Excel实战技巧精粹

Excel学习笔记
1、RNAK（排名、队列、等级、军衔、阶级）函数
一、点击“fx”选择RANK函数-确定。

二、选择第一行“Number（号码、数字、数量）”点击“数值”在函数参数中选择须要排名之列的第
一个单位格（数值）-回车
三、选择第二行“Ref”点击“引用”-把须要排名之列中的所有单位格（数值）选中-确定
四、选中“排名”列第一行（单位格），在“fx（公式设置）”中对第二个和第三个数值添加绝对值符
号“＄”-回车-拖拉整列公式。

注：仅对须要排名列所在的列数（英文字母）的左右或添加“＄”，不要把行数值（阿拉柏数值）选择进来。

另：以上为降序排列，如要设升序排列，则在公式最后加“，1”既可
2、Excel表头斜线设置秘技
技术要点：使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置斜线，使用“对齐”选项卡结合空格键调整文字位置。

1 .单击工作表的的A1单元格，输入斜线表头的内容，比如本例中有两个标题“项目名称”和“日期”，先输入“项目名称”，然后按快捷键Alt+ 回车键，这样可以在单元格内向下按Alt+ 回车键一次，输入“日期”。

2.按Ctrl+ 回车键，这样可以在不离开该单元格的情况下选中该单元格。

3.按快捷键Ctrl+1 ，打开“单元格格式”对话框。

( 如果在单元格上单击右键，然后从弹出的快捷菜单中选择命令“设置单元格格式”，也能打开该对话框，但使用快捷键会更快一些。

)
4.在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后单击如图2所示的左斜线按钮。

5.在“单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都设置为“两端对齐”，如图3所示。

设置完毕，单击“确定”按钮，可以看到如图4所示的效果。

6.观察表头中的文本，显然项目名称的位置不是很合适。

双击A1单元格，将插入点定位到“项目名称”左边，并按两次空格键，让“项目名称”的位置向右一些。

按Ctrl+ 回车键离开编辑状态并选中A1单元格，如果发现“项目名称”换行了，可以通过调整该列的宽度将其调整到合适为止，同样可以调整行宽，使表头的大小变得合适。

当然，也可以改变表头中文本的大小。

3、不用鼠标切换单元格也能够快速输入
在Excel中，可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。

方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。

这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会转贷选定区域第一行第一个单元格。

同样用Enter可以按列输入数据。

4、输入整百整千的数字一个快捷的方法如果在Excel中输入后三位都是0的数，可以在工具——选项—编辑选项卡中找到“自动设置小数点”，打上勾，并将旁边的小数位数设置为-3，这样输入就快捷多了。

5、重复上一次输入
用户在单元格中输入完毕并按下回车键进入下一个单元格后，按下Ctrl+D组合键，可以快速的重复上一次输入的内容，这样可以节省工作时间，提高工作效率。

6、在Excel工作表中实现快速的输入小数
如果你要做的表格当中需要输入大量小数且小数位固定时，可以试一试下面这种方法：用鼠标单击“工具”菜单，选择“选项”命令。

.选择“编辑”标签。

选中“自动设置小数点”，并在“位数”后面的框内用上下箭头确定小数位，然后单击“确定”按钮就一切OK了。

这样，当你在输入小数时，就不用输入小数点了，系统会自动按你设置的小数位把输入数值的后几位确定为小数，小数位不够则前面补0。

如：设置小数位为2位，输入2564则单元格内显示25.64；输入5则单元格显示0.05等。

如果您已经按本方法设置了2位小数，但临时需要输入1位小数、3位小数甚至是整数，又该怎么办?无须取消设置，对于小数，您的输入决定一切；对于整数，只要在整数后多输入一个小数点就可以了。

轻松调整Excel单元格宽度的二种方法
⒈双击鼠标法-将鼠标移至该列标识字母与下一列标识字母之间，然后当鼠标变成双向箭头时通过双击鼠标而调整单元格列宽的方法。

此方法会自动根据单元格的内容调整其宽度。

但是最大的缺点是，一次只能调整一列单元格的宽度。

⒉自动套用格式法
Excel的自动套用格式功能很全，用户除了可以对工作簿的格式进行调整外，还可以自动对单元格的宽度进行调整，使每列的宽度均与该列单元格内容的宽度对应，与“双击鼠标法”相比，效果是一样的，但是却可以可一次性调整Excel所有单元格的列宽。

