监理资料与信息管理的职责分工、收发、存放和归档管理制度

监理资料与信息管理的职责分工、收发、存放
和归档管理制度
为提高项目部资料管理水平，较好的反映现在工作情况,特制订本管理制度。

资料的收发和存放需满足公司作业指引及作业制度的相关要求，符合《建设工程文件归档整理规范》的相关规定。

一、监理资料与信息管理职责分工
监理资料分程序资料、内部资料、往来资料。

程序资料为开停工报审、方案报审、工序、材料报验等。

内部资料为监理规划、细则、月报、质量评估、总结等。

往来资料为合同管理、业主来文、政府行政部门检查记录等。

程序资料应由施工单位申报，专业监理工程师或总监审查完成签批后,资料员核查后归档。

内部资料由总监或专业监理工程师在总监指导下完成,总监签章后，资料员归档。

往来资料资料员按公司及规范要求归档。

附监理存档期限,未标注的资料为工程完结后即可销毁。

二、资料的收／发管理制度
1、资料的收/发文应采用公司配发的专用收/发文本。

2、资料收／发文前应仔细核对收/发文编号、事由、签章等是否与收／发文内容相符。

3、资料收/发文时应登记需详细记录：收／发文时间、收文人、事由、往来单位、编号序号等。

其中收文人应本人签字确认。

4、资料收/发文后应及时通知相关负责人。

三、资料存放、归档管理制度
1、存档的工程文件的内容必须真实、有效、完整、准确、系统，与工程实际相
符合。

2、存档的文件应手续完备，尽量采用原件,如为复印件应加盖原件审核章，并标
注原件存放处。

3、存档的文件需进行审查,字迹清晰,不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材
料。

复印件不得出现模糊无法辨认的情况。

存档使用的纸张应使用标准纸，不应使用方格纸、作业纸等。

4、存档资料内容中有图有文字的,应文字页在前图页在后。

文字页较多的应进
行编号。

5、监理四版表示使用的文件编号需符合要求，例:1206００２，代表1２年06月
第002号。

6、资料存放时应按照资料盒名称分类、盒内目录顺序排放。

目录应上墙方便查
阅,有分类有目录,按编目归档。

7、资料盒脊背应按照公司要求含有:公司名称标识、项目名称、资料盒编号、
资料盒内容标注,其布置方式应满足规范要求。

8、资料盒脊背应准确、标准化，宽度应与资料盒大小相符。

9、资料在分部工程完成后应及时整理、封存。

理工大学工程兵工程学院南京工程建设监理部
2０1４年3月
附：各阶段监理文件存档时间:
存档的时间:永久＝永久；长期＝工程寿命；短期=2０年。