档案的保管方法
档案管理办法(精选11篇)
档案管理办法（精选11篇）档案管理方法篇1第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。
其次条人事档案保管制度原则1、保密原则;2、爱护人事档案材料完整，防止材料损坏;3、准时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性;4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。
第三条人事档案保密1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备;2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。
3、任何人包括公司领导在内，无特别缘由，不得随便查调个人档案。
4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。
5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
第四条档案接收：1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;2、在档案底账上注明接收档案;3、填写《回执单》，退回原单位;4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。
第五条档案转出1、取出要转走的档案;2、在档案底账上注销;3、填写《转递人事档案材料的通知单》;4、最终按发文要求包装密封;5、接收档案单位将收到档案的回执退回。
第六条档案爱护1、档案室备有必要的防火、防潮器材;2、档案室保持清洁，不准存放无关物品;3、无关人员不得进入档案室;4、离开时关灯、关窗、锁门保证平安。
第七条新形成的档案材料应准时归档，并按以下流程进行操作。
1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;2、按材料分类确定其相应位置补填档案名目;3、将材料放入档案内。
第八条检查核对检查核对是保证人事档案完整平安的重要手段。
一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。
第九条统计汇报1、人事档案数量;2、人事档案材料收集补充状况;3、人事档案整理状况;4、人事档案保管状况;5、人事档案使用状况;6、档案室设备。
第十条人事档案的使用权限1、法制部门调查。
2、员工本人入党、出国等。
档案妥善保管要求
档案妥善保管要求档案的构成材料多为纸张、照片、录影带及机读磁卡材料等，这些材料都较易造成损毁，对公司的档案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延长档案寿命是每个职业经理人在档案保管过程中必须予以重视的一项重要工作。
具体来说，档案安全保管可采取以下措施：1．对档案进行适当包装：选择档案的包装方法时应考虑以下因素：（1）档案的种类：如档案的重要性、制作材料等；（2）库房条件；如库房应干燥、易于通风、密封和避光等；（3）环境要求：如防尘、防污染及减少机械磨损等；（4）制作成本：在保护效果相同的情况下，应当选用比较经济适用的办法；（5）档案利用的取放方便程度。
2．合理排放案卷：将案卷排放到档案架时，应将同一时期、同一系统或相同性质的全案排放到一起；同时，必须严格按照已经确定的分类体系和案卷的顺序进行排列，以保持案卷之间的有机联系。
案卷存在方式有两种：竖放和平放。
竖放方便案卷检索，但从更好保护档案的角度看，平放的方式则更为有利，因为平放时文件躺着，自然压平而不会起皱裂，对于珍贵档案的保管，更应采取平放方式。
为了方便取放和避免文件过重受压，平放的堆叠高度一般不宜超过40厘米。
3．创造适宜的库房条件：按照档案保管的技术要求，科学地控制库房的温度和湿度，保持有利于档案存放的库房环境和库内卫生，是做好档案保管工作的重要保障。
4．建立防火制度：防火是档案保管中最重要和最经常的工作，一项完善的防火制度应包含以下几个方面的内容：（1）加强检查，消除一切火灾隐患。
库房内应严禁吸烟，定期检查各种电气设备，有隐患的立即进行修理，规模较大的库房，还应安装避雷针。
（2）提前做好灭火准备。
灭火准备包括物质上的准备和思想上的准备两个方面：物质上的主要是灭火工具、水源、沙袋等应该放在便于取用的地方；思想上的准备主要指平时经常进行防火教育，学习防火方面的理论知识和技术方法。
（3）拟订档案抢救方案。
根据档案的重要程度、机密程度和库房条件，拟订几套抢救方案，万一火灾发生时能够合理安排搬运路线方法，抢救最贵重的档案，避免抢救过程中的失密现象。
档案的保管
档案的保管档案，是机关、企事业单位、社会团体在工作中直接产生和现实使用的文件材料，是经过收集、整理，集中保存起来的历史产物。
档案工作就是用科学的原则和方法，为社会实践活动服务的工作。
