第二章___第一节__礼仪信函写作63页PPT
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文秘常用应用文写作第二单元专用书信PPT课件
完成多写多练
你是东菱公司的人事主管，现在要 去勒流职业技术学校洽淡招聘学生到 你公司工作的具体事宜，请你为自己 写一份介绍信。
第一单元 专用书信
任务四 感谢信
哪些是“感谢信”的要素
广州市丽华贸易公司公司全体员工经过一年的努 力在业务销售上取得了好的业绩，总经理王大卫等 管理层领导心里特别高兴，在新春来临之际让办公 室文员谭红以公司的名义，给全体员工写一份感谢 信，感谢全体员工为公司做出的贡献。
署名和日期
下面，请根据写写练练，亲自体验一
下传真的写作方法和过程！
完成多写多练
第二单元 专用书信
任务二 证明信 介绍信
别人凭什么相信我？
广州市丽华贸易公司副总经理林伟明打电话给办
公室文员谭红说：“天天物流公司要求我公司派人提
取雅兰公司发给我公司的货物。这件事你请负责部门
派人去一趟。
副总经理林伟明指的负责部 门是哪个部门？
东芝公司（公章） 二０一三年三月十二日
感谢信
李强、王宝技术员： 在两位的倾力协助下，我公司今年营销利润超计划指 标达９７%，为此，在新年到来之际，特向两位技术人员 表达衷心的感谢！ 在公司业绩下滑时，二位技术员给我们带来了智慧和 技术，帮助我们解决了产品销售过程中的一些瓶颈问题， 使我们的业绩蒸蒸日上，到年底，已超计划完成了９７% ，几乎翻了一番。 鉴于你们在公司业绩中做出的重大贡献，在此，再次 向你们表达由衷的谢意和敬意！并奉上不成敬意的奖金， 敬请笑纳！
文秘常用应用文写作 第二单元专用书信
第二单元 专用书信
任务一 传真件
怎么样联系运输公司？
广州市丽华贸易公司办公室文员谭红早上一到公司，总经理办公室主任助理刘 伶就吩咐她有30 台冰箱急需运到广东南海“益华百货大厦”，让她请尽快联系运输 公司送货。 谭红答应，马上开始办理。
《电子邮件礼仪》PPT课件
6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法,可先簡要地描述事情緣起,再陳述自己的意見；若是想引發行動, 則應針對事情可能的發展提出看法與建議.有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚,收信對象可 能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見,因而造成不必要的誤解或行動.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
书信的正确格式课件
意愿。
邀请函
01
02
03
邀请函主要用于邀请对 方参加各类活动或庆典 等，如婚礼、生日派对
等。
邀请函通常比较正式， 语言礼貌、优雅，内容 结构包括称呼、邀请事 由、活动详情、时间地 点、回复请求等部分。
邀请函中需注意表达诚 挚的邀请之意，说明活 动的重要性和意义，同 时要尊重对方的意愿和
时间安排。
06 书信的写作技巧
02 书信的格式
称呼
尊敬的XX先生/女士
亲爱的XX
敬爱的XX
称呼
久仰的XX
亲爱的XX（关系）
尊敬的XX（职位）
称呼
敬爱的XX（关系） 久仰的XX（关系）
正文
开头简明扼要，表达写信目的。
内容条理清晰，言简意赅。
结尾礼貌得体件更加易 读。
使用适当的称呼和措辞，以示尊 重和亲近。
表达关心和关注
在书信的正文中，可以适当地表达对收信人的关心和关注， 让对方感受到温暖和友谊。同时，要注意避免涉及敏感话题 和不礼貌的表达。
05 书信的种类和用途
商业书信
商业书信主要用于商务交流和业务沟通，包括建立业 务关系、询价、报价、订货、发货等。
商业书信通常比较正式，语言简练、准确，内容结构 包括信头、日期、收件人地址、称呼、正文、结尾敬
清晰简洁的表达
避免冗长和复杂的句子结构，尽量使用简单、直接的措辞 。
突出主题，让收信人能够快速理解信件的主要内容。
避免使用模糊或含糊不清的措辞，确保信息传达准确无误 。
适当的语气和风格
根据收信人和信件目的选择适当的语气和风格，如正式、非正式 、亲切、正式等。 注意措辞的礼貌和尊重，避免使用冒犯或不礼貌的语言。
信头的信息应该清晰、准确， 并且完整。
邀请函
01
02
03
邀请函主要用于邀请对 方参加各类活动或庆典 等，如婚礼、生日派对
等。
邀请函通常比较正式， 语言礼貌、优雅，内容 结构包括称呼、邀请事 由、活动详情、时间地 点、回复请求等部分。
邀请函中需注意表达诚 挚的邀请之意，说明活 动的重要性和意义，同 时要尊重对方的意愿和
时间安排。
06 书信的写作技巧
02 书信的格式
称呼
尊敬的XX先生/女士
亲爱的XX
敬爱的XX
