现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨

现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨
陈东
(四川农业大学继续教育学院,四川雅安625014)
总25 卷第9 期西南民族大学学报·人文社科版Vol125 No. 9
2004 年9 月Journal of Southwest University for Nationalities1 Humanities &Social Sciences Sep12004
摘要:“教学质量”是在任何教育形式下都存在的永恒主题,是现代远程教育的生命线。

以质量求生存、求发展、求效益、求信誉,是现代远程教育的准则。

学籍档案管理作为现代远程教育教学管理的一个重要环节,其现代化管理将成为教学质量的有力保障。

本文将从保证现代远程教育教学质量及防止杜绝假学历、假文凭的角度探讨如何实现现代远程教育学籍档案现代化管理。

关键词:现代远程教育;学籍档案;现代化管理;措施
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1004 —3926 (2004) 09 —0470 —03 收稿日期:2004 - 05 - 11
作者简介:陈东,四川农业大学继续教育学院教师。

随着信息技术的突飞猛进和计算机在各个领域的广泛应用,现代远程教育学籍管理也面临全新的挑战。

现代远程教育学生与普通高等教育学生一样经过高层次的培养教育后,将承担起社会主义现代化建设的重任。

搞好学籍档案管理,关系到现代远程教育办学规范化、制度化问题,直接影响到办学质量和效益。

学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等活动中直接形成的,对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录,是现代远程教育教学管理的重要环节,其管理的模式和力度直接影响着成教教学管理水平,影响着学校在社会上的声誉。

学籍档案包括学生的入学注册、录取审批、成绩考核、休学复学、转学退学、毕业等原始记录,是学校档案管理工作的一个重要组成部分。

对远程教育学籍档案进行科学、规范的管理,一方面有利于改进教学,提高教学质量和管理水平,另一方面对于杜绝假学历、假文凭的产生及贻害,维护学历、文凭的严肃性和权威性,起了重要作用。

作为成人高校档案工作者,我们应该更新观念,迎接挑战,加强电子文件归档管理,牢牢把握机遇,以改革和创新的精神,将现代远程教育档案管理现代化管理推进更高的水平。

一、现代远程教育学籍档案管理的特点决定了其学籍管理必须加快现代化管理的步伐,才能使现代远程教育事业蒸蒸日上,蓬勃发展。

1、档案管理的特殊性和复杂性。

现代远程教育与普通教育相比,其办学类型具有多样化,按学历教育层次划分有本科、专科、专升本;从性质上划分包括学历教育与非学历教育(主要指各种形式的培训班) ;从学习形式上划分,有全脱产和半脱产、全日制和业余,以及随着信息科技的发展应运而生的现代远程教育等多种形式。

多样性就决定了现代远程教育学籍档案管理远比普通教育学籍管理要复杂得多,因此必须以现代化的管理手段来提高学籍管理的效率和可靠度。

2、现代远程教育学生具有一定的特殊性。

除全日制全脱产班学生与普通高校学生管理模式基本一致外,其余主要以自学为主,在校时间有限;特别是现代远程教育的学生,其学习形式为全开放教育,学生自主选择学习的时间、地点及内容,学员分散在全国各地,仅在统一安排的考试时间才到学校,这就增加了学籍档案管理的难度,信息采集、数据核对等工作显得格外繁杂。

3、随着现代远程教育的迅速发展,特别是网络教育招生规模的迅速扩大,一些具有实力的高校都开展了联合办学业务,在校外设立了学习中心、分院或教学点,由于这些学习中心、分院
或教学点在空间上较为分散,学籍管理的远程操作增加了学籍管理的工作难度,我们必须充分利用现有的网络资源,对学籍档案进行现代化的管理。

二、要实现现代远程教育学籍档案管理现代化、科学化,学籍档案工作人员的素质是关键。

我们无论开展任何工作,都必须做到以人为本,充分重视人力资源的开发和利用,学籍档案管理工作更应重视“人”这一关键因素。

首先,学籍档案工作人员必须具备良好的思想道德素质,要有强烈的责任感和一定的吃苦耐劳精神。

学籍档案管理工作本身就是一个异常繁杂的过程,某些内容也具有内部保密性,如学籍异动、课程考试成绩等,其掌握和使用都有一定的限制和范围,这就要求学籍档案工作者有良好的职业道德和极高的工作热情,做到热爱学籍档案事业,敬业爱岗,认真学习相关法规,维护学籍档案的真实性。

其次,学籍档案工作者必须有较高的业务水平和计算机应用水平。

学籍档案管理人员要熟练掌握档案管理的基本知识、专业技巧、业务知识以及相关的科学知识(尤其是计算机知识、网络知识) ,汲取新知识,更新观念,优化知识结构,不断提高管理水平和业务素质,在理论和实践上成为学籍档案现代化管理的行家。

再次,学籍档案工作人员必须具备较强的团体合作精神。

现代远程教育的类型较多,形成的档案内容较散,光靠某一人的力量是难以完成的,这就需要全体管理人员团结协作,加大学籍档案审查力度,才能确保档案的真实性和严肃性。

三、针对现代远程教育学籍管理的特点,制定合理的学籍管理规章制度,明确标准,完善制度,做到有章可循,但又不缺乏管理的灵活性是实现现代远程教育学籍管理现代化的先决条件。

