董事长工作人员工作细则(DOC)

董事长工作人员工作细则

一、办公室环境卫生维护

1. 董办内勤早上到公司后，必须在九点钟上班前把董事长办公室打扫干净。

2. 要求：办公桌及桌子下面、椅子、书柜、冰箱、沙发、茶几和黄花梨饰品及办公用品等要逐一擦拭，要做到一尘不染；办公桌后面的小抹布要保持干净湿润。

3. 把办公室内空调打开：平时保持25度，中午热时调到24度，晚上冷时调到26 度，开中/低档风（或根据天气变化，以实际需求为准），原则上不开高档风。

4. 根据天气情况，把窗纱和窗帘调到合适位置，保证室内光线充足而不刺眼。

5. 检查空气清洁器，及时加水，永远保持在高水位线，并调到合适档位。

6. 检查董事长办公室和卧室内的加湿器的水量，保持在适当水位。

7. 检查电热水壶里的水量，并适当添加饮用水（矿泉水/ 纯净水）。

8. 要定期给黄花梨饰品台面上的小玻璃杯加水。

9. 把电脑打开调到监控界面；用户名：jianhe ，密码：121330；顺序，由上至下，由左至右分别为：开放办公区1，开放办公区2，开放办公区3；高管通道，大厅，秘书区；北步行梯，电梯厅，南步行梯。

10. 检查办公桌的电子钟，必须保证准确。

11. 检查笔筒的笔是否整齐，是否都有墨水；打印机是否有墨、纸等；办公室的日常用品要不定期检查，没有及时补充。

12. 给水杯倒好热水，水量为杯子的2/3 ，放在电话旁（如为空杯则放在后边的茶几上）。

13. 卧室内：电视柜、床头柜、茶几，藤椅和木地板地面要擦拭干净。

14. 洗手间：每天清扫，卫生间的玻璃镜子、台面（洗手池和柜子）、马桶都应进行清洁；洗手间的毛巾3 天洗一次；香皂、洗厕灵、卷纸、垃圾袋和浇水壶在洗手台下面柜子里，要定期检查及时更换，物品摆放要整齐有序。

15. 卧室木地板和卫生间地面要单独拿抹布擦拭，并将拖鞋上的灰尘和地毯绒毛等清理干净。

16. 办公室地毯要和保洁协调好，及时吸尘和清理。

17. 文件处理：将当天要提交的文件放在办公桌左上角指定位置，已经批阅的文件进行登记并及时归档和反馈给

呈报人。

18. 办公室卫生要在上午9 点前完成，最后全面检查一遍，没有问题，锁好办公室，出来工作。

二、早上接董事长

1. 董事长每天会根据日程安排告知随行秘书，第二天来家迎接的时间；原则上每天上午8:15

到董事长家住小区等候。

2. 董事长随行秘书应及时通知司机，提前10-15 分钟到达董事长家里（一楼大厅/B2 车库），

同时随行秘书要给董事长邯郸号码的手机发送短信，短信内容为：董事长，我们已到您家，在地下车库（或一楼）等您。

3. 如果到了规定的时间，董事长还没有下来，则应在10-15 分钟后打电话提醒；如是手机关机

则应每隔15 分钟打一次电话提醒，询问日程安排是否改变，根据董事长指示安排工作。

4. 此时秘书应在电梯口等候董事长，同时通知司机将车停在指定位置等候。

5. 接上领导后，随行秘书要根据情况，适时请示董事长是否在单位用早餐，得到指示后，应及时以短信形式向董事会办公室通报；如跟董事长同车的还有其他客人，要询问同车人是否一起在单位用早餐，待董事长乘车快到单位时，应再次以短信形式通报，以便餐厅开始准备，确保董事长进入餐厅后及时吃到冷热可口的饭菜。