称呼
久仰的XX
亲爱的XX（关系）
尊敬的XX（职位）
称呼
敬爱的XX（关系） 久仰的XX（关系）
正文
开头简明扼要，表达写信目的。
内容条理清晰，言简意赅。
结尾礼貌得体件更加易 读。
使用适当的称呼和措辞，以示尊 重和亲近。
表达关心和关注
在书信的正文中，可以适当地表达对收信人的关心和关注， 让对方感受到温暖和友谊。同时，要注意避免涉及敏感话题 和不礼貌的表达。
05 书信的种类和用途
商业书信
商业书信主要用于商务交流和业务沟通，包括建立业 务关系、询价、报价、订货、发货等。
商业书信通常比较正式，语言简练、准确，内容结构 包括信头、日期、收件人地址、称呼、正文、结尾敬
清晰简洁的表达
避免冗长和复杂的句子结构，尽量使用简单、直接的措辞 。
突出主题，让收信人能够快速理解信件的主要内容。
避免使用模糊或含糊不清的措辞，确保信息传达准确无误 。
适当的语气和风格
根据收信人和信件目的选择适当的语气和风格，如正式、非正式 、亲切、正式等。 注意措辞的礼貌和尊重，避免使用冒犯或不礼貌的语言。
信头的信息应该清晰、准确， 并且完整。
礼仪信函培训课件
邀请函应明确指出活动的时间和地点，让受 邀者能够清楚地了解活动的具体情况。
适当的礼仪用语
落款和签名
在邀请函中应使用适当的礼仪用语，如“敬 请光临”、“诚挚地邀请”等，表达对受邀 者的尊重和感激之情。
在邀请函的末尾应有落款和签名，以证明邀 请的真实性和诚意。
请柬的撰写要点
正式的格式
请柬应采用正式的格式，包括称谓 、正文、敬语和签名等部分。
注意礼仪，尊重他人
使用礼貌的语言和措辞，表达对他人的尊重和关 心。
根据收信人的身份和背景，调整信函的语言和风 格。
在信函中体现自己的良好修养和素质，展现尊重 和善意。
感谢您的观看
THANKS
简洁明了
请柬的正文应简洁明了，直接表达 邀请的目的和具体事项。
高质量的纸张和印刷
请柬应使用高质量的纸张和印刷， 以展现同的场合和邀请对象，可以 对请柬进行个性化设计，以增加其 吸引力和独特性。
邀请函与请柬的差异与使用场合
邀请函和请柬都是礼仪信函的一种，但它们在格 式、内容和用途上存在一定的差异。
致谢词的撰写要点
内容 开头简述致谢的原因和场合。
具体列举值得感谢的人和事。
致谢词的撰写要点
表达对对方的感激之情和敬意 。
结尾再次表达致谢之意，并表 达自己的祝福或期望。
措辞：使用得体、简洁、有力 的措辞，以突出致谢的情感和
诚意。
感谢信与致谢词的差异与使用场合
感谢信适用于正式、庄重的场 合，如商务、公务交往等，以 书信形式表达感谢之情。
礼仪信函培训课件
2023-11-04
目 录
• 礼仪信函概述 • 邀请函与请柬撰写 • 感谢信与致谢词撰写 • 道歉信与致歉词撰写 • 慰问信与慰问电撰写 • 礼仪信函写作技巧与注意事项
办公电子邮件礼仪PPT培训课件教材
得比较轻佻
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出
《新编应用文写作教程》课件 第二章 常用礼仪文书
人们主要将书信用作传递信息的工具和手段，解决交流沟通的问题。 3．往来性
书信往往是通过双方往来活动，通过来信和回信互通情报，以增进交往。
— 28 —
03 一般书信
3.2 一般书信的写作方法
一般书信有其惯用的格式，大致由七个部分构成，包括称谓、问候语、正文、结语、 署名、日期和信封，必要时还可以加上附言。
— 12 —
01 礼仪文书概述
1.2 礼仪文书的写作要求
（三）格式规范，讲究效率
3．提高行文效率 当今社会“时间就是效率，时间就是金钱”的口号，已得到
人们的认同。同理，礼仪文书的使用也要注意效率。因此写作和发 送礼仪文书必须及时迅速，讲求时效，要快中求好，又快又好又准。 否则一旦耽误，时过境迁，也会造成不必要的损失。 基于以上阐述礼仪文书的基本要求，我们应当达成这样的共识：礼 仪文书的写作和运用是一件严肃而又重要的事，必须慎之又慎。
— 30 —
03 一般书信
（三）正文
3.2 一般书信的写作方法
正文是书信的主体部分，表达寄信人向收信人叙述、询问、回答的内容。通常首先询问对方的近况 并谈些与对方有关的事情，以表示对对方的重视和关切。其次，回答对方的问题或谈自己的事情和打算。 回答对方的问题要有针对性，叙述事情要简洁、明了。最后，简要地写明自己的希望、意愿等。
3．艺术性
请柬用于社交场合，故在款式和装帧设计上非常讲究艺术性，追求美观、精致、新颖和 大方。
— 17 —
02 请柬
2.2 请柬的写作方法
（一）标题
通常请柬已按照书信格式印制好，发文者只需填写正文即可。封面也已直接印上了名称“请柬”或“请帖” 字样。还有一种请柬，标题是由活动内容加请柬二字组成。
（二）称谓
书信往往是通过双方往来活动，通过来信和回信互通情报，以增进交往。
— 28 —
