文件级别的数据管理
spss第一讲
▪ 均按默认值处理，一般不需要更改
25
数据录入技巧
▪ 连续多个相同值的输入 ▪ 快速查找异常值、极端值
▪ 充分利用排序功能
▪ 和EXCEL、 WORD快速交换数据
▪ 只有数值变量的情况 ▪ 含有文本变量的情况（新老版本有所区别）
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数据录入技巧
▪ 充分利用变量值标签
▪ 大大加快录入速度
▪ 转换（Transform）菜单主要集中了一些对变量 数值进行变换的过程，如对原始数据进行四则 运算、对数据重新编码、求出变量的秩次等
▪ 这些功能往往在统计分析的预处理中起着非常 重要的作用
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变量赋值：
在原有数据基础上，对某些记录进行四则运算，并将结果存入一个 指定变量的操作。
▪ 实例
▪ CCSS项目中的受访者年龄在18-64岁，他们在分析中 会被分为18-34、35-54、55-64三组。为便于使用， 年龄变量S3重新赋值后将会被存储为新变量TS3，其 取值1、2、3分别代表上述三种情况。
Direct Market
表 1.1 SPSS 模块与功能对应表
功能 提供最常用的数据管理和统计分析功能。 一般线性模型、混合线性模型、对数线性模型、生存分析等。 Logistic回归，非线性回归、Probit回归等。 对应分析、感知图、PROXSCAL等。 缺失数据的报告与填补等。 正交设计、联合分析等，适用于市场研究。 Arima模型、指数平滑、自回归等。 交互式创建各种表格（如堆积表、嵌套表、分层表等）。 多阶段复杂抽样技术等。 提供计算统计学中的Bootstrap方法用于参数估计。 提供树结构模型分析方法。 提供BP神经网络和RBF神经网络方法。 提供数据核查、自动清理等一系列数据准备工具。 实际上属于SPSS和Deployment Family产品的接口，可以在企业应用 程序、工具和解决方案环境中管理对象的生命周期。 提供了一组用于改善直销活动效果的工具，以针对特定目标群体最 大限度地提高促销措施的相应率。
文件及文件夹的管理
文件及文件夹的管理文件和文件夹是我们在电脑或移动设备上处理和保存数据的重要工具。
良好的文件和文件夹管理能够提高工作效率，帮助我们更轻松地找到所需的文件，并且还能够防止数据丢失和混乱。
在本文中，我们将介绍一些文件和文件夹的管理技巧，以帮助您更好地组织和管理您的数据。
1. 命名规范：为了更好地识别和查找文件，我们可以使用一致的命名规范。
命名规范可以根据文件的用途、日期或其他相关信息进行设定。
例如，对于文档类文件，我们可以使用简短而具体的名称，包含关键词，并使用下划线或连字符进行分隔。
对于照片和视频文件，我们可以使用日期和事件名称进行命名。
2. 文件夹层级：合理设置文件夹的层级结构可以有助于更好地组织文件。
我们可以根据项目、工作流程或其他自定义标准来设置文件夹的层级结构。
避免过多的嵌套层级，以免导致查找困难。
另外，可以使用主文件夹或项目文件夹来集中存放相关文件，以便快速访问。
3. 文件分类：在文件夹中创建不同的子文件夹来分类文件也是一个好的管理方法。
例如，可以创建文件夹用于存放不同类型的文档（如合同、报告、演示文稿等），或者根据客户、项目或日期来分类文件。
这样做有助于更快地找到所需的文件，并减少搜索时间。
4. 搭建归档系统：对于一些不常用的文件，我们可以将其归档到专门的文件夹中。
这些文件可以是旧项目的备份、历史数据或其他不经常访问的文件。
将归档文件放置在较低优先级的位置，这样能够保持文件夹的整洁和高效访问速度。
5. 定期整理：随着时间的推移，文件夹中可能会积累大量的无用文件。
我们应该定期清理文件夹，并删除不再需要的文件。
这样可以释放存储空间，并保持文件夹的整洁和操作效率。
6. 使用索引工具：在处理大量文件时，使用索引工具可以帮助提高查找效率。
索引工具可以根据文件的名称、标签、关键字等信息进行高速搜索。
常见的索引工具包括操作系统自带的搜索功能，以及一些第三方文件管理软件。
7. 数据备份：文件和文件夹的管理也需要考虑数据的备份。
质量管理体系的文件控制和数据管理
质量管理体系的文件控制和数据管理质量管理体系是企业实现质量管理的一种有效手段，通过规范化、系统化的过程来确保产品和服务的质量符合预期标准。
文件控制和数据管理是质量管理体系的重要组成部分，对于企业来说至关重要。
本文将深入探讨质量管理体系的文件控制和数据管理的相关内容，为读者提供重要参考。
一、质量管理体系文件控制1. 文件控制概述质量管理体系的文件控制是指对于与质量相关的文件进行有效管理和控制的过程。
这些文件包括质量手册、程序文件、工艺规程、作业指导书等。
文件控制的目的是确保所使用的文件版本准确无误，并且能够及时调取和使用。
2. 文件编制与修订文件的编制与修订是文件控制的关键环节。
在编制过程中，需要明确文件的目的、适用范围、定义术语、工作步骤等内容。
修订时，应当根据实际情况进行相应内容的修改，并且对已经修订的文件进行标识和记录。
3. 文件审查与批准文件的审查与批准是确保文件质量的重要环节。
在编制完成后，应当对文件进行全面的审查，以确保文件的准确性和有效性。
审查完成后，由相应部门或岗位负责人进行批准，确保文件的权威性和可靠性。
4. 文件发布与控制文件的发布与控制是确保文件正确传达和使用的重要环节。
发布时，应当采取适当的方式将文件传达给相关人员，并且确保所有人能够接收到文件，并且理解文件的内容。
控制时，需要建立相应的档案管理制度，对文件进行存档，并且能够追踪文件的使用情况。
二、质量管理体系数据管理1. 数据收集与记录数据收集与记录是质量管理体系数据管理的基础环节。
通过采集和记录各类质量数据，可以为企业提供决策依据和追溯依据。
数据收集可以通过手工记录、自动采集等方式进行，而数据记录需要确保数据的准确性和完整性。
2. 数据分析与解读数据分析与解读是质量管理体系数据管理的核心环节。
通过对质量数据的统计和分析，可以了解产品和服务的质量状况，及时发现问题，并采取相应的措施进行改进。
