计算机在审计资料管理中的应用

计算机审计
计算机在审计资料管理中的应用
u徐安顺
审计资料的管理是审计工作的一个重要组成部分,所谓审计资料主要包括两大要素,一是审计机关的工作记录。

其中又分文档资料和统计资料;二是被审计单位的基本情况。

我局审计工作的文档资料一般是通过W PS文件编辑系统进行管理,在计算机系统中按年度设置子目录,再在年度子目录下按文件种类设置二级子目录,这样在打字员完成各类审计文件的打印后,文件已存入各子目录中,便于迅速查找。

比较麻烦的是审计统计资料和被审计单位的基本情况。

如已列为我局审计对象的企业单位(包括二级公司)和行政事业单位共400多个,以往,我们都是把这些单位的基本情况收集起来后打印装订成册。

由于企业的情况在不断变化,如法人代表,公司地址、电话号码等都时有更改,企业的经营状况更是日新月异,要不断地重新收集整理打印,工作量太大,也跟不上形势的发展,自从局里配置了电子计算机之后,我们应用Fox Bese+数据库管理系统就轻易地解决了这个问题。

一、审计资料管理系统的开发和应用
结合我局实际,用F oxBese+数据库管理系统编辑5审计资料管理系统6软件,我们考虑至少应包括两个方面的内容,一是被审计单位基本情况的录入、修改和查找;二是审计统计资料的录入,修改和查找,为此,我们设置了三种表格:
其一:
被审计单位基本情况统计表(企业)
单位:金额:万元
编号0地址所属
法人代表电话成立时间//
财务主管电话组织形式
注册资金0管理方式我方权益%0类别0
资产总额0.00负债总额0.00净资产0.00固定资产0.00流动资产0.00存货0.00实收资本0.00营业收入0.00利润总额0.00其二:
被审计单位基本情况统计表(行政事业)
单位:金额:万
编号0地址所属
负责人电话成立时间//
财务主管电话预算方式
预算来源0预算运用包干结余0类别0固定资产0.00拨入经费0.00结存0.00经费暂存0.00经费支出0.00存款0.00其他来源0.00其他运用0.00其他结存0.00其三:
审计情况统计表
单位:金额:万元
年份违纪违规数挤占成本偷漏税收小金库其他应收缴建议数
备注:
为满足以上三种表格的需要。

我们建立了两个数据库,一个数据库主要用来存放被审计单位的基本情况。

另一个数据库用来存放审计统计资料,两个库之间通过/编号0字段进行联结。

在系统主菜单中我们根据工作实际设置了以下内容:
移动光标选择
A)商贸
D)行政
G)股份
B)工业
E)事业
H)增加
C)建设
F)投资
I)返回
通过数据库中/所属0字段关键字进行检索。

菜单中/商贸0是指商贸系统所属单位。

/工业0是指工业系统所属单位,/建设0是指建设系统企业单位,/行政0是指国家行政单位,/事业0是指其他事业单位,/股份0是指如农村股份制公司等独立的股份制单位,/增加0则是指本系统初始化或增
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添新的内容。

当我们通过光标选择后,计算机自动检索出我们需查找的单位,自动统计出单位个数,并在屏幕上显示出来,我们可以翻页查找到我们需要查找其详细内容的某个单位后再回车选择,计算机屏幕则显示以下菜单:
修改基本情况查询基本情况
修改审计资料查询审计资料
打印返回
通过光标选择后,我们则可以很方便的查询或修改我们所需要的某个单位的详细资料,并可以打印输出。

同时,我们还可以根据需要查找或修改某个一级公司下属公司的详细资料。

该系统开发应用后,对于我局审计工作的科学管理,正确制订审计工作计划,提高审计工作效率起到了非常积极的作用。

二、审计资料管理系统进一步完善的设想
通过对审计资料管理系统的开发和应用,我们感觉到审计工作的自动化是何等重要,同时有了进一步完善该系统的设想,我们设想可以把审计档案资料和审计统计资料连结到统一系统中,如将打字员已经打好的文本文件转换成数据库文件,然后通过系统进行查找,或在该系统中设置一个模块,直接打印或查找如5审计通知书6、5审计意见书6、5审计决定6等文档文件,并和被审计单位基本情况连结起来,可以直接而方便地查找和使用。

另外是对5审计情况统计表6进一步完善。

可以根据审计署统一规定的5审计情况统计表6(台帐)的内容。

对数据库结构继续完善,多增加一些字段内容,并按照台帐格式进行输出,要做到这一点并不难。

该系统还可以设想按照不同的要求进行检索输出,如按资本金的太小,按利润的大小,按违纪金额的大小,按已审时间的长短排序或检索。

我们还可以进一步把审计工作底稿的部分内容归纳到本系统中来,如企业折旧的审计计算,成本的审计计算,工程预决算的审计计算等,这些难度就比较大了,仅靠我们的力量恐怕难以完成,但是我们希望能通过我们在审计资料管理自动化中的点滴收获和体会起到抛砖引玉的作用,从而使审计工作的科学化和现代化更上一层楼。

(作者单位:深圳市福田区审计局)
案例
在一张白头
单的背后
u阳山县审计局
去年2月,我局根据省审计厅关于5对农业生产资料公司审计实施方案6的要求、组织审计组对我县农业生产资料公司(以下简称/农资公司0)专项化肥的经营进行专项审计调查,同时对该公司1995年度至1996年1)3月份所经营的化肥进行全面审计,查出了一宗4万元的贪污案。

审计中,对县农资公司的化肥来源渠道、数量、价格及省分配肥、进口肥、地产肥的分配情况进行了深入细致的审核,发现该公司1996年2月份有一张费用支出凭证是一张金额4万元、有农资公司三个人签名证明为/支付科委有关人员费用0的白头单。

审计组认为这张凭证必有跷蹊。

为了把问题弄个水落石出,审计组一方面在农资公司找在白头单上签名的三个人了解情况;另方面,到科委(现改名科技局)找财务人员进行核查。

通过调查,农资公司有关人员证实是科委交化肥代销,在进销价差款项中拿出4万元现金作为回扣给对方。

通过查科委当年的帐目,没有农资公司交来的4万元款入帐,通过调查取证、确认此款是科委经办人私吞公款。

审计组即将此情况专题向局领导及主管审计工作的县领导汇报,领导对此非常重视,并决定将材料按程序移送给县纪委、监察部门查处。

县纪委、监察部门立即组织力量进行立案调查,很快就查出了是科技局一位副局长将农资公司4万元回扣装入私人腰包。

县纪委、监察部门对这位副局长给予开除党籍,行政上撤消其副局长职务的处分。

这个案例给我们一点启示,是要严格按
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