03 一般书信
3.2 一般书信的写作方法
一般书信有其惯用的格式，大致由七个部分构成，包括称谓、问候语、正文、结语、 署名、日期和信封，必要时还可以加上附言。
— 12 —
01 礼仪文书概述
1.2 礼仪文书的写作要求
（三）格式规范，讲究效率
3．提高行文效率 当今社会“时间就是效率，时间就是金钱”的口号，已得到
人们的认同。同理，礼仪文书的使用也要注意效率。因此写作和发 送礼仪文书必须及时迅速，讲求时效，要快中求好，又快又好又准。 否则一旦耽误，时过境迁，也会造成不必要的损失。 基于以上阐述礼仪文书的基本要求，我们应当达成这样的共识：礼 仪文书的写作和运用是一件严肃而又重要的事，必须慎之又慎。
— 30 —
03 一般书信
（三）正文
3.2 一般书信的写作方法
正文是书信的主体部分，表达寄信人向收信人叙述、询问、回答的内容。通常首先询问对方的近况 并谈些与对方有关的事情，以表示对对方的重视和关切。其次，回答对方的问题或谈自己的事情和打算。 回答对方的问题要有针对性，叙述事情要简洁、明了。最后，简要地写明自己的希望、意愿等。
3．艺术性
请柬用于社交场合，故在款式和装帧设计上非常讲究艺术性，追求美观、精致、新颖和 大方。
— 17 —
02 请柬
2.2 请柬的写作方法
（一）标题
通常请柬已按照书信格式印制好，发文者只需填写正文即可。封面也已直接印上了名称“请柬”或“请帖” 字样。还有一种请柬，标题是由活动内容加请柬二字组成。
（二）称谓
《剑桥商务英语初级》课件
详细介绍公司的组织结构，包括职位和部门 等。
公司类型
解释不同类型的公司，如个人企业、合伙企 业和股份公司等。
公司的目标和价值观
探讨公司的目标和价值观对于商务英语的重 要性。
第二章：办公室
办公室的设施
介绍办公室中常见的设施和工具。
工作场所
探讨一个理想的工作环境以及如何提高工作效率。
办公室礼仪
会议室和会议礼仪
文化差异
分析不同文化之间的差异，如礼仪、价值观 和沟通风格。
商业文化
探讨商业文化的特点和如何尊重和适应不同 的商业文化。
解决文化冲突
提供解决商业文化冲突的策略和方法。
讲解在办公室中必须遵守的礼仪和专业行为准则。 介绍会议室的用途和：职务与职责
1
职务的定义
2
明确职务的定义和其在组织中的作用。
3
工作职责
4
详细探讨工作职责的重要性和如何有 效履行职责。
不同的职务
解释不同职务的含义和职责，如经理、 助理、销售代表等。
职责的定义
介绍职责的不同层面，包括个人职责 和团队职责。
第四章：商务出差
出差前的准备
讲解出差前的计划和准备工作，包括文件和 设备的准备。
出差设备
探讨在商务出差中需要携带的设备和工具。
出差中的安排
介绍在出差期间的日程安排和时间管理。
出差注意事项
提醒出差过程中需要注意的事项，如安全和 文化差异。
第五章：商务信函和电子邮件
商务信函格式
解释商务信函的常见格式和 注意事项。
第七章：商务旅馆
酒店的选择
给出选择商务旅馆的建议和评估标准。
入住和退房流程
说明入住和退房的手续和流程，以及常见的 行李寄存服务。
公司类型
解释不同类型的公司，如个人企业、合伙企 业和股份公司等。
公司的目标和价值观
探讨公司的目标和价值观对于商务英语的重 要性。
第二章：办公室
办公室的设施
介绍办公室中常见的设施和工具。
工作场所
探讨一个理想的工作环境以及如何提高工作效率。
办公室礼仪
会议室和会议礼仪
文化差异
分析不同文化之间的差异，如礼仪、价值观 和沟通风格。
商业文化
探讨商业文化的特点和如何尊重和适应不同 的商业文化。
解决文化冲突
提供解决商业文化冲突的策略和方法。
讲解在办公室中必须遵守的礼仪和专业行为准则。 介绍会议室的用途和：职务与职责
1
职务的定义
2
明确职务的定义和其在组织中的作用。
3
工作职责
4
详细探讨工作职责的重要性和如何有 效履行职责。
不同的职务
解释不同职务的含义和职责，如经理、 助理、销售代表等。
职责的定义
介绍职责的不同层面，包括个人职责 和团队职责。
第四章：商务出差
出差前的准备
讲解出差前的计划和准备工作，包括文件和 设备的准备。
出差设备
探讨在商务出差中需要携带的设备和工具。
出差中的安排
介绍在出差期间的日程安排和时间管理。
出差注意事项
提醒出差过程中需要注意的事项，如安全和 文化差异。
第五章：商务信函和电子邮件
商务信函格式
解释商务信函的常见格式和 注意事项。
第七章：商务旅馆
酒店的选择
给出选择商务旅馆的建议和评估标准。
入住和退房流程
说明入住和退房的手续和流程，以及常见的 行李寄存服务。
《电子邮件礼仪》幻灯片
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小 一些。
邮
改变从这里开始，魅力邮（油）然而生……
Thank you ！
