巧用excel管理身份证号码

巧用excel管理身份证号码
员工的身份证号码信息是HR部门最重要的信息之一，在很多HR管理的表中都可以看到它（见图表1）。

由于身份号码中可以提取出很多HR所需的有用的信息，所以利用Excel对身份证号码的管理和运算是HR管理者必备的技能。

身份证号码的管理
我们先来说说身份证号码的管理。

身份证号码信息是一组长编码，因此在管理这类信息时要注意以下两个方面的设置：
设置文本格式
在输入身份证号码前，要先将单元格设置成“文本”格式，然后才能输入信息（顺序不能颠倒），否则会造成输入的身份号码为默认的“常规”数值类型。

这样一来，一个18位的身份号码会变成“科学计数法”显示，并且由于Excel 自身的15位数据精度的问题，会使身份证号码的后3位自动转换成“0”。

设置数据有效性
为了防止在输入身份证号码的过程中出现多输入或少输入的错误，还应在设置了“文本”格式后再为这些单元格设置“数据有效性”的条件。

当前，由于身份号码普遍都已经升级为二代身份证号码，也就是18位编号。

所以若没有例外情况，只需按如下操作即可完成。

第一步：选中所有待输入身份证号码的单元格，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。

第二步：将“有效性条件”中的“任何值”更改成“文本长度”条件，再将“数据”中的“介于”更改成“等于”，然后在下面的“长度”框中输入“18”，单击“确定”按钮
倘若在员工统计表中存在一代身份证号码（15位）和二代身份号码（18位）混杂的情况，那么就只能使用数据有效性中的“自定义”条件才能进行严格的限制了，操作如下：
第一步：选中所有待输入身份证号码的单元格，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。

第二步：将“有效性条件”中的“任何值”更改成“自定义”条件，再在下方的“公式”栏中输入函数“=OR（LEN（A1）=15，LEN（A1）=18）”，打
开“出错警告”—“样式”—“信息”自行填写出错提示信息！然后单击“确定”按钮。

通过前面的设置，我们已经做好了输入前的准备，这样一来，单元格既是文本格式，又有了非常严谨的有效性的限制，下面就可以放心地输入每位员工的身份证号码了。

身份号码的运算
由于身份证号码有着很强的规律信息特征，所以对于HR来说应该很好地利用它的这个特点。

当身份证号码一旦输入完成，便可自动计算出员工的“出生日期”、“年龄”和“性别”等信息。

首先，让我们了解一下身份证号码的规律。

对于一个18位的身份证号码，前面6位是这个人的户籍所在地，前3位是省，后3位是城市（对于直辖市来说，前3位是市，后3位是区），从第7位到14位是这个人的出生日期，第15位到17位是顺序号，其中第17位是性别码，奇数为男，偶数为女，最后一位是校验码，由数字0-9和罗马数字的Ⅹ（10）11个数字组成。

这样一个带有规律的信息编码，只要身份证号码填写无误，那么利用Excel 的“文本提取”函数就可计算“出生日期”，利用日期计算的公式就可以计算出“年龄”，再利用奇偶数的判断就可自动计算出“性别”信息。

自动计算出生日期
由于出生日期是身份证号码中的第7位至第14位，所以我们使用“文本提取”函数和“文本合并”的公式就可自动将出生日期计算出来，操作如下：
第一步：选中第1个人员的出生日期单元格。

第二步：然后在单元格中输入“=MID（A1，7，4）&"-"&MID（A1，11，2）&"-"&MID（A1，13，2）”，单击“Enter”键即可得到第1个人的出生日期信息。

第三步：向下填充公式至最后一个人。

自动计算年龄
出生的日期有了，就可以使用“TODAY”函数配合自动计算每个员工的实际年龄了，操作如下：
第一步：选中第1个人员的年龄单元格。

第二步：然后在单元格中输入“=INT（（TODAY（）-D1）/365）”，单击“Enter”键即可得到第1个人的年龄信息。

第三步：向下填充公式至最后一个人。

自动计算性别
性别码是身份证号码中的第17位，奇数位男，偶数为女，所以只要把第17位提取出来进行奇偶判断，就可自动得到性别信息了，操作如下：
第一步：选中第1个人员的性别单元格。

第二步：然后在单元格中输入“=IF（MOD（MID（$A$1:$A$200，17，1），2）=0，"女"，"男"）”，单击“Enter”键即可得到第1个人的性别信息。

第三步：向下填充公式至最后一个人。