浅析电算化对会计档案管理的影响
会计电算化系统会计档案管理制度
会计电算化系统会计档案管理制度一、前言电子化是现代化的体现，针对之前的传统手工记账方式，在会计行业中很快的得到了推广。
会计电算化系统就是一种用于会计信息处理、记录和报告的计算机系统。
与传统的手工记账方式相比，会计电算化系统具有处理速度快、准确性高、数据安全、易于存储和查询等优点，能够提高会计工作效率和质量。
在使用电算化系统后，会计档案管理制度也需要相应的进行调整以适应新的工作环境。
二、会计档案的概念会计档案是指会计工作产生的原始凭证、帐户清册、各种会计账簿、报表及经济业务材料等主要会计资料的集合。
而会计档案管理制度则是指对会计档案的鉴定、收集、整理、保存、调取和销毁等方面的管理规程。
三、会计电算化系统会计档案管理制度的特点会计电算化系统会计档案管理制度相对于传统的手工记账方式，有以下几个特点：（一）电子化的档案管理方式随着会计电算化系统的广泛应用，纸质档案正在开始向电子档案转变。
电子档案管理有以下特点：1. 电子档案具有信息容易传输、保存期限长、易于维护等等优点。
2. 会计电算化系统可以更有效地管理业务数据，因此能够更有效地管理会计档案，提高工作效率。
3. 电子化档案具有数据安全性高、稳定性好，不会因为环境的变化导致档案的损坏和遗漏。
（二）档案管理制度的重构传统的会计档案管理制度已经无法适应会计电算化系统的需要，需要进行重构。
会计电算化系统会计档案管理制度的调整主要有以下几个方面：1. 信息采集和鉴定。
在采集和鉴定原始凭证和其他会计资料时，需要注意进行信息截取，如对凭证号、日期、金额等必要信息进行截取，方便后续处理和查询。
2. 档案分级管理。
会计电算化系统会计档案管理制度包括存储结构、存储方式和存储位置等方面的调整，涉及到档案分级管理。
让不同的人员有不同层级的权限，能够更好的保证文件的安全性。
3. 更新和审核。
更新和审核工作是保障档案的真实性和可靠性的重要步骤，需要保证及时更新和准确审核。
4. 数据备份与恢复。
浅谈会计电算化实践对会计工作的影响与对策
中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院本科毕业论文（设计）指导教师指导意见表学生姓名：学号：专业：会计学毕业设计（论文）题目：浅谈会计电算化实践对会计工作的影响与对策中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院本科毕业设计（论文）评阅教师评阅意见表学生姓名：学号：专业：会计学毕业设计（论文）题目：浅谈会计电算化实践对会计工作的影响与对策论文原创性声明本人郑重声明：本人所呈交的本科毕业论文《浅谈会计电算化实践对会计工作的影响与对策》，是本人在导师的指导下独立进行研究工作所取得的成果。
论文中引用他人的文献、资料均已明确注出，论文中的结论和结果为本人独立完成，不包含他人成果及使用过的材料。
对论文的完成提供过帮助的有关人员已在文中说明并致以谢意。
本人所呈交的本科毕业论文没有违反学术道德和学术规范，没有侵权行为，并愿意承担由此而产生的法律责任和法律后果。
论文作者（签字）：日期：2014 年9月10日摘要随着科学技术的突飞猛进，电算化已成为会计工作的必然选择。
会计电算化是会计进入信息化的基础，其实质是将以计算机技术为主的当代信息技术应用到会计工作中，用电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。
它突破了原来财务管理的局限，实现了财务管理与业务管理的一体化，推动了会计理论和会计技术的进步，提高了会计信息处理的速度和准确性，节省了会计人员的时间和精力，促进了核算型会计向管理型会计的转变，从而全面提高了会计工作效率和质量，大幅度增加了企业的经济效益，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。
本文就电算化在会计实践中的应用进行分析，论述了在现行会计条件下，会计电算化对会计工作的影响，并对现存的有关问题提出相应的对策。
关键词：会计电算化财务工作影响对策目录一、会计电算化概述 (1)（一）会计电算化的概念 (1)（二）会计电算化的特点 (1)（三）会计电算化的现状 (2)（四）会计电算化应用的必要性 (2)（五）会计电算化的意义 (3)二、会计电算化实践对会计工作的影响 (4)（一）改变了原有的会计工作中的数据处理方法 (4)（二）改变了财会人员的知识结构和工作职能 (4)（三）改革内部控制制度及数据的修改技术 (5)（四）会计工作由“核算型”向“管理型”转变 (5)（五）降低信息成本实现会计信息资源共享 (5)（六）审计内容、技术的改变 (6)（七）会计本质将重新定位 (6)（八）将会计信息报告的形式进行拓展 (6)（九）对财务报告的影响 (7)三、会计电算化实践对会计工作的对策 (8)（一）加强基础工作的建设,改善会计电算化环境 (8)（二）建立健全会计电算化信息系统管理制度 (9)（三）调整原有的会计人员分工模式和严格的内控制度 (9)（四）改善提高会计软件功能并引入会计电算化 (10)（五）增强会计电算化信息系统的安全性、保密性 (10)（六）建立健全档案管理制度 (11)（七）加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度 (11)（八）改进系统功能和提高网络技术，实现资源共享 (12)四、结束语 (13)致谢 (14)参考文献 (15)一、会计电算化概述会计电算化是现代化社会大生产和新技术革命的必然产物，它不仅是传统会计数据处理手段的变革，而且也对会计理论和会计实务产生了革命性的影响。
会计电算化对会计工作的影响探讨
会计电算化对会计工作的影响探讨摘要：会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求，它对会计工作产生的影响是多方面，不仅改变了会计核算方法，提高了会计人员素质，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，推动了会计理论与会计工作的进一步发展。
关键词：会计电算化会计工作影响我国会计电算化从20 世纪70 年代开始起步，至今已有40余年，会计电算化的实施与发展，推动了我国会计理论研究与会计实务的进一步发展完善，对会计人员的知识结构和业务素质提出了更高的要求，对我国的会计工作逐步走向世界产生了积极的推动作用，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。
一、对会计核算的影响在手工条件下，手工核算是从处理原始凭证开始，根据原始凭证编制记账凭证，再据以登账，在编制记账凭证和登账的过程中，会计人员难免出错，需要重新填写，浪费人力、物力，而且登账工作重复繁重，耗费了财务人员大量的时间与精力。