其工作内容主要包括档案的收集、整理、保管和利用四个环节。
档案保管是指为了延长档案的使用寿命，对已整理好并存入库房中的档案，根据其成分和状况，所采取的一系列存放和安全防护措施。
档案保管作为档案工作中一项专门的业务工作，具有重要的意义。
档案保管得好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提。
反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去存在和进行的基础。
那么，办公室文员做好档案的保管工作，要注意哪些问题呢？档案保管工作的任务（1）防止档案的损毁。
了解和掌握档案损毁的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取有效的技术和方法，最大限度地消除各种可能损毁档案的不利因素，从而把档案的损毁率降低和控制在最小的范围内。
档案损毁的原因主要有：人为损毁。
如由于政治、经济原因及档案工作人员疏忽大意、不遵守规章，导致档案被破坏。
自然损毁。
由于档案本身材料（如纸张、磁带、胶片）的变化及环境不适对档案造成的破坏。
（2）延长档案的寿命。
档案保管工作的任务不仅仅在于防止档案的损毁，而且还要从根本上采取更积极的措施，改善档案的存储条件，提高档案的修复技术，最大限度地延长档案的寿命。
（3）维护档案的安全。
一方面从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，防止档案保管不当造成档案缺失、泄密等。
档案的价值鉴定在档案入库保存之前，应该首先对档案价值进行鉴定。
档案价值鉴定工作，是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，并予以销毁的一项档案业务工作。
其重点工作是确定档案的保管期限。
根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。
永久保存。
就是将档案无限期地永远保存下去。
档案保管制度 档案利用制度 档案材料归档制度
档案保管制度档案利用制度档案材料归档制度
档案保管制度：
1. 档案的保管要遵循科学的管理方法，确保档案的完整、安全、有序。
2. 档案管理人员要定期对档案进行检查和清点，确保档案无损坏、无遗失。
3. 对档案的保管要严格遵守档案保密规定，防止档案被盗用、泄漏。
4. 档案的保管要建立档案台账，对档案的保管情况要及时记录、登记。
5. 档案的保管要定期对档案进行整理、分类、归档，确保档案的查找和利用方便。
档案利用制度：
1. 档案的利用要遵循档案保密规定，不得随意将档案带出档案室。
2. 档案的利用要建立档案借阅登记制度，对借阅人、借阅时间、归还时间等信息进行登记。
3. 档案的利用要实行档案复制制度，对于需要复制的档案，要经过审批并进行复制登记。
4. 档案的利用要建立档案信息检索制度，方便查找和利用档案。
5. 档案的利用要定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整和安全。
档案材料归档制度：
1. 归档的材料必须是经过分类、整理、审核合格的档案材料。
2. 归档的材料必须是原件，不得用复印件代替。
3. 归档的材料必须是完整的、齐全的，不得有缺失或遗漏。
4. 归档的材料必须是清晰的、整洁的，不得有涂改、污损等情况。
5. 归档的材料必须是按照规定的格式和要求进行整理、装订的。
档案的保管方法
档案的保管方法在现代社会中，档案是组织和个人重要的资料和信息载体，对于保障组织运行和个人权益具有重要意义。
良好的档案保管方法不仅可以确保档案的安全和准确性，还能提高办公效率和信息管理能力。
本文将介绍一些关键的档案保管方法，以帮助读者更好地管理和保护档案。
1. 档案分类整理档案的分类整理是档案管理的基础，其目的是为了方便检索和使用。
在进行分类整理时，可以根据档案的内容、类型、年代等因素进行分类划分。
可以采用主题分类、部门分类、时间分类等方式，根据实际需要进行合理的分类。
同时，要定期检查和更新档案的分类方式，以确保档案体系的完整性和准确性。
2. 档案编号和标识档案编号是对档案进行唯一标识的重要手段，可以提高档案管理的准确性和效率。
档案编号应当遵循一定的规范和层次，使得每个档案都能被准确地标识和检索。
此外，还可以使用档案标识标签、封面或罗列清单等方式来标识档案，以便于管理和辨识。
3. 档案存储环境档案存储环境对于档案的保护十分重要。
首先，要选择相对稳定的室内环境来存放档案，避免阳光和雨水的直接照射。
其次，要控制室内的温度和湿度，避免极端的温度和湿度对档案的损坏。
最后，要定期清理和维护存储设施，确保其安全性和稳定性。
4. 档案保管期限各类档案都有不同的保管期限，应根据相关法律法规和组织规章规定进行合理保管。
对于已经到期的档案，应根据情况进行归档、转移、销毁等处理。
此外，对于一些重要和机密的档案，也可以考虑进行备份和影印，以防止档案的丢失和损坏。
