法务工作标准流程管理

大唐地产分公司法务工作流程管理

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五、管理规定

第一节总则

第一条通过对分公司的法律事务工作进行梳理,规范公司法务工作的相关程序,规避公司经营中的法律风险,为公司经营与项目开发提供支持。

第二条除非特别指出,本制度中“公司”指“大唐地产分公司”,“集团”指“厦门大唐房地产集团有限公司”, “其她城市公司”指“大唐地产其她城市公司,目前共分为四大区域公司”,“项目公司”指“大唐地产项目公司”。

第二节案件诉讼

第三条起诉申请:由各经办部门在《诉讼申请表》中阐明起诉对象(背景)、事由、目的、希望的结果等事项,与相关证据材料一并报告公司法务人员;公司法务人员认为可以起诉的,上报集团法务部及计划运营部分管领导审批同意后进入实务操作,如认为存在问题, 应书面反馈,并与相关人员协商后确定就是否起诉,待批准后进入实务操作程序。如属重大案件,公司法务在集团法务部同意的情况下可组织相关部门立会研究。

第四条经集团法务部同意且各部门领导在《诉讼申请表》上签字后,由公司法务人员展开诉前准备操作步骤:

(一) 初步收集相关证据材料,经办部门应予积极配合,并提供证据材料及其她文件支持;

(二) 如需要,可出具法律意见书或要求外聘律师出具法律意见书,对案件的利弊、案件未来走向、结果进行判断及预测;

(三) 准备涉诉材料,提起诉讼;

(四) 对起诉阶段的证据准备工作,经办部门要切实重视,认真执行。需根据公司法务人员要求向公司法务人员提交的基本证据材料(如相关合同(协议)及其补充约定、双方往来信函及传真、双方或单方签署的其它文件、被起诉对象情况证明材料、起诉事项的详细经过说明、涉及该事项的其它内部资料、涉及金额的要提供金额具体数字及计算依据与方式等)。如公司法务人员认为需要补充的,各经办部门应根据要求及时补充。在该阶段提交的证据资料一律以复印件形式提供,并随附目录清单,清单上对每份证据要注明该证据发生的时间、就是否有正本、保管部门、保管人等。

第五条诉讼配合:经办部门应立即指定固定的专门负责人或联系人(视具体情况确定),负责配合公司法务人员对案件处理,包括涉及本部门资料的收集、案件简要情况的说明、案件进展的跟进、向公司法务反馈案件进展情况以及其它需要配合的事项, 直至案件处理完毕。

第六条应诉:

(一) 公司负责收发信件的人员在接到法院邮寄送达的信件后,要立即送交公司法务人员,遇公司法务人员外出或不便接收等情况,应立即将相关信件交计划运营部副经理处理;

(二) 公司法务人员在接到法院应诉通知后,应及时与法院相关人员联系,了解情况后,展开应诉前期准备工作并上报集团法务部与计划运营部分管领导审批; (三) 待应诉申请批准后,进入实务操作阶段。

第七条审理阶段:

(一) 本阶段工作主要由公司法务人员负责,各相关部门根据公司法务人员的要求

给予及时、必要的配合。

(二) 公司法务人员应将案件审理过程中关键性问题制作法律意见书呈报集团法务部及公司各相关部门的分管领导。

(三) 涉及调解:

1) 公司法务人员应上报集团法务部及公司各相关部门的分管领导;

2) 涉及调解原则或方案,应经经办部门分管领导、计划运营部分管领导与集团法务部审批后方可操作。

(四) 关于结果:案件审理结案后,公司法务人员要即时将相关情况制作书面文件随附相关裁判呈报集团法务部及公司各相关部门管理层。

(五) 涉及执行:

1) 由公司法务人员操作,各相关部门负责配合及跟踪;

2) 对方拒不执行的由经办部门发起与公司法务人员会签,进入申请强制执行程序。

第八条二审阶段的基本处理程序及原则参照一审相关程序办理,可视具体情况对环节进行简化。

第九条案件的各个环节涉及经济指标的,特别就是起诉与调解阶段,涉及相关数据指标计算的,由财务部门负责计算并将计算结果与相关数据提供给公司法务人员,公司法务人员将以此作为案件审理中的依据与向法庭提交的相关数据证据。遇有意见特别相反的情况时,必须以总经理批准的为最终意见。

第十条在案件举证期届满前,公司各部门负责人可根据情况决定召开协调会针对案件进行综合评议、决定策略(公司法务人员有建议权);举证期届满后,除非特殊情况(指二审对策研究、调解方案、重大突发事件等),一般不需召开此类会议。

第十一条特别重大案件必须在起诉立案前或接到应诉通知后七个工作日内召开专题会议。

第十二条案件执行完毕后,方可视为案件终结,由公司法务人员整理案卷,归档保存。

第三节法律文件审核

第十三条原则上公司对外法律文件在正式发出前,必须经公司法务人员审核,但以下情况除外:

(一) 按照固定程序向政府部门报批报建的文件,视情况一般不需审核;

(二) 业务流程内一般性的通知、知会;

(三) 与公司之间一般性的往来文件通常不需审核;

(四) 社交、礼仪性质的文书;

(五) OA系统法务合同范本文库已有合同范本。

第十四条公司采用的其她规范性格式范本合同、协议以及其它书面文件,必须按照集团固定流程经公司法务人员审核。

第十五条审核程序:按照集团既定流程审核。

第十六条重要文件的文稿可由公司法务人员拟订,经办部门要对相关情况进行详细说明,并根据拟稿人要求提供基础数据与资料。

第十七条遇特别重大或复杂情况,经办部门必须由专人提供详细情况,应避免单纯文件审核的方式。

第十八条如遇公司法务人员意见与经办部门意见不一致的情形,双方可采用小范围会议研究形式确定,必要时上报总经理决策。

第四节顾问律师管理

第十九条公司顾问律师事务所的选择:由公司法务人员及集团法务部负责考察,考察结束后出具专业意见及提供顾问律师事务所信息,并由公司各部门与集团法务部决策后签订法律顾问服务合同,顾问服务合同审批流程由公司法务人员发起。

第二十条公司常年合作事务所确定后,应由双方确定1～2 名固定律师负责公司的业务。

第二十一条公司聘请的顾问律师应按照公司的要求提供准确及时的法律服务。第二十二条公司法务人员负责对公司顾问律师的管理、工作衔接及业绩考核。第二十三条公司各部门可通过以下途径获得顾问律师的法律协助。

(一) 电话、邮件咨询;

(二) 通过公司法务人员约请律师面谈;

(三) 特别重大事件经公司批准后应作为专项业务处理,经办部门要指定专人与公司法务人员与律师配合,共同处理。

第二十四条对于重大疑难问题或公司专项处理的问题,视情况由顾问律师出具书面专业意见,对于一般性问题,仅由公司法务人员出具内部法律意见书。

第五节法律咨询及法律意见出具

第二十五条公司法务人员有义务解答公司各部门及公司管理层的涉及公司业务与管理的法律咨询。如需公司法务人员出具书面法律意见,经办部门需提交争议事件材料及书面咨询意见。

第二十六条对一般性问题的咨询,可以立即答复的应即时给予答复;无法即时答复的,应记录在案,原则不迟于第二个工作日给予答复。

第二十七条对于经办部门提交书面咨询意见的咨询及重要咨询,公司法务人员