如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文 件在必要的时候才使用英文邮件。
➢ 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英 文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮 件在其他地区可能显示成为乱码天书。
关于邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进展详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
关于语言选择和汉字编码
选择便于阅度的字号和字体。
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最 适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体 或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
关于结尾签名
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息，但信息 不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要 信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞 ；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、 “x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。
关于称呼与问候
Email开头结尾最好要有问候语。
邮
改变从这里开始，魅力邮（油）然而生……
Thank you ！
如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文 件在必要的时候才使用英文邮件。
➢ 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英 文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮 件在其他地区可能显示成为乱码天书。
关于邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进展详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
关于语言选择和汉字编码
选择便于阅度的字号和字体。
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最 适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体 或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
关于结尾签名
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息，但信息 不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要 信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞 ；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、 “x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。
关于称呼与问候
Email开头结尾最好要有问候语。
信函礼仪(课堂PPT)
❖ 三、是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必 须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作 的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如“姥爷”、 “四叔”等。
❖
四、是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。 书写要清晰工整，一字一格。
函里使用提称语，关键是要到位。在一般情 况下，公务信函里最标准的提称语是 尊敬的 。 平常的公务信函，不使用提称语亦可。在社 交场合所使用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典 式提称语以及在涉外场合所使用的 亲爱的 、 我的 等西洋式提称语，在普通的公务信函中 一般均不宜使用。