数据的解读需要科学的方法和技巧，确保从数据中获取正确的信息。
(完整word版)数据安全管理规定
XXX数据安全管理规定编制： ____________________审核： ____________________批准： ____________________[本文件中浮现的任何文字叙述、文档格式、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特殊注明，版权均属 XXX 所有，受到有关产权及版权法保护。
任何个人、机构未经 XXX 的书面授权许可，不得以任何方式复制或者引用本文件的任何片断。
]1. 分发控制分发对象XXX 内部员工2. 文件版本信息文档权限 只读说明3. 文件版本信息说明文件版本信息记录本文件提交时的当前有效的版本控制信息，当前版本文件有效期将在新版本文档生效时自动结束。
文件版本小于 1.0 时，表 示该版本文件为草案，仅可作为参照资料之目的。
拟稿和修改 版本 说明日期第一章总则第一条为保证 XXX 信息系统核心数据安全，维护数据所有者权利，明确利益相关者的责任与义务，按照分类管理、分级保护、授权使用的原则，根据《XXX 信息系统安全管理规定》及国家信息系统安全等级保护等有关要求，特制订本规定。
第二条本规定所管理的数据均为非涉密的数据， XXX 系统已标识密级的文件或者已声明密级的数据不纳入本规定管理范畴。
第三条本规定合用于全国 XXX 信息系统环境中的数据安全管理工作。
XXX 各单位、部门均应按本规定开展数据安全管理工作。
第二章术语定义第四条本规定所称数据所有者是指，对所管理业务领域内的信息或者信息系统，有权获取、创建、维护和授权的业务主管。
第五条本规定所称利益相关者包括数据创建者、数据所有者、数据管理者、数据使用者及信息安全管理人员。
第六条本规定所管理的数据涵盖以纸质、电子等形式存在的文件和非文件形式的信息及其衍生物。
其中，非文件形式的数据包括数据库及配置文件中的数据、配置信息等。
第三章职责定义第七条数据创建者负责针对其所创建数据的内容和价值提出分类分级建议，提交对应级别数据所有者确认。
文件资料管理制度
文件资料管理制度第一章总则第一条为规范和加强文件资料管理工作，提高文件资料管理质量，根据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条文件资料管理制度适用于本单位所有工作人员，包括对文件资料的管理、利用、处理、借阅、调阅等工作。
第三条文件资料管理应遵循便于查阅、管理、利用和保护的原则，做到科学分类、及时整理、规范管理。
第四条文件资料应当依法保护国家秘密、商业秘密和个人隐私，保护文件资料的完整性、真实性和可靠性。
第五条文件资料管理应当遵循依法保存、合理利用、清理淘汰、归档的原则，合理划分保存期限，定期进行定期清理和淘汰。
第二章文件资料管理第六条文件资料应当采用统一编号、机密标记和密级管理，确保文件资料的安全保密。
第七条文件资料应当按照机密级别、重要程度、工作领域、文件类型等分类管理，采取电子化、集中化管理。
第八条文件资料应当采取规范的归档和存档措施，建立健全文件档案管理制度，确保文件资料的长期保存和利用。
第九条文件档案管理部门应当建立完善的档案检索和借阅制度，方便工作人员查阅和利用文件资料。
第十条文件资料管理部门应当定期对文件资料进行审查和画网，确保文件资料管理的规范性和完整性。
第三章文件资料利用第十一条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
第十二条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
第十三条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
第十四条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
第十五条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
第十六条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
第十七条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。
SPSS数据的预处理
Part 1：第三章 数据预处理
1.变量级别的数据管理 2.文件级别的数据管理(一) 3.文件级别的数据管理(二)
学习要求
学习要求
掌握变量计算、 分组合并等变量 级别的数据管理 方法
掌握记录排序、 数据汇总、数据 合并等文件级别 的数据管理方法
数据预处理的主要内容
数据预处理
❖（nl<=35）and not (zc<3)
❖ 优先级
3.3 变量计算——P51
❖ 函数：可以看做是功能体；我们告诉已知，函数给出结果 ❖ Mean函数：功能 计算平均数 ❖ Mean（语文，数学，英语） ❖ 常见函数
算数函数 统计函数：均值（mean），标准差(Sd)，方差
(Variance) 与分布相关的函数 查找函数 字符函数 日期函数 缺失值函数 其他函数
…
3.3变量计算
❖ 对数据的转换处理 ❖ 针对每个个案，都有自己的结果 ❖ 算述表达式：由常量、变量、算数运算符、圆括
号和函数组成的式子。
工资*0.1 Mean(数学，语文，英语)-60
3.3 变量计算
❖ 条件表达式：由关系运算符、逻辑运算符、变量、 常量、算术表达式等组成；
❖其结果为真（1） 或者 假（0） ❖ 关系运算符： ❖ 逻辑运算符：与（且）&；或|；非~
1.在数据“概率论成绩”中生成新变量“评价”，当 成绩小于60分时为“不合格”， 60～70分之间时为“合格”， 70～80分时为“中等”， 80～90分时为“良好”， 90分以上时为“优秀”。
3.1 排序
变量的排序是指根据变量值的大小按升序或降序进行排 列，在数据 →排序个案/变量中实现
变量排序主对话框
数据分级查阅管理制度
数据分级查阅管理制度一、总则为了加强对数据的管理，保护数据的安全和隐私，提高数据的使用效率，确保数据的准确性和完整性，制定本数据分级查阅管理制度。
