付款控制管理制度

付款控制管理制度2.5.1 付款审批流程审核日期
修改处数
批准日期
修改日期
77
部门步骤
审核
采购
订单
合同
付款
审批
付款
结算
总裁
审批
财务总监
审批
财务部
审批
安排付款
事宜
发出付款
通知书
采购经理
审核
采购员
汇总采购
审核检验报
告、计量报告、
验收证明等
填写
付款申请
通知供应商
借款
相关部门
提供相
应单据
2.5.2 退货管理流程
部门步骤
制定
退货
管理
规范
提出
退货
方案
办理
退换
货
重新
验货
总裁
审批
审批
财务部
审批
审核
采购经理
编制退货管
理制度
审批
采购员
采购中
具体执行
通知验收员
验收货物
发现问题
提出
解决方案
开具退货单
要求赔偿
重新采购或
替代品采购
开具换货单
要求退货
通知验收人
员准备验收
供应商
按时发货
核对信息
办理退货
核对信息
取回货物
重新发货
2.5.3 付款控制制度
制度名称执行部门付款控制制度
监督部门
第 1 章总则
受控状态
文件编号
考证部门
第 1 条为规范公司商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。

第 2 条本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。

第 3 条公司应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范资金（试行）》等规定办理采购付款业务。

第 2 章付账控制中单据的审核
第 4 条财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、
完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第 5 条真实性审核。

1．应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。

2．核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

第 6 条合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

第7 条合规性审核。

审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

第8 条完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项
目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

第9 条除对上述5、6、7、8 条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符等。

第 3 章付账控制中的现金使用
第10 条现金使用范围。

1．向个人收购农副产品和其它物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第11 条现金使用方法。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部根据公司现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3．财务人员不得从公司的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由公司财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第 4 章付账控制
第12 条采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

第13 条一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。

订单副本应及时提交财务部门。

第14 条收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

第15 条收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

第16 条财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

第17 条采购付款实行付款凭单制。

有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总裁按权限审批。

第18 条已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

第19 条财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。

第20 条财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。

编制日期修改标记审核日期
修改处数
批准日期
修改日期
2.5.4 退货管理制度
制度名称
执行部门
第 1 条目的。

退货管理制度
监督部门
受控状态
文件编号
考证部门
明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。

第 2 条退货条件。

验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合公司验收标准的货物视为不合格货物。

不合格货物应办理退货。

1．对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。

2．对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。

3．经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。

第 3 条退货手续。

检验人员应在检验不合格的货物上贴“不合格”标签，并在“货物检收报告”上注明不合格的原因，
经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。

第 4 条货物出库。

当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时，将退货通知单副本寄给供应商。

运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。

第 5 条退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金
额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第 6 条折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

4．财务部门根据借项凭证来调整应付账款。

编制日期审核日期批准日期
修改标记修改处数修改日期
2.5.5 应付账款管理制度
受控状态
制度名称应付账款管理制度
文件编号
执行部门监督部门考证部门
第 1 条应付账款是公司因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第 2 条应付账款必须由财务部应付账款会计管理
1．应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。

2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

第 3 条应付账款的确认和计量应真实和可靠
1．应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。

这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第 4 条应付账款必须及时登记到应付账款账簿
1．应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

2．应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细
核算。

第 5 条及时冲抵预付账款
财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第 6 条正确确认、计量和记录折扣
财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

第7 条应付账款的授权支付
财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。

第8 条应付账款的结转
财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第9 条应付账款的检查
1．财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

2．如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

3．财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

第10 条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。

第11 条财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据
的签发。

第12 条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第13 条财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

第14 条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第15 条应付票据要按照号码顺序及时进行保存。