企业风险内控之合同管理内部控制(2011最新修订)

合同协议内部控制
2生产能力的调查 生产能力的调查包括调查对方企业厂房、设备 条件，原材料、辅助材料、能源供应状况，生产规 模、技术水平、交货能力等。
3经营能力的调查 经营能力的调查主要调查对方企业的经营金额、 销售渠道、贸易关系、经营做法、近年来的盈亏情 况、产品销售情况以及在国内国际市场上竞争能力 的强弱情况。
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三、评估与披露
企业应当建立合同管理评估制度，定期 对合同签署与履行情况进行全面评估，发现 异常情况，应当及时报告。企业应当披露重 大合同的履行情况、合同纠纷、法律诉讼以 及合同履行中的其他风险等内容。
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第二节 实务案例讲解 【案例2.13－1】百成公司合同案例 百成化学工业公司（以下简称百成公司）是一家在新加坡上市 的外商独资企业，公司的治理结构和内部控制在近几年的发展中不断完 善，有一整套的内控流程和操作规范。百成公司采购时按照填制请购单、 评审订购单合同、填制验收单、取得卖方发票、填制付款凭单、编制付 款凭证及向卖方发出对账单等内部控制流程进行。
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3.调查方式
一般调查方式大致有下列几种： （1）实地调查方式。便于掌握第一手材料， 缺点是如果在异地远距离交易投入成本将加大。 （2）委托调查方式。委托调查是通过行政、 银行和法律服务部门协查、咨询的方法，以了解当 事人的资信情况。 （3）间接调查方式。主要是指利用信息媒体 收集有关企业的资信情况。
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企业应当建立合同审核和内部会签制度，重点审核合同的合规性、 经济性、可行性、严密性等相关内容。 （1）经济性。合同内容符合企业的经济利益。 （2）可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资 金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。 （3）严密性。合同条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适 当、合法；合同约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确； 合同有关附件齐备，手续完备。 （4）合法性。合同的主体、内容和形式合法；合同订立的程序符 合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用 的审批手续齐备。 充分考虑合同条款可能带来的风险，诸如一般经营风险、违法风险、 税务风险等。要充分利用专业人士意见，向律师、法律顾问、税务专家 进行咨询。 合同文本涉及相关部门或人员的，应当履行内部审核会签程序。 合同订立后，合同副本及相关审核资料应交由档案管理部门归档， 合同正本由合同归口管理部门负责保管和履行。
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（二）签约主体信用调查制度
企业制定签约主体信用调查制度，其调 查机构和人员、调查报告和调查责任制度的 规定与签约主体资格调查制度基本一致。主 要区别是调查内容的不同。企业制定和执行 签约主体信用调查制度包括对当事人的履约 能力以及履约信用的调查。具体内容如下：
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（2）该采购员在合同报告中没有说明该 供应商提供增值税票的要求，从而使得该供 应商以偷逃税款的方式降低报价，没有全面 真实反映实际情况，却告知领导是最低价采 购，造成主管审核、批准失误；
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（3）签订合同时原合同报告中的供应商名称又变成了没有法人资 质的二级代理商，该二级代理商不具有一般纳税人资质，为百成公司以 后对卖方发票的抵扣不足留下隐患； （4）抽查该采购员所签合同，没有要求供应方提供17%的增值税 票（百成公司是外企，对购买国内设备享有退税政策）。 2.生产部门的使用情况和反馈意见显示，此采购员所购8台该供应商 的设备经常出现跑、冒、滴、漏现象，其中5台已返还供应商检修，有2 台在仓库，现在使用的只有1台。 3.在编制付款凭证和取得卖方发票的过程中经过查看验收单、卖方 发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单。结果发现： （1）在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的 规定，没有通过仓库保管员验收，就分3次在3个星期日把原材料直接送 到生产使用部门； （2）由于百成公司供应商对账工作一直未开展，同时卖方的付款 由采购处负责，使得该采购员一直未将2003年客户开具的增值税票到公 司财务部入账且未被发现，近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵 扣时效，又造成公司1万元的税款损失。
