白象集团各类行文管理办法

5.1.总部行政部：负责以集团公司名义对内对外发文，以及外来文件的处理。
5.2.分公司管理部：负责分公司对内对外的发文，以及分公司外来文件的处理。
6.内容
6.1.行文分类：共分为对内及对外两类，见附件一。
6.1.1.对外行文：依行文对象可分为「文件」与「函」两种。
6.1.2.对内行文：依行文形式可分签呈、内部联络单、通知、通报四种。
6.7.通报
6.7.1.适用范围：各公司内部
6.7.2.发文单位：总部管理中心行政部、分公司管理部
6.7.3.行文步骤：同「通知」行文步骤。
6.8.其它
6.8.1.外部收文作业
6.8.1.1.凡注明由公司或公司行政部、管理部接收的传真、信函、邮件、电报、挂号信、报刊，一律由行政部或管理部签收、分转。
6.3.2.分公司对外「函」
6.3.2.1.表头：河南省正龙食品有限公司**分公司文件
6.3.2.2.适用范围：用于向外部企事业单位商洽工作、询问和答复问题或分、子公司之间正式行文等。
6.3.2.3.编号：豫正*分[**]**号
6.3.2.4.发文单位：管理部
6.3.2.5.行文格式：一律使用「红头文件」固定格式
2.范围
2.1.适用于集团所属各单位行文管理。
2.2.行文管理是包括对内对外行文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
2.3.外来文件数据的接收、汇整、登录、发放等管理动作。
3．引用文件
无
4.术语定义
4.1.文件：用于以集团内各公司名义向政府单位行文之公文。
4.2.函：用于公司对外向企事业单位商洽工作、询问和答复问题等。
6.4.1.4.主旨：事由+文种组成
6.4.1.5.正文：文件的主体部分。
6.4.1.6.附件：若签呈后有详细文件，请在附件处注明附件名称。
6.4.2.发文单位：请示单位
6.4.3.行文步骤：行文者拟稿→直属领导审核→相关会办单位会签意见→最终批示者批示→转执行单位执行
6.5.内部联络单
6.5.1.适用范围：相互没有隶属关系的平行部门之间的行文。
6.6.2.适用范围：全集团重要事项下达或分公司内由最高领导或最高领导授权人员签发的事项。
6.6.3.编号：
6.6.3.1.总公司：使用总字[××]××号。
6.6.3.2.分公司：使用×分[××]××号。
6.6.4.发文单位：总部管理中心行政部或分公司管理部
6.6.5.行文步骤：拟稿单位拟妥需布达事项→拟稿人填写「内部发文申请单」→经单位领导批示后→由发文单位套用格式并进行编码、登录→与拟稿单位确定最后内容→发文单位将「内部发文申请单」及通知内容呈集团总经理或董事长核准后（如有修订以修订后文稿为准）→用印→下发相关单位。
6.2.1.6行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发
6.2.2.分公司文件
6.2.2.1.表头：河南省正龙食品有限公司**分公司文件
6.2.2.2.适用范围：用于分公司向当地政府事业单位行文。
6.2.2.3.编号：豫正*分[**]**号
6.2.文件：采用固定格式，依发文单位分为两种：
6.2.1.总部文件
6.2.1.1表头：河南省正龙食品有限公司文件
6.2.1.2适用范围：以集团公司名义向政府行政事业单位行文
6.2.1.3编号：使用豫正[**]**号（对外）
6.2.1.4发文单位：总部管理中心行政部
6.2.1.5行文格式：一律使用「红头文件」固定格式
6.5.2.发文单位：需协调部门
6.5.3.行文步骤：拟稿单位将拟妥需协助事项→经本单位最高领导批示后→转呈公司领导批示后→转入相关部门执行→相关部门将执行情况反馈至拟稿单位。
6.6.通知
6.6.1.表头：
6.6.1.1.总部：使用”河南正龙食品有限公司”文头格式。
6.6.1.2.分公司：使用”河南正龙食品有限公司××分公司”文头格式。
6.3.2.6.行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发
6.4.签呈
6.4.1.标准格式
6.4.1.1.受文者：受文者为行文者事由的最终批示者。
6.4.1.2.密级：保密文件注明密级，绝密、机密、秘密三种。
6.4.1.3.缓急：文件应注明缓急程度，以利于文件及时处理。一般文件为“缓”，要求五日内回复，急件三日回复。
6.8.2.1.为确保行文传递顺畅、及时安全，各单位应设立收发员，各类行文传递时本着收发员对收发员的原则严格进行登记。
