浅析计算机在现代档案管理中的应用

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信 息技术
浅析计算机在现代档案管理中的应用
路海玉
（ 枣庄南郊热 电有 限公 司， 山东 枣庄 ２ ７ ７ １ ０ ０ ） 摘 要： 档 案管理 工作具 有数据 量大、 内容繁杂 的特 点， 在 以往的档案管理工作 中， 具体的操作都是 由人 来完成的 ， 这样的管理模 式 就造成 了工作 时间长， 人力资源浪费严重 ， 并且在 工作 中由于其特殊性 ， 还容 易出 错 。这就为计算机 档案档案管理提供 了土壤 。当 前计 算 机档案 管理 中的应 用 已经非常广泛 了， 但其 中还存在一 些问题 ， 本文通过对计算机档案管理在 当前 工作 中存在的 问题 ， 进行具体分析研
究， 推 动计 算机档案 管理工作的顺利发展 。 关键词 ： 计算机 ； 档案管理 ； 应用
当前 ， 随着我 国社会经 济的不断发展 ， 人力 、 物质 、 财务各 种资 量 良莠不齐 。 而计算机档案管理 ， 不 同与其的一点就在 于能够更快 、 源都处在 一个 快速的流动状态 ， 档案 的数 量也随之急剧增 加 ， 由于 更方便 的对档案进行 管理 ， 但是， 如果档 案在 发布过程 中没有一个 社会发展的更 迭速度较快 ， 档案的使 用频率也在不断提高。这种情 相应的规范 ， 就会造成档 案资料的不一致 ， 这样 同样还 是会对档案 况下 ， 以往 以人 力为主的档案管理模式 ， 已经完全满足不 了 日常工 管理工作造成不便 ， 因此 在计算机档案管理工 作中 ， 对 于档案信 息 作 的需要 ， 在这种情况下 ， 计算机档案管理模式产生 了。 的发布 ， 一定要对其进行 规范化 ， 这 样才能够使 电子档 案 的质 量得 １计算机档案管理模式的必要性 到保证 ， 从而确保档案管理工作 的效率 。 在 当前社会经济飞速发展 的社会条件下 ， 如果仍然沿用 以往 的 ３ ． ２ 积极开发计算 机软件 ， 完善计算 机档 案管理 档案 管理模式 ， 相信仅仅档案 管理工作 ， 企业 中就需要投 入大量 的 当前 由于计算机档案管理技术 比较落后 ， 因此在 日常的档案管 人力 、 物力 、 财力 ， 并且还会因为其数据量巨大 ， 资料 繁杂 ， 人员众多 理工作 中， 还是会出现一些问题 ， 影响企业相关工作 的进行 ， 要想解 的特性 ， 对 日常的工作造成严重的影响 ， 导致工作效 率的降低 。 而档 决这些问题 ， 就要大力进行计算机 档案 管理系统相关 软件的研究和 案管理 的信息化一旦实现 ， 这些问题都会迎刃而解Ⅲ 。首先 ， 信息化 开发 ， 这样才 能使计 算机档案管理工作得 到完善 ， 具体可 以从 四个 的档案管理能够实现资源共享 ， 庞大 的数据在计算机 中可 以实现有 方面进行 ： 首先 ， 加大对计算机软件开发资金 的投入 ， 进行相应完善 效 的归类 ， 如果需要 翻阅档案 ， 可以通 过检索功能 ， 而如果按照 以往 的计算机软件的开发 ， 最终达到操 作方便 、 检索等功 能齐全 ， 并且能 的方式 ， 不仅会 消耗 时间， 甚 至给整个 工作 的进行造 成影响。并且 ， 够实现高度兼容 ， 针对不同单位都 可以使用 的档案管理软件。 其次 ， 以往 的档案管理 中， 档案都是 以纸质 的形式存在 的 ， 这种情况下 ， 即 对 电子档案相关规范、 体系的完善 ， 实 现权 责分 明 ， 保证 电子档案工 使按照其相应 的材料进行保管 ，但是 还是会 因为各种 原 因形成损 作高效性即 。 另外 ， 对于电子档案 的管理工作应该有一个长期 的发展 毁， 这种模式的档案 管理 中， 档案的寿命都会 比较短 。 而运用计算机 规划 ， 使其形成 一套科学 、 系统 的、 高效的档案管理 系统 ， 推动 电子 进行 档案管理 工作 的模式 ， 相关人员对 于档 案原 件的接触 就会 大大 档案管理不断的发展 。最后 ， 进行计算机档案管理人才 的培训也是 减少 ， 这在一定程度 上就使得档案原件 的寿命 得到 了延长 ， 并且 还 相 当重要的 ， 因为其管理模式 的变化 ， 相应 的工作人员也 需要对其 能够减少档案 管理 以及修复 的成本 。