而在会计电算化条件下，会计人员只要输入完会计凭证，会计电算化系统可自动进行记账、汇总、结账、出报表等一系列工作，杜绝了记账不及时、错行、串户和账簿涂改不美观、资料数据不准确的现象，对于大量重复出现的业务，系统可以按模式自动生成记账凭证，会计核算不仅变得简单、迅速，而且提高了会计资料的准确性。
会计电算化系统还设计有工资核算、固定资产核算、成本核算、存货核算、往来款业务核算、报表核算等模块，满足企业会计核算的需要，大大减少了会计人员的工作量，提高工作效率，使会计工作更好地发挥其参与管理的职能。
二、对会计人员的影响在手工方式下，由于对会计人员要求不高，使得会计人员素质参差不齐，很多素质较低的人员进入了会计行列，造成会计信息质量低下，信息失真。
而在实施会计电算化之后，对会计人员有了较高的要求，要求会计人员既要掌握和实时更新会计专业知识，又要掌握相关的计算机软件操作知识、网络知识、信息、管理知识等，促进了会计人员的素质和知识结构向专业化、全面化的方向发展，从而提高会计人员的综合素质，使得会计工作效率和质量的得到全面提高。
浅谈实行会计电算化后的会计档案管理
浅谈实行会计电算化后的会计档案管理【摘要】本文归纳了会计电算化后，会计档案呈现出的新特点，针对会计档案管理应注意的问题，结合本单位自身特点，提出了如何做好会计电算化档案管理的一些措施。
【关键词】电算化；会计档案；管理随着计算机应用的普及，大多数企事业单位的会计系统已由电算化会计系统所代替。
由于电算化会计系统改变了传统的会计档案物质载体，使会计所提供的档案信息以全新的面目出现，会计档案的内涵和外延都发生了深刻的变化，应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视，切实加强本单位电算化会计档案的管理工作。
一、会计电算化后，会计档案呈现出新的特点一般而言，会计电算化档案主要包括打印输出的各种账簿、报表、凭证含原始凭证存储会计数据和程序会计软件的磁盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，它同传统的会计档案一样，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改，实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之赋予了会计档案许多新的特点：（一）会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他介质或光盘存储的会计数据。
（二）会计电算化会计档案的调用需要一定的软硬件环境。
传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。
（三）会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
因此，管理的难度增大了。
（四）对会计档案的安全性、完整性要求更高。
会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
（五）会计电算化档案更需要科学的管理。
对会计电算化环境下会计档案管理的思考
众 所周 知 ， 统 的会计 档案 是 指会计 凭证 、 传 会
计 帐簿 和会计 报 表 等 会 计 核 算 专用 材 料 ， 它是 记 录 和反 映经济 业务 的重 要史 料 和证据 。现 在财 务
人员 采用无 纸 化 办公 形 式 ， 所有 日常工 作 均 在 计
算机 上完成 ， 因此 ， 计 电算化 会计 档 案具 有 以下 会
一
些显 著特 点 ：
１３ 会 计 电算 化 档案 的 载体 不 仅 是 通 过 打 印等 ．
维普资讯
第 １ 第 １期 ８卷
２０ ０ ８年 ３月
中国环境 管 理干部 学 院学报
Ｊ ＯＵＲＮＡＬ ０Ｆ ＥＭ ＣＣ
Ｖｏ ＿ ８ ． ｌ １ ＮＯ １
Ｍ ａｒ ２ ０ ． ０ ８
对会 计 电算化环境下会计档案管理的思考
赵 莹
（ 皇 岛 中房 房 地产 建岛 秦 河 ０ ６０ ） ６ ０ ０
摘 要 ： 随 着会计 电算化 工作在 我 国各 企 、 伴 事业 单位 中 的普遍 深入 ， 计 电算化 档 案 的 管理 会
工作 面 临着新 的创新 与发 展 。通 过对会 计 电算化档 案特 点 进行 分析 ， 绍 了在 会 计 电算化 环 介 境 下会 计档 案脱 离于原 计算机 系统 的收集 方 法、 同的信 息载 体 存储 介 质 及 计 算机 软硬 件 环 不 境 下 管理与 保存 、 软件 系统 版本 的不断 升级 对 电算化会 计 档案 的调 阅利 用 。 关 键词 ： 会计 ； 案管 理 ； 档 电算化 ； 集 ； 存 ； 用 收 保 利 中图分 类号 ： ２ Ｆ３ 文献标 识码 ： Ａ 文章 编号 ：０ ８８ ３ ２ ０ ） １０ ６ —２ １ ０ — １ （ ０ ８ ０ —０ ６０
电算化下的会计档案管理研究
电算化下 的会计档案管理研究
李继平
摘 要： 电算化会计档 案是指存储在 计算机 中的会 计数 据和计算机打 印出来的 书面等形 式的会计数据 。 会计数据是指记账 凭证 、 会计 账簿、会计报表 等数据 ，以及会计软件 系统 开发运行 中编 制的各种 文档 以及 其他会 计资料 。笔者结合 电算化应用的硬件基础以 及电算化规范，总结出电算化会计档案管理的新特点。 关键 词： 电算化 会计档案 管理 研 究
电算化会计档案是指 存储在计算机 中的会计数据 和计算机 打 印出来的书面等形式 的会计 数据 。会计数据是指记账 凭证 、 会计账 簿、会计报表等数据 ，以及会计软件系统开 发运 行中编 制 的各 种文档 以及其他会计资 的新要 求
什 么是会计 的电算化 ，我们必须要结合跨级档案 的特 点要 求来制 定我们 的会计 电算化的要求 。 会计 电算化的一般解释为 ： 就 是会计 实务运用 当今信 息技 术产业要求和技术对会计进行 核 算 的要 求，也就是会计 的整体 流程都是通过 电脑技术来完成 整 套 的记账 、核算 、报账 ，以及 很多的程序都会替代我们人类 来 进行会计 分析等功能 。通过对 电算 化会计的明确定义 ，结合 电 算化应用 的硬件 基础 以及 电算化规 范，总结出 以下几点 电算化 会计档案管理 的新特 点： （ 一 ）对于载体本身变化 的时候 。就范 围而言 ，会计 电算 化档案存储 的范 围比较广泛 ，而传 统的就 比较狭窄 ，对 于如今 会计 电算化 的档案而言 ，不仅仅将 过去的会计档案 以传统纸质 的形式保 留了下来，而且 同步将纸质信 息转化成为 电脑数据存 储在计算机硬件设备 中。 （ 二） 由于性质本 身的要求给会计 电算化带来 了新 的要求 。 