合同管理程序

合同管理程序

1.目的：

明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。

2适用范围：

适用于公司产品销售合同、订单的管理。

3定义：

略

4职责分配：

4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进

行跟进。

4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。

4.3 总经理：负责合同/订单评审表的批准。

5. 过程分析乌龟图:

6流程图：

7程序内容：

7.1业务洽谈

7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客

的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况。

7.1.2 洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交

付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。

7.2 接收合同/订单

7.2.1 本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口

头订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。

7.2.2 销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。

7.2.3 销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单；

1）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单

2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、包装要求的合同/订单

7.2.4 销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。

7.3 合同/订单的评审

7.3.1 合同/订单的要求。合同/订单评审要保证：

1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件

2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地方得到了解决

3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求

4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的

5）本公司的附加要求能确保兑现

6）本公司有履行合同或订单要求的能力

7.3.2 常规合同/订单的评审

1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将《合同/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审

2）无现货时，由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将《合同/订单评审表》送采购部就

采购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。

7.3.3 特殊合同/订单的评审

1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加

2) 评审时应注意：

①设计、采购和生产的周期

②要衡量本公司的设计、工艺和检测能力

③要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求

④对成本和利润进行核算

7.3.4 评审后，参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字，最后将《合同/

订单评审表》送总经理批准。

7.3.5 在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由

销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在《合同/

订单评审表》中予以记录。

7.4 合同的签订与合同/订单的执行

7.4.1 合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单

评审通过后即生效。

7.4.2 销售部跟单员将合同/订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》，连

同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。

7.4.3 销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同

/

订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。

7.5 合同/订单的更改/取消

7.5.1 若因非顾客原因需修改订单或合同时，由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员

及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写《合同/订单更改通知单》。销售部跟单员应将《合同/订单更改通知单》送到与合同/订单修改有关的部门进行评审，并报送总经理批准，然后发至有关部门。

7.5.2 若因顾客提出合同/订单条款修改时，应由销售部跟单员填写《合同/订单更改通知单》，经

与合同/订单修改有关的部门评审后送至总经理评审，然后发至有关部门。销售部跟单员应在原合同或订单中注明修改情况。

7.5.3 顾客取消合同/订单时，销售部跟单员需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半

成品和产品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见。销售部跟单员应用《合同/订单更改通知单》将合同/订单的取消情况通知有关部门。

7.6 合同/订单的保存

7.6.1 所有已经确定的订单/合同及其后的修订，以及《合同/订单评审表》、《合同/订单更改通知

单》均由销售部负责存档。存档时应注意将合同/订单与相应的《合同/订单评审表》、《合同/订单更改通知单》保存在一起。

7.6.2 合同/订单履行中的来往电子邮件应予以保存，作为合同/订单的附件。

8 过程绩效的监视：