二、适用范围本制度适用于全公司所有部门和员工，在涉及数据查阅和使用的过程中必须遵守本制度的规定。
三、数据分级1.数据分级原则根据数据的敏感程度和重要性，公司将数据分为不同的级别，分级原则如下：（1）公开级：公开级数据是指能够对外公开，不涉及公司核心业务和个人隐私的数据，例如公司官方网站上的公开信息。
（2）内部级：内部级数据是指仅限公司内部员工使用，不得对外公开，但具有一定敏感性和重要性，例如公司内部文件资料。
（3）保密级：保密级数据是指对公司核心业务和个人隐私等敏感信息进行严格保护的数据，必须经过严格授权才能查阅和使用。
2.数据分级标准根据不同数据的敏感程度和重要性，公司将数据按照上述原则进行分类标记，并在数据存储和传输过程中加以标识和保护。
四、数据查阅管理1.数据查阅权限（1）公司根据员工岗位和需要，对其进行数据查阅权限的设定，确保员工仅能查阅其所需的数据，不得越权查阅他人数据。
（2）员工在申请数据查阅权限时，必须提供相关证明和理由，经过部门负责人审批同意后方可查阅。
2.数据查阅流程（1）员工在需要查阅数据时，应提出书面申请，并注明查阅的具体数据和目的。
（2）数据管理员接到申请后，核实员工权限和需要，对应提供数据查阅，同时记录查阅行为和时间。
（3）员工查阅完毕后，应及时归还或删除相关数据，保护数据的安全性和隐私性。
五、数据管理责任1.数据管理员职责（1）数据管理员负责对公司数据进行分类和管理，保证数据的安全和完整。
（2）数据管理员应及时更新数据权限和访问记录，确保数据使用符合规定。
2.员工责任（1）员工应严格遵守公司的数据管理规定，不得擅自查阅他人数据或泄露公司数据。
（2）员工应妥善保管个人账号和密码，防止他人冒用或盗取数据。
六、违规处理对违反公司数据管理规定或滥用数据权限的员工，公司将依据公司规章制度进行相应处理，情节严重者将受到纪律处分或法律追究。
公司部门工作流程管理制度的文件与数据管理规范
公司部门工作流程管理制度的文件与数据管理规范一、文件管理规范在公司部门的工作中，文件管理是非常重要的一项任务，能够帮助我们更高效地组织和管理工作流程。
因此，建立一套有效的文件管理规范是必要的。
1. 文件命名规范为了方便查找和辨识文件，所有文件应按照一定的命名规范进行命名。
具体规定如下：- 文件名应简洁明了，能够准确反映文件内容。
- 可以使用日期、部门、项目名称等关键字作为文件名的一部分。
- 避免使用特殊字符和空格，以免导致文件无法正常保存或打开。
2. 文件分类与归档为了整理和归档文件，我们需要建立一个系统的分类方法，确保文件能够被快速找到。
以下是文件分类的几个原则：- 按照文件类型进行分类，例如文档类、表格类、图像类等。
- 设立主文件夹和子文件夹，并根据各个部门和项目进行细分。
- 定期检查和清理不再需要的文件，及时进行归档或删除。
3. 文件版本管理在协同工作中，经常会发生对文件的修改和更新。
为了确保文件版本的一致性，我们需要遵循以下原则：- 每次对文件进行修改时，应保存为新的版本，并更新文件名或添加版本号。
- 每个文件应有对应的修改记录，包括修改人、修改时间等。
二、数据管理规范随着数字化时代的来临，数据管理的重要性也日益凸显。
科学、规范的数据管理可以提高公司部门的工作效率和决策能力。
1. 数据采集和录入在进行数据采集和录入时，有几点需要注意：- 确保数据的准确性和完整性，在录入前仔细核对数据。
- 对于大量数据的录入，可以使用批量导入工具，提高效率和减少错误。
- 对于不同的数据类型，可以使用不同的格式或软件进行录入和保存。
2. 数据备份与恢复为了防止数据丢失和风险，我们应定期进行数据备份，并建立恢复机制。
以下是一些备份和恢复的要求：- 定期备份重要的文件和数据，确保备份的完整性和可用性。
- 将备份数据存储在独立的设备或云端，避免受到硬件故障的影响。
- 定期测试数据恢复功能，以确保备份的有效性。
3. 数据安全和权限管理对于公司部门的数据，我们需要进行权限管理，确保数据的安全和保密。
内部文件及数据的保管与归档管理制度
内部文件及数据的保管与归档管理制度第一章总则第一条为保障企业内部文件和数据的保密性、完整性、可用性以及合规性，提高企业内部信息管理水平，现订立本《内部文件及数据的保管与归档管理制度》。
第二条本制度适用于本企业全部部门和员工，全部部门和员工均应严格遵守。
第三条内部文件包含但不限于企业各级文件、报表、档案、合同、协议等相关文书，数据包含但不限于数据库、电子文档、邮件等。
第四条内部文件和数据的保管与归档工作应符合国家法律法规和相关政策规定。
第二章内部文件的保管管理第五条全部内部文件均应按日期次序进行编号，并存放于特地的文件柜或档案室内，确保文件的分类、整理和管理。
第六条文件保管人员应订立认真的文件管理计划，明确文件的保管期限和归档方式。
第七条文件保管人员应定期检查和整理文件，如发现文件有损坏、丢失等情况应及时报告，并按规定程序进行处理。
第八条全部内部文件均应设定访问权限，确保只有经过授权的人员才略查阅和使用。
第九条内部文件的复制、转发和外传必需经过审批，并记录相关操作信息。
第三章数据的保管管理第十条数据管理人员应对企业内部的数据进行分类、整理和标识，确保数据的可查找性和可读性。
第十一条数据管理人员应建立完善的数据备份机制，保障数据的安全性和可恢复性。
第十二条全部员工应对企业数据进行合法合规的使用和处理，不得私自删除、窜改、泄露或外传数据。
第十三条数据管理人员应设定数据的访问权限，确保只有经过授权的人员才略查阅和使用数据。
第十四条数据的存储介质应定期检查和更新，如发现存储介质有损坏或失效，应立刻更换并备份数据。
第十五条对于已经归档的数据，应采取合适的存储介质进行长期保管，并定期进行数据完整性验证。
第四章归档管理第十六条归档管理人员应订立认真的归档计划，明确归档的依据、方式和期限。
第十七条归档文件应依照规定的分类方式进行整理和存放，并标注相关信息，以便后续的查找和使用。
第十八条归档文件应逐级审批，并记录相关操作信息，确保归档过程的可追溯性和合规性。
数据管理技术的发展及各阶段特点
数据管理技术的发展及各阶段特点首先来看一下数据管理技术的定义:数据管理技术是对数据进行分类,组织,编码,输入,存储,检索,维护和输出的技术。
