文件制订.修订.废止.发行.回收记录表
HSF文件控制程序
※※修订履历※※1、目的为确保公司管理手册(包括ISO9001:2015、ISO14001:2015、QC080000:2017)所使用之文件处理迅速、正确流通、应用及管制,确保各相关部门能适时获得有效且适宜之最新的文件,而制定本文件。
2、范围适用于公司所有与管理手册有关的文件和资料控制。
3、权责3.1文件制订、修订及废止:管理手册由管理者代表起草编制;程序文件,三阶文件由部门主管主导负责编写。
3.2文件审查:管理手册由管理者代表或经理级(含)上审查;程序文件由部门主管审查,三阶文件由部门次负责人审查。
3.3文件核准:管理手册由总经理或其代理人核准;程序文件由管理者代表或经理级(含)以上核准;三阶文件由部门最高主管核准;相关记录由各部门主管签核即可。
3.4文件分发、回收、销毁及管制:文管中心(D.C.C)。
4、定义4.1一阶文件:纲领性文件,如管理手册;4.2二阶文件:相关程序文件;4.3 三阶文件:相关之作业指导书、检验指导书等说明如何执行作业及相关管理办法之文件;4.4 四阶文件:表单;4.5 外来文件:非公司内部编写的相关文件(如:客户图面、标准、承认样品等) ;5、作业内容文管中心建立“文件发行总览表”以规定所有文件之制、审、核权限及版本状况。
5.1 制订所有程序书要求格式一致性。
除外来文件外,其作成方式应依照文件内容规定来进行并填写《外来文件接收记录表》。
5.2 审核5.2.1 所有文件在发行之前(除外来文件),应衡量其时效性,适用性,完整性。
签字审核具体依4操作。
5.2.2 外来文件需由业务主管与品保主管进行确认客户所规定之要求我司是否能够满足客户如不能满足客户需召集相关单位进行开会协议处理,业务主管需同客户进行协商处理。
5.3 发行管制文件在发行时应盖「发行章」,并依下列规定进行管制。
5.3.1为使所有对品质制度及环境有效运作极为重要之作业场所,均持有适当之文件及资料,由文管中心统一发行并以《文件发行及回收记录表》要求各部门签收。
文件和资料控制程序(9个记录表格)
A) 文件需更改、修订时,文件编写部门提出《文件制修订申请表》,经部门经理/总监 或以上职位人员核准后,由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容, 确定文件版次号,联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批,审批权限见第 四条;
B) 文字错误,而不影响实质文义时,则直接由各制修订部门在文件上更改签章后,一并 纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号(包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ) A) 首版一律为:文件版次号:A0 或格式版次:A0 B) 每修订一次,顺次提升版本/版次号,如:第一次修订,版本号:A1;第二次修订, 版本号:A2;…… C) 所有文件修改 5 次后换版,(质量手册换版参照《质量手册》中的规定)
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序(ISO9001:2015)1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本,提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。
2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料(包括外来文件和资料)的控制。
3.0 职责3.1 文控中心:负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。
3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。
3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。
3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责:4.0 定义4.1 受控文件:为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件(包括内/外部文件),受更改和分发控制,应随时保持最新有效版本的文件,盖有蓝色“受控文件”印章,其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。
4.2 非受控文件:为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件,仅作登录管理,但不需作变更管理的文件。
4.3 外来文件:来自公司外部的文件。
如顾客的产品图纸、检验标准,生产设备附带的技术资料、产品说明书,国际标准、国家标准、行业标准、地方标准,法律、法规等。
5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件:质量手册;5.1.2 二级文件:程序文件;5.1.3 三级文件:作业指导类文件,包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等;5.1.4 四级文件:各种记录、表格。
