高效会议的技术

公司常见会议的种类与作用
部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加 的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般 起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的 作用。 股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议， 一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的 最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要 将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别 会议。
便函式
会议通知 致：各部门经理 发自： 发自：总经理秘书刘丽 日期：2002年 15日 日期：2002年7月15日 主题：部门经理的圆桌会议通知 主题： 2002年 25日上午11：00， 日上午11 2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理 的圆桌会议.下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日 的圆桌会议.下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7 24日 12 分将有午餐供应 之前打电话62479521告知。 62479521告知 之前打电话62479521告知。 附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张另人满意的旅行指 附上一份议事日程。除此之外， 导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。 导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 附件： 附件：议事日程 地图
会议议程的样式
天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5 25日星期一上午 日星期一上午9 00在公司 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司 总部的三号会议室举行。 总部的三号会议室举行。 ⒈宣布议程 ⒉说明有关人员缺席情况 宣读并通过上次会议记录。 ⒊宣读并通过上次会议记录。 ⒋通信联系情况 。 东部地区销售活动的总结。 ⒌东部地区销售活动的总结。 销售一部关于团队沟通问题的发言。 ⒍销售一部关于团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 ⒎公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 ⒏销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 ⒐下季度销售目标。
会议筹备
拟订会议议程和日程
学习目标 掌握会议议程和日程表的设引方法。 掌握会议议程和日程表的设引方法。
会议议程
会议议程是对会议所要通过的文件、 会议议程是对会议所要通过的文件、 所要解决的问题的概略安排， 所要解决的问题的概略安排，并冠以序 号将其清晰地表达出来， 号将其清晰地表达出来，会前发给与会 者。
公司常见会议的种类与作用
经理例会与特别会议 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经 营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的， 通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都相对 固定。 经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转 机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解 决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究 和解决新问题，做出相应的对策。
注意事项
会议议程和日程、 ⒈会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是 不同的， 不同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧 重点。 重点。 会议议程的编制应在前，议程一旦确定， ⒉会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不 应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上， 应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上， 如遇到一些变化，可相应调整。 如遇到一些变化，可相应调整。 会议的议程与日程的安排必须吻合。 ⒊会议的议程与日程的安排必须吻合。 会议的议程、日程表制定后， ⒋会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导 审核方可实施。 审核方可实施。
会议议程表的设计
正确的设计方法： 正确的设计方法： 编制会议议程表时， ①编制会议议程表时，首先应注意议题 所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章 程有无对会议议程顺序的明确规定。 程有无对会议议程顺序的明确规定。 议程表中，第一项是宣布议程， ②议程表中，第一项是宣布议程，再安 排讨论的问题， 排讨论的问题，尽量将同类性质的问题 集中排列在一起。 集中排列在一起。 保密性较强的议题，一般放在后面。 ③保密性较强的议题，一般放在后面。
委托书 兹任命（人名） 人名） 兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加 日期）（时间） ）（时间 地点）举行的（公司名） （日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东 会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。 会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。 不管此次会议如期还是延期召开， 不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的 全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。 全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。 生效日期 签名＿＿＿＿＿＿＿（ 股东签字） 签名＿＿＿＿＿＿＿（ 股东签字） 地址＿＿＿＿＿＿＿ 地址＿＿＿＿＿＿＿ 邮编＿＿＿＿＿＿＿ 邮编＿＿＿＿＿＿＿
公司常见会议的种类与作用
产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手 一般由销售部门负责人操办。 段，一般由销售部门负责人操办。 业务洽谈会 是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效 是企业中一项重要的活动， 益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时。 企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常 常采用新闻发布会的形式进行宣传。 常采用新闻发布会的形式进行宣传。
会议的主要种类
按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问 题）、专题性、综合性等； 按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、 大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型 （数十人或数人）等； 按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播 会、电话会、电视会等； 按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会 议和国际会议等。
会议的主要种类
按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会 议和非正式会议； 按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类； 按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集 并参加）、内部会、代表会、群众会等； 按功能性质：可分为决策性（必有决议、决定）、 讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政 策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调 性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
