有效的时间管理

有效的时间管理

什么是有效的时间管理

所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间是指从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹。它具有供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得的四大特性，有效的时间管理具有非常重大的意义。

美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。有效的时间管理就是要把所有可利用的时间尽可能地投放到最需要的地方，其关键在于制定合适的时间计划和设置事情的先后顺序。

有效的时间管理可以让企业提高工作效率，减少管理成本，在规定时间内完成超额的任务。有效的时间管理可以让员工自己掌握正确的时间管理技巧，制定适合自己的时间管理计划，拥有充分的个人休闲时间。

有效的时间管理的十大法则

1、细微边界法则

细微边界法则是指时间上的细微差别可能导致最终结果上的巨大差异，即所谓“失之毫厘，差之千里”。

细微边界法则在生活中无处不在，如因一分之差错过了列车，可能要再花几个小时或更长时间等待下一列；抢救危重病人延误一分钟，可能会夺去病人的生命；而在比赛中慢了一秒钟，就可能与奖牌擦肩而过……细微边界法则在经济领域表现得更为突出，现代市场竞争已经由“大鱼吃小鱼”转变为“快鱼吃慢鱼”，企业间在对市场反应速度上的细微差距，可能导致利润率上的天壤之别。英特尔公司就是因为总能比竞争对手快一步推出性能更高的处理器，成功攫取了CPU市场80%的利润。而那些动作总比别人慢半拍的企业，均难以摆脱最终覆灭的命运。

细微边界法则告诉我们，决定一个人能否成功，有时不在于其是否比别人付出了更多的辛苦，而在于其是否比别人先行一步。先行一步天地宽，抢先一步，就会领略到别样的风景，就会占尽先机，而办事拖拉、没有时间观念，就可能因一步赶不上，而步步赶不上。为此我们必须增强时间观念，无论做什么事情，都要有时不我待的紧迫感，早谋划、早准备、早着手，这样才会在工作和生活中争取主动；凡事都要打好时间提前量，这样才会避免因一步之差而与成功失之交臂的遗憾。

2、帕累托法则

帕累托法则又称80/20法则，是由英国经济学家和社会学家帕累托发现的，最初只限定于经济学领域，后来这一法则也被推广到社会生活的各个领域，且深为人们所认同。帕累托法则是指在任何大系统中，约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。例如，在企业中，通常80%的利润来自于20%的项目或重要客户；经济学家认为，20%的人掌握着80%的财富；心理学家认为，20%的人身上集中了80%的智慧等。具体到时间管理领域是指大约20%的重要项目能带来整个工作成果的80%。并且在很多情况下，工作的头20%时间会带来所有效益的80%。

帕累托法则对我们的启示是：大智有所不虑，大巧有所不为。工作中应避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效，出色地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。工作中我们要学会“不钓小鱼钓鲸鱼”，如果你抓了100条小鱼，你所拥有的不过是满满一桶鱼，但如果你抓住了一条鲸鱼，你就不枉此行了。

3、黄金三小时法则

黄金三小时法则认为，早晨5～8点是人一天中效率最高的三小时。一天之计在于晨，早晨头脑最清醒、精力最充沛、思维最活跃、环境最安宁、注意力最集中、心情最愉悦，而且由于刚刚醒来，收集睡眠中的潜意识也最全，在这一时段工作一小时相当于其他时段工作三个小时。当你早早起床开始工作时，你甚至能在正常的工作时间来临前完成一天的工作，这样即将开始的一天就是你多赚出来的。

黄金三小时法则告诉我们，应该利用一天中效率最高的时段去完成一天中最重要的工作，以达到事半功倍的效果。当然，由于生物钟的不同，黄金三小时的具体时段可能因人而异，但这并不影响此法则作用的发挥。我们应该在生活中多体会，以便找出自己的黄金三小时并利用好它，达到一天等于两天的效果。

黄金三小时法则还可以进一步扩展，我们可以把每星期的第一天作为黄金时段，处理完一星期最重要的工作，把每个月的第一星期作为黄金时段，处理完一个月最重要的工作。如果你做到了这一点，你就抢占了时间争夺战中的每一个制高点，并获得了一支强大的时间预备队，无论将其使用到哪一个方向，都会在那里取得压倒性的优势。