⑴将需要调整列宽的单元格定义成块，或者按下“Ctrl” ＋“A”选中整个工作簿。

⑵选中“格式”菜单中的“自动套用格式”命令。

⑶在弹出自动套用格式对话框中，单击“选项”按钮，在出现的诸多选项中只保留“列宽/行高”一项（当然如果用户希望套用其他选项的话，也可以进行选择），然后选中任意一项表格格式。

⑷单击“确定”，Excel就会自动使单元格的列宽与单元格内文字的宽度相对应。

提高Excel工作表文本输入速度的小技巧
1.一些有规律的序列文本
如果经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用Excel的内嵌序列来实现其快速输入：首先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“1、2”）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状（填充柄）时。

按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后松
开左键，则该序列的后续元素（如“3、4、5……”）依序自动填入相应的单元格中。

2.非自然递增的数值
并不是所有的序列都是自然递增的，比如等比序列3、6、12……，这时可以采用右键拖拉的方法来完成：首先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（3、6），然后选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，在弹出的快捷菜单中，选择“等比序列”命令，则该序列（3、6、12、24……）及其“单元格格式”就会分别输入相应的单元格中。

除了“等比序列”外，用户还可以根据需要选择“等差序列”。

3.常用序列
有一些序列是用户经常需要使用的，比如说学生的姓名，可以一次性定义好“学生姓名序列”，以后输入时就迅捷的多了：首先将学生姓名输入连续的单元格中，并选中它们，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“自定义序列”选项，先后按下“导入”按钮，这时刚才输入的学生姓名就成为了一个新的序列，再按下“确定”按钮即可。

这样以后在任一单元格中输入某一学生姓名（不一定是第一次输入的第一位学生姓名）后，将鼠标移至该单元的右下角成细十字线状时，按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入的最后一个单元格后松开，就可以得到这些学生的姓名序列了。

4.国家标准名称
有的用户因工作的需要，常常需要将一些国家的标准名称输入单元格中，对于这些文本的输入要求比较严格，必须准确且统一。

可以利用“自动更正”功能来实现快速录入：下面就以国家标准名称《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]为例进行说明。

打开“工具”菜单中的“自动更正”命令，在“自动更正”对话框中的“替换”框中填入“GBJ1887”（可由用户自定义），然后在“替换为”框中填入“《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]”，然后按“确定”按钮。

这样，今后只要用户在单元格中输入“GBJ1887”（请注意大小写问题），确定后，系统就会进行自动更正，快速、准确且保证不出错。

5.多次输入的特殊符号
有时候在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决。

首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”命令在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

6.重复文本
有时在录入数据的时候，有很多的内容前面已经输入过了，这时就可以采取快速复制的方法来完成输
入：如果需要在一些连续的单元格中输入同一内容，在第1个单元格中输入该内容后，将鼠标移至该单元格的右下角成细十字线状时，按住左键向后（或向下）拖拉至最后一个单元格，松开左键，文本就复制好了。

如果需要输入的内容在同一列中前面已经输入过，那么用户输入该内容前面几个字符时，系统就会自动补充后面的字符，这时只需按下回车键确认就可以了。

如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下“Ctrl”+“’D”键就可以完成输入了。

当用户需要在多个单元格输入相同的内容时，可以在按住“Ctrl”键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入内容，最后按下“Ctrl”+回车键即可。

怎么才能使复制内容“所见即所得
在使用Excel的过程中，很多用户都遇到过这种情况：当用户对工作表正常显示（即非隐藏部分）的内容进行复制时，往往会把工作表中隐藏的栏或列也同时复制进去；使用了“分类汇总”功能后，在将汇总结果（只是能够显示出的那几行汇总项目）复制到另一张工作表或Word中时，就会发现，结果却将汇总与汇总之间的详细项目全部复制过去了。