5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。
5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期,及简要的文件修改记录,并在首页注明该文件的分发部门。
5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门,并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。
5.3 文件的编号5.3.1 质量手册:QM015.3.2 程序文件:流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下:5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下:5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。
2 GMP文件的起草、修订、审查、批准、撤消、废止、印制、分发、使用、保管、收回和销毁管理规程(7.9已改)
1. 目的建立文件的管理程序,包括文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤消、印制、分发、使用、保管,以及文件的收回和销毁的管理。
2. 责任质量管理部负责本文件的编写并负责公司GMP 文件从起草到销毁(包括上述的涉及文件管理的所有内容)的全过程的管理工作,全公司各个部门文件的制订人和部门主管配合本文件的实施。
3. 范围本规程适用于公司的所有GMP 文件的管理。
4. 内容定义:GMP 文件是指一切涉及药品生产质量管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。
其中有关记录的设计、使用、保管等管理要求详见《记录控制管理规程》。
4.1 文件的起草:文件的起草人的最佳人选必须是职责要求最熟悉所编制文件涉及内容的人员,起草人必须了解公司文件体系的结构和内容,并了解文件的编写要求。
文件首次制定时应同时填写《GMP 文件起草/修订说明》。
4.2 文件的修订:当文件制订时所依据的条件发生变更:如设备、工艺方法、物料(原辅料和包装材料)或质量控制方法,或国家相关法律、法规、标准等发生变更,则文件应进行修订,使其符合实际情况变化的需要。
必须明确,文件的修订必须遵循公司关于变更的管理程序进行,具体要求详见《变更控制的管理规程》,并填写《GMP 文件起草/修订说明》。
4.3 文件的审核和批准:文件草案制订结束后,必须经过部门经理或部门经理受权人审核通过,连文件标题 GMP 文件的起草、修订、审核、批准、复制、分发、使用、保管、替换或撤消、废止、收回和销毁管理规程制订部门 质量管理部 颁发部门 质量管理部 文件编码 SMP-6002ZL-04 页 数共4页起 草 日 期 分发部门:质量管理部(2份,含检验中心)、设备工程部(4份,含设备管理办及二个车间)、生产技术部(6份,含四个生产车间及原辅包材仓库)、人力资源部(1份)、总经理办公室(1份)、营销服务部(2份,包括成品仓库)、信息管理部(1份)、采购供应部(1份)、财务管理部(1份)、党群工作部(1份)、中药研究所(1份)、安全办(1份)、存档(1份)(共23份)。
文件发放-回收记录表3
申请发放理由文件和资料管理程序□新文件发行□更改换发说明:□遗失补发□破损换发□其它发放部门数量(份) 领用文件(签名) 领用日期旧文件回收(签名) 回收日期总经理1副总经理1管理者代表1行政人事1生产部1品管部1生产部(采购) 1生产部(仓库) 1业务部(业务) 1技术部1备注生效日期人事部和文控共用一套文件2022.12.05申请发放理由质量记录管理程序□新文件发行□更改换发□遗失补发□破损换发□其它说明:发放部门数量(份) 领用文件(签名) 领用日期旧文件回收(签名) 回收日期总经理1副总经理1管理者代表1行政人事1生产部1品管部1生产部(采购) 1生产部(仓库) 1业务部(业务) 1技术部1备注生效日期人事部和文控共用一套文件2022.12.05申请发放理由供应/外包商评价程序□新文件发行□更改换发□遗失补发□破损换发□其它说明:发放部门数量(份) 领用文件(签名) 领用日期旧文件回收(签名) 回收日期总经理1副总经理1管理者代表1行政人事1生产部1品管部1生产部(采购) 1生产部(仓库) 1业务部(业务) 1技术部1备注生效日期人事部和文控共用一套文件2022.12.05申请发放理由顾客满意度评价程序□新文件发行□更改换发□遗失补发□破损换发□其它说明:发放部门数量(份) 领用文件(签名) 领用日期旧文件回收(签名) 回收日期总经理1副总经理1管理者代表1行政人事1生产部1品管部1生产部(采购) 1生产部(仓库) 1业务部(业务) 1技术部1备注生效日期人事部和文控共用一套文件2022.12.05NO.申请发放理由发放部门总经理副总经理管理者代表行政人事生产部品管部生产部(采购) 生产部(仓库) 业务部(业务) 技术部内部质量体系审核管理程序□新文件发行□更改换发说明:数量(份) 领用文件(签名)1111111111□遗失补发领用日期□破损换发□其它旧文件回收(签名) 回收日期备注生效日期人事部和文控共用一套文件2022.12.05申请发放理由不合格品管理程序□新文件发行□更改换发□遗失补发□破损换发□其它说明:发放部门数量(份) 领用文件(签名) 领用日期旧文件回收(签名) 回收日期总经理1副总经理1管理者代表1行政人事1生产部1品管部1生产部(采购) 1生产部(仓库) 1业务部(业务) 1技术部1备注生效日期人事部和文控共用一套文件2022.12.05申请发放理由纠正和预防措施管理程序□新文件发行□更改换发□遗失补发□破损换发□其它说明:发放部门数量(份) 领用文件(签名) 领用日期旧文件回收(签名) 回收日期总经理1副总经理1管理者代表1行政人事1生产部1品管部1生产部(采购) 1生产部(仓库) 1业务部(业务) 1技术部1备注生效日期人事部和文控共用一份文件. 2022.12.05。
