文件管理文员工作分析

7．传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
企业打字、复印工作制度
1．凡以公司名义上报下发的文件，报表工作打算，总结，请示，报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条印范围。
2．由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月生产，工作打算和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。
2．一般函、电、单据等，分不由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。
3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第七条文件的传阅与催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未发达的文件不得向外泄露内容。
9．文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。校对者校后应在原稿上签字，以示负责。
10．凡是以公司名义上报下发的文件材料分不由办公室或拟稿人负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装订整齐。由文档治理文员上报下发。以部门名义下发的生产工作打算安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。
11．两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。
12．复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份数或私自留存。
企业文件治理制度
(一)总则
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，依照中央关于文件处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件治理内容要紧包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件，资料。
文
档
管
理
文
员
工
作
细
则
附1
附件2：
岗位职责
职权
1．作好企业文件档案治理工作。
2．有权拒绝打印不合格文件。
3．及进准确做好公文的处理工作。
职责
1．对文件档案归档应及时负责。
2．对文档散失、损毁负责。
3．对擅自外借文件、档案负责。
附3
文档治理制度
文印室治理规定
1．公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请求报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。
第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分不由党委办公室和厂部办归口治理。
（二）收文的治理
第四条公文的签收
1．凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分不交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明缘故，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
6．打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。并依照公司安排的轻重缓急次序，进行打安。打字时要做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。
7．打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室。
8．打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品领用登记费用统计工作。
文件收发规定
1．公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。
2．文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
3．文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
4．属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
3．不需上报的各部门的工作打算，临时性工作安排，非全公司性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的范围。
4．凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门负责人审查同意并经XX审核修改、统一编号，有关部门会签，分管公司领导签发，方能交付打印。
5．打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否பைடு நூலகம்合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。
2．公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，能够总裁办公室主任同意后办理。
3．私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免阻碍公司的正常工作。
4．文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门，人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。
5．文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司治理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
6．文印室对送来打印、复印、传确实文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、治理部门的，统一归列行政开支。
7．文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批判或处50元以上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会阻碍或较大经济损失 的，处50元以上罚款直至辞退。
5．文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清晰，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
6．外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分不送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1．凡正式文件均需分不由两办主任依照文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为幸免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件，文号、机要编号的四对口核定，假如其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并;登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号，保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分不交两办理正常手续。