5
3. 写作信函
❖ 2．正文 ❖ 公务信函里，正文是核心内容。写作正文时，一定要注意主题明确，合
❖ 3．结尾 ❖ 在公务信函里，作为最后一部分的结尾，写作上的
基本要求是全面而具体。大体上说，公务信函的结 尾又由下述六个具体部分所构成： ❖ 一是祝颂语。 ❖ 二是附问语。 ❖ 三是补述语。 ❖ 四是署名。 ❖ 五是日期。 ❖ 六是附件。
7
3. 写作信函
❖ 4．封文 ❖ 交封邮寄、快递的公务信函均应书写封文。在写作
可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。
❖
4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。
❖
5.落款。落款包括署名和日期两部分。 ❖ 6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，
或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。
11
7．工具
❖ 一是信笺。信笺又叫信纸。 ❖ 二是信封。 ❖ 三是笔具。 ❖ 四是墨水。
❖
❖
四、是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。 书写要清晰工整，一字一格。
函里使用提称语，关键是要到位。在一般情 况下，公务信函里最标准的提称语是 尊敬的 。 平常的公务信函，不使用提称语亦可。在社 交场合所使用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典 式提称语以及在涉外场合所使用的 亲爱的 、 我的 等西洋式提称语，在普通的公务信函中 一般均不宜使用。
5
3. 写作信函
❖ 2．正文 ❖ 公务信函里，正文是核心内容。写作正文时，一定要注意主题明确，合
❖ 3．结尾 ❖ 在公务信函里，作为最后一部分的结尾，写作上的
基本要求是全面而具体。大体上说，公务信函的结 尾又由下述六个具体部分所构成： ❖ 一是祝颂语。 ❖ 二是附问语。 ❖ 三是补述语。 ❖ 四是署名。 ❖ 五是日期。 ❖ 六是附件。
7
3. 写作信函
❖ 4．封文 ❖ 交封邮寄、快递的公务信函均应书写封文。在写作
可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。
❖
4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。
❖
5.落款。落款包括署名和日期两部分。 ❖ 6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，
或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。
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7．工具
❖ 一是信笺。信笺又叫信纸。 ❖ 二是信封。 ❖ 三是笔具。 ❖ 四是墨水。
❖
礼仪信函培训课件
此致 敬礼！
步步高公司 二OO五年五月六日
第二节 邀请书 请柬
教学目的： 通过精讲理论知识和实训，明确邀请书、请柬的涵
义、用途和特点，掌握邀请书、请柬的写法，能够写出 合格的邀请书、请柬。 教学重点：
1.邀请书、请柬的结构内容和写法 2.邀请书、请柬写作的注意事项 3.例文析评 教学难点：
1.邀请书、请柬的结构内容的齐备性 2.邀请书、请柬文辞的典雅性 3.例文析评 教学时数：
××电视机厂厂长（签字） ２００４年６月４日
修改稿
请柬 ×××先生（小姐）：
在您及各方的长期关心和鼎力支持下，敝厂生产的×× 牌电视机在今年的全国电视产品质量评比中荣获金奖。
谨定于２００５年６月１０日12时假座凤凰钣店孔雀厅 举行庆功宴会，恭请光临！
××电视机厂厂长（签字） 二00五年六月四日
第三节 贺 信（电）
例文（增） 感谢信
××部队全体指战员： 我县上月遇到了特大洪涝灾害，许多地区被淹，人民生命、国家财产受到了严
重的威胁。在这危难之际，你部全体干部、战士连夜赶赴我县，投入到紧张的抗洪 抢险之中。十几个日日夜夜，你们发扬“不怕牺牲，排除万难”的献身精神，始终 冒雨战斗在抗洪抢险的第一线，谱写了许多可歌可泣的动人事迹。你们的奋力救援， 有力地保住了我县人民的生命和财产，使我县上万亩良田和几百座房屋免于洪水冲 毁，使我县最后战胜了洪涝灾害，赢得了抗洪斗争的胜利。你们这种急他人所急、 助人为乐、无私奉献的精神值得赞扬和学习。为此，特向你们表示衷心的感谢!
