通用账务处理模块的基本操作

第三章通用账务处理模块的基本操作第一节账务处理模块基本功能划分与操作流程一、基本功能账务处理模块是建立在会计科目体系的基础上，以输入凭证为起点，经过系列加工处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账，通常叫总账模块。

它是会计电算化软件系统的核心模块。

（一）系统初始化（二）凭证处理（三）记账（四）账表输出（五）基本处理（六）系统维护二、账务处理操作流程（一）手工账务处理流程手工环境中，选择的账务处理流程通常有：记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、多栏式日记账账务处理程序等。

各种账务处理程序的主要区别：登记总账的方法和依据不同。

（二）电算化账务处理流程在会计电算化下，不存在账务处理程序的选择问题。

在电算化下，记账是一步到位。

（三）电算化与手工账务处理流程的比较1、取消账务处理的中间层-账簿体系任何会计软件都无账簿文件，即无账簿数据库文件，只有凭证库文件。

在电算化下，将账、证、表三层架构体系压缩为证、表两层架构体系。

2、记账的内容与方式不同3、对账方式不同在会计电算化中，只要记账凭证的数据是正确无误的，则账簿、报表的数据就必定正确，不可能出现账证和账账不符的情况。

账证、账账核对已经没有存在的意义。

4、账务数据处理过程基本实现自动化会计电算化下，让会计人员有更多时间和精力投入到会计管理与控制，真正实现会计职能的转换，从核算型会计转身管理决策型会计。

第二节初始设置绝大多数单位都是通过购置商品化的通用会计软件来实施会计电算化的，所以需要把通用会计软件通过初始化设置转变为适用本单位会计核算管理要求的“专用”会计软件。

一、初始设置的准备工作1、账套名称与账套文件名账套名称只能为使用该账套的会计主体的名称。

因为在有关的输出资料（如：凭证、账簿、报表输出）中会用到单位名称的。

账套文件名是将账套以文件形式保存在计算机中的文件名。

各种会计数据和业务数据都存放在账套中，一个账套只能存放一个会计主体的会计与业务数据。

但是可以用一个会计软件为多个单位做账，即会计软件具有多账套管理功能。

账套文件名可以与账套名称相同，也可以不同。

2、会计期间3、记账本位币4、会计科目体系结构设计会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。

国家统一会计制度中规定了一级会计科目的编码和名称，明细科目的编码和名称未作统一规定，会计主体可据实自行确定。

如4-2-2-25、辅助核算这是会计电算化对手工会计的一大优点。

理由：（1）避免重复录入（2）可以查询有关辅助账及明细账（3）集中统一管理（4）不受科目结构的约束如应收账款、应付账款、应收票据、应付票据、预付账款、预收账款、其他应收款等科目经常设置为辅助核算。

6、期初数据如果在年初开始实施会计电算化，只需要准备各科目期初（即年初余额）即可。

但若是在会计年度中间某一个月份开始实施会计电算化，需要准备期初余额或年初余额、从年初到实施时各科目的借贷发生额或累计发生额。

并且在会计软件中录入会计科目期初数据时，只需要录入最末级会计科目数据。

7、其他初始基础资料初始化的工作量虽然大，但只需要在初次使用会计电算化时才进行设置。

（一）新建账套新建账套通常要确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。

账套号必须是唯一的。

科目级次和编码设置原则：“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”。

账套启用会计期间是指开始会计电算化工作的期间。

建账过程中设置的某些参数一旦设置，在完成账套建立后就无法修改。

（二）设置操作员及其权限为了防止非法登录，每位操作员都应该设置复杂的登录密码并定期或不不定期更换。

一般账套主管拥有账套的最高操作权限。

（三）设置辅助核算项目（四）设置外币及其汇率（五）设置会计科目1、会计科目设置原则（1）要考虑与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。