5. 档案安全与访问控制档案的安全是保障档案权益的基础，要采取一系列的措施来确保档案的安全性。
首先，要加强档案的物理安全，防止盗窃和灾害损坏。
其次，要根据档案的敏感性和重要性，合理设置访问权限和密级，并严格控制档案的查阅和借阅。
同时，要根据需要建立档案安全审计制度，对档案的访问和使用进行监控和记录。
6. 档案数字化管理随着信息技术的发展，档案数字化管理成为了一种趋势。
文件档案的保管及借阅制度
文件档案的保管及借阅制度一、文件档案的保管制度1.档案保管责任人的设立：设立专门负责文件档案保管工作的人员，明确其职责和权力。
2.档案室的设置：建立适当的档案室，妥善保管文件档案。
档案室应具备适当的空间、温湿度控制、防火防盗设备等条件。
3.档案保管规定的制定：制定详细的文件档案保管规定，包括档案保管的流程、操作规范、安全措施等内容，确保每一步操作都能符合规定。
4.档案登记和借阅登记制度的建立：建立档案登记制度，对每一个文件档案进行登记，记录档案的名称、编号、责任人、目录等信息。
建立借阅登记制度，记录借阅者的身份、借阅时间、借阅事由等信息，以便借阅过程的跟踪和管理。
5.档案柜的使用与管理：对于档案柜的使用和管理，要求保管人员定期检查档案柜的状态，确保柜门和锁具的完好性，防止潜在的安全隐患。
6.档案备份与灾难恢复计划：制定档案备份和灾难恢复计划，定期备份文件档案，并建立好的档案恢复系统，以防止因灾害等原因造成的档案丢失或损坏。
二、文件档案的借阅制度1.借阅申请的流程：制定借阅申请的流程，包括申请人填写借阅申请表、主管审核、档案管理员审批等环节，以确保借阅申请的合理性和合规性。
2.借阅时间和借阅范围的限制：明确借阅时间的限制，如借阅期限和续借规定等。
对于一些敏感的档案，可以设立特殊的借阅权限和审批流程。
3.借阅档案的登记和使用期限：借阅者在借阅时应及时填写借阅登记表，并在规定的使用期限内归还档案。
档案管理员要对借阅情况进行记录和跟踪，确保档案的使用情况可查。
4.档案的归还和交接：借阅者在使用完毕后必须按时归还档案，并填写归还登记表。
档案管理员要进行档案的检查和整理，确保档案的完整性和准确性。
5.借阅档案的限制和保密要求：有些档案具有一定的限制和保密要求，如商业机密、个人隐私等。
对于这些档案，要求借阅者进行保密承诺，同时也要加强对这些档案的保护和管理。
总结：文件档案的保管及借阅制度的建立对于确保文件档案的安全性和可用性非常关键。
会计档案的保管流程和方式
会计档案的保管流程和方式
会计档案的保管流程和方式主要包括以下几个方面：
1. 分类整理：对会计档案进行分类整理，以便更加清楚、精细地保管会计档案。
2. 建立保管程序：建立会计档案保管程序，明确会计档案的起止日期，核实和校核会计档案的完整性等。
3. 建立责任制：将会计档案交由责任人管理，确保会计档案的安全保管和及时共享。
4. 严格执行安全保管程序：根据《会计准则》的要求，将会计档案妥善保管，不得移动或改动，以防止会计资料丢失或被篡改。
5. 定期查阅和审核：定期查阅会计档案，审核档案是否存在损坏、遗失或篡改等情况，保持会计档案的完整性。
6. 配备专业人员：对于未设专职档案机构的单位，必须配备专业人员负责会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等工作。
7. 建立电算化档案：对于存储于计算机和磁性介质上的会计资料，应当建立电算化档案，并规定数据复制备份。
8. 安全措施：保存会计档案应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要防尘、防热、防冻、防磁，并采取相应的安全措施。
9. 办理交接手续：在机构变动或者档案管理人员调动时，应当办理交接手续。
10. 定期销毁：对于超过保存期限的会计档案，应当按照规定的程序进行销毁。
以上是会计档案的保管流程和方式，具体的操作可能因实际情况而有所不同。
在实际操作中，应当根据相关法律法规和会计准则的要求，结合单位的实际情况，制定具体的保管流程和方式。
档案保存方法有哪些
档案保存方法有哪些档案保存是组织和管理重要文件和数据的过程，确保档案的完整性、可靠性和可访问性。
随着科技的进步和信息量的增长，人们需要更有效和安全地保存档案。
以下是一些常见的档案保存方法：1. 纸质档案保存纸质档案保存是传统的方法，通过将文件打印在纸张上，并进行分类和归档。
这种方法有其优点，如易于阅读、持久性和较低的技术要求。
然而，它也存在一些问题，如需要大量的存储空间、易于损坏、难以共享和整理的困难。
为了更好地管理纸质档案，可以采用以下措施：- 建立适当的分类系统：创建一个明确的文件分类系统，使文件易于查找和排序。
- 使用质量好的文件夹和文件夹标签：使用高品质的文件夹和文件夹标签来保护文件，并确保它们易于辨认。
- 给档案建立索引：为每个文件创建索引，以便可以快速定位所需的文件。
- 定期检查和整理：定期检查档案，丢弃不再需要的文件，并确保所有文件都按照正确的分类归档。