对于新 型的会计档案不便于人类 的查询 ，只有在特定 的计算机 硬件 中和 电脑环 境中才能够查询 ；电子档案易被修改 ；电子档 案 的保存 ，受到载体本身 的质量 、存放环 境、存储信息有效期 等 因素 的影 响。 （ 三 ） 由于新的流程规 范及维 护的系统操作都给新 的会 计 档案带来 了新的要求特点 。在过去老 的会 计操作中 ，其原始凭 证 的编 写到报表 都是 由人工来编制完成 的，因而具有保存价值 的档案 资料仅指 那些反映经济业务 的会计 凭证、会计账簿 、会 计报表及有 关的附属 资料 。当用新型 的会计 制度 以后，所有 的 会计业务都 是通 过 电子信息来完成 的。由于电脑是一种 电子 时 代 的操作工 具，财务人员首先 需要 设计 能被计算机识读 的程序 文件 、数据 结构 文件 以及各种代码 ，随后会 利用计算机 电子信 息来对会计业 务进行核算 。由于会计信 息反映出来的是一些文 件程序 、数据信 息及 各种代码既是使 电算化会计 信息运行的前 提条件 ，又 是保 证 电算化会计信息系统 正常运转的故障维护查 询资料 ，因而这 些资料虽然不是会计核算 活动的产物，没有人 们所能观察 到的相应 数值或者表格 ，但 是如果会计 电算化没有 了他们 ，就 没有 办法 将整个会计 电算化完整 的记录下来 ，无法 核算 ，所 以必须将这些代码或者程序数值等保存 下来。 二 、会计 电算化档 案管理 的问题对策 （ 一 ）会 计档案的载体 ：现如今会 计 电算化 已经在各个 企 业 中实施 了，虽然时间不长 ，但是企业 的领 导人以及财务工作 人员对其新 型会 计电算化制度及操作并不 了解 ，对会计档案 的 了解甚少 ，许 多的企 业往 往是将凭证打 印出来 并留底 备案，但 是忽视 了电子计 算机 中的信息存储等情况 ，对会 计档案 的完整 性会有直接 的影 响。 对于单位 的硬件 设施应当加 以完善 ，应 该设置一台好 的喷 墨或 者激光 的打 印设 施，作为会计打 印后 的纸质 凭证 依据，还 要 保证 打印 以后 的纸质 凭证能够在档案 中符合保存 时间。并且 要给会计一个专 门的会计档案柜之类 的。配备一个 具有安全性
电算化企业会计档案的管理分析
电算化下企业会计档案的管理分析梁海威山西潞安煤炭经销有限责任公司【摘要】随着计算机体系在各行各业中的广泛应用，在企业的会计工作中越来越多的工作开始采用计算机系统来操作，即会计电算化随之产生。
由于会计电算化的准确性、高效性等特点已经被各大企业广泛应用，会计档案作为会计工作的传统项目之一，也随着计算机系统的介入进入到一个崭新的发展时期。
在电算化下企业对于会计档案管理具有更高的要求，但是我国目前会计电算化下有关会计档案管理的工作仍存在很多问题，本文中笔者将对我国目前会计电算化下的会计档案管理进行简要分析，并提出自己的思考建议。
【关键词】电算化企业会计档案管理一、会计电算化下企业会计档案管理的特点１．传统与现代的结合。
电算化下的企业会计档案管理在传统的会计档案管理中加入新的计算机技术，将会计档案信息数据化、系统化。
扩大了会计档案管理的信息存储范围，档案信息的电子化更有利于信息的存储和提取，采用光盘等性质的存储介质也比传统的纸质档案节省了大量空间。
２．对会计工作人员要求高。
电算化下的企业会计档案管理将传统的信息以数字化形式存储，因此存入和提取的过程要求操作者既要有专业的会计知识同时要具备熟练的计算机操作技能。
因为电子信息档案比传统的纸质档案更容易被修改，因此为确保会计档案的真实性，要确保会计档案管理人员具备较高的职业道德和敬业精神。
３．存储环境要求高。
传统的会计信息档案管理对存储介质和存储环境要求不高，但由于电算化中会计档案管理需要在电脑、光盘等特定的介质中进行存储和提取，需要专业的软件对其进行操作，存放介质一旦遭受破坏则很难恢复，相对传统的会计档案管理具有更高要求，对环境依赖性较高，这是新型企业会计档案管理的特点之一。
４．会计管理水平要求高。
随着企业越来越多的将会计档案管理以电算化的形式进行记录和管理，电算化下的会计档案信息管理内容将越来越多，随着内容种类及数量的扩大，会计电算化的版本也越来越多，这就对信息系统的管理水平要求也日益提升。
对电算化会计档案管理的思考
算化会计档案管理 中存在的一些 问题 ，提 出了自己的看法和见解 。
关 ■ 词 ：会计 档案 ； 电算 化 ；管 理
中图分类 号：Ｇ ７ ． ２ ５９
文献标识 码：Ｂ
文章编号 ：１０ —２ ８ （０ ６ ２０ ３ —３ ０ ２１４ ２ ０ ）０ —０ ２０
Ｔ ｉｋｎ ｎＡｃ ｏ ｎ ａ ｔ ｍｐ ｔｒ ａｉｎ ｉ ｃ ｉｅ ａ ａ ｅ ｎ ｈｎ ｉ ｇｏ ｃ ｕ ｔｎ Ｃｏ ｕｅｉ ｔｏ Ａｒ ｈｖ ｓＭ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｚ ｎ
案管理人员值得沉思的问题。
１ 充分认 识 电算化 会计 档案 的特 点
迹。
（１ ３电算 化会 计 档 案较 传 统 会 计 档 案有 更 多 的存
贮 形式 且对存 放 条件 要求 更高 。它 一方 面 以打 印输 出
传 统 的会 计 档案是 指会 计凭 证 、会计 账簿 和会 计 的纸质 账簿 、报 表 、凭证 的形 式存 在 ，另 一方 面 主要 报表 等会计 核算 专用 材料 ，它是 记 录和反 映 经济业 务 以磁 性 介 质 或 光 盘 的形 式 存 在 。后 者受 存 贮 介 质 质 的重 要史料 和证 据 。这些 史料 和证 据具有 严 格 的数 据 量 、存 放环 境 和存贮 有效 期等 因 素 的影 响 很大 ，保 存 平衡 性 、时序性 和严肃 性 ，不 能 随意更改 。会 计 电算 不 当容 易遭 到破 坏 。
ＬＩ ａ ．ａ ｇ Ｘｉ ｏ ｆ ｎ
￣ｕ ａ ｉｅｓｙｏ Ｓ ｉ ｃ ｎ ｅｈ ｏｏｙ Ｘｎ ｅ ｄＴ ｃｎ ｌｇ ， ａ ｔ Ｈｕ ａ ４ ０ ， ｈｎ ） ｖ ｉ ｅ ａ ｎ ｎ ｎ １
Ａｂ ｔ ｃ： ｈｓｐ ｐ ｒ ａ ａｙ ｅ ｅｃ ａａ ｔｒ ｆ ｃ ｏ ｎａ ｔ ｒｈｖ ｓｃ ｍｐ ｔｒｚｔ ｎ Ｓ ｓｔ ｅ ｌ ｅｔｅｉ ｏｔｎ ｅｏ — ｓｒ ｔ Ｔ ｉ ａ ｅ ｓａ ｌｚ ｄｔ ｈ ｒｃｅｓｏ ｃ ｕ ｔｎ ｃ ｉｅ ｏ ｕｅｉａｉ ， Ｏａ ｒａｉ ａ ｈ ｎ ｈ ａ ａ ｏ ｏ ｚ ｈ ｍｐ ｒ ｃ ｆ ｃ ａ ａ
浅议会计电算化对会计工作的影响
计工作对传统的会计工作有 了不同的影 响， 文章主要对会 计核 算工作 、 部控 制工作和会计档案 管理 三方面 阐述 了会 计 内
电算化对会计工作的影响 。 关键词 会计 电算化 ｉ会计工作 ； 响 影 文献标识码 ： Ａ 文章 编号 ：６ ２－ ３ ２ ２ ０ ） ５— ０ １ ４ １７ ７ １ （ ０７ ０ ０ ９ 一ｏ 中图分类号 ：＇ １ Ｆ ３ ２