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②对公民的资格调查，主要是对公民的自身状 况的了解，确定其是否具有法定的权利能力Baidu Nhomakorabea行为 能力。
③对非法人经济管理组织的调查。在调查非法 人经济组织的资格时，应当调查其是否按照法律规 定登记并领取营业执照，对于未经核准登记，也未 领取营业执照，却以非法人经济组织的名义签订合 同协议的当事人，不能与之签约。
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5.确定调查报告制度 在调查期截止之前，企业负责调查的部 门应当提交调查报告，调查报告应当对签约 方的主体资格进行评估，对没有调查出结果 的项目进行说明，以作为签约部门的参考。 6.明确调查失职责任 对于负责调查的部门和人员，如果因其 个人失职而导致调查的信息不实造成的损失， 应当规定相应的处罚措施。

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④对外方当事人的资格调查。对方当事人是外国的企业、 组织的，应当查清其法律地位和性质。调查的主要内容有三 项：一是调查其企业或组织是否合法存在；二是调查其是否 具备法人条件、法定名称、法定代表人姓名、国籍及企业或 组织的注册地；三是调查其企业是有限公司还是无限公司。 对方当事人是外国公民个人的，应当主要调查其国籍及自身 状况，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力以及资信 能力等。 ⑤对保证人的调查。合同协议的签订要求有保证人保证 时，应当调查保证人主体资格的合法性。作为保证人，必须 具有民事行为能力，必须具有代为清偿主债务的能力和承担 赔偿责任的能力，还必须符合《中华人民共和国担保法》有 关保证人的限制性规定。

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（2）经营范围是否合法。签约方应当在其经 营范围以内从事经济活动。为此，在签订合同协议 前，必须审查合同协议项目是否超出了其营业执照 上规定的经营范围。对于一些重要资料和特殊商品， 还应要求其出示生产许可证或经营许可证。
（3）签约人是否合法。企业在签约前应要求 对方合同协议当事人出具签约资格证明。签约人是 法定代表人的应出具法定代表人证明，签约人是代 理人的，代理人必须取得法定代表人的授权，并根 据授权范围以委托人的名义签订合同协议，才对委 托人直接产生权利义务。
（1）履约能力的调查 我国法律规定，法人因合同协议发生的债务承 担有限责任，公民、私营企业和个体经济组织等对 合同协议发生的债务承担无限责任。因此，企业在 签订合同协议时应当了解对方的履约能力是否能承 担相应的责任。对履行能力的调查又可以分为对财 产状况、生产能力和经营能力的调查。 1财产状况的调查 财产状况包括注册资本、实收资本、公积金以 及其所拥有的其他形式的财产，资本状况是客户经 济实际能力和履约能力的标志。
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第一节 关键内部控制 企业应当建立合同管理制度，明确合同签署与履行过程 中的主要风险点，采取相应措施，实施有效控制。
一、合同的签署 企业对外发生的重要经济行为，均应签订相关合同。合 同签署前，应当了解调查对方当事人的主体资格、信用状况 等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。 资信调查是签约前所进行的一项重要的合同管理活动。 资信调查分为签约主体资格调查制度和签约主体信用调查制 度两项内容。
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二、合同的履行
企业应当严格履行合同，同时监控对方当事人的履约情 况。 抗辩权：同时履行抗辩权、后履行抗辩权、不安抗辩权 对合同协议已订立，但发现有显失公平、条款有误或对 方有欺诈行为等情形，已经或可能导致企业利益严重受损， 合同协议归口管理部门应当及时向企业有关负责人报告，并 采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可 以请求仲裁机构或法院对原合同协议予以变更或解除。