2. 数字化档案保存随着电子技术的发展和数字化信息的增长，数字化档案保存正在变得越来越流行。
数字化档案保存是将纸质文件、照片、录音等转化为数字格式，并通过电子设备进行管理和存储。
数字化档案保存具有以下优点：- 节省空间：电子文件不需要占用大量的物理空间，可以减少存储成本。
- 方便访问：数字化档案可以通过电脑或其他电子设备随时访问，而无需物理上查找文件。
- 安全性和备份：数字化档案可以通过多个备份来保护文件的安全性，减少意外丢失的风险。
- 方便共享：通过电子方式共享档案可以提高工作效率和协作。
要有效地进行数字化档案保存，可以采取以下措施：- 选择合适的文件格式：选择常见且可持续的文件格式，以确保文件的长期可访问性。
- 建立适当的文件夹和文件命名规则：建立一致的文件夹结构和文件命名规则，使文件易于管理和查找。
- 定期备份：定期备份数字化档案，以防止意外丢失或损坏。
- 数据安全措施：采取必要的安全措施，如数据加密和访问控制，以保护档案的机密性和完整性。
档案的保管方法
二、档案架(柜)的排放和编号
库房中的档案架(柜)的排放，应符合下列几个要求：
库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。
一、档案库房的布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。
3.拟制档案抢救方案
即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时可指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。
八、档案在搬动中的保护
由于种种原因，库内档案有时需要搬动，在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。
平放档案时为了取放方便和避免文件承担过重的压力堆叠的高度以不超过四十厘米建立全宗卷在企业档案管理工作中专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料以全宗为单位组成专门案卷即称为全宗卷
文件名
档案的保管方法
检索编码
CM030513
页码
5－1
企业档案保管的具体内容包括：(1)日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。(2)预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。(3)抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。(4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。
档案保管九防措施
档案保管九防措施
档案保管九防措施指的是防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠。
档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。
档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案知张的破坏。
湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂。
档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材。
为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。
档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。
档案管理是企业各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理具有不可分性，任何业务的发生，必然形成原始的文件材料、帐薄、凭证等资料，这就需要以一定的方式进行保管。
而且任何业务活动，又必须遵照一定的方针、政策、原则，而一定的方针、政策、原则又是依据档案材料形成的。
因此说档案管理和业务管理是密不可分的。
同时，档案还是了解我行发展史、掌握企业发展过程的一个重要途径，因此，强化各类档案数据的管理，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性是档案管理工作的重要内容。
随着企业各项管理制度和业务的发展，档案管理中也需要对其内容陈旧、不能适应业务发展需要的规章制度进行更新，因此应及时根据档案管理的实际情况，对《档案管理员岗位职责》、《档案人员工作守则》、《档案保管制度》、《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《库房管理制度》等各项制度重新进行梳理和完善。
通过对