那么，究竟Excel的复制能否“所见即所得”呢?
首先，选中要复制的区域。

然后选择“编辑”菜单中的“定位”（或直接按快捷键“Ctrl+G”）。

在弹出的“定位”对话框中。

按下“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选中“可见单元格”，按下“确定”按钮后回到工作表窗口。

在选定区域按鼠标右键，选择“复制”命令或直接按“Ctrl+C”快捷键后就会发现，计算机显示的画面与普通复制不一样，选定区域的边框变成了流动框，这就说明正处在多重选择下。

最后，用户只需像以前一样在复制的目标区域进行“粘贴”即可。

巧妙使用下拉列表快速输入Excel数据
如果用户希望减少手工录入的工作量，可以采用下拉列表快速输入数据。

在“允许”下拉列表中选择“序列”后，需要指定序列在工作表中的区域。

例如，用户希望在C3单元格中建立一个“优、良、中、差”的下拉列表，那么可以现在其他四个单元格中分别输入“优”、“良”、“中”、“差”。

然后选中C3单元格，打开“数据有效性”对话框，在“允许”下拉列表中选择“序列”，然后指定刚才的四个单元格为序列来源，就可以了。

在选定了四个单元格后，按下回车键，就可以看到C3单元格中已经创建好了一个下拉列表。

这样，用户今后在输入数据的时候就可以免去敲击键盘了，只需要用户鼠标进行选择即可。

Excel工作表中行列互换就是这么轻松
出于某种考虑，用户如果需要将表格的行与列进行交换，可以采用下面的办法。

复制需要行列互换的表格，在需要放置的单元格上执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选中粘贴选项的“全部”，运算选项的“无”，再选中“转置”，最后单击“确定”按钮即可完成行列互换的粘贴。

轻松快速选取包含公式的Excel单元格
需要对工作表中包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒其他用户的注意，不能在此处输入数据，可以采用下面的方法快速选取单元格：执行“编辑”菜单中的“定位”命令，按下“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框中选中“公式”项，按“确定”按钮即可。

有关Excel工作薄“批处理”的技巧
1.打开多个工作簿在“文件”菜单中执行“打开文件”命令，在弹出的对话框中，按住“Shift”键或“Ctrl”键并点击鼠标左键操作，选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按下“确定”按钮，就可以一次打开多个工作簿了。

2.不退出Excel而关闭所有打开的工作簿
常规的“文件”菜单中只有“关闭”命令，一次只能关闭一个工作簿，能不能同时关闭所有工作簿呢，只要按下“Shift”键然后再打开“文件”菜单，这时就会发现“关闭”命令已经变成了“关闭所有文件”，执行该命令后如果没有修改则所有工作簿被立即关闭；如果有未保存的修改，Excel会询问是否要保存修改，然后关闭。

3.插入和删除多个工作表
在选中的工作表标签上按下鼠标右键，在弹出快捷菜单中执行相应的命令，就能够进行插入和删除多个工作表的操作了。

4.所有工作表有相同的页面设置
批量选中所有需要设置页面的工作表，执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，就可以将选中的多个工作表设成相同的页面模式了，免去了用户一个个设置的麻烦。

5.查找和替换
用户可以选中多个工作表后，再执行“查找”、“替换”和“定位”等操作，这样操作范围就是所有选中的工作表，可以大大节省时间。

.
6.样式的设置
通过“格式”菜单中的有关选项，可以将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式或者一次性全部隐藏。

7.视窗样式和单元格属性
执行“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的菜单中选择“视窗”或“编辑”选项卡，并进行相关的设定，就可以将选中的所有工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性了。

8.批量调整列宽或行高
对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可以进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。

此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。

行的操作与上述列的操作基本相同。

对于不相邻的多列，先按下“Ctrl”键并配合鼠标的选择，就可以选中需要的列了，然后就可以进行与相邻列相同的调整操作了。

9.批量设定格式
选中需要设定格式的单元格（连续选定或者以“Ctrl”键配合鼠标选定），将鼠标移至选中的任何区域内，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格格式”，并进行相应的设定即可。

10.批量输入
首先，选中所有需要输入相同内容的单元格式，然后输入内容，最后按下“Ctrl”键之后按回车键即可完成批量输入。

教你怎么自己定制Excel中的快捷按钮
在Excel中，有时需把已合并的单元格取消合并。

如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。

我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：
1.右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；
2.选择“命令”标签，类别“格式”；
3.在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；
4.关闭“自定义”窗口就可以使用了。