仔细阅读和认真分析例文，注意结合例文之下的 【提示】 分析例文的结构内容和写法； 借鉴作者的写作运思。
七、复习与训练 提示： 指导学生完成习题，进一步掌握邀请书、请柬 的写法，加深对注意事项的理解。 指导学生完成习题“四、病文修改”的思路：
步步高公司 二OO五年五月六日
第二节 邀请书 请柬
教学目的： 通过精讲理论知识和实训，明确邀请书、请柬的涵
义、用途和特点，掌握邀请书、请柬的写法，能够写出 合格的邀请书、请柬。 教学重点：
1.邀请书、请柬的结构内容和写法 2.邀请书、请柬写作的注意事项 3.例文析评 教学难点：
1.邀请书、请柬的结构内容的齐备性 2.邀请书、请柬文辞的典雅性 3.例文析评 教学时数：
××电视机厂厂长（签字） ２００４年６月４日
修改稿
请柬 ×××先生（小姐）：
在您及各方的长期关心和鼎力支持下，敝厂生产的×× 牌电视机在今年的全国电视产品质量评比中荣获金奖。
谨定于２００５年６月１０日12时假座凤凰钣店孔雀厅 举行庆功宴会，恭请光临！
××电视机厂厂长（签字） 二00五年六月四日
第三节 贺 信（电）
例文（增） 感谢信
××部队全体指战员： 我县上月遇到了特大洪涝灾害，许多地区被淹，人民生命、国家财产受到了严
重的威胁。在这危难之际，你部全体干部、战士连夜赶赴我县，投入到紧张的抗洪 抢险之中。十几个日日夜夜，你们发扬“不怕牺牲，排除万难”的献身精神，始终 冒雨战斗在抗洪抢险的第一线，谱写了许多可歌可泣的动人事迹。你们的奋力救援， 有力地保住了我县人民的生命和财产，使我县上万亩良田和几百座房屋免于洪水冲 毁，使我县最后战胜了洪涝灾害，赢得了抗洪斗争的胜利。你们这种急他人所急、 助人为乐、无私奉献的精神值得赞扬和学习。为此，特向你们表示衷心的感谢!
仔细阅读和认真分析例文，注意结合例文之下的 【提示】 分析例文的结构内容和写法； 借鉴作者的写作运思。
七、复习与训练 提示： 指导学生完成习题，进一步掌握邀请书、请柬 的写法，加深对注意事项的理解。 指导学生完成习题“四、病文修改”的思路：
礼仪文书ppt课件
用的一种简便邀请信。 • 二、请柬的写作格式 • 1、在封面上写“请柬”（请帖）二字。 • 2、抬头写被邀请者名称。 • 3、交待活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等； • 4、交待举行活动的时间和地点，如果是请看戏或其它表演
还应将入场券附上。 • 5、结尾。如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”
7
范文借鉴1：
聘书
• 兹聘请××先生为××老年书法学会顾问•×× Nhomakorabea年书法学会
•
XX××年×月×日
范文借鉴2：
聘书
• 陈××先生：
• 兹聘请您任洪州卫生制品厂办公室主任，任期三年，月 薪5000元。
• 此聘
•
××卫生制品厂
•
XX××年×月×日
8
• 练习 • 2005年×月×日，××制衣二厂决定聘用××制衣
13
• 中美两国的社会制度根本不同，在中美两国政府 • 之间存在巨大分歧。但是，这种分歧不应当妨碍中美两国
在相互尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、 平等互利和和平共处五项原则的基础上建立正常的国家关 系，更不应该导致战争。中国政府早在1955年就公开声明， 中国人民不想同美国打仗，中国政府愿意坐下来同美国政 府谈判，这是我们一贯奉行的方针。我们注意到尼克松总 统在来华前的讲话中也说到：“我们必须做的事情是寻找 某种办法使我们可以有分歧而又不成为战争中的敌人。” 我们希望，通过双方坦率地交换意见，弄清彼此之间的分 歧，努力寻找共同点，使我们两国的关系能够有一个新的 开始。 • 最后我建议为尼克松总统和夫人的健康，为其他美国客 人们的健康，为在座的所有朋友和同志们的健康，为中美 两国之间的友谊，干杯！
望权威的人完成某项任务或担任某种职务时的文书。
还应将入场券附上。 • 5、结尾。如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”
7
范文借鉴1：
聘书
• 兹聘请××先生为××老年书法学会顾问•×× Nhomakorabea年书法学会
•
XX××年×月×日
范文借鉴2：
聘书
• 陈××先生：