一般的,我们认为数据管理技术的发展大致经过了以下三个阶段:人工管理阶段,文件系统阶段,数据库系统阶段。
下面我们分阶段来比较一下各个阶段。
1、人工管理阶段及其特点在计算机出现之前,人们运用常规的手段从事记录、存储和对数据加工,也就是利用纸张来记录和利用计算工具(算盘、计算尺)来进行计算,并主要使用人的大脑来管理和利用这些数据。
20世纪50年代以前,计算机主要用于数值计算。
从当时的硬件看,外存只有纸带,卡片,磁带,没有直接存取设备;从软件看(实际上,当时还未形成软件的整体概念),没有操作系统以及管理数据的软件;从数据看,数据量小,数据无结构,由用户直接管理,且数据间缺乏逻辑组织,数据依赖于特定的应用程序,缺乏独立性。
至于谈到这个阶段的特点,我认为主要有以下特点:(1)数据的管理者:人(2)数据面向的对象:某一应用程序(3)数据的共享程度:无共享,冗余度极大(4)数据的独立性:不独立,完全依赖于程序(5)数据的结构化:无结构(6)数据控制能力:应用程序自己控制2、文件系统阶段及其特点50年代后期到60年代中期,出现了磁鼓,磁盘等数据存储设备。
新的数据处理系统迅速发展起来。
这种数据处理系统是把计算机中的数据组织成相互独立的数据文件,系统可以按照文件的名称对其进行访问,对文件中的记录进行存取,并可以实现对文件的修改,插入和删除,数据可以长期保存在计算机外存上,可以对数据进行反复处理,并支持文件的查询、修改、插入和删除等操作,这就是文件系统。
文件系统实现了记录内的结构化,即给出了记录内各种数据间的关系。
这一阶段的数据管理技术得益于计算机的处理速度和存储能力的惊人提高。
但是,文件从整体来看却是无结构的。
其数据面向特定的应用程序,因此数据共享性,独立性差,且冗余度大,管理和维护的代价也很大。
spss数据的录入与管理
标识重复个案 标识异常个案
计算变量
“目标变量”文本 框：用于输入需要
赋值的变量名
“转换” “计算变量”
“数字表达式”文 本框：用于给目标 变量赋值
候选变量列表
函数解释文字文本框
“函数组” 列表框
“函数和特 殊变量”列 表框
3.2 已有变量值的分组合并
将连续变量转换为等级变量或将分类变量 不同的变量等级进行合并。
“重新编码为相同变量”：对原始变量的取值 直接进行重编码 “重新编码为不同变量”：根据原始变量的取 值生成一个新变量来记录重编码的结果。
B交叉变量规则：交叉变量规则是用户定义 的涉及多个变量间逻辑关系的规则，由标记 无效值的逻辑表达式定义，可以应用于单个
1、定义验证规则 “数据” “验证” “定义规则” 2、进行数据验证 “数据” “验证” “验证数据” 3、加载预定义规则 “数据” “验证” “加载预定义规则” Predefined Validation Rules.sav
（4）文件合并向导：将几个数据文件合并为一 个大的SPSS数据文件，含横向合并和纵向合并 两种情况。
（5）数据字典相关向导：包括定义变量属性， 复制变量属性，以及新建设定属性三个向导界 面。
4.1 几个常用的过程
1、排序个案 数据编辑窗口中的记录的前后次序在默认情
况下由录入时的先后顺序决定。 （1）单变量排序：变量名处右击，“升序排列 ”“降序排列” （2）多变量排序：使用“排序个案”对话框 2、分割文件（Split File） 3、选择个案：用于只分析部分数据 4、加权个案：（1）以频数格式录入的数据
最优离散化过程:是对前述可视化离散过程 的进一步自动化，根据某些作为“关键指示 变量”的分类变量，将原有的一个或多个连 续性变量按照该分类变量类间差异最大化的
部门文件资料归档管理制度
部门文件资料归档管理制度第一章总则第一条为规范部门文件资料的归档管理，提高管理效率，加强信息资源的保护和利用，制定本制度。
第二条本制度适用于部门文件资料的归档管理工作，包括文件的登记、整理、保存、检索、销毁等环节。
第三条部门文件资料的归档管理应当遵循合法、规范、安全、便捷、高效的原则。
第四条部门文件资料归档管理工作由相关部门负责具体操作，院办公室负责协调、监督和指导。
第五条部门文件资料的归档管理工作应当建立健全各项制度，实行责任清晰的管理体制。
第二章文件资料的登记和整理第六条部门文件资料的登记应当遵循“谁管理、谁登记”的原则，相关管理人员应当及时将收到的文件资料进行登记。
第七条文件资料的登记应当包括文件的名称、编号、来源、日期、主要内容等基本信息，登记表格应当格式统一，内容完整。
第八条部门文件资料的整理应当按照一定的分类标准进行，建立清晰的文件目录，保证文件的有序存放和便捷检索。
第九条部门文件资料应当进行定期的整理工作，丢弃无用文件，保留重要文件，并及时更新文件目录。
第十条文件资料的整理工作应当采用专业的工具和方法，确保文件的整洁和安全。
第三章文件资料的保存和利用第十一条部门文件资料的保存应当采取有效措施，保证文件的安全、完整和长期保存。
第十二条部门文件资料的保存应当根据不同的保密级别进行分级管理，相关保密措施应当得以执行。
第十三条部门文件资料的利用应当遵循便捷、高效的原则，确保文件在需要时能够及时检索和使用。
第十四条部门文件资料的利用应当遵循合法合规的原则，遵循相关法律法规和规章制度进行文件的利用。
第十五条部门文件资料的利用应当建立健全的流程管理，确保文件的安全和效率。
第四章文件资料的检索和销毁第十六条部门文件资料的检索应当根据文件的编号、名称、来源等基本信息进行。
第十七条文件资料的检索应当遵循简便、快速的原则，确保文件的及时找到和使用。
第十八条部门文件资料的销毁应当定期进行，丢弃无用文件，节约存储空间，保证文件的整洁。
文件资料归类管理制度
文件资料归类管理制度第一章总则第一条为规范文件资料的归类管理，提高文件资料管理效率和水平，保证文件资料的安全、完整和真实，促进信息共享和传递，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件资料的归类管理和利用，包括纸质文件和电子文件。
第三条文件资料的归类管理应坚持分类别管理、责任制、协同管理、可控监管的原则。
第四条文件资料的归类管理应依据文件的不同特性、重要性、紧迫性和保密程度分类管理，建立健全的文件档案管理体系。