算化事业已经达到了一个 崭新 的阶段 ， 会计 电算化软 件日 趋成熟 ， 软件 的商 品化 、 市场化 已达到相 当的规 模。会计电算化的普及使得会计工作已体现出了众多 与传统工作不一样的特点 ， 对会计工作产生 了深远的
影 响。
类， 一类是发生额 ， 另一类是余额 。作为记账对象的发 生额数据 ， 自于记账凭证 ， 来 而作 为记账 结果 的期 末 （ 或期 初 ） 额 数 据 ， 是 在 账 簿 被 登 记 之 后 形 成 的 。 余 则
所 以 ， 簿 记 录只不 过是 记账 凭证 上 账户 记 录 的分类 、 账 汇总 罢 了。而 对 于账 户 余 额 ， 要保 证 系 统 初 始化 时 只
１ 会计 电算化对会计核算形式 的影响
手工会计采用的会计核算形式主要有 ： 记账凭证 核算形式、 汇总记账凭证核算形式 、 目汇总表核算形 科
１１ 账 簿体 系虚拟 化 ．
说， 保留了凭证库文件及相关数据 ， 也就保证 了账簿 的 存在 。可见 ， 电算化 系统 中， 账 簿” 在 “ 仅仅是沿袭 了 传统会计的概念而已， 其本质是 虚拟化的。
１ ２ 记 账过 程虚 拟化 ．
浅析会计电算化下的档案管理
浅析会计电算化下的档案管理摘要随着我国会计电算化工作的不断发展，产生了大量的电子会计文件，这便为档案管理工作增加了新的内容。
因此必须加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化提出的新要求，更好的为经济建设服务。
关键词会计电算化会计档案会计电算化的出现，使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化，对管理工作提出了更高的要求。
只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案；同时管理好电算化档案，才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用。
一、电算化会计档案的特点电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。
与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：（一）内涵广泛。
其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。
电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。
（二）保存时间较短，对存储环境要求较高。
电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。
其影响条件主要包括：温湿度的影响、光和空气的影响、灰尘的影响、磁场和机械振动的影响等。
（三）电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。
如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。
（四）电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。
电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。
而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。
电算化背景下的会计档案管理
电算化背景下的会计档案管理摘要：在经济管理和会计工作中会计档案具有重要的作用和价值，会计档案不仅是重要的经济档案，会计档案也是国家档案重要的组成部分。
在电算化环境下，加强会计档案的管理，提高会计档案管理的水平，充分发挥会计档案在各项工作中的重要作用是我们今天研究的问题。
关键词：电算化；会计档案；管理；措施随着计算机技术的发展，会计制度的改革，目前会计电算化已经在各个单位中广泛应用，会计电算化不仅能够提高会计工作效率，而且对减轻会计人员的工作强度具有重要的作用，会计电算化不仅能够保留传统的会计档案，而且对存储在计算机硬盘中的会计数据、光盘存储或者其他的磁性介质的会计数据的管理更加安全可靠。
一、电算化背景下会计档案的特点会计电算化主要是指存储会计数据、报表、以及账簿和程序的存储介质和程序以及系统开发编制的会计资料和文档，并且能够打印输出各种会计凭证和报表。
随着会计电算化的普及，在会计电算化的环境下，财务人员对会计资料以及日常工作等都在计算机上完成，从而形成很多新的特点：1.传统的会计档案具有直观性和可视性，而存储在计算机中的会计档案需要通过计算机硬件和相关的软件相结合才能使用，会计档案的调用有一定的难度，但是在使用的过程中比较快捷、方便，并且很容易产生分析结果。
2.会计电算化档案比传统的会计档案管理更具有内涵，电算化环境下的会计档案除了打印输出会计账不留痕迹，并且对会计档案的安全性和稳定性具有更高的要求。
3.电算化环境下会计档案由于存储在光盘以及磁性的介质中，因此对数据的更改不会留下痕迹，很容易遭受到破坏，并且还容易受到存放环境、载体的质量以及存储信息等外界条件的影响。
4.会计电算化档案的使用和会计软件版本具有密切的联系，所以在企业或者单位中实施电算化时间越长，则财务以及会计的软件版本就越多，所以在电算化环境下会计版本需要更加科学合理的管理措施。
二、电算化环境下会计档案管理存在的问题1.电算化会计档案管理制度不完善很多单位在实施会计电算化后，其会计档案管理的内容和环境有所变化，并且会计档案的内容也扩大，但是很多单位没有认识到这些变化，认为会计电算化只是一种工具而已，没有对会计档案管理人员的职责有相关的规定，并且也没有对会计档案的环境变化采取相关的措施。
浅议会计电算化对会计工作的影响
会 计 电 算 化 是 集 计 算 机 学 、 息 学 、 理 仅 就 会 计 电 算 化 系 统 的 应 用 对 会 计 实 践 的 影 信 管
学、 会计学等学科知识 为一体 的一 门综合性的
响和需要解决 的认识 问题进行探讨 ． ．
一
会 计 信 息 处 理 的速 度 和 准 确 性 ， 用 户 提 供 及 边 缘 学 科 实 质 是 将 电子 计 算 机 为 主 的 当 代 为 其 时 准 确 的 会 计 信息 ， 助 于 加 强 管 理 ， 高企 业 信 息 技 术 应 用 到 会 计 工 作 中 ， 是 用 电 子 计 算 有 提 即 的竞 争 能 力 ： 有 效 地 减 轻 会 计 工 作 人 员 的 负 能 机代 替人工记 账 、 账 与报账 ， 算 以及 部 分 代 替
维普资讯
Ｔｈ
浅议会计 电算化对会计工作的影响
海 ｊ 骛 聚 ● 誊 ≯
． －
｜ 镶 饕ｌ 每 ・ 冀 。
会 计 电 算 化 是 会 计 发 展 的 一 个 历 史 性 的 飞 跃 。会 计 电算 化 具 有 运 算 速 度 快 、 储 容 量 存