从 以上方面就可 以看 出， 档案 进 行一定的学 习和了解 ， 这样才 能够 更好 的进行工作 ， 并且 实现对 管理实现信息化不仅能够方便使用 ， 还能够节约升本 ， 因此 ， 档 案管 于电子档案 的操作和维护。 理信息化是当前社会发展 的必然结果 。 ３ ． ３健全 电子档案相应 的法律法规 ，提 高档 案管理人员 的档案 ２计算机应用于档案管理中存在 的问题 意识 ２ ． １ 档案信息发布与网络建设缺乏通用性 电子 档案 的实现 ， 对企业方来说 ， 极大的提高 了其工作效 率 ， 同 计算机在应用于档案管理工作 以后 ， 不仅能够提高档案管理的 时也减少 了巨大 的人力 、 物力 、 财力的投入。但 与此同时 ， 电子档案 工作效率 ， 还能够节省相应的人力 资源 ， 但是 ， 就 当前我 国计算机在 还是存在一些 弊端 ， 其安全 性得不到保证 ， 这就有可 能对 企业 和个 档案管理中的应用来看 ， 还存 在一定的问题 。在具体的档案管理工 人造成 巨大 的损失 。因此 ， 档案管理人员在工作 中一定要提 高 自身 作 中， 档案信息 的发布不能与网络建设 实现通用目 。因此 ， 针对这一 的业务水平 ， 和档案 意识 ， 在平时的工作中 ， 要不断 的进行 自身 素质 问题 ，应该在对信息化的档案管理工作进行相关操作 流程的规范。 的提升 ， 学 习相关的计算机档案管理知识 ， 强化 自身 的综合能力 ， 这 这样才能保证档案工作的高效有序进行 ， 避免 出现在传统档案管理 样才能够更好 的对档案进行管理和运用 ， 满 足各 方面的对 于档案的 工作 中， 由于档案资料的质量不一致影 响档案管理工作的进行。 需求 ， 并且能够尽量的使档案 的安全性得到确保 。 另外 ， 从政府方面 ２ ． ２ 计算机档案管理系统单一 、 落后 来说 ， 对于 电子档案相关法 律法规的制定 ， 也是保证 电子档案安 全 当前 ， 虽然 已经 实现了计算机档案管 理模式 ， 并且许 多单位都 性 的一个有效措施 ， 同时也能使 电子档案 的真实性得 到确保 。 意识 到 了对档案进行信 息化管理 的重要性 ，但是就 当前 的现状来 结 束 语 说 ，计算机档案管理总体水平 比较底下 ，管理 系统也过于单一 、 落 综上 ，当前计算机档案管理 已经在我 国得 到了广发 的应用 ， 并 后， 在这种情况下 ， 实际的档案管理工作还是会出现诸多问题 ， 影响 且推动了我国档案管理工作 的不断进步好完善。 本文通过对 当前档 信 息化档案管理 的发展和有效推行 。 案管理工作实现信息化 的现状进行分析 ， 发现其在具体的工作 中还 ２ ． ３计算机档案 管理存在安全隐患 存在一 些问题 ， 不过， 信息化的档案管理模式 已经得 到 了许 多部 门 相信在相关 部 门的不断深化研究 中， 计算机 档案管理 工作 当前 ， 全 的重视 ， 等特点都会导致一些不法分子对于档案信息 的盗取 ， 当前 在网络中 定会逐步得到完善 。 进行的众多文件 的交流其保密性都得不到保证 。另外 ， 计 算机 网络 参考 文献 中还存 在病 毒的侵袭 ，一个病毒就可能导致整个档案系统 的瘫痪 ， ［ １ ］ 姜静 ， 常鹏 ， 司晓琨 ， 尹志杰． 浅析计算机在 现代档案 管理 中的应 Ｊ 】 ． 职 业 时空 ， ２ ０ １ ２ （ ６ ） ： ７ ２ — ７ ３ ． 给相关的企业 、 个人带来损失 ， 但就我 国现有 的防火墙技术来说 ， 对 用【 ２ ］ 刘兰芳． 浅析 计算机在现代档案 管理 中的应 用［ Ｊ １ ． 电子世界 ， ２ ０ １ ４ 于一些 黑客 中的高手 ， 并不能很好 的进行控制 ， 这就使 电子档案 的 『 安全受到了严重的威胁 。 （ １ ３ ） ： １ ９ ２ ． ３ 针对计算机在档案管理工作 中存在 问题的应对方案 『 ３ ］ Ｙ － － ） ｇ ｈ 著． 有 关计算机 在现代 档案 管理 中的 实践应 用［ Ｊ 】 ． 经营 管理 ３ ． １ 规范化 档案信息 的发布 者， ２ ０ １ ４ （ － Ｆ期） ： ２ ８ ７ ． 传统 的档案管理方式 最大的一个缺 点 ， 就在 于其档案信息 的质