文件制订、修订、废止申请单
□制定□修訂□廢止NO:
申請單位
軍訓室
申請日期
89年06月16日
文件編號
如後附件
文件名稱
如後附件
原因說明:新制訂
會簽單位
意見
簽章
需求份數
教務處
學務處
總務處
秘書室
會計室
人事室
技研處
圖書館
電算中心
核准
審查
制定
C05P01-01A
文件制訂、修訂、廢止申請單
□制定□修訂□廢止NO:
申請單位
軍訓室
申請日期
89年06月16日
文件編號
如後附件
文件名稱
如後附件
原因說明:新制訂
會簽單位
意見
簽章
需求份數
進修推廣部
進修學院
安環中心
系所
核准
審查
制定
C05P01-01A
文件制訂、修訂、廢止申請單
□制定修訂□廢止NO:
申請單位
軍訓室
申請日期
89年08月18日
文件編號
J00P01
文件名稱
軍訓教學計畫編製管理程序
修訂5.1.6條款為「系科輔導教官依初選標準受理系科輔導學生報名登記,並審查資格。另凡合於報考資格而逾期未繳交報名相關資料者,視同志願放棄。」
會簽單位
意見
簽章
需求份數
核准
審查
制定
C05P01-01A
原因說明:新修訂
將「軍訓教育計畫」、「課程預定表」及「課程配分一覽表」之作業實務,納入程序文件中。
會簽單位
意見
簽章
需求份數
核准
審查
制定
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的:为保证本厂在质量管理体系运行中,所有质量活动场所使用有效版本的文件(包括适当范围的外来文件),以确保文件的正确性。
2.范围:适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表:3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义:4.1一阶文件:质量手册:说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件;4.2二阶文件:程序文件:供管理者控管跨部门作业流程之文件;4.3三阶文件:工作文件:规范作业者行为工作标准或指导书;4.4四阶文件:质量记录(各类表单):用来记录执行结果之表格或报告书;4.5外来文件:特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序:5.1文件的制订、修订、废止作业:5.1.1文件制订作业:5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请,管代表核准后,需求部门方可进行制订,品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业:5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后,交原制订部门研议修订,修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中;5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业:5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后,由品质部执行废止作业,原编号列入管制,不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”(附件一)进行。
5.2文件的编号原则:5.2.1一、二阶文件之编号规则:XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则:XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则:XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码:工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
文件控制程序
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七、作业说明:
(一)文件编写格式的各项说明如下: 1.格式内容:
(1)目的:说明该程序文件执行的目的;
(2)范围:说明该程序文件执行时所涵盖的内容; (3)参考文件:列出可当程序文件参考的文件;
(4)权责:说明与程序文件有关的执行单位的责任;
(5)定义:说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义;
(6)流程图:绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程;
(7)作业说明:详细列出完成此程序所需的步骤,必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程;