最 产 实现过程 与书本 中的档案学理论结 合起 来 。 学 流 程 图 与 系 统 结 构 图 ； 后 。 生 一 个 系 统 分 要 配 备 打 印机 、 影 机 等 输 出设 备 。 投 总之 ， 善 完 生也 只 能 “ 雾里 看 花 ” 被 动 地 接 受 陈 述 。 变 析 、 计 文档 来 进 行 开 发 过 程 的 总结 。 之 ， 般 改 设 总 通 这 种 教 学缺 陷 。 要编 写 实践 性 较 强 的 案 例 教 过 课 题 设 计 。学 生 不 但 能 巩 固 Ａ Ｓ理 论 知 就 ＭＩ
浅谈电算化会计档案管理中的问题和对策措施
够 清 晰 ， 乏 较 为 科 学 全 面 的 电算 化 会 计 档 案 管 理 制 度 ， 管理 人 员 缺 对 的职 责 定 位 不清 ， 造 成 工 作 失 责 、 漏埋 下 隐 患 。 为 疏 １ 电算 化 会 计 档 案管 理 的概 念 和 新 特 点 ２３ 配 套 设 施 有 待 完 善 ． １１ 电算 化 会 计档 案 管 理 的 概 念 ． 在 电算 化 会 计 档 案 硬 件 设 施上 ， 在 着 不 配 套 的 问题 。 用 计 算 存 应 电 算 化 会 计 档 案 指 的 是 存 储 在 计 算 机 中 的 会 计 数 据 和 会 计 信 机 进 行 会 计 核 算 的企 事 业 单 位 ，应 当 存 有打 印 出 的纸 质 会 计 信 息 档 息， 具体包括记账凭证 、 会计账 簿、 会计报表 以及会计 管理软 件 系统 案 。 但 一 些 单 位 受条 件 制 约 ， 老式 针 式打 印机 在 会 计 管理 中仍 在 使 中运 行 的 各种 文档 程 序 和 其 他 相 关 会 计 资 料 。 与 传 统 的 手 工 制作 、 用 ，能 够 打 出保 存 期 限 的激 光打 印机 或者 喷墨 打 印机 没 有 得 到 应 印 登记于纸介质 的会计 档案相 比较 ， 电算化会计 档案管理 必须在计算 用， 形成 了 设 施 不 配 套 的 问 题 。 机 硬 件 和 软 件 系 统 中 才 能 查 看 得 到 ， 是 其 特 有 的 存 储 形 式 ， 管 这 在 ３如何做好 电算 化会计档案管理的对策措施 理 的方式 、 方法上 电算 化会计档 案管理 相对具 有复 杂性 ， 不断加 需 ３１转变观念 ， ． 提高 电算化会计档 案管理认识 以研 究 。 会 计 电算 化 档 案 管 理 工 作 ，对 于 企 业 的经 济 运行 有着 重 要 的参 １ 电算 化 会 计 档 案 管 理 的 新 特 点 ． ２ 考和参谋价值 ， 对于企业在激烈的市场竞争中 ， 做好决 策经 营意义重 与 传 统 会 计 档 案 管 理 相 比较 ， 电算 化 会 计档 案 管 理 在 载体 性 、 信 大 。 种 情 况 下 ， 业 的管 理 层 ， 其 是 决 策 层 应 引 起 高 度 重 视 ， 高 这 企 尤 提 息 性 和 安 全 性 上 有 着 变 革 性 的 变化 ，这 需 要 电算 化 会 计 档 案 管 理 全 对 电算 化 会 计 档 案 工 作 重 要 性 的认 识 ， 为企 业 经 济 发 展 服 务 ，一 方 面认识。 载体 性方面 ， 在 会计 电算化 实行后 ， 原手工纸制的会计凭证、 面， 要在组织、 员、 人 制度、 设施 等方面 为会计 电算化档案管理提供支 会计账薄和会计报表等会计档案 ， 大多采用磁 盘、 光盘等介质来实现 撑， 为会计 电算化档 案管理 工作 的深入开展提 供保障 ， 另一 方面 ， 应 保存 ， 或者 通过计 算机会计 系统打 印机规范打印保存 ， 载体上进入 了 彻底抛弃传统 的会计档案资料管理观念 ，认识会计 电算化档案管理 信 息 化 管 理 时 代 。 的 会计 信 息 存 载 由 于 主 要 是 纸 张 ， 在 占用 空 间 旧 存 的新特点 ， 加强对计 算机系统和相关介质管理会计档 案的认识， 出 突 大 、 管难 、 找 数 据 难 的 缺 点 ， 的档 案 存 载 方 式 ， 息 存 储 载 体 主 保 查 新 信 对 电算 化 会 计 管 理 系 统 中 的 系统 软 件 、 会计 软 件 程 序 、 电子 文 档 资 料 要是磁性材料 ， 用空间小 ， 管易 ， 占 保 数据 查 寻 方 便 并 快 速 ， 有 旧 的 具 等 会 计 信 息 的管 理 ， 变 旧 有 的 会 计档 案 管 理 习惯 。 改 存 载 方式 不 具 有 的 优 势 。 信 息性 方面 ， 在 由于 电算 化 会 计 档 案 主 要 是 ３２ 强 化 管 理 ， 升 电算 化 会 计 档 案保 管水 平 ． 提 基 于 信 息 网 络 技 术 条 件 ， 于 会计 信 息 的 全 方位 检 索 和远 距 离传 送 ， 利 电算化会计档案管理 ， 应突出队伍 建设和制度建设。 队伍建设方 其信息资源共享性的特点尤为突 出。 安全性方面 ， 在 一是在 自然属性 面 ，由于会计 电算化档案管理要求具有会计技能和计算机技术相结 上， 由于磁性材 料易被遗 失、 损坏 ， 因此在 安全管理 方面， 防盗、 防火、 合 的复合型人 才 ， 以在相 关队伍建 设上 ， 所 必须相应增 加专业人 才， 防潮等是 电算化会计 档案管理 的一项重要 内容 ， 二是在社 会属性上 ， 加强复合型 电算化会计档案人才 的引进和培养 ，加强对 电算化会计 网络 化 的管 理 为 网 络 社 会 的 黑 客 、 网络 犯 罪 分子 造 成 可乘 之机 ， 对 相 档案 的管理 ， 电算化 会计 档案 的规 范化 、 学化 、 为 科 安全化 管理 提供 传统会计档案管理 ，电算化会计档案的安全管理难度较大 ，较为复 保障。制度建设方面 ， 照《 按 会计档案管理办法》 等的要求， 健全 电算 杂 ， 旦 出 现安 全管 理 事 故 ， 失 则 更 大 。 一 损 化 会 计 档 案 保 管 等 管 理 制 度 以及 档 案 人 员 岗位 责 任 制 ， 实 到人 ， 落 责 ２ 当前 电算 化 会 计 档 案 管 理 中存 在 的 问题 不 足 任 到 人 ， 制度 管人 ， 制 度 管 事 ， 用 用 形成 良好 的 管理 机 制 ， 高档 案 管 提 ２１ 思 想认 识 仍 不够 到 位 ． 理 水平。 电算化会计档 案认识不够 ，主要体 现在部分企事业单位领导重 ３３ 加 强 建 设 ， 善 电算 化 会 计 档 案 管 理 设 施 ． 完 视 不 够 和 对档 案 组成 认 识 不够 两 个 方 面 。 导 重 视 不够 方面 ， 际 工 领 实 设施的是否配套 是 电算化 会计 档案管理 工作 的重 要物质基础 ， 作 中， 部分企事业单位 的领 导 ， 案意识严 重缺 乏， 电算化 条件下 档 对 对整个工作水平的提升有着重要意义。在 电算化会计档 案管理 工作 的会计 档案工作 新特 点认 识不足 ，认为 电算化会计档案工作管理简 中 ， 相 关 企 业 应 加 大对 硬 件 设 施 的 改 善 ， 配 备 好 高 清 晰 度 的 激 光 各 要 单 ， 需设置专 门的管理机构 或者专职人 员， 无 造成 电算化会计档 案管 或 喷 墨 打 印 机 ， 立 专 用 的会 计 档 案 室 ， 以保 管 存 储 会 计 信 息 的磁 建 用 理工作规范化不够 ， 电算化会计档案安全难 以得 到保 障。 电算化会 对 性 材 料 ， 时 通 安 装 网络 安 全 软 件 ， 强 信 息 网 络 的安 全 建 设 ， 保 同 加 确 计档案组成 认识 不足方面 ，部 分单位的领导和管理人员仍停留在传 会计 信 息 的 网 络 安 全 。 统 的 会计 档 案 管理 阶段 ， 是 管 理 打 印 出 的会 计 档 案 ， 于 存 储 在计 只 对 参考文献 ：