6. 在通报时，随行秘书以短信形式分别向：董办主任或副主任通报行程和用餐需求等信息。

7. 在适当时间向董事长汇报交办工作的完成情况，同时进一步核实日程安排；对于董事长交待的工作要及时记录，到公司后要第一时间进行办理。

三、董事长到公司

1. 董事长到公司后，董办内勤应从行政秘书手中接过公文包，拿门禁卡给董事长开门。

2. 到办公室后内勤要把董事长的公文包轻轻放在（不可推入）办公桌左侧板台底下的小方格柜子里面，董事长脱外套要给挂好。

3. 内勤要向董事长汇报，都有什么人有事要找董事长，问什么时间方便，董事长定完时间要马上通知约见人员。

4. 董事长到办公室10-20 分钟后，董事长工作秘书和行政秘书要看情况一起进董事长办公室，提醒当日行程、

汇报工作或接受工作安排。

四、来客接待

（一）公司内部人员来访：

1. 董事长直接管辖的集团高管和直接管理的工作人员，在董事长办公室没有客人的情况下，不需要预约，董办内勤可直接安排进入与董事长见面。

2. 董事会办公室主任、副主任、秘书在董事长办公室没有客人和上级领导谈话的情况下，根据工作需要可随时与董事长汇报工作。

3. 集团其他人员如有事情需要当面向董事长汇报，则由董办内勤或董事长工作秘书通过预约联系后，根据董事长时间安排，进行约见。

4. 董事长接见集团人员时，如为临时性谈话，则不用倒水；如超过一小时或在为董事长倒水时，则应视情况为接见人员倒水。

（二）公司外部人员来访：

对于集团外部客人来访，一般情况下，董事长会提前交待并根据来客重要性或董事长特别安排，及时倒茶做好接待和宴请安排工作。

五、办公期间

1. 如果有人打电话找董事长，一定要先给董事长打电话确认（或董办内勤进去询问）现在是否有时间，董事长说完时间再告知约见人员。

2. 董事长打电话交办事情时，一定要拿笔记下来，认真的听，如果听不清楚要问董事长对不起，您刚才说的什么没有听得太清楚，对于交待的工作一定要核实清楚。

3. 交待的事情要立刻去办，办理的结果要及时反馈给董事长。

4. 办理结果在不影响董事长正常办公的情况下以（短信/ 电话/ 当面）形式向董事长汇报。

六、董事长用餐

（一）外部用餐

1. 董事长接待客人或因工作需要在外部用餐时，行政秘书则要根据指示提前联系餐厅进行预订，同时核实和确认相关信息；确定后要及时将预订结果以短信形式汇报董事长，短信内容包括：餐厅名称、房间号、地址和乘车路线等；根据时间提前进行提醒；确保在预定时间到达就餐地点。

2. 董事长在就餐期间，行政秘书和司机应在外面等候，并根据董事长指示做好结账工作。

（二）单位用餐

1. 董事长在单位餐厅用餐时，行政秘书要及时将董事长用餐信息，通报董办主任和副主任，做好董事长饮食的联系和协调工作。

2. 集团行政管理中心（制定食谱）和厨房（制作食物）则应按要求充分准备，保证距用餐时间提前10 分钟制作完毕，由内勤请董事长到餐厅用餐。

3. 内勤提醒董事长用餐时：如董事长办公室没有客人，可直接敲门进入提醒；如董事长办公室有客人，可以短信形式提醒；若是没有得到指示或董事长事先安排的情况下，可以打内线电话进行提醒。

（三）服务工作

1. 董事长在用餐期间，内勤要到办公室简单的收拾一下卫生，中午阳光充足，光线强，要把靠近办公桌的纱帘拉起来，一定要保持整齐，如果窗台有灰要及时处理。

2. 董事长出去办公室大概10 分钟后，内勤就要准备沏茶，茶叶放置在热水壶的右侧，取适量大麦茶或董事长指定的茶叶放到飘逸杯里面，第一遍是洗茶，第二遍倒上热水多泡一会，然后放到保温杯里面，最后放在电话旁靠右侧位置。

3. 内勤到休息室，把房间窗帘拉上，卫生间门关好，打开空调（冬季保持25-26 度，夏季保持24-25 度，开低/ 中档风），然后锁好办公室出来工作。

七、午休时间：

1. 午休时间：董事长每天下午13:00-15:00 要午休；在此期间，除重要和紧急的事情外，不安排任何工作。

2. 董事长午休期间：如有人找董事长要告知对方董事长现在不方便接见。

3. 内勤向董事长汇报，那个部门的人员有事情要找董事长，问董事长什么时间方便，董事长指示后要通知约见人员。

4. 下午（15:00/ 董事长睡醒）后，内勤可轻轻敲门进入办公室给董事长收拾房间，但不要打扰工作。