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
文件化信息管理程序
文件化信息管理程序1.0 目的通过制定本程序,规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为,来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。
2.0 适用范围适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录(含电子档)以及外来文件的管理。
3.0 职责3.1最高管理者:负责批准管理手册、程序文件及作业准则。
3.2管理者代表:负责审核管理手册、程序文件及作业准则。
组织策划各部门对体系文件的编写。
对体系文件及记录表单的修订/废止做审批,组织对外来文件的使用评审,组织相关人员形成文件评审委员会。
3.3总经办(文控中心):负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。
3.4各部门:负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写,并对本部门的文件及记录进行管理。
3.4文件评审委员会:负责对体系文件的评审。
4.0 定义4.1一级文件信息:管理手册。
4.2二级文件信息:程序文件。
4.3三级文件信息:作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。
4.4四级文件信息:表单、记录。
4.5外部文件:凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准,顾客、外部提供方的文件信息(如图样或检验标准)均属之。
4.6文件信息媒介:文件信息的载体,可以是纸质的、电子的等其他方式。
5.0文件的控制5.1策划5.1.1总经理任命管理者代表,管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制,组织相关人员组成文件评审委员会,对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。
有关对外部门负责外来文件接收,各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。
文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。
5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。
5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。
5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训,熟知文件的编写的要求、方法等。
实验室常用记录表格
文件编号:GXZC-4000-00 记录表格编写:审核:批准:版本:受控状态:发放编号:发布日期:年月日实施日期:年月日1、文件和资料发放、回收记录表GXZC-4201-012、文件修改记录GXZC-4201-023、文件修改申请表GXZC-4201-034、文件修改通知单GXZC-4201-045、文件破损与丢失补发登记表GXZC-4201-056、文件和资料销毁登记表GXZC-4201-067、文件和资料借阅登记表GXZC-4201-078、备份文件记录GXZC-4201-089、文件和资料留用申请单GXZC-4201-0910、公正性声明措施执行情况检查表GXZC-4202-0111、外来人员参观审批表GXZC-4202-0212、查阅保密资料申请单GXZC-4202-0313、仪器设备(标准物质)申购单GXZC-4203-0114、仪器设备(标准物质)验收单GXZC-4203-0215、供应商评价表GXZC-4203-0316、合格供应商登记表GXZC-4203-0417、___年度服务和供应品采购计划GXZC-4203-0518、检测委托单GXZC-4204-0119、合同评审单GXZC-4204-0220、分包申请表GXZC-4205-0121、分包方能力调查表GXZC-4205-0222、合格分包方名单GXZC-4205-0323、申诉和投诉处理记录表GXZC-4206-0124、客户意见征求表GXZC-4206-0225、不符合工作控制处理表GXZC-4207-0126、内部管理体系审核检查表GXZC-4210-0127、不符合项报告GXZC-4210-0228、会议纪要GXZC-4211-0129、整改措施报告GXZC-4211-0230、会议签到表GXZC-4211-0331、检测人员上岗报批表GXZC-4212-0132、人员学习记录表GXZC-4212-0233、培训申请表GXZC-4212-0334、年度培训计划GXZC-4212-0435、个人技术档案表GXZC-4212-0536、年度人员培训记录表GXZC-4212-0637、公司办公及试验环境卫生情况检查表GXZC-4215-0138、仪器设备检定/校准报告GXZC-4217-0139、检测方法确认表GXZC-4218-0140、仪器设备(标准物质)期间核查记录表GXZC-4219-0141、更新标准实施审