会计电算化有什么影响
会计电算化有什么影响会计电算化有什么影响1、会计电算化的作用1.1提高会计工作效率，保证会计业务质量。
通过电子计算机进行会计核算，具有较高的计算精度，对各项数据的计算与记录能够按程序自行完成，只要输入正确无误的数据。
计算机会计对手工操作所不能涉及的领域可以进行极大地扩充, 并能对手工记账出现的错记遗漏等情况在很大程度上予以处理，在质量上使会计核算工作得到进一步提高。
1.2为管理现代化提供条件，提高会计人员素质。
通过应用计算机, 绝大部分会计工作由计算机自动完成。
这就对广大的财会人员提出了要求，要求其努力学习有关电算化知识,从而与工作要求相适应。
另外，会计人员解脱于传统的会计记录、计算工作，可以投入到观测、控制生产经营活动的管理活动，在经济管理中使会计的作用得到全面发挥。
1.3为使实时性要求得到满足，使会计核算速度极大提高，通过利用电子计算机以极快的速度处理会计数据，假如一项会计工作利用手工方式需要几个人经过几天时间才能做完，通过电子计算机完成只需要很短的时间。
通过会计电算化技术的大量应用，加快了对会计信息的记录、分析和汇总，准确及时的对企业资金运行状况地进行反映，使利用会计信息的灵活性和及时性得以提高。
1.4使财会人员工作强度减轻，积极促进了会计职能转变。
采用电算化后, 只要把记账凭证在计算机里输入，大量的数据分析、计算工作就会由计算机自动开展，使财会人员从繁忙、繁琐的的工作中解放出来，获得充裕的精力和时间开展经营管理工作，从而使其应有的作用得以发挥。
2、会计受到影响的具体表现2.1报告会计期末信息的方式不一样。
传统会计提取各种数据的方式是由财会人员从其它资料或账簿中进行，并对其进行分析、填制、合计、计算等，通过审核确定没有错误后，根据使用者的需要实施分析报表的`编制。
而电算化会计系统需要的只是进行自动提取在数据库中存储的数据，就会按照使用者的需要使财务报表快速自动生成，使财务数据分析的科学性、有效性获得了极大的提高。
探究电算化会计档案管理的问题及对策
三 改进的措施
我 国企业 电算化管理不规范 的例 子很多 ， 每一个例子 之后 都 是一个深刻的教训 。这个教训在没有被发现之前 ， 我们往 往心存 侥幸 ， 感觉规范不规范无所谓。但是一旦我们进入 国际市场 ， 这样 的细节性漏洞就会被无限放大 ， 以至于我们后悔莫及。 因此 ， 一定 要注意改进。本文从强化规范管理 、注重保 障细节、培养专业人 才这三个方面出发， 论述了电算化档案管理 的改进措施 。 （ 一） 强 化规范管理 规范 化的电算化档案管理不是一个 口号 ， 而是要细心地在档 案管理 中做 好每一个 细节 的决 心。为此 ， 企业 、机构的管理人员 应 当加强领导 ， 申明 电 算化档案管理 规范化的重要性 ， 完善企业 、 机 构 内部管理职 责 ， 做 到每一件事都 有人负责 ， 以便赏罚 分明 。 为此 ， 企业 、机构的工作人员要规范 自己的工作程序 ， 使 自己的工 作 能够做到有章可循 ， 为企业 、机构的规范化提供 支持 。为此 ， 政 府 机构应该 注重宣传 ， 把一些在 电算化档案管理方面做的好 的企 业 、机构作为对象 ， 对他们做 出相应的褒奖 ， 为他们提供一些电算
Ｓ ｗｅ ｅ ｐ ｉ ｎ ｇ Ｏ Ｖ ｅ Ｆ ｔ ｈ ｅ Ｍ ａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍ ｅ ｎ ｔ ｌ 管理纵横
探 究 电算化 会计档 案管理 的 问题 及对策
蔡 继 吉 林 省 白城 市 行 政 学 院 １ ３ ７ ０ ０ ０
摘要 ： 随着 时代的 前进 ， 电算 化会 计将逐 步代替传 统会 计成为 经济和社 会活 动 中不 可或缺 的一个 重要 方 向。但是 ， 电算化会 计档案 管理存 在的 问题 在我 国经 济发展 中进一 步被放 大 。本文主要探 讨 了电算化 会计档 案管理 不规 范 ， 保 障不到位 等问题 。 因此 ， 要 强化规 范管理、注重保 障细 节、培 养专业人 才。 关键 词 ： 电算化 ； 会计档 案 ； 问题 及对 策
会计电算化对会计工作的影响分析
会计电算化对会计工作的影响分析【摘要】会计电算化对会计工作的影响深远而积极。
它提高了工作效率，减少了人工操作的繁琐程度，使会计工作更加高效。
会计电算化大大减少了人为错误的出现，保证了会计数据的准确性和可靠性。
它加强了内部控制，提升了企业财务管理的信誉度。
会计电算化让信息的共享变得更加便捷，提高了会计信息的及时性和完整性。
会计电算化提升了会计信息的准确性和质量，为企业决策提供了更加可靠的依据。
会计电算化对会计工作的影响是全方位的，为企业的发展带来了积极的影响。
【关键词】会计电算化、会计工作、影响分析、工作效率、人工错误、内部控制、信息共享、会计信息质量1. 引言1.1 会计电算化对会计工作的影响分析会计电算化可以显著提高工作效率。
传统的会计工作需要大量的手工操作，工作效率较低。
而通过电算化技术，会计人员可以利用软件来自动完成繁琐的数据处理和分析工作，大大缩短了工作时间，提高了工作效率。
会计电算化可以减少人工错误。
人工操作往往容易出现错误，而电算化技术可以大大降低错误的发生率。
通过建立一套完善的自动化系统，可以有效避免因人为因素造成的错误，保障会计工作的准确性。
会计电算化还可以加强内部控制。
传统的会计工作需要依赖人工的内部控制措施，存在着较大的风险。
而通过电算化技术，可以建立起更加严密的内部控制系统，有效防止内部失误和欺诈行为的发生。
会计电算化还能够便于信息共享。
通过电算化技术，会计人员可以实现信息的即时共享和互联互通，不仅提高了工作效率，还加强了团队之间的合作和沟通，促进了信息的交流和共享。
会计电算化可以提升会计信息质量。
