赛事活动部--赛事手册【详细资料】

部门设置与职能

赛事执行部全面负责所有赛事、活动的策划、组织、执行，是赛事活动的主体，决定活动质量的核心关键。要求该部门以“大器创新的策划力，专业到位的执行力”为基本原则，组建一支具有创造力的标准高效的队伍。

职责范围包括：

赛期赛制：确定赛期，制定赛制精品财会，给生活赋能

1.

2.省分赛区：指督导，或操作省分赛区；

3.赛事策划：指出台重点活动或比赛策划方案，确定赛期，日程；

4.赛事执行：指制定执行日程与单项活动执行方案，切实执行；

5.评审管理：指制定评审制度，落实评审团成员，准备评委资料，评委接待；

赛期设置

第1—8个月省分赛区选拔期（各省分赛区赛期如下）

时长自定招商筹备期招商引资，寻求合作单位，获取政府支持等

第1—2周报名宣传期召开新闻发布会，公布赛程设置、开始报名、宣传主赞助商第3—4周地市海选期设置5-10个地市赛区，挑选30—40名优胜者入围省总决赛第5—6周省总决赛培训排练、赞助商活动、单项赛事、总决赛晚会等

第9个月中国总决赛筹备期

第10个月中国总决赛

第1天报到

第2天拍摄会刊照

第3天媒体见面会

第4—11天主题活动、地市巡游、单项赛事

第12—14天总决赛晚会排练、评委见面会

第15天总决赛晚会

第11个月世界总决赛筹备期

第12个月世界总决赛

第1—2天巡游城市A报到

第2—3天拍摄会刊照

第4—7天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游

第7天晚前往巡游城市B

第8—11天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游

第11天晚前往主办城市

第12—17天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游

第18—20天总决赛晚会排练、评委见面会

第21天总决赛颁奖晚会

第22—26天获奖选手拍摄、回访

（落实赛制视具体情况调整）

分赛区督导

赛务督导是由大赛组委会指定，代表组委会对各省分赛区比赛进行指导、协助、监督的特派人员。其职责包括：

了解分析

1.自分赛区签订合约开始，了解其筹备进程，保持分赛区与组委会的信息畅通。

2.了解分赛区赛事执行情况，对分赛区赛事团队专业性作出分析。

3.了解分赛区组织结构，邀请嘉宾，对分赛区的政治影响力作出分析。

4.了解分赛区的合作媒体单位，邀请媒体，对分赛区的大众影响力作出分析。

5.了解分赛区赞助单位，对分赛区经济效益作出分析。

协助指导

1.提供VI手册、《分赛区指导手册》（范本见附1），协助其制定合理的赛程，提供技术性

支持，确保比赛顺利实施。

2.介绍相关赞助商、媒体单位等，帮助其扩大影响力、获得盈利。

3.对外确定分赛区承办单位的被授权资质、唯一性。

规范监督

1.检查背景板等宣传物品设计按照VI手册规范化执行，确保大赛形象的统一规范。

2.确保分赛区决赛在中国总决赛报到日一周之前完成。

3.确保分赛区购买总部派出评委往返机票、支付评委费。

4.确保总部派出评委享有合适的入住酒店、一日三餐、车辆接送。

资料交接

1.发放中国总决赛入围通知书，收集入围选手的照片、文字资料、身份证扫描件。

2.收集具有保存价值的各种文件、图片、音像资料等。

3.收集分赛区平面、电视、网络宣传报道。

4.收集工作总结。

操作流程

1.签约一周内向招商部了解分赛区承办单位情况，与负责人建立联系，表明督导身份，

发放VI手册，分赛区指导手册，授权书，《分赛区情况统计表》（范本见附2）；

2.每月收集最新的统计表，更新《分赛区情况统计总表》（范本见附3）；

3.每个活动前一周检查背景板设计稿，确认符合要求；

4.总决赛前二周确定评委日程，评委见面会时间；

5.总决赛前一周确定总部派出评委人选，告知分赛区评委姓名、身份证号码，落实机

票；

6.总决赛前三天（或更早）前往分赛区，出发前一天确定入住酒店、接机人员与联系

方式；

7.到达分赛区后实地检查活动现场布置，提出指导协助意见；

8.评委到达前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式；

9.评委到达后确保评委顺利入住酒店，并顺利按照日程进行；

10.收集实际到达嘉宾、媒体名单；

11.入围通知书可作为奖品于颁奖时授予前三名，亦可赛后由评委会主席发放；

12.赛后与入围选手联系，了解其参赛意愿是否有变，大致说明参赛要求；

13.赛后递交分赛区督导报告；

中国/国际总决赛

前期协调（试用于有活动当地承办单位）

1.合作签订后1周内根据合约条款拟定《授权承办单位注意事项》（范本见附）、VI手

册，规定对方安排赛事活动的注意事项。交于当地承办单位，充分沟通确保对方充分理解并接受；

2.赛前3周跟踪确认《授权承办单位注意事项》落实情况，沟通日程与单项活动方案，

提出改善意见。

3.赛前2周后各单项活动负责人分头接洽，分别制作执行方案。

策划执行方案

1.单项活动策划案内容包括时间、地点、主题、目的、操作方式、流程、参与人员人

数、预期效果等；

2.单项活动执行案内容包括基本内容（时间、地点、主题）、活动流程，人员人数、区

域划分（需有平面图）、所需物品、工作人员分工职责等(范本见附)；

3.比赛期间每晚例会确认落实次日执行案，讨论调整后天执行案；

4.赛前1周确定《大赛日程》（范本见附），比赛期间每晚例会确认落实次日日程，调

整后天日程；

赞助商回报监控

1.赛前4周根据合约、与商务人员统计确认《赞助商回报表》(范本见附)

2.逐条确认各回报条款落实

服装物品道具

1.赛前4周确定《服装物品清单》(范本见附12)

2.赛前4周落实服装供应商、签订合约, 确定服装设计稿，制作绶带号牌；

3.赛前1周服装确保选手服装到位并清点（绶带、号牌、logo服等日常服装, 泳装、

晚装、鞋子等晚会服装）；

4.赛前1周确保选手管理物品到位，每日活动随身携带（双面胶、针线包、皮尺、502

胶、曲别针等）；

5.选手报到时分发绶带；选手会议时分发号牌（中国区抽取）、logo服；总决赛晚会彩

排时分发新的绶带及号牌；

6.总决赛前2-3天安排晚装、旗袍等试装、试鞋，设计师现场修改，做上标记，选手

自行保管、熨烫，说明赛后归还、损坏赔偿事项；

7.比赛后查看是否有选手遗漏的服装，尽快回收服装，逐一检查, 若有损坏遗失等当

面告知，事后马上处理；

8.服装物品分发收回时在《物品收发表》(范本见附13)上标注；

9.每次比赛演出后清点所有物品并登记打包；

10.相关物品运抵公司后清点登记并入库；

摄影摄像

1.赛前4周确定会刊摄影师、全程跟拍摄影师、全程摄像师、单项比赛摄像师等，签

订合作合约，确定其到位时间；

2.选手会议上统计需要照片CD、总决赛DVD的选手名单，（中国区200人民币/国际

区100美金）；

3.落实重要比赛摄影机位，引导摄影摄像师拍摄组委会所需照片；

4.每天收集照片，赛后整理并制作选手照片CD, 发放；