4、帕金森法则

帕金森法则认为，工作在最终期限到来前是不可能被完成的。这一法则实际上是依赖人与生俱来的惰性和对最后期限的潜意识发挥作用。人们会下意识地根据完成时限的远近把工作分为三六九等，完成时限越近，人们对某项工作的关注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作，会促使人们挖掘自身的潜能，调动一切资源保证任务按期完成；而那些完成时限较远或可以被无限期推迟的工作往往被束之高阁。

帕金森法则对我们的启示是，为避免拖拉、克服惰性，应该为工作设置尽可能短的完成时限，通过时间的压力保持工作的动力，使每一项工作都能在第一时间完成，以便争取主动；对于那些对未来起重要作用的长远目标和长远规划，则应进行合理分解，细化为在每一阶段可完成的小目

标，并设定严格的时限，以避免这些重要而不紧急的任务在日常工作中被忽视，出现平时不烧香、临时抱佛脚的被动局面。

5、学习曲线法则

学习曲线法则是指在一个合理的时间段内，连续进行有固定模式的重复工作，工作效率会按照一定的比率递增，从而使单位任务量耗时呈现一条向下的曲线。学习曲线效应是在以下两种因素的共同作用下产生的：一是熟能生巧，连续进行有固定套路的工作，操作会越来越熟练，完成单位任务量的工作时间会越来越短；二是规模效应，生产10件产品与100件产品所需要的生产准备时间、各生产环节间的转换时间是一样的，因此一次生产的产品越多，分摊到每件产品上的准备时间和转换时间越少，单位生产效率越高。

学习曲线法则告诉我们，应尽量集中处理性质相同的事务性工作，如一次性处理具有相同性质的所有文件，一次性打完所有的沟通电话，一次购齐所需的生活用品，一次性做完所有家务等。这样既有利于提高工作的熟练程度，又能通过批量作业减少准备工作和中间环节占用的时间，从而达到节约时间、提高效率的目的。

6、报酬递减法则

报酬递减法则与学习曲线法则相反，是指从事某项创新型的工作超过一定时限以后，单位时间内取得的工作成果会逐渐降低。造成时间报酬递减的原因是多方面的：由于长时间从事单调的工作，人的兴趣会降低，创造力逐渐减退；运用大脑的特定区域的时间过长会导致神经紧张、用脑过度，容易使人疲劳；长时间的脑力劳动，会导致脑供血不足和大脑缺氧，思维因此而变得迟钝，工作效率快速降低。

报酬递减法则告诉我们，要提高创新型工作的效率，应注意时间的“套种”和工作任务的合理搭配。从事某项工作一段时间，感觉工作效率开始降低时，就应该及时切换到另一项工作，从而使大脑的不同区域被轮流使用，这样既可以保持对工作的兴趣，又能使工作始终保持在时间报酬递增的区间内，从而提高工作效率。另外，每工作一小时就应该放下手中的工作，起来活动十分钟，通过运动促进脑部血液供应，保持精力充沛。

报酬递减法则还可用于对工作设计的指导。考虑到长期从事单调的工作会导致员工绩效不断降低，应采取工作丰富化设计或通过工作人员的定期交流、轮岗，以保持员工的工作热情，提高员工的工作效率。

7、反效法则

反效法则是报酬递减法则的进一步发展和极端化，是指当超负荷工作过长的时间后，由于注意力不集中、头脑不清醒导致失误发生，造成难以弥补的损失或工作的延误，出现得不偿失的结果。反效法则最典型的例子是疲劳驾驶导致车祸的发生，最普遍的例子是在电脑前工作时间过长后发生的误操作，导致重要文件被删除或重要数据丢失。

反效法则告诫我们，必须掌控好工作与生活的节奏，做到有张有弛，高负荷工作一段时间以后，必须强迫自己休息一段时间。为避免反效法则的发生，应该养成一些良好的工作习惯，如及