企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究

企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究

摘要：电子文档的提交对电子政务的发展具有巨大的影响。本文首先介绍了电

子文件的含义和特征，其次分析了电子文件提交管理的问题，最后针对这些问题，提出了电子文件提交管理的对策，并增强了电子文件提交管理的重要性。文件提

交系统和标准:确定电子文件提交的范围和时间。加强了电子文件的安全保护管理。提高了记录保存的质量。

关键词：归档；管理；电子文件；电子档案

随着现代技术和计算机技术的发展，电子政务已成为人们开展政府活动的新途径。电子

文件的长期保存，集中管理和归档管理的工具，以确保电子的档案跟文档的安全跟完整性，

可有满足电子政务，电子政务工作与持续发展，作为实现电子文件的工具作为档案部门。一

个亟待解决的重要问题。

一、电子文件的特征

1.1电子文件易于查找和保存

与传统纸质档案对比，其拥有易于存储，快速搜索，满足多个人的需求以及方便携带的

功能。使用计算机直接修改电子文件的能力大大提高了秘书人员的办公效率，也的的确确增

强了其文件的传送速度

1.2电子档案馆高度依赖设备

如果没有诸如计算机和Internet之类的电子设备和环境，则无法传输或查看电子文件。

因此，您必须依靠相关的软件和硬件设备来传输，查阅和利用电子文件。没有相关软件和设

备的支持，使用电子文件的价值将完全丧失。

1.3电子文件具有很多风险

由于快速变化和对用于电子归档的特殊存储设备的依赖，电子归档的风险增加了。电子

文件易于修改，存储设备容易出问题。随着电子档案的出现，档案的存储介质就有了巨大变化，数据的分发变得无形。但是，在网络环境中文件的传输和存储容易受到病毒感染，从而

导致不良后果，例如修改或无法访问存档信息。结果因此，电子档案已失去其保存价值和重

要性。

1.4应规范电子文件的法律效力

当前，电子文档的存储和管理还处于起步阶段。许多公司尚未将电子归档和电子归档管

理集成到档案管理范围内。由于电子文件容易受到篡改和病毒感染，因此很难区分它们的法

律重要性。颁布相关法律需要大量信息和数据认证。因此无法共享办公资源。这一系列问题

使电子档案馆很难这样做。

二、分析企业电子文件归档和电子文件管理面临的主要问题

企业电子文件归档和电子文件管理面临的主要问题主要包括以下几个方面。

2.1管理体系不健全

大多数企业没有电子文件组织和电子文件管理的系统计划，还没有建立专门的文件管理

系统，以及电子文件的组织，收集，分类，标识，传输和管理的步骤。没做。明确的要求导

致电子文件归档的随机化和电子文件的无序管理。

2.2电子文件提交的范围不清楚

就企业而言，国家尚未发布运营文件，例如“电子文件提交的范围和电子文件的保留时间”，指导公司在线提交电子文件。电子文件提交仍使用纸质文件提交范围和保留时间表，因此某些原始电子文件位于文件管理之外。企业应进行专项研究，拟定更专业，适用的企业电

子文件提交范围和保存期限表。

2.3电子文件存储格式不符合要求

商业系统生成几种电子文件。如果要在线存储电子文件，则必须使用它们或将其转换为

符合长期保留要求的电子文件存储格式。为了顺利存储业务系统创建的电子文档，系统实现

应采用满足存储要求的数据结构和文件存储格式作为操作系统时的存储格式。

2.4应加强元数据的标准化管理

当企业实施电子文件归档和电子文件管理时，元数据管理标准化失败，元数据内容描述

失败，新的元数据项定义失败，元数据设置无法捕获节点。一些公司误解了元数据，并且元

数据项不足。对于不同类型的电子文件，需要收集的元数据项（例如，文本格式，图像格式，视听格式和图片，多媒体和其他专业格式）是不同的。这些文件应单独研究和确定，并且研

究应基于对两家公司中存在的文件类型的深入研究。

三、解决问题的对策和建议

从第一批电子文件和电子文件管理示范企业的角度来看，每个单元都是一个电子文件系统，文件范围，存储格式，元数据管理，归档界面选择，“四个特征”检测计划，三维电子文

档提交的各个方面已经在各个层面上得到了积极探索，并且已经取得了一定的成果。

3.1系统和标准配置的改进

电子文件归档和电子文件管理是系统的任务，并且可以保证完整的系统和标准配置。企

业应参考《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的要求来构建和改进各种系统。中国石

油化工股份有限公司已经通过第一阶段的电子备案和建设电子备案管理项目，形成了一套标

准化的电子备案管理系统。包括电子会计文件执行规则，总部官方文件的非文件提交执行规则，电子文件元数据程序，电子会计文件的“四个特征”检测程序，电子文件存储格式规定，

电子文件提交接口规范等。它通过建立标准化的电子文件提交系统，有效地保证了电子文件

在线归档的实施。

3.2制定专业的电子文件提交范围

企业电子文件提交的范围包括以独立文件格式记录各种结构化和非结构化数据以及归档

的价值信息。来源包括用于为各种业务系统创建电子文档，元数据，背景信息和非通用电子

文档格式的软件。这些文件必须与电子文件一起提交。通过建设电子文件存储和电子存储示

范项目，长沙轨道交通集团公司确定了原始项目文件，文件，科学技术文件，采购文件和其

他电子文件的提交和存储期限。中国石油天然气集团公司对电子会计业务流程进行了全面分类，并按照《会计档案管理办法》以及与集团公司财务和档案有关的规定组成了《电子会计

资料归档范围和电子档案保管期限表》。它处理不同类型的会计凭证，例如会计报表，账簿

和账目报表，并阐明如何，何时以及何时提交不同类型的会计凭证。

3.3请明确选择电子文件的存储格式