企业应当建立合同纠纷处理制度。在合同履行过程中发生纠纷的， 应当根据国家有关法律法规，在规定时效内与对方协商解决。协商无效 的，应当按照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。 （1）经双方协商达成一致意见的合同协议纠纷解决方法，应当签 订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。 （2）合同协议纠纷经协商无法解决的，应向企业有关负责人报告， 并依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部门会同有关部门研 究仲裁或诉讼方案，报企业有关负责人批准后实施。 （3）纠纷处理过程中，任何单位或个人未经授权，不得向合同协 议对方作出实质性答复或承诺。
1.从百成公司请购单→询比价→选择供应商→合同评审→合同的签 订过程中发现： （1）当初在询比价的过程中，采购员要求各供应商报价的产品规 格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，由该采购员最 终确定的供应商的产品价格最高；同时通过运用电话和网上询价，此采 购员所选供应商价格比同类厂家价格高出近10万元；
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（一）签约主体资格调查制度的制定
企业制定签约主体资格调查制度，应当包括以 下主要内容： 1.确定调查机构和人员 企业在制定签约主体资格调查制度时，首先应 当确定企业内部负责调查的机构和人员。一般来说， 除了法律部门或者合同协议管理部门外，根据合同 协议内容的不同，企业的业务部门也应当承担主要 的调查任务。
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合同履行过程中出现违约情形的，应当严格按照合同违约条款承担 或追究违约责任。企业应当建立合同协议违约处理制度。对方违约的情 形，应当按合同协议条款约定收取违约金；违约金不足以弥补企业损失 时，应当要求对方赔偿损失，必要时应采取相应的保全措施。企业自身 违约的情形，应当由合同协议承办部门以书面形式报告企业有关负责人， 经批准后履行相应赔偿责任。
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2.确定调查的内容
企业对签约主体资格进行调查的主要内容应当包括： （1）主体资格是否合法。根据我国现行的法律规定，经济活 动的主体大致可分为法人（领取《企业法人营业执照》）、非法 人经济组织（自然人和领取《营业执照》的组织）。 ①对法人的资格调查。首先要看其是否持有工商行政管理机 关颁发的《企业法人营业执照》，并需了解对方经济组织的法定 名称、住所、营业范围、主营业地的详细地址，厂长、经理和董 事长姓名等事项以及营业执照是否经过年检。若对方是公司，则 还需了解其性质，即属于有限责任公司、股份有限公司、总公司、 分公司、母公司、子公司中的哪一种，对于不具有法人资格企图 以法人名义签订合同协议的当事人，应予以拒绝。
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4.调查渠道
一般调查的渠道有以下几种： （1）企业法人注册的工商行政管理部门。工商行政管 理部门是我国依法负责企业法人注册和合同协议管理的行政 主管部门。企业可以直接向其申请查询有关注册资料。 （2）行业主管部门或企业主管部门。我国的行业主管 部门随着政企分开的体制改革后，虽然不再下达指令性计划， 但仍具有宏观指导的行政职能，与企业仍然存在行政隶属关 系。因此，行业主管部门和企业主管部门对隶属的企业经营 状况基本掌握。 （3）专业银行部门。银行是本利结算和融资活动的专 业部门，了解掌握客户的结算和存款情况。企业要调查有关 企业资格信用情况，可以通过银行咨询部门进行调查。
企业风险内控之合同协议内部控制
合同，是指企业与自然人、法人及其他组织之间设 立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工 签订的劳动合同，不适用本章内容。 合同管理的重要作用在于企业推行合同管理制度， 是企业用法律的手段管理企业经济行为的重要形式。 调查显示:近几年来，有90%以上的企业都或多或少 发生了合同纠纷。因此企业至少应当关注合同管理的下 列风险： （一）未签订合同或合同内容存在重大疏漏，可能 导致企业合法权益受到侵害，经济利益受损。 （二）合同履行不力，可能导致经济纠纷或法律诉 讼，损害企业信誉和形象。

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（2）履约信用的调查
履约信用调查是对签约企业信用、信誉 的调查。企业的经营历史、经营作风、有关 客户的评价、产品的质量以及与金融、政府、 司法机关等机构间关系等情况，都是构成其 商业信用、信誉的重要内容。
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（三）合同的签订
企业应当根据协商、谈判的结果，拟订 合同文本。合同文本应当符合国家有关法律 法规的规定，切实做到条款内容完整，表述 严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏 漏。