项目报批报建管理流程

1 目的

本程序规定了质量管理体系文件的编制、审批、发布、存档、更改、回收和销毁的具体方法，以确保本公司使用的所有质量管理体系文件均为有效版本。

2 范围

本程序适用于质量管理体系文件的编制及控制的全过程。

3 职责

3.1 由综合管理部负责组织质量管理体系文件的编制、审批、发布、存档、更改、回收和销毁等各项管理工作。

3.2 各部门负责相关的质量管理体系文件的编制、保管和更改工作。

4 工作程序

4.1 质量管理体系文件的内容

本公司质量管理体系文件分为四层

4.1.1 质量手册

4.1.2 质量体系通用程序文件和相关记录

4.1.3 各部门质量手册、程序文件、规范

a)综合管理手册、房地产开发质量手册、招商中心质量手册

b)各部门业务程序文件

c)作业指导和规范

4.1.4 各部门质量记录

4.2 质量管理体系文件的编号

a) 质量手册：如“HTFZ-QM-SC001”其中“HTFZ”为公司简称“海泰发展”的汉语拼音首个字母，“QM”为质量管理的英文缩写，“SC”为“手册”的汉语拼音首个字

母，“001”最后三位数字为顺序号。

b) 质量管理体系通用程序：如“HTFZ-QM-TY001”其中“HTFZ”为公司简称“海泰发展”的汉语拼音首个字母，“QM”为质量管理的英文缩写，“TY”为“通用”的汉语拼音首个字母，“001”最后三位数字为顺序号。

c) 各部门质量管理文件：如“HT-ZH-LC001”

1）其中第一、二位，如“HT”为“海泰”的汉语拼音首个字母；

2）其中第三、四位，如“ZH”为各部门业务类别的汉语拼音首个字母，包括以下几种：“ZH”为综合；“QM”为质量；“LZ”为论证；“CH”为策划；“SJ”为设计；“CG”为采购；“CB”为成本；“GC”为工程；“BJ”为报建；“YX”为营销；

3）其中第五、六位，如“LC”为文件类别的汉语拼音首个字母，包括以下几种：“LC”为工作流程；“ZY”为作业指引；“BD”为记录表单；“BZ”为技术标准；

4）其中最后三位数字为顺序号。如“001”

4.3 质量管理体系文件的编制、审核和批准

4.4 文件的贮存和更改

4.4.1 文件的贮存

a)文件保存于公司内部办公系统内，采用只读方式共享；

b)使用者按各自权限登陆系统，查看或使用文件；

c)文件在系统中留有备份；

d)系统的软件和硬件由专业公司进行维护。

4.4.2 文件的更改

a)文件的更改由制定部门提出，并填写《文件更改申请通知单》，按4.3经审核、批准后，交综合管理部确认备案后，由审核部门进行发布，并保持各部门都使用有效版本；

b) 当质量手册、体系通用程序或第三层文件更改时，应将修改的内容填入《文件和资料更改一览表》，每次更改应有更改的标记，如：现在的版本修改次为0，当某页某条修改后，应在该页上依次标记修改次为1、2、3……，以修改次表示现行版本的修改状态，版本号不变。

c) 当质量手册、体系通用程序和第三层文件某页的修改次达到五次时，再修改，将由A版改为B版，继续更改则按此规定依次为C、D、E、……版本应在该页依次标记为C、D、E……，并在《文件和资料更改一览表》予以记录。

d) 第三层文件中的质量记录，每修改一次，质量记录版本状态号由A改为A1、A2、A3……，当修改为第五次时，若再进行修改则由A版改为B、C、D……版，在该页依次标记为B、C、D……，并在《文件和资料更改一览表》予以记录。

4.4.3 综合管理部通过办公系统重新发布更改后的文件,并通知相关部门。对于

受控的纸质文件，需将更改后的文件发放到文件持有部门进行更换，并收回以前的旧版本文件。

4.4.4 质量手册遇下述情况之一时，需进行换版：

a) 当质量手册规定的质量体系要素和质量活动有较大变动时；

b) 内审和管理评审中发现较多不符合项，要求更改不适合的规定时；

c) 当质量手册依据标准换版时。

4.5 质量管理体系文件的发放、回收和销毁

a) 质量管理体系文件的发放由综合管理部执行。所有的纸质文件发放时都应加盖红色受控印章于文件封面的右上方，并加盖红色受控号印章（见附表1）。领取人均应在《文件发放/回收/销毁记录》上登记。若更换时应收回作废的质量管理体系文件，并在《文件发放/回收/销毁记录》上做记录。

b) 回收的作废的文件由综合管理部人员统一登记管理，经综合管理部部长批准（除保留一份作为存档，标识为“保存”字样）由综合管理部统一销毁，并在《文件发放/回收/销毁记录》上记录。

c) 质量手册分“受控原版”、“受控副本”和“非受控副本”。受控原版由综合管理部负责存档。受控副本为受控原版的复印件，分发至使用者手中时加盖红色“受控”印章于文件封面的右上方，并加盖红色控制号印章，作为有效文件使用。向顾客和公司以外人员提供手册时，须经总经理批准，且在文件封面右上方加盖蓝色“非受控”印章，不进行文件修改控制。

4.6 文件的存档和保管

综合管理部负责质量管理体系文件的存档管理.

a) 质量手册必须保存其手签批准稿和正本各一份，正本均为受控版本。

b) 以上文件均应存档保管。

5 执行文件

6 质量记录

《001、文件更改申请通知单》

《002、文件和资料更改一览表》

《003、文件发放/回收/销毁记录》

附表1：

各部门受控号

附图章式样：