（2）必须满足会计报表的编制要求。

（3）保持科目间的协调和完整。

不能只有下级科目、没有上级科目。

（4）保持相对稳定。

（5）一级符合国家统一会计制度规定，明细通俗易懂、易记、好用、易推广。

2、会计科目设置内容及注意事项（1）会计科目编码在电算化方式下，必须对会计科目进行统一编码。

并且编码和名称必须有。

设置会计科目时的注意事项：A建立时，从上到下。

（删除时，从下到上。

并且使用过的科目不能删除。

）B编码必须唯一，不能重复，不能空，满足编码结构规定。

C编码用数字、字母。

D编码与名称一一对应。

（2）会计科目名称科目名称用汉字、字母、数字等。

（3）科目类型科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。

（4）科目属性3、调整会计科目时的要求与限制（1）增加科目时的要求与限制A从上而下建立B如果有下级科目，科目代码不能修改。

C有辅助核算账的，辅助账使用后，科目代码不能修改。

（3）删除科目时的要求与限制A已经使用，不能删除B有下级，不能删除C有辅助账，辅助账启用后，不能删除。

4、增设会计科目的一般操作步骤会计科目的类别和余额方向通常不需要操作用户设置，而是由会计软件根据科目编码智能判断确定。

（六）录入科目期初余额A有辅助核算的会计科目期初余额不能直接录入，需要将辅助项目的期初余额录入，然后由系统自动计算生成该会计科目的期初余额。

B录入科目余额时，注意调整有关科目的余额方向。

如果借贷方向不能调整的，以负数表示。

C只能录入最末级会计科目数据，上级科目数据由下级科目汇总而得。

D录入完期初数据后，必须试算平衡，以保证期初数据录入正确。

（七）其他初始设置第三节一、凭证处理（一）编制凭证在会计电算化下，有三种方式录入凭证：手工录入、自动转账、其他模块生成。

但是同一笔业务的凭证只能通过一种方式录入（“数出一源”原则）。

手工录入方式下又分：前台处理、后台处理凭证类型：手工账下，通常分收、付、转等。

而电算化下，通常采用“记账凭证”一种类型。

但是财务软件中提供“允许根据需要设置凭证类型”的功能。

但所有凭证类型都采用统一的凭证格式。

1、凭证头部分凭证号自动连续编号，从1号连续编号，同一类型的凭证不能重号也不允许漏号断号。

输入凭证时，必须输入凭证日期。

A凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能大于前张凭证的日期。

（序时控制）B凭证日期不能超过系统日期。

附件张数：并不是所有记账凭证都有附件，如更正错账、损益结转的凭证。

2、凭证体部分金额：会计软件通常提供自动完成最后一条分录金额的功能。

（二）审核凭证在凭证审核中，注意：A凭证审核人与制单人不能是同一人。

并且只有审核权限的人才能审核凭证。

B审核人发现有错误的凭证，不能直接修改，必须由制单人修改。

C凭证审核后，不能修改、删除。

但可以取消审核后再修改、删除。

D取消审核，必须由审核人取消。

凭证审核提供单张审核、成批审核。

（三）修改凭证凭证修改由制单人本人进行。

修改时，注意凭证来源，从来源处去修改。

如：手工录入的凭证，应在凭证模块中修改。

自动转账生成的凭证，应当重新执行转账生成。

其他模块生成的凭证，应当在其他模块中重新生成。

三种状态下的修改方法：1、凭证未审核的修改2、凭证已经审核但未记账的修改3、凭证已经审核并记账的修改(1)无痕迹的修改。

即：反记账—反审核—修改。

理论上不支持此观点。

(2)有痕迹的修改。

即红字冲销或补充登记修改。

注：会计电算化下，无划线更正法。

此方法能为审核留下线索。

（四）查询凭证所有记账凭证都集中在凭证处理模块中。

在凭证模块中可以查询凭证模块所录入的凭证，也可查询其他模块所生成的凭证。

（五）凭证汇总可以对已记账或未记账的凭证进行汇总。

（六）凭证记账步骤：1、查验记账凭证2、记账前备份3、开始记账4、记账标记记账后，记账人的名字自动完成在凭证上的签章。

5、记账完毕注意：A每月可以多次记账B上月未结账，本月不能记账C凭证记账后发现错误，只能红字冲销、补充登记更正。

反记账一般仅限于账套主管操作。

二、账表查询打印账表输出方式：屏幕输出、打印输出。

可以输出总账、明细账、日记账、各种辅助账及科目发生额余额表。

1、账表查询输出凭证未记账，也可以查询账表。

会计软件一般提供：“总账—明细账—凭证”联查功能。

2、账表打印输出在保证账簿清晰的条件下，计算机打印输出的账簿中表格线可适当减少。

计算机替代手工记账后，仍需要将会计账簿打印出来保存。

总账按月打印，明细账按需要定期打印，现金和银行存款日记账当天打印。

至少一年打一次。

三、出纳业务出纳模块包括出纳日记账、票据管理、银行对账、银行存款余额调节表、长期未达账审计报告等。

（一）日记账（二）票据管理（三）银行对账出纳模块的对账主要包括：银行对账期初数据输入、银行对账单输入和银行对账等。

1、银行对账期初数据输入需要录入银行存款日记账期初余额、上期未达账。

2、银行对账单输入银行对账单可以手工或从外部引入。

3、银行对账银行对账分自动、手工。

以自动为主，手工为辅。

但一对多、多对一、多对多的情况只能选择手工对账方式。

第四节期末处理期末处理主要包括期末调汇、自动转账、结转损益和结账。

一、期末调汇只有在会计科目属性中设置“期末调汇”并指定“外币核算”的科目，才可以进行期末调汇。

调汇前应将所有与外币核算有关的凭证审核并记账。

因为期末处理时所生成的凭证是从账上取数的。

二、自动转账主要应用于经常发生的并且有规律的经济业务。

如计提利息等。

两个环节：1、自动转账凭证模板设置2、执行生成转账凭证当同时执行多个自动转账凭证模板时，一定要注意执行转账的先后顺序。

三、结转损益损益结转前应将全部凭证审核记账。

四期末结账结账是在当期发生的全部会计业务登记入账的基础上计算、记录并结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期账务处理工作。

当期所有业务处理完毕后，才可以结账。

结账只能逐月进行且每月只能进行一次。

结账完毕后，系统自动进入下一会计期间。

结账后不能再输入本月记账凭证。

结账前系统会进行强制备份。

反结账功能一般限于账套主管操作。

同前反记账。