费用报销管理制度

公司费用报销管理制度

签发人：

一、目的

为完善财务管理，明确费用借支、报销手续，合理控制费用开支，提高资金安全性和使用效率。

二、适用范围

公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。

三、借款制度

（一）因公借款（支票），必须填制借款单，写明借款事由；

（二）借款额度的审批根据实际需要额度合理批示；

（三）部门经理(按照审批权限)审核后，财务审核签字，出纳方可支款；

（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款；

（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度；

（六）员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除；

（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款；

（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。四、报销制度

（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；

（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类粘贴好后，由部门经理签审（部门设有总监的，要由部门总监签批），在规定时间交由各公司财务办理审核，经财务审批后，财务制作报销凭证，出纳核对支款；

（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足；

（四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。

五、报销票据注意事项

（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；

（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改；

（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；

（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；

（五）所有的费用必须有正规发票，不得以白条、收据代替；费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“小型单据粘贴单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。

六、报销时间：

（一）每周三上午12点前，报销人将粘贴整理好的票据交财务会计处；

（二）财务部在周五通知报销人报销。

七、费用项目列支或报销规定

（一）工资

1、人事考勤负责的人每月1日编制上月考勤表，提交各部门核对签字后提交财务

抽薪计算员

2、财务部根据考勤和工资标准编制工资明细表，报副总经理审核，最终由总经理

审批后，财务部统一发放并作帐务处理；

（二）福利费

指公司为员工提供的工作餐、医药费、员工活动费用及节假日的福利性支出等。

（三）劳动保险费

1、各项劳动保险费的申报计算由财务薪酬计算人员负责；

2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应

由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴；

（四）办公费

办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费

1、办公用品费：指行政部门每月按预算标准购买的日常办公用品及为新员工购买

的小件办公品，以及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等；

消耗用品费：指行政部门购咖啡、茶叶、纸杯、纯净水、矿泉水、纸巾以及洗手间用的洗手液、消毒液、手纸等；

2、办公用品及行政消耗用品应由行政部统一购买，按每月各部门所报办公用品使

用计划及人均额度每月采购一次。并建立购入领用台账；

3、报销办公费时，须附购买明细表、入库单及发票；

4、上述费用由行政部管理控制，并建立各部门使用明细台账。

（五）物料消耗

指购买硬盘、光盘、软盘、维修配件以及插座等零件的费用，报销时请附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。

（六）电话费

报销时应提供管理部门或运营部门电话费明细表，并注明此费用发生的具体期间。

（七）邮寄费

指公司管理部门信函、包裹、发票、宣传册等的邮寄费，在清单上列出具体归属于哪些部门的邮寄费。

（八）物管水电费

是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间。

（九）网络费

是指公司租用线路，使用互连网的费用。报销时，注明使用期限。

（十）交通费及餐费

1、市区内因公外出的交通费

（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；

（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；

2、如下业务项目可报销出租车票

（1）因与董事长或公司其他高层领导临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；

（2）因无法提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的；

（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；

（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；

（5）符合规定的加班车费；

2、加班交通费按照以下规定报销

加班交通费一般不报销，如晚上加班超过21：00点且又路程较远的可以报销出租车费用；

3、员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费金额报销，不得虚报；

（十一）税金

指公司书立、领受、使用税法所列举凭证时缴纳的印花税；公司按年向税务局缴纳的车船使用税。

（十二）业务招待费

包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品报销应注明项目。

具体报销办法根据管理权限另行下发。

（十三）会务费

会务费是指公司因经营管理、宣传、庆典、研讨等发生的会议费用，会务费依照会议计划或预算在会后按会议项目集中报销。

报销会议费用时，应提供会议通知、会议日程、会议内容、参会人员等各相关事项说明。

（十四）广告费

1、广告费是指与电视台、电台、报社等媒体因宣传、启事、通知等事项发生的费

用；

2、财务依据批示后的广告付款申请单安排资金支付。经办人提供广告发布方即收

款人的全称、账号、开户行、电话、地址等信息，连同广告合同交财务办理支款手续；

3、款项支出后，由经办人索要广告费发票交财务报账；

4、不得故意、恶意拖欠广告费；不得无批示或未经授权擅自发布广告；

5、由媒介部提供每月广告排期及每月实际播出情况，当月所付广告费金额应为已