批表GXZC-4220-0142、新开展检测项目审批表GXZC-4220-0243、新开展检测项目验收表GXZC-4220-0344、仪器设备维修记录GXZC-4221-0145、计算机/自动化检测设备校核记录GXZC-4221-0246、计算机软件申购单GXZC-4221-0347、计算机软件验收单GXZC-4221-0448、仪器设备降级、停用、报废申请表GXZC-4222-0149、年度仪器设备周期检定/校准计划、实施记录表GXZC-4222-0250、仪器设备一览表GXZC-4222-0351、仪器设备周期检定/校准一览表GXZC-4222-0452、仪器设备档案资料借阅登记表GXZC-4222-0553、仪器设备租用/借出审批表GXZC-4222-0654、仪器设备租用/借出登记表GXZC-4222-0755、仪器设备(标准物质)送检通知书GXZC-4222-0856、年度仪器设备维护保养计划和实施记录GXZC-4222-0957、仪器设备(标准物质)使用记录GXZC-4222-1058、停用仪器设备启用申请单GXZC-4222-1159、检定/校准证书和测试报告确认表GXZC-4223-0160、允许偏离申请表GXZC-4224-0161、样品出入库登记表GXZC-4225-0162、日常质量监督抽查记录GXZC-4226-0163、检测报告更改申请表GXZC-4228-01文件和资料发放、回收记录表序号:编号:GXZC-4201-01文件修改记录序号:编号:GXZC-4201--02文件修改申请表序号:编号:GXZC-4201-03年月日文件修改通知单序号:编号:GXZC-4201-04文件破损与丢失补发登记表序号:编号:GXZC-4201-05文件和资料销毁登记表序号:编号:GXZC-4201-06文件和资料借阅登记表序号:备份文件记录序号:文件和资料留用申请单序号:公正性和行为准则执行情况审查表序号:外来人员参观审批表序号:查阅保密资料申请单序号:序号:序号:供应商评价表序号:合格供应商登记表序号:批准人: 编制人: 日期:______年度服务和供应品采购计划序号:批准: 审核: 编制:日期: 年月日检测委托单序号:合同评审单序号:分包申请表序号:分包方能力调查表序号;合格分包方名单序号:申诉和投诉处理记录表序号:客户意见征求表序号:不符合工作控制处理表序号:内部管理体系审核检查表序号:不符合项报告序号:会议纪要序号:整改措施报告序号:XZC-4211-02会议签到表序号:检测人员上岗报批表序号:人员学习记录表序号:序号:序号:制表:审核:批准:个人技术档案表序号:年度人员培训记录表序号:公司办公及试验环境卫生情况检查表序号:仪器设备检定/校准报告序号:编号:GXZC-4217-01检定单位:(章)检定员:审核:检测方法确认表序号:仪器设备(标准物质)期间核查记录表序号:负责人:设备管理员:更新标准实施审批表序号:序号:序号:仪器设备维修记录序号:编号:GXZC-4221-01计算机/自动化检测设备校核记录序号:编号:GXZC-4221-02校核人: 审核人:序号:序号:。
质量体系文件 - 1文件管理程序
一、目的为确保本公司质量环境体系文件制定、发行、分发、修改、废止及编号和标识的一致性、以便于建立、归档及管理。
二、适用范围本公司质量环境手册、程序文件、三阶文件,以及顾客标准,国家标准,国际标准,各种相关规定等外来文件和资料的控制。
三、定义3.1一阶文件:叙述公司方针与政策之文件。
3.2二阶文件:与ISO9001&ISO14001系列要项相关之所需程序文件。
3.3三阶文件:检验标准书、作业标准书、管理办法等。
3.4四阶文件:表单记录。
3.5外来文件:如国家法律、法规、客户图面、客户标准等。
四、权责4.1本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下:4.2外来文件4.2.1外来文件经签署后,由文控中心统一控制、管理(登录、发行、回收、保存、销毁等)。
五、作业内容5.1 文件管制流程图见附件。
5.2 文件按性质分为四层文件:5.3文件编号方式:5.3.1 一阶文件编号原则(质量环境手册)□□―□□流水号(从001---099)文件阶别:QM例如: QEM-015.3.2二阶文件编号原则(程序文件)□□―□□流水号(从01---99)文件阶别:P例如: P-015.3.3三阶文件编号原则:□□―□□―□□□流水号(从001---999)部门代码文件阶别WI例如:WI-GL(管理部代码)-0015.3.4四阶文件编号原则:□□□□―□□□流水号版本代码(从001开始,版本从A开始)文件阶别FM例如: FM-001A□□□□□□―□□例如:140216-01表示2014年2月16日接到的第一个外来文件。
5.3.6公司及部门简称:公司—GX 总经理—GM 管理代表—MR 品质部—QC文控中心-DCC 生产部—SC 管理部-GL 业务部—YW仓库—CK5.4文件版本版次之识别5.4.1体系文件:版本由A~Z,版次由0~5,依次编列。
如是局部修订文件,如更改错别字,更改附件表单(不影响文件内容之情况下),可不变更版本版次,直接在(局部)修订处标识“局部修订及修订者”予以识别。
文件发放回收销毁登记
文件发放回收销毁登记本文将就文件发放、回收和销毁的登记过程进行详细阐述,并提供一个合适的格式来书写登记记录。
1. 文件发放登记文件发放是指将文件交给特定的个人或部门使用。
在进行文件发放时,需要进行登记以确保文件的安全和追溯性。
