巧用Excel函数实现动态图表的制作

巧用Excel函数实现动态图表的制作
摘要：Excel中的图表和函数的功能非常强大。

在一般的使用中，大家往往只限于静态图表的制作。

作者结合实例，详细讲解了offset函数的使用格式，同时介绍了offset和excel图表结合制作动态图表在实际工作中的应用。

关键词：动态图表；offset函数
1 设定任务
Excel中的图表功能非常强大，对于静态图表的制作相信大家已经很熟悉了，但是如果能够在一张图表里动态变换显示不同的数据信息，将给我们带来意想不到的效果，下面就结合实例，来谈谈excel中动态表格的实现。

假设我们要统计三个专业近年来的就业情况和走向，按照常规的思路，我们可以为每一个专业创建一个图表，但更专业的办法是只用一个图表，由我们来选择要显示哪一批数据——即通过单元按钮来选择图表要显示的数据。

为了便于读者理解，我们需要一些示例数据。

首先在A列输入年份，在A3、A4和A5分别输入“2008年”、“2009年”和“2010年”，在B3:D5区域输入各个年份的就业情况，如图1所示。

1.1 函数功能
以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。

返回的引用可以为一个单元格或单元格区域。

并可以指定返回的行数或列数。

1.2 语法
OFFSET(reference,rows,cols,height,width)
Reference
作为偏移量参照系的引用区域。

Reference 必须为对单元格或相连单元格区域的引用；否则，函数OFFSET 返回错误值#V ALUE!。

Rows
相对于偏移量参照系的左上角单元格，上（下）偏移的行数。

如果使用 5 作为参数Rows，则说明目标引用区域的左上角单元格比reference 低 5 行。

行数可为正数（代表在起始引用的下方）或负数（代表在起始引用的上方）。

Cols
相对于偏移量参照系的左上角单元格，左（右）偏移的列数。

如果使用5 作为参数Cols，则说明目标引用区域的左上角的单元格比reference 靠右 5 列。

列数可为正数（代表在起始引用的右边）或负数（代表在起始引用的左边）。

Height
高度，即所要返回的引用区域的行数。

Height 必须为正数。

Width
宽度，即所要返回的引用区域的列数。

Width 必须为正数。

1.3 说明
(1) 如果行数和列数偏移量超出工作表边缘，函数OFFSET 返回错误值#REF!。

(2)如果省略height 或width，则假设其高度或宽度与reference 相同。

(3)函数OFFSET 实际上并不移动任何单元格或更改选定区域，它只是返回一个引用。

函数OFFSET 可用于任何需要将引用作为参数的函数。

例如，公式SUM(OFFSET(C2,1,2,3,1)) 将计算比单元格C2 靠下 1 行并靠右 2 列的 3 行 1 列的区域的总值。

2 提取数据
接下来的步骤是把某个专业的就业数据提取到工作表的另一个区域，以便创建图表。

这里一定要注意，图表是基于提取出来的数据创建，而不是基于原始数据创建的，并且我们将能够方便地切换某个专业的就业数据，也就是可以方便切换用来绘制图表的数据。

把A3:A5的数据复制到A11:A13。

我们将用A8单元的值来
控制要提取的是哪一个专业的数据（也就是控制图表要描述的是哪一批数据）。

现在，在A8单元输入1。

在B10单元输入公式=OFFSET(A2,0,$A$8)，再把它复制到B11:B13,如图2所示。

OFFSET函数的作用刚刚我们已经做了说明。

在本例中OFFSET函数将检查A8单元的值（现在是1）并将它作为偏移量。

因此，OFFSET(A2,0,$A$8)函数的意义就是：找到同一行且从A2（B2）偏移一列的单元，返回该单元的值。

现在以A10:B13的数据为基础创建一个标准的折线图：先选中A10:B13区域，选择菜单“插入”→“图表”，选择“折线图”中的“数据点折线图”，点击“完成”。

检查一下A10:B13区域的数据和图表是否确实显示了计算机应用专业的就业数据；如果没有，检查你是否严格按照前面的操作步骤执行。

接下来把A8单元的内容改成2，回车确定你的输入，检查A10:B13和图表都显示出了通信技术专业的就业数据；最后把A8单元的内容改成3，回车确定你的输入，检查A10:B13和图表都显示出了动漫设计专业的就业数据。

3 加入选项按钮
第1步是加入选项按钮来控制A8单元的值。

选择菜单“视图”→“工具栏”→“窗体”（不要选择“控件工具箱”），点击工具栏上的“选项按钮”，再点击图表上方的空白位置。

重复这个过程，把第2个选项按钮和第3个按钮也放入图表。

把3个选
项按钮的文字标签依次改为“计算机应用”、“通讯技术”和“动漫设计”。

将A8单元的值设置为1，然后右击第1个选项按钮（计算机应用），选择“设置控件格式”，然后选择“控制”，把“单元格链接”设置为A8单元，选中“已选择”，点击“确定”。

”（设置第1个选项按钮的“控制”属性时，第2个选项按钮和第3个选项按钮的属性也被自动设置）,如图3所示。

按照常规对图表做相应的修改，使其美观一些。

此例中如图4所示。

点击一下图表上按钮之外的区域，然后依次点击两个选项按钮，看看图表内容是否根据当前选择的产品相应地改变。

按照同样的办法，一个图表能够轻松地显示出更多的数据。

当然，当专业数量很多时，图表空间会被太多的选项按钮塞满，这时你可以改用另一种控件“组合框”，这样既能够控制一长列专业，又节约了空间。

另外，你还可以把A8单元和提取出来的数据（A10:B13）放到另一个工作表，隐藏实现动态图表的细节，突出动态图表和原始数据。

Excel还具有许多其他高级的制图功能，试试和不同的函数结合，来体会excel带给我们的惊喜吧。

参考文献：
［1］周文勤.Excel实用范例教学三例[J].电脑知识计术，2009(1).
［2］吴江.熟练使用excel函数[J].软件导刊，2008(11).
［3］王楠.Excel中函数嵌套功能的实际应用[J].科技信息，2009(8).
［4］焦兰.对Excel财务函数的探讨[J].计算机应用文摘，2008(11).
Dynamic Charts Creation by Skillful Use of Excel Function
Abstract:Both the CHART and FUNCTION are the powerful functions of Excel.Yet,in daily use,too much focus are put on the creation of static charts.In this paper,the using format of the OFFSET function is explained in detail with the support of practical examples.At the same time,practical use of creating dynamic charts by the combination of OFFSET and Excel CHART is well introduced.
Key Words:Dynamic Chart;Offset Function。