传统的会计工作方式容易出现信息不准确、不完整的问题，而通过电算化技术，可以及时收集、处理和分析信息，确保会计信息的准确性和可靠性。
会计电算化对会计工作具有重要的影响，可以提高工作效率、减少人工错误、加强内部控制、便于信息共享，提升会计信息质量。
随着技术的不断发展，会计电算化将在未来发挥越来越重要的作用，成为会计工作的主要发展方向。
会计电算化环境下的会计档案管理
【 关键词 】 会计 电算化
会计档案 档 案管理
随着计算 机技术 在档案 中的广 化会计档案只包括前者 ，即保存在磁
ｆ ） 二 管理工作依赖于计算机系
泛应用 ，为企事业单位财务工作带来 盘 、可读写光盘 、磁带等在存贮介质 统环境 。电算化会计档案的载体不是 了极大的便捷。同时计算机替代手工 上的会计档案。传统的会计档案是指 传统的纸张而是磁性介质，因而具有 记账后 ，也为会计档案增加了新的内 会计凭证 、会计账簿和会计报表等会 体积小 、质量轻等特点。但与传统的
档案资料的管理仍局限于手工管理阶 ２ 、建立电算化会计档案保管制 段 的经验。因此 ，应当进一步提高电 行备 用盘与存储盘分离存放 ，导致电 度。根据 国家档案局的标准 ，建立电 算化会计档案管理者的素质 ，把磁性 或因为磁盘介质 的质量问题 ，或未实
形 式 的会计 档案是 电算化会 计档案 性和严肃性 。 的基 础 ，那 么电算化会计档 案就是
技术手段而直接查看到会计信息 ，而 电算化会计档案必须在特定的计算机
电算 化独特 的个性 ，它代 表着未来 二 、会计 电算化档 案的特点 硬件与软件环境下才可重现。 会 计规范化 、现代化 的发展 方向 ， ｆ ）电算化会计档 案的 安全 三 （ ） 一 电子档 案和纸 质档案并 因此 要充分发挥 电算化会计 的强大 存 ，增加了管理的难度。传统 的会计 性、完整性要求更高。电算化会计档 功能 ，必须做好 电算化会计档 案管 档案是指会计凭证 、会计账簿和会计 案因其信息的数字化 ，大大提高 了会
四 、 提高思 想重 视程 度 和 电 算化会 计档案保管人员的素质
实现会计电算化的企事业单位 ， 计核算的单位应 当保存打印出纸质会 数 据 在 未 打 印 成 书 面 形 式 输 出之 有关领 导应当提高对电算化会计档案 计档案” ，并对保存期限做了规定 ， 前 ，应 妥善保管 并保 留副本 。应注 资料进行科学化管理重要性的认识 ， 但 目前由于一些单位没有更新和升级 意 的是 ，会计 电算化系统 开发和使 并督促有关制度的建立。现今不少实 输出打印设备 ，致使打印输出的纸介 用的全套 文档 资料 及软件程 序 ，都 现会计电算化的企事业单位 ，对会计 质会计档案达不到规定的保存期限。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
浅析电算化对会计档案管理的影响
摘要:本文指出电算化促进了会计档案管理的影响;电算化提高了会计档案的技术含量和知识含量;电算化条件下,会计档案的信息的真实性和安全性要求更高;电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高。
关键词:电算化会计档案
一、电算化促进了会计档案内涵的拓展
电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。
电算化会计档案除传统概念上的会计档案外,还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。
其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。
主要由下列内容组成:(1)计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型;(2)计算机操作系统(或网络操作系统)型号;(3)财会电算化软件系统的编程语言、数据库系统类型;(4)软件系统名称、版本号;(5)与财会电算化软件系统相配套的各说明书与使用手册。
可见,会计电算化条件下,由于计算机技术的应用和会计信息的数据化和程序化,会计档案的载体本身发生了巨大的变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
二、电算化提高了会计档案的技术和知识含量
实行会计电算化以后,所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的,由于计算机是一种特殊的操作工具,财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码,然后才能借助计算机进行会计核算。
处理。
由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件,又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料,因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物,没有具体的数据和表格,但是由于没有它们的支持,整个会计核算过程就无法进行,所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。
所以,与传统会计档案相比,电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行,而且电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关,会计电子档案必须在相应的软件环境支持下使用,现代科学技术日新月异,计算机不断推陈出新,电脑操作系统不断更新换代,财务管理和会计电算化应用软件也不断升级,这说明会计档案也在不断技术化、知识化和信息化。
三、电算化条件下,会计档案的信息的真实性和安全性要求更高
准确、真实和安全是会计档案的生命所在,是对会计工作提出的最基本的要求。
由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述,反映经济活动的质的变化,要求极准确的资料。
会计档案是在会计核算过程中通过设且账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、及编制会计报表等一系列专门方法,进行连续、系统、完整的记录、计算、反映和监督而形成的,要求较强的严密性和准确
性。
然而,在会计电算化条件下,由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,若被修改,就很难辨别出经济业务的“原貌”,会计信息的真实性就难以保证;再者,电算化条件下,会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上,未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁一些重要的会计数据,会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。