登记格式如下:----------------------------------------文件发放登记表日期:_____________________发放人:___________________收件人:___________________文件名称:_________________文件编号:_________________发放目的:_________________备注:_____________________----------------------------------------以上是文件发放登记表的一个示例。
日期一栏填写发放文件的具体日期,发放人一栏填写发放文件的责任人,收件人一栏填写接受文件的个人或部门。
文件名称和文件编号用于标识具体的文件,发放目的用于记录文件发放的原因或用途。
备注一栏可用于补充额外的信息。
2. 文件回收登记文件回收是指将文件从使用者处收回归档或进行下一阶段处理。
在文件回收时,同样需要进行登记以追踪文件的归属和状态。
登记格式如下:----------------------------------------文件回收登记表日期:_____________________回收人:___________________收回文件名称:_______________文件编号:_________________回收目的:_________________备注:_____________________----------------------------------------文件回收登记表与文件发放登记表类似,仅需将发放人改为回收人,并填写收回的文件名称和文件编号。
文件发放回收记录
文件发放回收记录为了更好地管理和控制公司内部文件的分发和回收,特制定了文件发放回收记录。
下面将详细记录一份文件的发放和回收情况,并提供相应的解释和分析。
文件名称:项目合同文件编号:001发放部门:销售部发放人:李经理发放日期:2024年1月3日接收部门:项目部接收人:王工程师接收日期:2024年1月3日回收部门:销售部回收人:李经理回收日期:2024年1月10日发放原因:根据公司的正式流程,销售部门需要将项目合同发放给项目部,以便项目部门开始进行项目的具体实施工作。
发放过程:李经理在2024年1月3日向项目部门的王工程师正式发放了项目合同。
发放过程中,李经理向王工程师详细说明了项目合同的内容和相关注意事项,并提醒王工程师按时完成项目的相关工作。
发放结果:项目合同顺利地被项目部门接收,工程师王在接收后进行了确认,并表示将会按时完成相应的工作内容。
回收原因:项目合同在项目实施过程中的重要性不言而喻,销售部门需要对项目合同进行回收,以便及时获取项目的进展状况,并进行后续的销售跟进工作。
回收过程:销售部门在2024年1月10日进行了项目合同的回收工作。
李经理向项目部门的王工程师提出了回收申请,并说明回收的具体原因和目的。
王工程师在接到回收通知后,将项目合同交还给了李经理。
回收结果:项目合同顺利地被销售部门回收,并由李经理进行了确认。
销售部门对项目合同进行了详细的阅读和分析,并准备好了后续销售跟进的工作。
根据以上的发放和回收记录,我们可以得出以下结论和解释:1.文件的发放和回收是公司内部文件管理的重要环节。
通过发放和回收记录的记录和分析,可以帮助公司更好地控制文件的流转和使用情况,并及时获取相关信息和进展状况。
2.在文件发放过程中,发放人需要详细说明文件的内容和相关注意事项,以确保文件的正确和有效使用。
接收人在接收文件后应进行确认,确保文件准确到达目标部门或人员的手中。
3.在文件回收过程中,回收人需要向接收人提出回收申请,并说明回收的原因和目的。
文件及质量记录控制程序(五金冲压件)
文件及质量记录控制程序1.目的:为便于本组织图面、文件制、修订、更改及分发、收回、废止、销毁等管理,避免文件未经核准发行,或过期、失效文件被误用,以确保系统内使用文件的有效性。
2.范围:包括本公司质量管理体系文件、组织为资料图纸、标准外来资料及顾客提供的图纸、标准。
3.职责:3.1文件之制/修订及废止提出、审查、核准、分发、收回、销毁等管理权责,如下表:3.2各部门:负责各阶文件的编制、保存、销毁,并保证其正确性。
文管中心:负责各阶文件、图面的分发、收回、作废及前三阶文件的废止并保证其版本之正确性4.内容:4.1文件管制总则:4.1.1质量体系文件之编写、审核、与批准:当各单位依需要制、修订相应阶层之文件时,依电子版《质量手册格式》、《程序文件格式》或《作业指导书格式》格式进行编写。
待填妥《文件制/修订申请单》后随附文件原件,依3.1要求依次进行审核、批准并会签各相关部门,批示后交于文管中心,由文管中心统一分发。
4.1.2文件及单据编码:依《文件格式及编码作业指导书》及《单据编码作业指导书》执行。
4.1.3质量记录要求:填写必须真实、准确、保持清晰,整洁,记录人必须签全名及日期或盖章。
4.2文件接收及分发:4.2.1文管中心接到各部门制订或修订文件后,将接收之文件登录于《文件接收管制登记表》,依《文件制/修订申请单》会签单位影印相应份数,于影印件盖红色“发行章”并登录于《文件分发签收记录表》发放至各单位,各单位文件接收人员于《文件分发签收记录表》中签收,文管人员将文件版本、生效日期及分发份数等列入《文件总览表》。
4.2.2如《商品用料结构表》、《QIP量测标准》、《包装规格书》、《QC工程表》等资料视同文件管制,但无需建立《文件总览表》;待相关单位制、修订完毕后,原件交文管中心存盘,文管人员依使所需单位影印相应份数分发至使用单位。