• 兹聘请您任洪州卫生制品厂办公室主任，任期三年，月 薪5000元。
• 此聘
•
××卫生制品厂
•
XX××年×月×日
8
• 练习 • 2005年×月×日，××制衣二厂决定聘用××制衣
13
• 中美两国的社会制度根本不同，在中美两国政府 • 之间存在巨大分歧。但是，这种分歧不应当妨碍中美两国
在相互尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、 平等互利和和平共处五项原则的基础上建立正常的国家关 系，更不应该导致战争。中国政府早在1955年就公开声明， 中国人民不想同美国打仗，中国政府愿意坐下来同美国政 府谈判，这是我们一贯奉行的方针。我们注意到尼克松总 统在来华前的讲话中也说到：“我们必须做的事情是寻找 某种办法使我们可以有分歧而又不成为战争中的敌人。” 我们希望，通过双方坦率地交换意见，弄清彼此之间的分 歧，努力寻找共同点，使我们两国的关系能够有一个新的 开始。 • 最后我建议为尼克松总统和夫人的健康，为其他美国客 人们的健康，为在座的所有朋友和同志们的健康，为中美 两国之间的友谊，干杯！
望权威的人完成某项任务或担任某种职务时的文书。
公关礼仪文书介绍PPT课件( 43页)
与慰问信相似的还有贺信，是向取得重 大成绩、作出卓越贡献的有关单位或个 人表示祝贺的礼仪文书，也有用贺信表 慰问的。
基本写法参看下面模具：
19.06.2019
24
慰问信模具
提纲
模
具
标题：“文种” 称谓： 正文：一、写 信背景、原因 ； 二、概述受文 者的思想、事 迹及品德；表 示慰问及学习 决心。 三、希望、祝 愿 署名： 日期：
报价函件、答复询价、谢绝报价、推销信、订购信、
订购确认单、付款、装箱通知、索赔信、交涉函件、
信用调查信等。
其特点是：第一：内容单一 第二：商函有标题，文件编号。使人一
目了然，便于查询、存案，
第三：商函是彼此协商的往复函件。通 信人彼此间地位平等，互惠互利，不讲客套，按章 程和约和有关律例办事。
第四：商务书信国际交往多，所以采用
19.06.2019
16
欢送词模具
提纲
模
具
标题：“文种” 称谓： 正文： 1．惜别 2．展望或真 诚希望，或转 达敬意和问候 结束语：再次 表达对宾客的 欢送和惜别之 情 落款
欢送词（在XX毕业典礼上的讲话）
尊敬的
，女士们，先生们，朋友们：
的来访虽然短暂，然而是极其成功的。
……在向
告别之际，我们真诚地希望
28
请求建立商业关系
20 May 2000 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK
——先生: 我们从蒂科公司得知
贵司商号与地址，特此来 函，希望能同贵司发展商
Dear Sirs:
务关系。
We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be
基本写法参看下面模具：
19.06.2019
24
慰问信模具
提纲
模
具
标题：“文种” 称谓： 正文：一、写 信背景、原因 ； 二、概述受文 者的思想、事 迹及品德；表 示慰问及学习 决心。 三、希望、祝 愿 署名： 日期：
报价函件、答复询价、谢绝报价、推销信、订购信、
订购确认单、付款、装箱通知、索赔信、交涉函件、
信用调查信等。
其特点是：第一：内容单一 第二：商函有标题，文件编号。使人一
目了然，便于查询、存案，
第三：商函是彼此协商的往复函件。通 信人彼此间地位平等，互惠互利，不讲客套，按章 程和约和有关律例办事。
第四：商务书信国际交往多，所以采用
19.06.2019
16
欢送词模具
提纲
模
具
标题：“文种” 称谓： 正文： 1．惜别 2．展望或真 诚希望，或转 达敬意和问候 结束语：再次 表达对宾客的 欢送和惜别之 情 落款
欢送词（在XX毕业典礼上的讲话）
尊敬的
，女士们，先生们，朋友们：
的来访虽然短暂，然而是极其成功的。
……在向
告别之际，我们真诚地希望
28
请求建立商业关系
20 May 2000 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK
——先生: 我们从蒂科公司得知
贵司商号与地址，特此来 函，希望能同贵司发展商
Dear Sirs:
务关系。
We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be