(完整版)资料员作业指导书
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及时
文件应分类合理、编目清晰、便于查找。
8
外部往来文件、项目内部文件发放记录建立
工程进场后，项目资料员应建立各类文件发放、接收的台账
工程进场后
资料员应熟悉程序文件中文件接收发放的要求建立。
9
施工图纸到位计划
图纸到位计划由项目总工编制，经项目经理审批后，由项目资料室发放给各专业技术负责人，同时上报甲方、监理和设计单位。
6
文件传阅
1）资料室根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习、传阅范围和实施人员，保存传阅记录。
及时
重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。需要落实执行的文件，相关责任人组织实施。
7
文件归档
资料室负责各类文件接收、分类、编目、归档。
工程完工竣工验收前
依据《工程资料管理办法》《档案管理办法》和当地资料管理规程的要求进行竣工资料整理、组卷。
18
城建档案竣工资料移交
1）在工程竣工验收后，项目资料室将组卷整理好的资料提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收；取得资料核档卡；2）在工程竣工验收后6个月内，将工程档案移交城建档案馆
竣工验收完
及时
《中铁建设集团有限公司档案管理办法》附件“建筑工程重要文件材料一览表”中的要求。
5
文件接收、发放
1）项目文件包括集团公司及上级单位下发的文件、各级行政主管部门文件、与甲方、设计、监理等的来往文件、纪要等所有与工程建设有关的文件。2）项目资料室统一接收各级各类文件，编制文件接收记录
及时
资料员接收各类文件后，做好接收登记，并由总工确认发放范围。文件接收、发放登记表应采用集团公司程序文件上的表格。
14
施工组织设计、施工方案发放、存档
施工组织设计、施工方案发放、归档
监理/甲方审核通过
项目总工确定发放对象，资料室发放、登记、存档、编目
15
施组、方案交底、施工技术交底发放、存档
施组交底记录、施工方案交底记录、施工技术交底记录发放、归档
交底所涉及工程开工前4天
项目总工确定发放对象，资料室发放、登记、存档、编目
2、施工资料内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理待方面的技术规范、标准和规程，且内容真实、准确、与工程实际相符。
3、工程资料应随工程进度及时收集、整理，资料收集时资料员对资料形式内容进行审核，资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。 4、工程资料实行计算机打印，手工签名。书写采用耐久性强的书写材料，如黑色或蓝黑色钢笔或签字笔签写，
按照当地档案馆的要求进行排序、组卷、编目、装订并及时移交当地档案馆。
19
集团公司档案室竣工资料移交
1）工程竣工验收后，项目资料室将组卷整理好的竣工资料和竣工图提交分公司档案管理部门进行审查，取得《竣工资料审核报告单》。2）在工程竣工验收后3个月内，将竣工资料移集团公司档案室。
竣工验收完
移交集团档案的范围详见分公司档案管理办法附件19的要求内容，要求是原来的应为原件，原件遗失须写相关说明并找相关领导签字确认，组卷、编目、装订办法严格按照《档案管理办法》执行。
资料员岗位作业指导书
序号
事物名称
描 述
完成
时间
注 意 事 项
1
基建档案准备
工程进场后、由项目经理负责指定专业资料员负责基建档案工作；资料室配备必要档案管理设施、设备以及资料盒等办公用品；成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目经理部工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。
正工施工前
1、图纸接收时应注明接收数量、图纸编号、出图日期、接收日期。2、图纸发放时，图纸接收人应签字、接收日期齐全。3、资料员应编制图纸有效目录清单，主要包括，图纸编号、图纸内容、出图日期(多次变更的图纸应注明第一次出图时间、第二次等以此类推。
11
收集资料的基本要求
1、归档的施工资料应为原件，因各种原因不能使用原件的，应在复件件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字和注明时间。
资料室收到计划后2天内
资料员及时下发图纸到位计划，并留存发放记录，原件及时归档。
10
图纸接收、发放、存档
1、施工图纸由甲方提供，且第一时间由项目总工确认发放对象，统一由资料室做发放登记。 2、图纸发放范围为主要为技术、工程、造价、安全部门、相关施工队。 3、资料室将发放剩余的图纸（至少一套）统一编目保存。
21
项目部竣工资料保管
对于分公司档案室接收范围以外的资料，由项目资料室编目、整理后存于项目资料室
竣工验收完
按照档案管理办法的要求进行组卷，并存于项目资料室。
22
档案系统录入
移交集团公司、分公司竣工档案资料前应把全部卷内目录以及重要资料扫描件录入和上传到档案管理系统
竣工档案移交前
集团公司、分公司档案系统分别录入，档案系统录入内容与实际组卷资料必须一致。基建档案重要文件扫描上传附件。
16
项目部归档资料内部审查
1）工程竣工验收前，项目经理牵头、项目总工、成本经理配合资料室进行项目内部审查；2）项目总工负责工程技术资料的审查；成本经理负责造价资料的审查。
工程完工竣工验收前
依据《工程资料管理办法》《档案管理办法》和当地资料管理规程的要求进行竣工资料审查。
17
竣工资料整理、组卷
工程竣工验收前，项目经理牵头、项目总工、成本经理配合资料室按照当地和集团公司资料管理规定，完成竣工资料的整理、组卷