第五条文件资料的归类管理工作应与信息化、便利化、规范化相结合，推动文件资料管理工作的现代化。
第六条文件资料的归类管理工作应定期进行评估和检查，及时纠正和完善工作中存在的问题。
第二章文件资料的归类管理第七条文件资料的归类管理应根据文件的内容、形式、目的、流转等特点进行分类。
第八条对于重要、紧急、机密的文件资料，应建立单独的档案管理系统，并设置专人或专门部门进行管理。
第九条对于普通、一般的文件资料，应建立分类管理体系，将文件资料分为行政、经济、科研、人事、财务、档案等类别，分别建立相应的档案管理档案室。
第十条对于电子文件资料，应建立电子档案管理系统，对电子文件进行分类归档，并设置权限和安全控制措施。
第十一条对于纸质文件资料，应建立智能化的文件柜或文件库，对纸质文件进行分类归档，并设置防火、防潮、防盗等安全控制措施。
第十二条文件资料的归类管理应建立完整的档案管理流程，包括档案的建立、归档、查询、借阅、整理和销毁等环节。
第三章文件资料的归类管理流程第十三条文件资料的建立应按照统一的规范和标准，包括文件的编号、标题、日期、签发单位、责任人等要素。
第十四条文件资料的建立应由文件责任人按照文件管理规定按时、按程拟定、签发、分发、登记，确保文件的真实、完整、准确。
第十五条文件资料的归档应按照文件的分类和编号进行归档，同时建立档案目录和档案登记簿。
第十六条文件资料的查询和借阅应按照设置的权限和规定进行，做到方便使用和监管合理。
SPS数据管理(二)课件
注意： · 在多重排序中，指定排序变量名的次序很关键，首先按照
第一个变量排序，对于与第一个变量取值相同的记录考虑 按第二个变量排序 · 排序后，原来记录数据的排序将被打乱，对于时间序列数 据，若未存放有记录标志的变量，应注意保存原数据的排 列顺序，以免数据混乱
共产党员在政府工作中，应该是十分廉洁、不用私人、多做工作、少取报酬的模范。共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司，是诲人不倦的教师
共产党员在政府工作中，应该是十分廉洁、不用私人、多做工作、少取报酬的模范。共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司，是诲人不倦的教师
筛选变量变量
输入条件表达式
共产党员在政府工作中，应该是十分廉洁、不用私人、多做工作、少取报酬的模范。共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司，是诲人不倦的教师
多响应二分变量集的频数分布实例输1
返回
共产党员在政府工作中，应该是十分廉洁、不用私人、多做工作、少取报酬的模范。共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司，是诲人不倦的教师
第二章 数据管理
共产党员在政府工作中，应该是十分廉洁、不用私人、多做工作、少取报酬的模范。共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司，是诲人不倦的教师
共产党员在政府工作中，应该是十分廉洁、不用私人、多做工作、少取报酬的模范。共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司，是诲人不倦的教师
(二)多选题的录入
1.多重二分法（Multiple Dichotomy Method）
所谓多重二分法，是在编码的时候，对应每一个选项都要定义 一个变量，有几个选项就有几个变量，这些变量均为二分类， 他们各自代表对一个选项的选择结果。P16 H3b
电脑办公中的数据管理如何组织和分类文件
电脑办公中的数据管理如何组织和分类文件在现代办公环境中，电脑已成为一种必不可少的工具。
而对于有效管理和组织办公数据，合理分类和归档文件显得尤为重要。
本文将介绍电脑办公中的数据管理方法，重点关注如何组织和分类文件，以提高工作效率并确保数据的安全性。
首先，为了有效组织和分类文件，一个合适的文件夹架构是必不可少的。
一个良好的文件夹架构可以大大简化数据管理的过程。
首先，应根据工作内容或项目的不同来创建主文件夹，例如项目文件夹、客户文件夹或任务文件夹等。
然后，在每个主文件夹下再创建子文件夹，按照一致的分类原则来分类文件。
例如，对于客户文件夹，可以按照客户名称、合同类型或项目的时间顺序来创建子文件夹。
在每个子文件夹下，可以进一步创建子文件夹，以帮助进一步细分和分类文件。
其次，为了确保文件的一致性和易于识别，对于文件和文件夹的命名也是非常重要的。
当命名文件和文件夹时，应尽量遵循简洁明了的原则。
使用清晰的描述性名称，避免使用模糊或复杂的术语。
此外，建议使用标准化的命名约定来保持文件和文件夹的一致性。
例如，可以使用日期、项目名称、客户编号等关键信息来命名文件和文件夹，以便快速找到和识别不同的文档。
另外，可以利用电脑系统提供的搜索功能来提高数据管理的效率。
现代操作系统通常都具有强大的搜索功能，可以帮助快速定位和查找文件。
不再需要手动浏览整个文件夹结构来找到特定的文件，只需输入关键词或文件名即可快速找到目标文件。
因此，对于大量文件和数据的组织和分类，合理使用搜索功能可以节省大量时间和精力。
除了上述基本方法外，还有一些高级技巧和工具可以更好地管理和分类文件。
例如，使用标签或关键词来标记文件，可以根据不同的标签和关键词来筛选和查找文件。
此外，可以使用文件管理软件来辅助管理文件，这些软件通常提供更强大的搜索和排序功能，可以帮助更好地组织和分类文件。
总之，电脑办公中的数据管理对于工作的有效性和高效性至关重要。
通过合理的文件夹架构、文件命名、搜索功能的运用以及辅助工具的应用，可以帮助我们更好地组织和分类文件。
工程质量文件资料管理
工程质量文件资料管理
首先，工程质量文件资料管理需要对文件进行分类整理。
这包括对施工图纸、质量标准、验收记录、质量检测报告等文件进行分类归档，确保每份文件都能够被准确地归类和存档。
这样能够方便后续的管理和利用。
其次，对于存档管理，需要建立健全的文件档案管理制度，包括建立档案管理规章制度、确定文件的保管期限、建立文件档案的检索系统等。