6.8.2.2.收发员依行文对象进行单位内发文，如为公司级行文，则应交由领导阅读后，确实转达相关人员。
6.8.4.行文注意事项：
6.8.4.1.行文单位应根据组织机构图逐级批示。
6.8.4.2.发文单位应负责该项行文之呈送、会签、核决、执行之过程及时间控管。
6.3.1.1.表头：河南省正龙食品有限公司文件
6.3.1.2.适用范围：集团总公司向外部企事业单位商洽工作、询问和答复问题等。
6.3.1.3.编号：豫正[**]**号
6.3.1.4.发文单位：总公司管理中心行政部
6.2.1.5行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发
根据内容决定
相关部门
固定收文人
平行
需协调部门
内部联络单
公司内或分公司间各部门之间为某一事项进行协商进行联络时互相发送的函件
传真或其它
对下
总部行政部及分公司管理部
通知
总公司由董事长或总经理签发司分公司由分公司最高领导或公司授权人签发
套用文件头
编号为总字[***]**号（详附后）
或*分字[***]**号
6.8.1.2.凡不属本人、本部门接收的函件、邮件等，任何人不得拆封或随意丢弃。各单位签收时首先注意检查封口，对于不应启封而已启封函件要查明原因，开封的密件拒绝签收，并向领导汇报情况，以便追查责任。
6.8.1.3.收件部门或人员不详的疑难信件交行政部或管理部处理。
登记编号后的公文直接送总经理或主管领导批示，批阅后的文件由文书依批示分送承办部门处理。
直接报送或传真或网上公布
通报
附件一：各类行文一览表
6.8.2.行文发布与保存
6.8.2.1.行文依实际状况、传递时间急迫性，可以书面、传真、E-MAIL、FICQ……等形式发布。
6.8.2.2.无论以任何形式发布之行文，发文单位皆须留存原始签核之行文，并建档保存以备查询。
6.8.2.3.各类原始行文保存五年，期满后盘整视内容，重要者转入档案管理。
6.8.3.行文传递与传阅
一、制作单位：行政部
二、制度编码：A-A-00-022
三、发行状态：■网络□书面
四、阅读等级：■A级：全体员工□B级：部门主管（含）以上员工
□C级：副总级（含）以上人员
五、建立修改记录总页数：7
版次
生效日期
撰稿人
修改说明
A/0
030811
王涛
新制订
1.目的
为使公司的行文处理建立科学、合理、规范的程序，使行文处理准确、及时、提高文件处理的工作效率和行文质量。
6.2.2.4.发文单位：管理部
6.2.2.5.行文格式：凡对外行文，一律使用「红头文件」固定格式，
6.2.2.6.行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发
6.3.函：采固定格式，依发文单位分为两种：
6.3.1.总部「函」
6.8.4.3.绝密、机密文件严格按规定范围传阅，严防泄密。
7.相关制度
7.1《保密规定》（A-W-00-007）
8.使用表单
8.1.文件（A-F-00-023）
8.2.函（A-F-00-024）
8.3.签呈（A-F-00-025）
8.4内部联络单（A-F-00-026）
8.5.通知/通报（A-F-00-027）
4.3.签呈：用于下级对上级的请示或报告。
4.4.内部联络单：用于公司内部各单位业务接洽、联络。
4.5.通知：传达上级的指示、决定，要求下级办理遵照执行或需悉知事项。
4.6.通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况以及需所属单位知悉事项。
4.7.外来文件：含传真、信函、邮件、电报、挂号信、报刊。
5.职责
8.6.内部发文申请单（A-F-00-028）
ห้องสมุดไป่ตู้9.附件
无
对外
对上
发文单位
文种
说明
格式
发送方式
固定收文人
总部行政部及分公司管理部
文件
对政府行政单位报送文件
套用文件头编号为：
豫正[***]*号
直接报送或传真
相关部门
对各分、子公司所在地政府行政单位报送文件
套用文件头编号为：
豫正*分[***]**号
直接报送或传真
相关部门
函
对外向企事业单位商洽工作、询问和答复问题
套用文件头编号为：豫正[***]**号标题为对***单位的函
直接报送或传真
相关单位
对外向企事业单位商洽工作、询问和答复问题、分子公司之间
套用文件头编号为豫正*分[**]**号标题为对***单位的函
直接报送或传真
相关单位
对
内
对上
请示部门
签呈
向上级领导请示、批准的事项。向上级领导汇报工作、反映情况、提出建议。