离职后防止公司使用电子签名通知

离职后防止公司使用电子签名通知

公司针对销售岗位，制定和执行销售政策属于常见的销售管理方式，销售政策中多涉及销售人员的销售业绩考核指标，完成度的对应提成发放等切身利益。并且随着电子签章的普及，有些公司为了节约管理成本，会要求员工通过电子签的方式对公司政策规章进行签收确认，那么此类电子签名文件会存在哪些风险呢？

经典案例

A公司与甲签订劳动合同，有效期限自2015年1月1日起至2018年12月31日止。合同约定，A公司安排甲从事事业部总经理岗位，工作地点为深圳；甲在A公司工作期间的工资标准为20000元/月。

2015年10月14日，甲通过电子签名方式在“2015年10月销售会议备忘录”的“参会销售人员签字”栏内签名。该备忘录记载“本次会议内容确认各大片区2015年10月至12月销售计划及奖惩规范。《销售政策》规定了个人销售业绩与销售奖励挂钩，销售业绩连续两个季度未完成指标的，销售提成不予发放。”

2018年9月5日，甲向A公司邮寄《被迫解除劳动关系通知书》，以A公司未及时足额支付劳动报酬为由，解除与A公司之间的劳动关系，并要求A公司支付其经济补偿、拖欠工资及年终奖等。甲在A公司正常工作至2018年9月6日止。

2018年9月12日，甲申请仲裁，仲裁委裁决支持了甲的仲裁申请，A公司不服，认为甲在公司的政策会议备忘录中已签字，视为双方对劳动合同的变更达成合意，甲连续两个季度未完成业绩目标，公

司有权停发工资及年终奖。

法院经审理后认为，《销售政策》中关于未完成销售计划停发工资的规定违反法律规定，应属无效。而从《销售政策》内容来看也仅适用于销售业绩奖金，并不涉及销售人员的工资、年终奖。同时，甲对销售会议备忘录签字不予认可，而公司仅提供的系该证据电子签名文件的打印件，且A公司未当庭演示该电子证据原件，故法院对该份证据难以认定。用人单位应当按照劳动合同约定和国家规定，向劳动者及时足额支付劳动报酬。遂判决A公司败诉，应向甲支付欠付工资、年终奖、补偿金共计60余万元。

风险提示

公司采用电子签名的方式进行用工管理，是新时期应对用工多样化以及疫情常态化的新举措。但是在使用电子签名过程中，公司常常因对电子数据保存、管理、留证等环节的实操风险不能准备把握，造成了像案例中A公司即便有员工电子签名的文件，但因为未能提供电子数据的原件，导致无法适用的后果。

公司治理建议

公司在使用电子签名进行用工管理过程中应当注意哪些风险，我们建议：

1、选取经过政府部门备案认证的第三方电子签服务平台

电子签名的签名存证和认证需要专业的技术手段来实现，根据相关法律法规对电子签名认证机构的管理规定，从事相关电子签名认证机构为电子文件各方提供真实性、可靠性证明服务的，该等认证机构

必须通过国家工信部的审查许可、并取得《电子认证服务许可证》。因此，公司在选择第三方服务平台时，一定要核对其许可证书。

2、公司作为电子合同或规章制度文件提供方，应对格式条款尽到合理提示义务

公司使用电子签名进行用工管理的，无论是电子劳动合同或其他相关用工规章制度或者文件，公司提供的文件均系预先制定，员工无法修改的格式条款,而员工仅能选择“同意”或“不同意”。所以，根据《民法典》关于格式条款的规定，公司在提供劳动合同及相关文件时，特别就重点涉及员工切身权益的条款或者违约责任条款内容予以加粗，高亮，以尽到合理提示义务。

3、做好电子数据的留存和归档，以便随时调用和认证

公司应当作好电子数据的留存和保管，在第三方数据存储平台上应当定期对已使用的电子签名文件材料进行备份和保密工作，避免因电子签名平台自身的故障而带来的数据丢失的风险或者因管理不当

导致原始数据的丢失。此外，对于电子签名此类数据电文的真实性和有效性，必要时可向第三方第三方电子认证机构申请验证，或者通过申请公证或司法鉴定来进行判断。