同时，要保证档案室的环境和设施符合文件保存的要求，确保文件的安全性和完整性。
另外，信息检索也是工程质量文件资料管理的重要环节。
建立完善的信息检索系统，包括建立文件目录、索引和检索工具，以便于快速、准确地查找需要的文件资料。
这对于工程质量事故的调查和处理、质量管理经验的总结和借鉴都具有重要意义。
最后，工程质量文件资料管理还需要确保文件的利用。
这包括文件的定期审查、更新和利用，以保证文件的及时性和有效性。
同时，要建立起文件利用的制度和流程，确保文件的利用符合规定，不会造成混乱和错误。
总的来说，工程质量文件资料管理是一个复杂而又重要的工作，需要建立起科学合理的管理制度和流程，以确保工程质量文件资料
的完整性、准确性和可追溯性。
只有做好了工程质量文件资料管理，才能够更好地保障工程质量，提高工程质量管理的水平。
文件存档管理制度
文件存档管理制度一、总则本制度旨在规范公司内各类文件的存档管理工作，规范文件的收集、整理、存储、归档、借阅和销毁程序，确保文件的及时、准确和完整性，以满足公司正常运营和管理的需要。
二、文件管理范围公司文件管理包括行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销、生产运营、法务管理、信息技术等各个方面的文件。
三、文件管理责任部门1. 行政部门- 统一负责公司各类文件的收集、整理、存储、归档和销毁工作。
- 相关文件的借阅、阅览服务。
2. 财务部门- 负责公司财务文件的管理，确保会计凭证、账簿、报表等财务文件安全无误。
3. 人力资源部门- 负责员工档案、招聘文件、培训文件等相关管理。
4. 法务部门- 负责公司各类法律文件的管理，包括合同、诉讼、知识产权等相关文件。
5. 信息技术部门- 负责公司电子文件的管理与存储，确保信息系统的稳定和安全。
四、文件的收集与整理1. 公司内各部门完成的各项工作文件由各部门负责人定期整理并提交行政部门。
2. 行政部门负责公司文件的收集、整理、标记，并登记于文件档案登记表上。
3. 所有收集的文件均应确定主题分类、年份、文件编号等信息，以便于后续归档和检索。
4. 针对电子文件，应建立相应的文件数据库，确保信息的安全性和完整性。
五、文件存储与归档1. 公司文件按照统一规定的分类标准进行归档，确保文件的便捷检索。
2. 文件存储设施应符合国家相关规定的消防、环保、安全标准，并定期进行检查和维护。
3. 文件存储室应维持干燥、通风、无尘环境，以确保纸质文件的完好保存。
4. 归档文件应按照规定的时间周期进行整理、分类、封存。
六、文件的借阅管理1. 公司内部员工需借阅文件，需提出书面申请，并经上级主管同意。
2. 批准借阅的文件由行政部门负责人核实借阅人员身份，并进行登记。
3. 借阅文件在使用结束后，必须按时归还，并经行政部门核实后方能归档。
4. 紧急情况下需要查阅保密文件的，需由正式授权人员并经查阅记录。
第4章 文件级别的数据管理
4.4.3 复制数据属性 “复制数据文件属性”（Cope Data Properties）； 用于将定义好的数据字典直接应用于当前文件中， 可将一个外部的数据文件相关属性拷贝到当前数 据文件中，还可以进行自定义，只选择某些变量， 或者某些属性进行拷贝； 例：将CCSS数据中的变量A3的属性定义复制到A4A16变量。 又例：将数据transform.sav中相关的变量属性作 为数据字典应用到另一数据集transform2.sav中。
4.2.2 长型格式转换为宽型格式 使用“数据重构向导”； 个案重组为变量； 例4.2 将Anxiety.sav转换为Anxiety2.sav的格式。 4.2.3 宽型格式转换为长型格式 使用“数据重构向导”； 变量重组为个案； 例 将Anxiety2.sav 转换为Anxiety.sav的格式。
4.2.4 数据转置 数据转置功能实现的两个途径：“转置” （Transpose）;“数据重构向导”的第三 个功能； 对数据进行行列互换，即将记录转为变量， 将变量转为记录，数据重新显示。 以数据xuelin.sav为例。
4.3 多个数据文件的合并
“合并文件” （Merge File）添加个案和添加变量 4.3.1 基本概念：纵向拼接和横向合并;案例文件解释 4.3.2 数据文件的纵向拼接 数据文件的纵向拼接是“添加个案”； 例4.3 将数据b.sav中的记录添加到a.sav中，注意变量hheight 又例 将数据transform2.sav中的记录添加到transform.sav 中。 4.3.3 数据文件的横向合并 数据文件的横向合并是“添加变量”； 例4.4 将数据c.sav中的变量添加到a.sav中，并尽量保留数 据。 例3.9 将数据transform3.sav中的记录添加到 transform.sav中。
幼儿园文件和数据管理制度
幼儿园文件和数据管理制度1. 目的为了加强幼儿园的文件和数据管理，确保文件和数据的准确性、完整性和及时性，提高幼儿园管理效率和服务质量，根据我国《档案法》和《幼儿园管理条例》，制定本制度。
2. 适用范围本制度适用于幼儿园内所有文件和数据的管理工作，包括教职工、幼儿、家长等相关人员的文件和数据。
3. 管理职责3.1 文件和数据管理负责人负责幼儿园文件和数据管理的全面工作，制定和修订文件和数据管理制度，监督实施情况，对重大问题进行决策。
3.2 文件和数据管理人员负责本部门或班级的文件和数据管理工作，按照文件和数据管理制度进行操作，保证文件和数据的准确性、完整性和及时性。
4. 文件和数据管理流程4.1 文件的生成和审批- 各部门或班级根据工作需要生成文件，由负责人审核签字。
- 重要文件需经过园长审批。
4.2 文件的归档和保管- 文件归档分为纸质文件和电子文件，纸质文件按照分类、编号、装订的要求进行整理。
- 电子文件存储在专门的电子档案管理系统中，设置权限管理。
4.3 文件的借阅和复制- 教职工需借阅文件时，应填写借阅申请表，由负责人审批。
- 文件复制需经过负责人同意，并在复制件上注明“复制件”字样。
4.4 文件的销毁- 文件的销毁应经过园长审批。
- 销毁过程应有两名以上管理人员在场，确保文件内容不被泄露。