古人有云:不以规矩,不成方圆。

学籍管理工作是一项细致而政策性很强的工作,涉及到的因素是多方面的,在处理每一个学生学籍问题时,如果不严格执行有关政策及各项规章制度,就无法维持正常的教学秩序,更谈不上提高教学质量。

因此学籍管理要从实际情况出发,依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高校学籍档案形成的规律,制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度,明确规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务,如制定合理的“考试制度”、“学籍管理规定”、“毕业电子注册管理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等,使学籍档案管理做到有章可循,有据可依,照章办事。

在实施现代远程教育学籍管理的过程中,工作人员要有整体观念,服从大局,用标准去统一行动,用标准去规范管理工作。

在制定合理的现代远程教育学籍管理制度后,我们还应该在学籍档案管理中坚持原则性与灵活性相结合。

学籍管理是具有法规的性质,必须严格执法,才能发挥学籍管理的杠杆作用,但由于学籍管理工作本身是一种细致和琐碎的劳动,学籍管理工作人员在处理问题的时候,还必须做到及时、准确,避免拖拉,否则就很容易引起混乱,造成学籍管理方面的失误。

同时,现代远程教育学籍管理又必须从实际情况出发,具备一定的灵活性,因为它受到许多来自外界环境和自身因素的制约,不可避免地发生同许多给定状态相偏离的现象,此类现象并没有统一的模式和规定。

这就要求原则性与灵活性的相结合必须遵循教育和教育管理的客观规律,做到“严而不死,活而不乱”。

过分强调原则性,必然缺乏灵活性,过分追求灵活性,也必将影响到学籍管理的原则性,两种做法都不可取。

总之,我们必须严把质量关,在政策范围内灵活处理实际问题,才能保证高校学籍档案管理工作逐步走向规范化科学化、现代化。

四、充分利用现代技术设备,利用计算机和网络对学籍管理工作进行全程操作,运用电子注册,杜绝学历造假是实现现代远程教育学籍档案现代化管理的必要条件。

在21 世纪的今天,电子技术以其快速、准确、方便的优势广泛地应用于社会的各个领域,现代远程教育的学籍档案也由原来的传统管理逐步转化为计算机管理、网络管理等,这些现代化的管理手段不仅方便快捷,而且能有效地提高学籍档案管理的效率,在较大程度上杜绝制、贩假文凭的丑陋现象,为进一步提高学籍档案的管理水平,塑造现代远程教育在社会上的良好形象提供了可靠保证。

目前有许多高校已经开发出自己的学籍档案管理软件,并投入使用,取得了非常好的效果。

电子注册是一种运用现代信息技术,实行计算机网络注册管理的一
种办法,实行国家、省、学校三级管理,是加强学籍档案管理现代化的重要手段。

根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的规定,从”2001 年1 月开始对普通高校、成人高校及自考的毕业生文凭实行学历证书电子注册,建立全国统一的高校学历档案库,供社会网上查询。

2002 年教育部又将高等教育毕(结) 业生的像片、身份证号码同注册证书一同上网,实现全国联网。

在网上,用人单位或其他用户可以方便快捷地查询人才信息,如入学、成绩记载、学籍变动、奖励处分到毕业审核、证书发放等等。

目前, 各高校从1990 年至2002 年的学籍资料全部实现上网查询、统计分析及监管学历证书电子注册,不仅提高了学籍档案的管理水平,而且还有力打击了社会上一些不法分子伪造、买卖学历、学位证书的行为,规范了文凭证书的管理,杜绝假的和名不副实的学历文凭的产生及贻害,坚决维护了学历管理工作的严肃性和权威性。

电子注册是对学生本人、对家庭、对社会的负责。

它有利于促进高等教育的规范化、有利于维护高等教育的形象。

利用科学技术,借助网络,实行高等教育学历证书电子注册制度,是适应高等教育改革的需要,它有利于高等教育健康的发展,为高等学校学籍管理工作开辟了新的途径,提供了新的手段。

电子注册管理手段现代化,管理方便,但技术含量高,是实现高等教育学籍档案现代化管理的必要手段。

五、充分利用网络资源,保证远程教育学籍档案的精确度,加强学籍档案资源的开发和利用,也是实现现代远程教育学籍档案管理现代化的措施之一。

近年来,网络教育以锐不可挡之势迅速发展起来,各高校招收的网络教育学员遍布全国各地,由于收集信息、核对信息等难度的加大给学籍档案管理工作带来了一定的挑战。

为了解决这一问题,我们应该充分利用网络资源,将收集到的信息在网上公布,由网络教育学员随时上网核对自己的信息和资料,发现有问题者可直接和学籍档案工作人员取得联系,及时修改错误的信息。

随着高等教育事业的改革与发展,学籍档案信息资源的开发和利用显得越来越重要。

高校的学籍档案不仅要做好管理工作,更要做好提供利用和服务工作,不断提高利用层次和服务质量,同时保证高校学籍档案信息资源开发和利用的严肃性。

展望未来,将是知识经济飞速发展的时代,科学技术发展将以前所未有的速度前进,信息技术将使世界呈现出崭新的局面,远程教育必将得到长足的发展。

现代远程教育学籍管理作为现代远程教育教学质量评估的重要标志,其现代化管理的实现已是势在必行。

以上仅是作者对现代远程教育学籍档案管理现代化的一些粗浅的探讨,仅提出与各位同仁共同商榷。

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