公司常见会议的种类与作用
公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一 年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总 结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。 客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单 位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、 建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议 的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的； 有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度 较大，要求高。
会议通知和委托书的样式
hui议通知的内容：被通知部门、被通知人员 议通知的内容：被通知部门、 议通知的内容 的姓名及职务、通知事由、会议时间、 的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议 召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、 召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、 议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、 议事内容、注意事项、公司全பைடு நூலகம்、通知部门、 通知者姓名和职务、通知日期。 通知者姓名和职务、通知日期。
发送内容
如果有预备议程、 如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者 事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。 事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片， 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上 面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名， 面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方 有时间考虑并能及时回复。 有时间考虑并能及时回复。 可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、 可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、 座次号、编组名单、就餐证和乘车证等） 座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并 发出。 发出。 如果某些与会者对会议地址不熟悉， 如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回 执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期， 执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到 达会址的汽车、火车等交通工具线路。 达会址的汽车、火车等交通工具线路。
会议日程表的设计
会议的日程一般采用简短文字或表格形 将会议时间分别固定在每天上午、 式，将会议时间分别固定在每天上午、 下午、晚上三个单元里， 下午、晚上三个单元里，将会议的议题 具体化。 具体化。
会议日程的样式
天地公司新产品销售展示会日程安排 日期时间内容安排地点参加人自责人备注2003 2003年 日期时间内容安排地点参加人自责人备注2003年 11 月 12日 8：30报到员工餐厅门厅全体员工9： 12日 30报到员工餐厅门厅全体员工9 报到员工餐厅门厅全体员工 00销售主管做介绍公司会议厅全体员工 销售主管做介绍公司会议厅全体员工9 50休息 00销售主管做介绍公司会议厅全体员工9：50休息 10：00新产品展示 新产品展示——技术总监主讲和演示公司会 10：00新产品展示 技术总监主讲和演示公司会 议厅全体员工11 00销售活动录象员工餐厅三层自 11： 议厅全体员工11：00销售活动录象员工餐厅三层自 由参加12 00自助午餐员工餐厅二层13：30员工自 12： 自助午餐员工餐厅二层13 由参加12：00自助午餐员工餐厅二层13：30员工自 由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加14 14： 由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加14： 30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工 30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工 15：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16： 分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16 15：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16： 30散会 30散会
发送会议通知
学习目标
准确地发送会议通知
发送形式
正式通知 为了规范公司的管理及运作， 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会 之外的所有会议，均应正式打印会议通知， 之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或 电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 非正式通知 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话， 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话， 随后再寄备忘录或信函。 随后再寄备忘录或信函。 也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议（如股东会议） 一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规 则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。 则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会 议如无法出席，也应在必要时授权代理， 议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有 所需的法定人数。 所需的法定人数。
会议日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表 会前发给与会者。 后，会前发给与会者。 ⑴宣布议程 ⑵说明人员缺席情况 ⑶宣读并通过上次会议的记录 ⑷财务主管报告 ⑸其他报告 ⑹新的议题 ⑺有关人事任命 ⑻提名并选举新的负责人 ⑼通知有关事项 ⑽宣布休会
会议的基本知识
会议的概念
会议是人类群体有组织的会晤、 会议是人类群体有组织的会晤、 议事行为或过程。 议事行为或过程。
会议的构成要素
会议的要素即会议的组成因素。 会议的要素即会议的组成因素。 分为基本要素和其它要素两大类。 分为基本要素和其它要素两大类。 基本要素即所有会议必有的要素（目的、 基本要素即所有会议必有的要素（目的、时 会址、主持者、组织者、与会者、议题、 间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、 议程）。 议程）。 其他要素即可供选择的、 其他要素即可供选择的、并非为所有会议所 共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、 共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗 经费、文件材料、专用设备工具、 性材料）。 性材料）。
卡片式
部门经理会议 目的： 目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间：2002年12月20日上午 日上午9 时间：2002年12月20日上午9：00 地点： 地点：公司第一会议室 如您无法出席，请于× 如您无法出席，请于×月×日前电 话告知××× 电话号码—— ×××。 话告知×××。电话号码
会议委托书