5. 数据管理5.1 数据收集- 各部门或班级应按照规定的格式和时间收集数据，保证数据的准确性和完整性。
5.2 数据存储和保管- 数据存储在专门的数据管理系统中，设置权限管理。
- 定期对数据进行备份，确保数据的安全性。
5.3 数据分析和使用- 数据分析和使用应遵循相关法律法规和幼儿园政策。
- 重要数据分析和使用结果需经过园长审批。
6. 培训和监督- 定期对教职工进行文件和数据管理的培训，提高其管理意识和能力。
- 设立监督机制，对文件和数据管理情况进行检查和评估，对存在的问题进行整改。
7. 附则- 本制度自发布之日起实施。
简要解释数据库的三个级别及其关系。
简要解释数据库的三个级别及其关系。
数据库系统的三个级别是什么？这是一个经常被人提及的问题，它直接关系到数据库应用系统的成败。
所以在实际工作中我们必须了解它。
下面我就来简要地说明一下数据库系统的三个级别：1、数据库系统分为四个等级，即文件级，子数据库级，数据库级和应用程序级。
(1)文件级数据库系统的三个级别是什么？这是一个经常被人提及的问题，它直接关系到数据库应用系统的成败。
所以在实际工作中我们必须了解它。
下面我就来简要地说明一下数据库系统的三个级别。
数据库系统的三个级别是什么？这是一个经常被人提及的问题，它直接关系到数据库应用系统的成败。
所以在实际工作中我们必须了解它。
下面我就来简要地说明一下数据库系统的三个级别。
数据库系统的三个级别是什么？这是一个经常被人提及的问题，它直接关系到数据库应用系统的成败。
所以在实际工作中我们必须了解它。
下面我就来简要地说明一下数据库系统的三个级别。
数据库系统的三个级别是什么？这是一个经常被人提及的问题，它直接关系到数据库应用系统的成败。
所以在实际工作中我们必须了解它。
下面我就来简要地说明一下数据库系统的三个级别。
3、数据库系统级别可以由下述规则进行划分。
(1)LQMS：数据库系统根据DBMS管理的基本数据单位可分为两大类。
①数据文件。
数据库系统对各种类型的数据文件进行了分类。
数据文件包括数据库的全部数据、全部子数据库的数据或一个子数据库的数据及有关文件。
每个数据库系统一般都有若干个文件。
②数据库。
数据库是指为存放一个或多个文件而专门设计建立的数据集合，是DBMS的最小数据组织。
数据库管理着整个数据集合，并为所有其他DBMS使用。
因此，一个数据库管理一个DBMS的所有数据，即一个DBMS可以管理多个数据库。
4、数据库系统按其存储结构来分，可分为关系数据库系统、非关系数据库系统两大类。
2、数据库系统分为四个等级，即文件级，子数据库级，数据库级和应用程序级。
(1)文件级2。
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由于重复测量模型可以使用不同的统计模型加以分析，
因此根据模型的要求进行长型格式和宽型格式之间的互
转换是数据分析中经常要遇到的问题。
二、长型格式转换为宽型格式：Restructure。
选择Data Restructure，系统就会弹出下图导向。
Generated Variables Result Original Variable Trial Score 1 2 3 4 Name score.1 score.2 score.3 score.4 Label score.1: Score score.2: Score score.3: Score score.4: Score
2 拆分文件
Split File 分割文件的功能是把当前工作分割成两个或两个以
上的组，随后的分析将对每个组进行。 例：CCSS按月份进行拆分，计算S3的统计描述。
3 选择个案
Select Cases：当用户不需要分析全部的数据，而是按要求
分析其中的一部分，使用该选择。 筛选CCSS中的月份为200912
5 分类汇总
一、汇总的概念
所谓分类汇总就是按指定的分类变量对观测值进行分组，对每组记录的 各变量求指定的描述统计量，结果可以存入新数据文件，也可以替换当 前数据文件。
二、进行分类 汇总的方法
1、打开“data” 菜单，选择 “Aggregate”， 展开aggregate data”对话框。
2、在左侧的源变量框中选择一个或多个变量作为分类变量进入分类变 量（Break Variable[s]）框中。 3、在左侧的源变量框中选择一个或多个变量作为要求汇总的变量进入 汇总变量（Aggregate Variable[s]）框中，即要求这些变量的值进行分类汇总。 4、“name& label” （名称与标签）：单击此按钮可以修改组合后所生 成新变量名称以及标签：可以在name后面的矩形框中输入新变量名。 在Label后面的矩形框中输入新变量标签。单击“continue”按钮继续。
第4章 文件级别的数据管理
数据编辑窗口的Data菜单为用户创建和定义数据提供了方便的功能。这个
菜单是SPSS统计软件数据整理的特有功能菜单。它的功能包括：对变量
排序；文件合并、拆分。 （1）简单命令：包括插入变量、插入记录、到达某条记录，复制数据集。 他们的功能实际上都可以用鼠标在数据表界面上直接完成，很少会使用菜 单来调用。 （2）常用的简单过程：包括排序、拆分文件、个案筛选和个案加权。 （3）数据重组导向：用于进行数据转置，或者对重复测量数据进行长型、宽型
将数据编辑窗口中数据的行列互换，即将记录转为变量，将 变量转为记录后，重新显示在数据编辑窗口中。
Variable(s)：放入将要行列转置的变量名。在数据文件中，未放入栏 中的变量会遗失。字符串变量不能转换，如强迫转换，变量值转变为 系统缺失值。 Name variable：变量命名栏，在左侧源变量栏中选择一个变量，放 入name variable栏，技改变量的数据作为转置后的变量名。
从第几个观察值开始抽到第几个观察
值结束。
Use filter variable：用指定变量作过滤。先选择一个变量，系统自动在数据管 理器中将该变量值为0的观测单位标上删除记号，系统对标有删除记号的观测
单位不作分析。
4 加权个案பைடு நூலகம்
Weight Cases：设定某变量为频数变量。 以频数格式录入的数据 非等概率抽样
