活动时间安排技巧

大型活动举办时间安排技巧

一般认为，大型活动是指由100人以上参与的，有组织、有目的、短时间的集体活动形式。大型活动的举办时间是活动组织与管理中的基本要素，直接影响活动的进行效率和完成效果。所谓举办时间，其实有两层意思，一是指什么时候举办活动（即开始时间），二是指活动举办多长时间（即时间长度）。作为活动组织者，又该如何选择、确定这两项时间？本文试就此进行简要地分析和阐述。

一、如何选择活动的开始时间？

我们知道，通常早上九点是最佳时间，因为此刻一般人头脑最清醒，因其不接近下班及午休时间，是上班时间的中段。而中午十二点或下午五点则是最差的时间，因为大多数人可能都想着要吃中餐或回家。确定活动的开始时间主要考虑如下因素：

一是考虑活动类型。

活动类型包括常规活动和非常规活动。对于定期举行的常规活动，如没有特殊原因影响，应照常规安排如期举行，尽量做到不提前、不推后，以保证工作的稳定性、连续性和继承性。对于非常规活动，则要考虑活动目标与主题的紧迫程度。若需要紧急布置或征询意见，那就及时通知、尽快举办，否则就要周全筹备，不宜操之过急。

二是考虑活动合适的时机。

选择富有意义的举办时间，更能烘托活动主题，比如纪念性活动安排在纪念日举行最能突出主题，庆祝性、招待性活动放在相关节日前夕举办效果最佳。又如总结工作、安排计划的活动应当在工作完成之后，这样更有利于推动工作。同时，举行活动的具体时间也应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

三是考虑活动筹备时间。

在决定举办某项活动时，要充分考虑活动的各项组织和准备工作是否能够按时完成，比如活动食宿、交通条件等，仓促举办、考虑不周必然影响活动效果。特别是学术性活动、招标性活动、论证会、座谈会等，还应重点考虑参与者是否有足够的时间准备相关文件或提交发言材料，确保会议质量。

四是考虑参与者的时间。

活动组织者还应考虑参与者自身的日程安排。比如考虑活动的主要领导人、嘉宾或报告人是否能在这一时间参加活动，如不能，是否影响活动总体效果。特别是大型活动中，邀请领导同志发言或演讲，还要重点研究该同志的工作日程，如领导同志时间变化，应对活动秩序及日程做出适当调整。同时，需要考虑参与者到达活动地点需要的时间，包括通知手段，交通工具及实际路程、所需时间等。

二、如何确定活动的时间长度？

在活动组织与管理中，不少活动只列明开始的时间，而无结束的时间。经验表明，这样的做法导致两种问题：一是参与者无法对活动后的工作做预期规划；二是活动的效率及进展成果可能降低。

为了避免上述问题，每一次的活动都必须列明结束时间，而且应该尽量按照这个时间准备结束。活动时间长度应根据活动的内容和形式而确定，一般来说，我们可把活动时间长度分为短期、中期和长期三种不同的形式。

一是短期的活动。

短期的活动通常是指时间在30分钟以内的活动，这样的活动内容一般简单而明确，更多的目的是为了参与者关于某个特定事务的信息传递，而并不需要进行较深入的讨论。例如大型活动之前的动员会或是分工会，需要参与者精神的高度集中以及信息的高效交流。

二是中期的活动。

中期的活动是指时间长度在30分钟至2个小时范围内的活动。这样的活动要求参与者进行深入的讨论，或者还需达成一定的决议，所以应有一定的议程和步骤。中期的活动最好不要超过3个小时，否则，时间越往后拖，效率越低。

三是长期的活动。

长期的活动是指活动时间在一天以上(包括一天)的活动，这样的活动包括大型学术会议、研讨会、庆典活动等。长期的活动一般具有某些仪式或发生突发事件，所以在活动长度上要给予较宽裕的时间安排。对活动具体长度的安排，要根据活动上所需议程的多少来确定。另外，活动时间超过一天的活动，必然要分成几个时间段来进行，每个时间段都应留出10％左右的机动时间，以保证后续活动正常进行。

活动的时间长短除与活动实际需要有关外，还与活动的成本和效率密切相关。一般情况下，活动的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要的前提下，适当、合理地压缩活动的时间，是降低活动成本、提高活动效率的有效手段。

综上所述，活动时间是大型活动举办的不可或缺的客观因素，确定活动时间是活动组织工作中最重要的一环。大型活动的时间确定是一门操作性很强的学问，不可纸上谈兵、迷信理论，也不可随心所欲、自由发挥。只有在不断的探索和实践中，结合工作实际，进一步总结、提升科学有效的实施办法，才会对大型活动组织与管理有新的体悟、新的收获。