密送收信人Email地址
正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成 几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两 句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。
正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是 指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便 于打字和节省时间，提高工作效率。
称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套 话之间一般空一行。
51426完整原则商务电子邮件内容应力求具体明确完整提供读者所需要的信息尤其像报盘询问贸易条件等需要回函的电子邮件更需要清楚完整因为只有包含具体信息的邮件才能达到良好的沟通效果
专业英语培训讲义
English in Electric Automation
张玲 2013~2014学年第一学期 电气工程及其自动化2010-1, 2010-2班
A
多个收信人地址 用半角的逗号或 者分号隔开。
商务英语电子邮件的格式(3/15)
Subject – 主题 (1/3)
1. 主题 (Subject) 框的内容应简明地概括信的内容， 短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以是一 个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般 不超过35个字母。
A
商务英语电子邮件的格式(2/15)
Address – 地址
收信人地址 To: 抄送收信人地址 Cc: 密送收信人地址 Bcc:
Cc: Carbon Copy Bcc: Blind Carbon Copy
To: 12@qq.com Cc: 456@qq.com Bcc: 789@qq.com
A
1
英文电子邮件的重要性
商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活 动中起着重要作用。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示 着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。 所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足 轻重的地位。
据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件， 而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式 来联系公务。