4.2.3文件补发:文件如有破损、缺页、字迹模糊,或份数不够须补发时,使用单位不得私自影印,需填具《图面/文件申请单》,依3.1规定之权限人员批准后,交文管中心予以补发。
文件制订、修订、废止申请单
文件制订、修订、废止申请单文件制订、修订、废止申请单申请单位:XXX部门申请人:XXX申请日期:XXX年XX月XX日申请文件信息:文件名称:XXXXX文件编号:XXXXX文件版本号:X.X文件类型:XXX申请修改文件信息:文件名称:XXXXX文件编号:XXXXX文件版本号:X.X一、申请理由1. 陈述当前文件存在的问题或需要解决的问题;2. 说明修改文件的必要性和重要性;3. 说明修改文件对相关工作的影响和作用;4. 其他相关理由。
二、修改建议1. 详细阐述需要修改的内容及原因;2. 提供修改后的具体条文或章节;3. 说明文件修改后对工作的改进效果;4. 其他相关修改建议。
三、修改计划及实施方案1. 提供修改的时间计划;2. 说明修改过程中涉及的人员和组织机构;3. 列出修改的具体步骤和实施过程;4. 说明修改后的培训及宣贯计划;5. 其他相关计划及实施方案。
四、审核意见1. XXX部门审核意见;2. XXX部门审核意见;3. XXX部门审核意见;4. 其他相关部门审核意见。
五、审批意见1. XXX部门审批意见;2. XXX部门审批意见;3. XXX部门审批意见;4. 其他相关部门审批意见。
六、附件1. 相关调研报告;2. 修改文件的草稿;3. 其他相关附件。
七、申请人签字:日期:八、审核人签字:日期:九、审批人签字:日期:文件制订、修订、废止申请单是为了管理和协调文件的制订、修订和废止流程而设计的申请表格。
在申请单中清晰地陈述了申请文件的信息,包括文件名称、编号、版本号等。
同时,申请人需要提供详细的申请理由,说明为什么需要修改文件以及修改的必要性和重要性,这样可以让审核人和审批人更好地理解文件修改的目的和意义。
在修改建议部分,申请人需要清晰地阐述需要修改的内容和原因,并提供修改后的具体条文或章节,这样可以帮助审核人和审批人更好地理解修改的具体内容。
此外,还需要说明修改后对工作的改进效果和其他相关修改建议。
各部门程序流程图
归档
权责单位
业务部
生产部
订单审查作业办法 流程图 合约接收 填写订单记录表
表单
订单记录表
业务部 生产部
业务部 设计部 业务部 生产部 生产部
业务部 生产部 业务部
业务部
反馈客户 NG
订单审查
OK
下订造单
订单汇总审查表 订造单
NG
合约变更
生产计划安排与执行
订造单
审查 OK
通知相关单位
更改生产计划 成品仓 出货
品质部
生产部 仓库 品质部 生产部
相关部门
品质部
仓库 生产部 品质部
不合格品管制作业办法 流程图 不合格品
记录、分析报告 标识 隔离 处理
特采
返工/返修 报废/批退
检验
NG
OK
入库/转序
记录归档
表单
检验报告 品质异常 通知单 矫正与预防措施
产品标识 和可追溯性 作业办法
特采申请单 补料申请单
检验报告单
相关部门 相关部门
更改相关标准文件、工具、样板
OK
归档
权责单位
客户抱怨处理作业办法 流程 图
表单
业务部
客户抱怨接收
品质部
处理原因分析
品质部
品质部 生产部 相关部门
业务部 相关部门
品质部 质管办
业务部
非公司责任
公司责任
制定改善对策与实施
业务解释
限期实施
NG
追踪确认诉及产品修理单 客诉及产品修理单
签收一览表
相关单位
修订/废止
文管中心 设计部资料室
文管中心
记录/管制/保存
回收旧文件 处理
文件制定修订废止保存管理规定
EELY – ECW Technology Ltd
文件编号/Document No.: GET-QD-WI023
版本/Edition:4 版次/Ver.:0
管制文件 Controlled files
制订/Compiled 日期/Date: 2 01 0- 09- 24 修订/Revised 日期/ Date: ————
设计工程师需在变更内容上签名及加上变更日期方生效;对于 ERP 系统管制之技术文件,由工程部设计 工程师提出后,交部门主管或主管指定人员审核批准后直接在 ERP 系统上更改; b. IPON 订单:由工程部发出“规格书变更通知单(生产)”,同时,旧版规格文件作废,具体管制如下: 1)纸张型管制之技术文件:由工程部发出“规格书变更通知单(生产)”,通知品管部体系管理课文控组
4
为 2 版本时,则将 0 版本文件消毁保留原 1 版本文件纸张档。保存时需在文件右上角加盖“保留之作废文 件”
章。 5、参考文件
5.1 《文件与资料管制程序》GET-SP-01
文件制订、修订、废止、保存 管理规定
文 件 编 号 (NO.) 版本/版次 (Ver.) 页 次(Pages)
GET-QD-WI023 4/0
3
文件制订、修订、废止、保存 管理规定
文 件 编 号 (NO.) 版本/版次 (Ver.) 页 次(Pages)
GET-QD-WI023 4/0
3 of 4
件制订部门进行评估后回复一份于文件修改建议部门保留作为文件未修改前的临时依据。另一份由文件制 订部门将修改后的文件电子档和“文件制定、修改、废止申请单”一并交体系管理课备案,各审核流程按本 文件 4.3.1、4.3.5 进行; c. 控制计划:需召开 APQP 小组会议,由 APQP 小组成员讨论确定具体修改内容,并填写“文件制定、修改、 废止申请单”重新签名确认后交文控组管控分发,其审批流程同本文件 4.3.2、4.3.5。注:以上文件发生 修改后需将修改情况记录于《体系文件总览表》中,以便后续查询。 4.4.2 技术文件修改:从生产过程、设计部门或顾客投诉提出,需要更改原来做法,变更操作具体如下: (根 据车间的适用性,我司技术文件分 ERP 系统电子档管制分发与纸张型管制分发。) a. OSON 订单:对于纸张型管制分发之技术文件,由设计工程师直接在原有的工程规格书上变更。变更时,