Working Data File is keyed table：当前数据为关键表。
Key Variables：关键变量栏，在拒绝变量选择某变量作为关键变量。 Indicate case source as variable：指示记录来源的变量选项。
4.4 与数据字典有关的功能
1 数据字典的定义与应用
二、复制数据文件属性导向
Copy Data Properties 过程用于将定义好的数据字典直接应
用到当前文件中。
操作时不仅可以将一个外
部数据文件相关属性拷贝 到当前数据文件中，还可 以进行自行定义，只选择 某些变量，或者某些属性 进行拷贝，这无疑大大提 高了连续性项目对原有资 源的利用程度。
记录间的转换。
（4）文件合并过程：将几个数据文件合并为一个大的spss数据
文件，含横向合并和纵向合并两种情况。
（5）与数字字典有关的功能：定义变量属性，复制变量属性，新建设 定属性。
（6）与数据准备有关的功能：针对复杂数据管理。用于数据自
动查错的数据验证模块，查找异常记录的重复个案，异常数据查
找向导。
5、“Function”（函数） 选择此项可以确定汇总变量的描述内容；系统默认 函数为平均数。
例：按time和S0对CCSS的变量进行均数汇总，并保存到Sum_index1
4.2 数据文件的重组与转置
一、数据的长型与宽型格式： 长型格式和宽型格式指的是重复测量数据的两种不同的排列
方式。
Duplicate Case Primary Case Total
Indicator of each last matching case as Primary Frequency 3 9 12 Percent 25.0 75.0 100.0 Valid Percent 25.0 75.0 100.0 Cumulative Percent 25.0 100.0
Valid
纵向合并实质就是将两个数据文件的变量列，按照各个变量名的含义，一一 对应的进行首尾相接。 纵向合并必须遵循两个条件： 第一，两个合并的spss数据文件，其内容合并是有实际意义的。 第二，为方便spss数据文件的合并，在不同的数据文件中，最好起相同的名 字，变量类型和变量长度也要尽量相同。
（7）其他过程：包括正交设计，定义日期变量、数据汇总和多
重响应集。
定义变量属性 定义变量日期
拷贝数据属性 插入一个变量 定位观测量 数据文件转置
插入观测量
观测量排序
合并数据文件
重构数据结构 标识重复观测量 拆分数据文件
分类或不分类汇总 正交设计
观测量加权
选择观测量
4.1 常用过程
一、排序的两种方法： （1）在数据表格的变量名处单击右键，弹出的右键菜单最后
4.5 与数据准备有关的功能
1 数据验证模块 2 标识重复个案 3 标识异常个案
1. 数据验证模块 单变量规则 交叉变量规则
1. 2.
定义验证规则 进行数据验证
2. 标识重复个案
运行结束后，结果窗口会给出本次操作的信息汇总：
Statistics Indicator of each last matching case as Primary N Valid 12 Missing 0
4.3 多个数据文件的合并
纵向连接：几个数据集中的数据相加，组成一个新的数据集，新数据集中的 记录是原来几个数据集中记录数的总和。 横向连接：指的是按照记录的次序，或者某个关键变量的数值，将不同数据 集中的不同变量合并为一个数据集，新数据集中的变量数是所有原数据集中 不重名变量的总和。
一、数据文件的纵向连接
Excluded Variables：拒绝变量名。外部文 件与当前数据的同变量，拒绝加到新工作 区中。
New Working Data：新工作数据变量栏。
Match Case on Key Variable in sort：排 序文件中按关键变量匹配记录选项。
Both files provide case：由外部文件和当前数据量两者提供记录。 External file is keyed table：外部文件为关键表，以当前数据为基准，外部文件匹配当前 数据的关键变量值，如匹配成功，外部文件的新变量值加入到当前数据的新变量中，匹配 不成功则不加入。
All case：选择所有数据；
If condition is satisfied: 按
指定条件选择数据。
Random Sample of cases： 对观察值进行随机抽样。
Based on time or case range：顺序
抽样。单击Range按纽，打开Select Case: Range对话框，用户自行定义
横向合并的实质是将两个数据文件的记录，按照记录对应，
一一进行左右对接。 横向合并遵循三个条件： 第一，如果不是按照记录号对应的规律进行合并，则两个数 据文件必须至少有一个变量名相同的公共变量，这个变量是 两个数据文件横向合并的依据，成为关键变量。 第二，如果是使用关键变量进行合并的对应，则两个数据文 件都必须事先按关键变量进行升序排列。 第三，为方便SPSS文件的合并，在不同的数据文件中，数 据含义不相同的列，变量名不应取相同的名称。
Unpaired variable：不匹配变量栏。指变量名相同而变量定义不同 的变量，或变量名不同的变量。 Variable in new working data：新工作数据变量栏。 Indicate case source as variable：指示记录来源的变量选项/
二、数据文件的横向合并
在大型的数据分析项目中，数据管理是非常重要的一个环节，
为了保证工作质量，数据处理人员往往会事先定义好一个非 常详细的数据格式，包括变量格式、变量标签、标签值、缺 失值定义等，这被称为数据字典。
一、变量属性定义导向：Define Variable Properties
具体说来，可以列出所选变量的所有值；分辨没有值标签 的值，并且提供自动给出值标签的功能；可以将另一个变 量的属性拷贝到所选变量，也可以将所选变量的属性拷贝 到其他变量。
Processing Statistics Cases In Cases Out Cases In/Cases Out Variables In Variables Out Index Values 48 12 4.0 5 7 4