其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。

以上方法，WORD同样适用。

在Excel 2002中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。

但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。

保护工作表操作
1、选定整个工作表：右健/设置单位格/保护/“锁定”勾去掉。

2、选定要保护的区域，右健/设置单位格/保护/“锁定”勾上。

3、工具/保护/设置密码
同样参数的输入
1、选定要输入同样参数的区域
2、在编辑栏（fx）输入参数
3、按Ctrl+回车
快速移动有参数单元格腾出空白单元格：Ctrl+鼠标左键十字星拖动单元格，
`快速拖动列：选中要移动列，鼠标点住右边框，同时按住Shift拖到所须位置即可
分数输入：0+空格+分子+/分母
Ctrl+“；”=输入当前日期
Ctrl+Shift+“；”=输入当前时间
Ctrl+“；”+空格+ Ctrl+Shift+“；”=输入当前日期和时间，右键-数字-时期-选对应格式
Tab：单位格右移
Ait+41420=“√”
Ait+41409=“×”
M/Ait+178=“M2”
M/ Ait+179=“M3”
如何在Excel表输入数据时，禁止某列或某行有相同数据出现？
借助Excel 的数据的有效性和COUNTIF函数，我们可以很方便地在某行或某列设定这样的限制，步骤如下（假设在C 列）：1．选中C1 单元格2．选菜单：数据–有效性–设置–自定义3．在公式框内输入：= COUNTIF($C$1:C1,C1)=1 4．将C1 拷贝到你所期望的其他行，如C2：C10
如何只在特定的区域显示工作表背景？
步骤： 1. 先设置整个工作表背景：格式-> 工作表-> 背景，然后从你的图片库中选择一张 2. 选择整张工作表：单击工作表的左上角，或Ctrl + A 3. 将整张工作表的图案颜色设为“白色”：单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，点图案-> 颜色-> 白色，按“确定”，背景暂时消失。

4. 选中某一特定的区域，将图案颜色设为“自动”（步骤类似上一步）。

这部分区域的背景有“恢复”出来了。

注意：工作表的背景是不能被打印出来的。

在数据的有效性设置中，如何设置来源于其他工作表的“序列”？
先在有数据源的工作表中定义一个工作簿级别的名称（可用Ctrl + F3），然后在设置数据的有效性的“设置”标签中选允许–序列，在“来源”中输入刚才设置的名称。

（注意前面要加=）。

如何把矩形批注框改成其他形状？
选中有批注的单元格单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注” 单击批注边框进入编辑状态选择菜单：视图-> 工具栏-> 绘图单击绘图工具栏的“绘图”箭头，从下拉菜单中选择“改变自选图形”，再
选择自己喜欢的图形。

如何把一张工作表的页面设置拷贝到别的工作表？
先选定已进行过页面设置的工作表，按住Ctrl 键的同时选择其他工作表，然后选择菜单：文件-> 页面设置，不做任何修改，直接按“确定”按钮。

这样，所有的页面设置就会拷贝到所选择的其他工作表。

注意：页面设置中“打印区域”和“打印标题”不能被拷贝！
数据表里有许多列是隐藏的，现在我想把他们显示出来，只能一列一列的取消隐藏吗，有用一个命令方式让所有的列都取消隐藏吗
CTRL+A全选工作表单元格，格式－列－取消隐藏
怎样快速删除“0”值单元格行
编辑>查找>查找内容处输0>选项>勾选单元格匹配>全部查找,按CTRL+A,删除,整行.
批量将元换算成“万元”
空白单元格输入“10000”/复制/选择要转换单元格区域/选择性粘贴/选择“除”
函数LEN：查单元格文本字数
函数Rund：产生一个随机数字
隐藏单元格里的参数：定义区域/Ctrl+1/数字/自定义/3个半角“；”若双击单元可，刚重现参数。

数据纵向录入时：选定单元格区域，从首一单元格开始录入/回车→另一列，发前面录入有错误，按Shift+Enter快速返回上一单元格。