文件管理程序范文
文件管理程序范文1.目的为规范本公司的质量体系文件拟定、发行、分发、修改、废止等作业,特制订本程序。
2.范围适用于本公司质量手册、程序文件、三阶文件、表单,以及顾客标准、国家标准、国际标准等外来文件和资料的控制。
3.权责3.2外来文件3.2.1外来文件经签署后,由文件控制中心统一控制(登录、发行、回收、保存、销毁等)。
4.定义4.1受控文件:是指文件的制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必须经权责部门审批,按照ISO9001:2000标准要求执行。
保证使用的是有效版本。
受控文件在本公司质量活动中具有法规性和强制性,不得随意违背其规定或要求。
受控文件必须加盖蓝色“受控文件章”,不得影印。
受控文件的范围包括:质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、三阶文件、部分作为文件控制的表单、部分外来文件。
4.2非受控文件:仅用来作为学习、参考的文件,在质量活动中不产生法律效力。
非受控文件可以是经权责人批准后的受控文件的影印本,作废版本。
非受控文件必须加盖蓝色“非受控文件章”。
4.3三阶文件(广义):本公司的三阶文件包括:管理规定、作业指导书、检验标准书和规范及它们的附件。
还包括部分质量记录。
4.4外来文件:指来源于公司外部用以指导、约束本公司某些作业的文件。
(例如:顾客标准、国家标准、国际标准、法律法规等。
)5.作业内容5.1流程图(附件一)5.2文件编写原则质量手册、程序文件与三阶文件除以文字由左到右横向书写外,必要时辅以表格、图片及流程图作为附件。
5.3文件打印格式质量手册由ISO推委会依实际需要确定打印规格;程序文件由相关部门按5.6格式进行编写;三阶文件按5.7由各部门自行依据实际编写,但同部门同类三阶文件格式须统一。
纸张规格一般情况为A4。
5.4文件系统架构文件系统架构分为:质量手册、作业程序、质量计划、作业指导书/检验标准书、表单四阶。
文件系统的架构见文件系统架构图(附件二)。
5.5质量手册的格式规范5.5.1质量手册编号原则SK 01流水号文件阶别公司英文第一个大写字母5.5.2质量手册内容5.5.2.1封面、文件变更履历表、董事长声明、质量手册目录,手册说明;5.5.2.2公司简介,引用的标准,术语和定义,范围和适用领域;5.5.2.3质量方针、目标和承诺;5.5.2.4组织结构、职责、权限;5.5.2.4.1公司组织结构图及部门职能;5.5.2.4.2品管部组织结构图及部门职能;5.5.2.5组织界面(接口);5.5.2.5.1质量管理体系流程图;5.5.2.5.2质量控制流程图;5.5.2.5.3 ISO9001:2000程序展开权责表;5.5.2.6质量管理体系要求描述;5.6程序文件之格式规范5.6.1程序文件编号原则:QP程序文件流水号(01~99)文件阶别公司英文第一个大写字母5.6.2 程序文件分八段式编写5.6.2.1目的:叙述制订该作业程序的目的。
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表单编号:F-DC-001B制源自订人文件制订/修订/废止内容
版升级
文件发行(废止)核准:
部门 总经理室 □电子档 □纸档:分数 管理部 □电子档 □纸档:分数 人事部 □电子档 □纸档:分数 采购部 □电子档 □纸档:分数 业务部 □电子档 □纸档:分数 生管部 □电子档 □纸档:分数 系统规划部 □电子档 □纸档:分数 仓库部 □电子档 □纸档:分数 品质部 □电子档 □纸档:分数 冷锻部 □电子档 □纸档:分数 模具事业处 □电子档 □纸档:分数 冲压事业处 □电子档 □纸档:分数 压铸事业处 □电子档 □纸档:分数 机加事业处 □电子档 □纸档:分数 注塑事业处 □电子档 □纸档:分数
回收情况备注
说明:电子档发行是以邮件发送至各部门责任人的邮表箱单. 签收: 签收日期:
文件申请人:
前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数: 前版发行分数:
财务部 □电子档 □纸档:分数 车床二部 □电子档 □纸档:分数
发行记录 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人: 签收人:
发行情况备注
文件审核:
签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期: 签收日期:
濠玮电子科技(惠州)有限公司
文件制订/修订/废止/发行/回收记录表
文件类型:□一阶文件 □二阶系文件 □三阶文件 □四阶文件 □外来文件 □临时文件 文件状况:□新制订 □修订 □废止
申请日期: 文件名称 制修订日期
文件制订/修订/废止原因
文件编号 制修订部门
版本 制修订页
NO:
□新版A版 □版本升级:由 版
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