由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,相对手工会计系统而言,发现利用计算机舞弊和违法的难度更大,但所造成的危害和损失更大。
加之,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。
因此,对档案的安全性要求也就更高,在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。
可见,由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等,因此,防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。
这就为会计档案的管理提出了新的课题。
四、电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高
会计档案是机关、团体和各企事业单位的财会部门在会计核算活动中自然形成的,并按一定规律科学的集中保存备查的专业文件材料,包括会计凭证、会计账簿、会计报表和年终决算等会计核算专业材料。
这些专业材料内犯了大量的有价值的信息。
在经济预测和经济决策中有重要的作用。
首先,会计档案是会计活动的产物,反映经济业务的历史记录。
由于会计档案与经济活动紧密相关它通过会计核算的专门方法,对经济活动和财务收支,予以连续的记录、反映和综合分析,具有连续性和制约性的特点。
从会计凭证到会计账簿,最终产生会计报表,构成了一个完整的体系,直接反映机关、企事业单位的各项经济业务,这种内容的特殊性,赋予会计档案较强的专业性。
因此可以说会计档案是总结经营管理经脸的重要资料。
其次,会计档案是预测、决策经济活动开展会计分析等项工作的不可缺少的重要依据。
会计档案完整地记载了经济活动中各项指标,作为会计分析的工具,对贯彻党和国家的财经方针,编制预算、决算,节约经费,加强内部的经济管理等都具有重要作用。
再次,会计档案是打击经济领域犯罪活动和落实党的各项政策的重要的依据,是检查、监督经济活动的重要工具。
会计档案客观地记录了会计各项活动中的情况,在打击经济犯罪活动中会计档案无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动的事实。
从而维护了财经纪律保护了国家财产。
会计档案在落实党的各项政策中也起到了重要的凭证作用。
最后,会计档案是经济科学研究的可靠史料。
它记录了经济活动的事实经过,记录了经营活动的经验及教训,是有重要价值的史料。
会计档案的作用是客观存在的,而会计档案作用能否发挥,取决于一定的条件下能否对会计档案实行科学的管理。
在会计电算化条件下,要管理好会计档案信息,必须配备专兼职档案管理人员,有效控制会计档案信息源头质量。
另外在利用会计信息时,要严格办理利用手段。
实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数就越多。
需要科学地对不同版本的软件和相应的档案进行科学的分类、
存储、调用。
档案应专人专室管理;应制定严格的会计电算化档案管理制度,如硬盘数据保管期限、软盘备份保管和账表打印输出后装订、保管等方面管理制度。
因而,为了更有效地做好电算化会计档案工作,必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理与保存、调阅、移交、销毁等方面的工作。
从电算化会计档案的收集工作来看,电算化会计档案的收集是指在一定的时间内,把计算机财务软件系统中的所有会计数据备份到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。
财务部门应把财务数据的备份文件储存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等、计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统、财务软件的编程语言、数据库系统类型、财务软件的系统名称、版本号、财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
从电算化会计档案的调阅来看,调阅的会计档案会有两种情况:(1)所调阅的会计档案版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
从电算化会计档案的移交因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时,要办理移交手续。
编制会计电算化档案移交清册,列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。
移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交,交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。
从电算化会计档案的销毁来看,保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见,编制会计电算化档案销毁清册,列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。
单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。
实施销毁时,应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。
销毁后,监销人员要在销毁清册上签字,并将监销情况报告单位负责人。
从电算化会计档案的库房管理来看,一般情况,接收入库的磁性介质电算化会计档案要装入特制的软件盒内,且要做好防磁、防火、防潮和防尘的工作。
电算化会计档案的库房一定要避开磁场,如远离大功率的发电机等,软盘不要接触永久磁铁;电算化会计档案的库房必须防火,禁止任何火源进人库房,还要配备有灭火设备;为使盘片不变形,库内温度要保持在15℃-25℃,相对湿度保持在45%-60%为宜,库房应配有温、湿度测量仪器和空调器,严格监测,及时调整;电算化会计档案的库房必须保证卫生清洁,为此要配备吸尘设备,严防灰尘对磁性介质的污染破坏。
参考文献:
1.部莉君,赵伟。
会计电算化时会计的相关影响[J].现代审计与会计,2005,(12).
2.支华。
会计电算化下的会计档案管理工作[J].财务与会计,2006,(9).。