通用账务处理模块的基本操作

第三章通用账务处理模块的基本操作

第一节账务处理模块基本功能划分与操作流程

一、基本功能

账务处理模块是建立在会计科目体系的基础上，以输入凭证为起点，经过系列加工处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账，通常叫总账模块。它是会计电算化软件系统的核心模块。

（一）系统初始化

（二）凭证处理

（三）记账

（四）账表输出

（五）基本处理

（六）系统维护

二、账务处理操作流程

（一）手工账务处理流程

手工环境中，选择的账务处理流程通常有：记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、多栏式日记账账务处理程序等。

各种账务处理程序的主要区别：登记总账的方法和依据不同。

（二）电算化账务处理流程

在会计电算化下，不存在账务处理程序的选择问题。

在电算化下，记账是一步到位。

（三）电算化与手工账务处理流程的比较

1、取消账务处理的中间层-账簿体系

任何会计软件都无账簿文件，即无账簿数据库文件，只有凭证库文件。在电算化下，将账、证、表三层架构体系压缩为证、表两层架构体系。

2、记账的内容与方式不同

3、对账方式不同

在会计电算化中，只要记账凭证的数据是正确无误的，则账簿、报表的数据就必定正确，不可能出现账证和账账不符的情况。账证、账账核对已经没有存在的意义。

4、账务数据处理过程基本实现自动化

会计电算化下，让会计人员有更多时间和精力投入到会计管理与控制，真正实现会计职能的转换，从核算型会计转身管理决策型会计。

第二节初始设置

绝大多数单位都是通过购置商品化的通用会计软件来实施会计电算化的，所以需要把通用会计软件通过初始化设置转变为适用本单位会计核算管理要求的“专用”会计软件。

一、初始设置的准备工作

1、账套名称与账套文件名

账套名称只能为使用该账套的会计主体的名称。因为在有关的输出资料（如：凭证、账簿、报表输出）中会用到单位名称的。

账套文件名是将账套以文件形式保存在计算机中的文件名。各种会计数据和业务数据都存放在账套中，一个账套只能存放一个会计主体的会计与业务数据。但是可以用一个会计软件为多个单位做账，即会计软件具有多账套管理功能。

账套文件名可以与账套名称相同，也可以不同。

2、会计期间

3、记账本位币

4、会计科目体系结构设计

会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。

国家统一会计制度中规定了一级会计科目的编码和名称，明细科目的编码和名称未作统一规定，会计主体可据实自行确定。

如4-2-2-2

5、辅助核算

这是会计电算化对手工会计的一大优点。

理由：

（1）避免重复录入

（2）可以查询有关辅助账及明细账

（3）集中统一管理

（4）不受科目结构的约束

如应收账款、应付账款、应收票据、应付票据、预付账款、预收账款、其他应收款等科目经常设置为辅助核算。

6、期初数据

如果在年初开始实施会计电算化，只需要准备各科目期初（即年初余额）即可。但若是在会计年度中间某一个月份开始实施会计电算化，需要准备期初余额或年初余额、从年初到实施时各科目的借贷发生额或累计发生额。

并且在会计软件中录入会计科目期初数据时，只需要录入最末级会计科目数据。

7、其他初始基础资料

初始化的工作量虽然大，但只需要在初次使用会计电算化时才进行设置。

（一）新建账套

新建账套通常要确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。

账套号必须是唯一的。

科目级次和编码设置原则：“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”。

账套启用会计期间是指开始会计电算化工作的期间。

建账过程中设置的某些参数一旦设置，在完成账套建立后就无法修改。

（二）设置操作员及其权限

为了防止非法登录，每位操作员都应该设置复杂的登录密码并定期或不不定期更换。

一般账套主管拥有账套的最高操作权限。

（三）设置辅助核算项目

（四）设置外币及其汇率

（五）设置会计科目

1、会计科目设置原则

（1）要考虑与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。

（2）必须满足会计报表的编制要求。

（3）保持科目间的协调和完整。不能只有下级科目、没有上级科目。

（4）保持相对稳定。

（5）一级符合国家统一会计制度规定，明细通俗易懂、易记、好用、易推广。

2、会计科目设置内容及注意事项

（1）会计科目编码

在电算化方式下，必须对会计科目进行统一编码。并且编码和名称必须有。

设置会计科目时的注意事项：

A建立时，从上到下。（删除时，从下到上。并且使用过的科目不能删除。）

B编码必须唯一，不能重复，不能空，满足编码结构规定。

C编码用数字、字母。

D编码与名称一一对应。

（2）会计科目名称

科目名称用汉字、字母、数字等。

（3）科目类型

科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。

（4）科目属性

3、调整会计科目时的要求与限制

（1）增加科目时的要求与限制

A从上而下建立

B如果有下级科目，科目代码不能修改。

C有辅助核算账的，辅助账使用后，科目代码不能修改。

（3）删除科目时的要求与限制

A已经使用，不能删除

B有下级，不能删除

C有辅助账，辅助账启用后，不能删除。

4、增设会计科目的一般操作步骤

会计科目的类别和余额方向通常不需要操作用户设置，而是由会计软件根据科目编码智能判断确定。

（六）录入科目期初余额

A有辅助核算的会计科目期初余额不能直接录入，需要将辅助项目的期初余额录入，然后由系统自动计算生成该会计科目的期初余额。

B录入科目余额时，注意调整有关科目的余额方向。如果借贷方向不能调整的，以负数表示。C只能录入最末级会计科目数据，上级科目数据由下级科目汇总而得。

D录入完期初数据后，必须试算平衡，以保证期初数据录入正确。

（七）其他初始设置

第三节

一、凭证处理

（一）编制凭证

在会计电算化下，有三种方式录入凭证：手工录入、自动转账、其他模块生成。但是同一笔业务的凭证只能通过一种方式录入（“数出一源”原则）。

手工录入方式下又分：前台处理、后台处理

凭证类型：

手工账下，通常分收、付、转等。而电算化下，通常采用“记账凭证”一种类型。但是财务软件中提供“允许根据需要设置凭证类型”的功能。但所有凭证类型都采用统一的凭证格式。

1、凭证头部分

凭证号自动连续编号，从1号连续编号，同一类型的凭证不能重号也不允许漏号断号。

输入凭证时，必须输入凭证日期。

A凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能大于前张凭证的日期。（序时控制）

B凭证日期不能超过系统日期。

附件张数：

并不是所有记账凭证都有附件，如更正错账、损益结转的凭证。