1 文件和法律法规及其他要求的控制程序

1 文件和法律法规及其他要求的控制程序
1. 目的
对公司管理体系所要求的文件进行控制，确保各使用场所都能获得有效文件版本，并确保法律法规和相关文件获得的渠道畅通、有效。

2. 适用范围
本程序适用于公司与管理体系要求有关的文件、法律法规和其他相关要求文件的控制，包括与产品、环境、职业健康、安全有关的外来文件。

3. 职责
3.1 行政部为本程序的主管部门，负责外来行政文件和行政性法律法规有效性的控制。

3.2各部门（分公司）负责与本部门（分公司）职责相关的外来文件的转发及有
效性控制，以及部门（分公司）文件的编制、发布、修改、作废、回收等工作。

3.3文件发布由各相关部门负责编制，部门分管领导批准。

3.4 文件发布部门负责组织与文件内容相关的部门对文件进行定期评审。

4. 程序
4.1有效文件是指有修改包括可能作废要求的、发至多现场的，必须执行的文件。

4.2 文件的分类为如下两类：
4.2.1 内部文件：企业管理制度、项目管理规划（施工组织设计）、作业指导书、
环境管理方案、职业健康安全管理、应急响应预案及各类专项方案等。

4.2.2 外来文件：法律法规、行业规章制度、产品技术标准、施工规范、图纸等。

4.3 文件的编号
4.3.1公司发布的文件编号统一为“苏一建字 第 号”，“ ”为发布年
份，“ ”为文件编号。

4.3.2 部门发布的文件编号统一为“苏一建 字 第 号”，“ ”为部门中
文缩写，“ ”为发布年份，“ ”为文件编号。

4.3.3 分公司发布的文件编号规定为“苏一建 分公司 第 号”，“ ”为分
公司中文，“ ”为发布年份，“ ”为文件编号。

4.3.4记录编号
单位工程质量记录的编号按建设行政主管部门规定的“建筑工程施工质量验收资料”中表式的已有编号；管理体系运行记录的编号为SYJ/RT——，SYJ
为公司名称的拼音缩写，RT为记录表英文的缩写，前一个为对应程序序
号，后一个为记录的序号。

4.3.5 公司及分公司有效文件分发号编制规定：
公司有效文件除施工图纸等必须编制分发号外，其它有效文件是否编制分发号，由文件发布部门自行确定。

4.3.6部门转发文件原则上使用原文件名及编号,若非全文执行的应由文件识别
或分发部门进行标注。

4.4 文件的编制、批准、发放
4.4.1 文件的编制由发布部门负责，经分管领导批准后，由发布部门通过信息平
台逐级审批发放，并统一到行政部门书面备案。

4.4.2文件的发放分两种：信息平台发布和文本文件发布。

a. 信息平台发布文件，以平台最新版本为准。

集团公司及各部门在公司
信息平台上发布文件，分公司办公室下载文件，并通过内部微信、QQ、手机短信等方式通知、提醒相关人员查看；根据文件的重要程度、发布范围及控制状态，决定是否复制、书面发放文件。

b.文本形式发文，以文本文件发放清单为准。

发放部门填写文件收发记录，
确保收发记录的有效性，使各使用场所都得到适用文件的有效版本。

4.5 文件的保管及识别
4.5.1各部门均应建立有效文件一览表，将收到或发布的有效文件及时登入一览
表，并标明现行修订状态。

清单可按文件的不同类别分别建立，以便于
检索。

4.5.2行政部每半年将有效文件进行汇总，并在信息平台公布。

4.6 文件的评审和更改、作废控制
4.6.1文件由原发布部门进行评审或更改，填写文件更改申请/通知单，经原审
批部门或分管领导审批后处理。

如果指定其他部门审批时，该部门应获
得审批所需依据的有关背景资料。

4.6.2所有被更改的原文件如宣布作废，必须在新文件发布的文本中注明原文件废止，以确保有效文件的唯一性。

(信息平台发布的电子稿除外)
4.7 外来文件的获取、识别和控制
4.7.1各职能部门通过各级政府、行业协会下发的文件、官方网站、刊物等途径，
及时获取与质量、环境、职业健康安全体系策划和运行所必要的外来文
件，经文件归口部门分管领导识别其适用性，并由文件归口部门控制分
发以确保其有效。

4.7.2外来的技术性文件(如国际标准、国家标准、部颁标准、操作规程等)由技
术部负责进行核查，识别所使用的外来文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

4.8 法律法规及其他要求的控制
4.8.1法律法规文件的获取和识别
各职能部门通过各级政府、行业协会下发的文件、官方网站、刊物途径，及时获取相应的法律法规文件。

a. 生产部定期对环境、职业健康安全法律法规和其他要求适用性进行识别，根
据识别结果确定本组织活动、产品和服务中环境因素、职业健康安全
的法律法规和其他要求，并填写《法律法规及其他要求识别表》报行
政部。

b.各部门负责对与本部门职能有关的法律法规和其他要求进行识别、确定，并填
写《法律法规及其他要求识别表》报行政部。

4.8.2行政部根据各部门提交的《法律法规及其他要求识别表》（电子版）进行
汇总，建立《适用法律法规及其他要求一览表》，并通过信息平台发布。

4.8.3法律法规和其他要求的更新
a.针对新颁布或修改、废止的法律法规及其他要求，各部门及时进行识别、
确定，上报行政部。

b. 行政部每半年修改一次《适用法律法规及其他要求一览表》，并通过信
息平台发布。

4.9 文件的归档
每年年初，各部门将上年度的相关文件，按《档案管理工作制度》中有关
文件归档的规定，填写《文件归档登记表》，移交给公司档案室。

5. 过程的监视和测量
集团公司行政部每半年对公司各职能部门及下属分公司（项目管理部）文件、法律法规及其他要求的发放、收集、登记、标识等情况进行抽查或全面检查，主要监测文件收发的规范性和文件控制的有效性。

6. 相关文件
《档案管理工作制度》
7. 记录
《有效文件一览表》 SYJ/RT-01-1
《适用法律法规及其他要求一览表》 SYJ/RT-01-2
《文件审批表》 SYJ/RT-01-3
《文件发放清单》 SYJ/RT-01-4
《文件更改申请/通知单》SYJ/RT-01-5
《文件销毁/留用申请单》 SYJ/RT-01-6
《文件归档登记表》 SYJ/RT-01-7
《法律法规及其他要求识别表》 SYJ/RT-01-8
附：工作流程图。