2016行文规范及收发文件管理办法

公司行文规范及收发文件管理办法（试行）

第一条为规范公司各种文件的起草和签发，提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的拟写方法、存档工作奠定基础，正确指导公司的各项工作，特制定此管理办法。

第二条文件种类：

（一）请示：请上级指示和批准，用“请示”。

（二）报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。

（三）批复：答复请示事项，用“批复”。

（四）通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

（五）通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项，用“通报”。

（六）决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。

(七）函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问和答复问题，用“函”。

（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

（九)简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部使用的，用“简报”。

(十）调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行

调查，获得对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。

第三条公司行政文件编号：

（一）公司文件编号：川富航+年份+流水号

（二）公司以综合管理部名义发文：川富航综字+年份+流水号

（三）公司部门发文编号：川富航（部门简称）字+年份+流水号

第四条文件格式：

（一）文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号等。

（二）文件纸一般用A4纸。

（三）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

（四）向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导人（除直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

第五条公文管理内容和要求：

（一）保证及时、准确地处理公文，反对积压和紊乱，注意文件的安全，防止失密泄密，是公文处理的基本原则。一般公文的处理以不超过一周为限，紧急公文随到随办。

（二）收文

1、有外单位送本公司的公文，统一由前台文员签收、拆封、登记。做到当日来文，当日拆封。如发现漏页、漏附或误送，应立即联系发文单位。因故未能将当日来文拆封处理时，应将收到的文件全部看一遍，急件急办，以防误压。

2、“亲收”、“亲启”的文件，一定要有收件人或指定人员亲自收启。可视情况进行登记。

3、“绝密”文件，一定要由公司负责人或指定的人员拆封。

4、某些不重要的，今后又无参考价值的文件，如一般的会议通知、便函等可不作登记。

5、在拆封登记时，要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目一般应包括：收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。随文附来的各种附件（包括文字、表格），要在专栏里将份数登记清楚。

6、分文：来文经过登记手续后，按各部门分文，并要求签收。

7、分文、批办、签注意见时，一定要写清楚主办、协办部门。

（三）签发

1、凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部拟稿、打印，核稿，总经理签发。

2、各部门发出的公文，由各部门专人拟稿、打印，部门主管核稿，分管领导签发，综合管理部备案存档。

（四）发文

1、凡经领导签发的公文，必须由综合管理部登记编号。发文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目，包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。

2、文件封发时，应检查份数，附件是否相符，是否盖章，文件中的收文机关和信封上是否一致，检查无误后进行包封登记。并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。

（五）缮印和校对

1、凡由综合管理部拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等由综合管理部拟稿、校对，并送公司总经理核准

2、各部门拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由各部门专人拟稿，部门负责人校对，并送公司领导总经理核准后，方可打印。

3、公文打印按文件缓急程度依次排列，一般情况公文不超过两天，急件必须当日完成。

（六）文件递送

1、和收文人在同一区域内，可采取文件直接递送，并且收文单位的收文人须在《发收文件登记表》上签字确认。

2、公司间的文件递送可用传真、邮寄（挂号信）、快递。

（七）传真事项：

1、所有传真资料必须经责任部门负责人签字（涉及相关财务时，必须有财务总监签字）。

2、清楚填写“收发文确认单”，以回传的确认单由综合管理部按日期统一归档，以便备查。

（八）邮寄事项：

如需邮寄、快递的所有物品或资料，都须经部门负责人同意，由部门负责人通知前台文员寄送。并在《信件/快递发件登记表》以及快件底单上签字确认。

（九）报刊杂志管理

1、报刊杂志管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊杂志计划及预算，负责办理有关订阅手续。

2、报刊杂志管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一处理、涉及专业性的刊物应存档备查。

3、任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经综合管理部负责人批准。

第六条本办法由综合管理部负责解释。

二零一六年九月二十二日