工程开工前一周内
资料计划的内容应包括以下内容：1、编制依据。2、工程总体概况，旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。3、工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数。4、工程资料管理组织机构。5、工程资料填报、整理职责分工。6、工程资料管理制度，包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。7、竣工组卷及对外移交要求。
工程进场后，正式施工前
资料员认真学习《中铁建设有限公司档案管理办法》《集团公司工程资料管理办法》、当地《资料管理规程》等相关文件要求，掌握档案工作要求和标准。
2
资料计划的编制、审核
项目经理部依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计划》工程资料管理计划的编制内容必须严格按照集团公司、分公司《工程资料管理办法》中的要求进行编制
20
分公司档案室竣工资料移交
1）在工程竣工验收后3个月内。项目资料室将组卷整理好的竣工资料和竣工图提请分公司技术管理部门进行审查，取得《竣工资料审核报告单》。2）在工程竣工验收后3个月内，将相关竣工资料移分公司档案室。
竣工验收完
按照当地资料管理规程排序以及档案管理办法中的保管期限进行分类组卷，、除删减部分不归档，其余全部移交归档，组卷、编目、装订办法严格按照《档案管理办法》执行。
图纸会审/设计交底记录、设计变更洽商签字完成后进行发放并做登记，签收齐全并注明接收日期。
13
施工总进度计划/月进度计划发放、存档
1）由资料室将施工总进度计划、月进度计划编号、发放，发放范围为：技术、工程、安全、造价部门、相关施工队。2）资料室将总进度计划、月进度计划原件整理归档。
监理、甲方审批完
合同、主要施工图纸到位后1个月内由项目总工编制施工总进度计划，每月30日前编制月进度计划，经监理、甲方审批后资料室及时发放。
3
档案体系建立
项目经理部资料员应根据资料内容进行建立资料盒，资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。
工程进场后
资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。
4
重要文件扫描上传
施工过程中将“建筑工程重要文件材料”彩色扫描件上传至档案管理信息系统
5、施工资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章齐全，手续完备。
施工过程中
施工资料的工程名称填写全称，与施工图纸一致。施工单位名称填写合同盖章的单位名称。
12
图纸会审\设计变更洽商\设计交底记录发放
1、资料员负责设计交底/图纸会审记录、设计变更洽商的编号、发放。 2、发放范围同图纸发放。
签字齐全后
文件应分类合理、编目清晰、便于查找。
8
外部往来文件、项目内部文件发放记录建立
工程进场后，项目资料员应建立各类文件发放、接收的台账
工程进场后
资料员应熟悉程序文件中文件接收发放的要求建立。
9
施工图纸到位计划
图纸到位计划由项目总工编制，经项目经理审批后，由项目资料室发放给各专业技术负责人，同时上报甲方、监理和设计单位。
6
文件传阅
1）资料室根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习、传阅范围和实施人员，保存传阅记录。
及时
重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。需要落实执行的文件，相关责任人组织实施。
7
文件归档
资料室负责各类文件接收、分类、编目、归档。
工程完工竣工验收前
依据《工程资料管理办法》《档案管理办法》和当地资料管理规程的要求进行竣工资料整理、组卷。
18
城建档案竣工资料移交
1）在工程竣工验收后，项目资料室将组卷整理好的资料提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收；取得资料核档卡；2）在工程竣工验收后6个月内，将工程档案移交城建档案馆
竣工验收完
及时
《中铁建设集团有限公司档案管理办法》附件“建筑工程重要文件材料一览表”中的要求。
5
文件接收、发放
1）项目文件包括集团公司及上级单位下发的文件、各级行政主管部门文件、与甲方、设计、监理等的来往文件、纪要等所有与工程建设有关的文件。2）项目资料室统一接收各级各类文件，编制文件接收记录
及时
资料员接收各类文件后，做好接收登记，并由总工确认发放范围。文件接收、发放登记表应采用集团公司程序文件上的表格。
14
施工组织设计、施工方案发放、存档
施工组织设计、施工方案发放、归档
监理/甲方审核通过
项目总工确定发放对象，资料室发放、登记、存档、编目
15
施组、方案交底、施工技术交底发放、存档
施组交底记录、施工方案交底记录、施工技术交底记录发放、归档
交底所涉及工程开工前4天
项目总工确定发放对象，资料室发放、登记、存档、编目
2、施工资料内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理待方面的技术规范、标准和规程，且内容真实、准确、与工程实际相符。
3、工程资料应随工程进度及时收集、整理，资料收集时资料员对资料形式内容进行审核，资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。 4、工程资料实行计算机打印，手工签名。书写采用耐久性强的书写材料，如黑色或蓝黑色钢笔或签字笔签写，
按照当地档案馆的要求进行排序、组卷、编目、装订并及时移交当地档案馆。
19
集团公司档案室竣工资料移交
1）工程竣工验收后，项目资料室将组卷整理好的竣工资料和竣工图提交分公司档案管理部门进行审查，取得《竣工资料审核报告单》。2）在工程竣工验收后3个月内，将竣工资料移集团公司档案室。
竣工验收完
移交集团档案的范围详见分公司档案管理办法附件19的要求内容，要求是原来的应为原件，原件遗失须写相关说明并找相关领导签字确认，组卷、编目、装订办法严格按照《档案管理办法》执行。
资料员岗位作业指导书
序号
事物名称
描 述
完成
时间
注 意 事 项
1
基建档案准备
工程进场后、由项目经理负责指定专业资料员负责基建档案工作；资料室配备必要档案管理设施、设备以及资料盒等办公用品；成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目经理部工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。
正工施工前
1、图纸接收时应注明接收数量、图纸编号、出图日期、接收日期。2、图纸发放时，图纸接收人应签字、接收日期齐全。3、资料员应编制图纸有效目录清单，主要包括，图纸编号、图纸内容、出图日期(多次变更的图纸应注明第一次出图时间、第二次等以此类推。
11
收集资料的基本要求
1、归档的施工资料应为原件，因各种原因不能使用原件的，应在复件件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字和注明时间。
资料室收到计划后2天内
资料员及时下发图纸到位计划，并留存发放记录，原件及时归档。
10
图纸接收、发放、存档
1、施工图纸由甲方提供，且第一时间由项目总工确认发放对象，统一由资料室做发放登记。 2、图纸发放范围为主要为技术、工程、造价、安全部门、相关施工队。 3、资料室将发放剩余的图纸（至少一套）统一编目保存。
21
项目部竣工资料保管
对于分公司档案室接收范围以外的资料，由项目资料室编目、整理后存于项目资料室
竣工验收完
按照档案管理办法的要求进行组卷，并存于项目资料室。
22
档案系统录入
移交集团公司、分公司竣工档案资料前应把全部卷内目录以及重要资料扫描件录入和上传到档案管理系统
竣工档案移交前
集团公司、分公司档案系统分别录入，档案系统录入内容与实际组卷资料必须一致。基建档案重要文件扫描上传附件。
16
项目部归档资料内部审查
1）工程竣工验收前，项目经理牵头、项目总工、成本经理配合资料室进行项目内部审查；2）项目总工负责工程技术资料的审查；成本经理负责造价资料的审查。
工程完工竣工验收前
依据《工程资料管理办法》《档案管理办法》和当地资料管理规程的要求进行竣工资料审查。
17
竣工资料整理、组卷
工程竣工验收前，项目经理牵头、项目总工、成本经理配合资料室按照当地和集团公司资料管理规定，完成竣工资料的整理、组卷
工程开工前一周内
资料计划的内容应包括以下内容：1、编制依据。2、工程总体概况，旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。3、工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数。4、工程资料管理组织机构。5、工程资料填报、整理职责分工。6、工程资料管理制度，包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。7、竣工组卷及对外移交要求。
工程进场后，正式施工前
资料员认真学习《中铁建设有限公司档案管理办法》《集团公司工程资料管理办法》、当地《资料管理规程》等相关文件要求，掌握档案工作要求和标准。
2
资料计划的编制、审核
项目经理部依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计划》工程资料管理计划的编制内容必须严格按照集团公司、分公司《工程资料管理办法》中的要求进行编制
20
分公司档案室竣工资料移交
1）在工程竣工验收后3个月内。项目资料室将组卷整理好的竣工资料和竣工图提请分公司技术管理部门进行审查，取得《竣工资料审核报告单》。2）在工程竣工验收后3个月内，将相关竣工资料移分公司档案室。
竣工验收完
按照当地资料管理规程排序以及档案管理办法中的保管期限进行分类组卷，、除删减部分不归档，其余全部移交归档，组卷、编目、装订办法严格按照《档案管理办法》执行。
图纸会审/设计交底记录、设计变更洽商签字完成后进行发放并做登记，签收齐全并注明接收日期。
13
施工总进度计划/月进度计划发放、存档
1）由资料室将施工总进度计划、月进度计划编号、发放，发放范围为：技术、工程、安全、造价部门、相关施工队。2）资料室将总进度计划、月进度计划原件整理归档。
监理、甲方审批完
合同、主要施工图纸到位后1个月内由项目总工编制施工总进度计划，每月30日前编制月进度计划，经监理、甲方审批后资料室及时发放。
3
档案体系建立
项目经理部资料员应根据资料内容进行建立资料盒，资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。
工程进场后
资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。
4
重要文件扫描上传
施工过程中将“建筑工程重要文件材料”彩色扫描件上传至档案管理信息系统
5、施工资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章齐全，手续完备。
施工过程中
施工资料的工程名称填写全称，与施工图纸一致。施工单位名称填写合同盖章的单位名称。
12
图纸会审\设计变更洽商\设计交底记录发放
1、资料员负责设计交底/图纸会审记录、设计变更洽商的编号、发放。 2、发放范围同图纸发放。
签字齐全后