相关管理制度的进一步梳理，可以使档案管理制度更加完善和健全，使系统档案管理工作向规范化、标准化进一步迈进。
法律法规—档案保管
档案保管、保护与统计第一章档案的保管档案是档案工作的具体物质对象，是人类社会宝贵的文化财富，离开了档案，整个档案工作就失去了存在的必要。
保管好档案是开展档案工作的最起码、最基本的前提。
档案保管，是指根据档案的载体（制成材料）成分和状况所采取的存放和安全防护措施。
《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采取先进的技术，实现档案管理现代化。
”第一，要求建立科学的档案管理制度，如档案管理制度、档案保密制度、档案价值鉴定制度等，逐步实现档案管理的规范化；第二，配备适宜档案安全保存的专门库房和装具，配备防盗、防火、防光、防有害生物等必要的设施，确保档案的安全与完整；第三，根据档案事业发展的需要和可能，配备适应档案现代化管理所需要的技术和设备，实现档案管理的现代化。
档案保管工作主要包括两方面：一要有一定的保管档案的物质条件，这是档案保管必不可少的基础；二要有完善的保管制度和方法，它包括档案的库房管理和档案在流动过程中的管理保护。
（库房管理是档案保管工作的一项主要任务，包括档案库房与装具的编号、档案排列、库房温湿度的控制与调节、库房“八防”等；档案在流动过程中的安全防护是指在档案管理和利用过程中对档案的保护，以防止档案的丢失和损坏。
如，严格档案借阅手续，防止档案在利用过程中被损坏等）本章主要介绍档案保管的所应有的物质条件及保管制度与方法。
通过学习，了解档案保管的任务和要求，了解档案库房选址、设计、建筑、装修的基本要求和档案库房主要设备的合理选用，掌握档案保管制度的制定和档案保管方法。
第一节档案保管工作的条件保管档案的基本物质条件是：档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等。
一、档案库房档案库房是保存档案的场所和基础设施，它直接影响档案的保管效果。
档案库房是不同于民用住宅、办公用房、普通物资仓库的建筑。
会计档案保管方法
会计档案保管方法一、分期归档会计档案应当根据其重要性和时间要求分期进行归档。
日常的会计凭证、账簿、报表等应当定期整理，按月、季、半年或年度进行归档。
对于一些长期保存的会计档案，如年度财务报告、重大经济合同等，应当单独保管，并在规定的时间内归档。
二、分类保管会计档案的保管应当按照其内容和形式进行分类。
凭证、账簿、报表等应当按照时间顺序和业务类型进行分类，并按照分类结果进行整理和归档。
分类保管有助于后续的查询和使用，也有利于档案的规范管理。
三、防潮防霉会计档案多为纸质材料，容易受潮和发霉。
因此，应当将会计档案存放在干燥的环境中，保持室内通风良好，避免潮湿和霉变。
同时，也应当定期检查档案的保存情况，一旦发现受潮或发霉迹象，应及时采取措施进行补救。
四、防火防盗会计档案是重要的经济资料，必须采取有效的防火防盗措施。
档案室应当配备灭火器材，定期检查消防设施是否完好有效。
同时，档案室应当安装防盗门窗，加强安全管理，确保档案的安全和完整。
五、定期检查为了确保会计档案的完整性和有效性，应当定期进行检查。
检查的内容包括档案的完整性、清晰度、是否有损坏或遗失等情况。
一旦发现问题，应当及时进行处理和修复，确保档案的质量和可用性。
六、电子化管理随着信息技术的发展，会计档案的电子化管理已经成为趋势。
通过电子化方式存储和保管会计档案，可以更加方便快捷地进行查询和使用。
同时，电子化档案管理也有利于档案的长久保存和备份，提高档案的安全性和可靠性。
七、建立档案管理制度为了规范档案管理，应当建立完善的档案管理制度。
管理制度应当明确档案的分类、归档时间、保管方式、使用规定等方面的要求，并制定相应的操作规程和责任制度。
通过制度的建立和执行，可以有效地提高档案管理水平，确保档案的质量和安全。
八、培训档案管理人员档案管理人员的素质和能力直接影响着档案管理的质量和效果。
因此，应当定期对档案管理人员进行培训和教育，提高其专业素质和管理能力。
培训内容应当包括档案管理的基本知识、操作技能、法律法规等方面的知识，以帮助档案管理人员更好地履行其职责。
档案资料管理的方法
档案资料管理的方法
档案资料管理是保证组织正常运转的重要环节。
为了使档案资料能够得到有效管理和利用，以下是一些档案资料管理的方法：
1. 建立档案管理制度。
制定档案管理制度，明确档案管理的目标、职责、流程、标准等，保证档案管理工作有条不紊地进行。
2. 建立档案分类规则。
按照档案分类规则对档案进行分类，分类规则要尽可能地简单明了，方便查阅和利用。
3. 定期进行档案鉴定和清理。
定期对档案进行鉴定和清理，删除无用的档案，确保档案库存量的合理和档案的完整性。
4. 建立档案保管制度。
制定档案保管制度，规定档案的安全保管措施，防止档案遭到损坏、遗失等情况。
5. 建立档案借阅制度。
制定档案借阅制度，规定档案借阅的条件、流程、时限等，保证档案的有效利用。
6. 建立档案数字化管理系统。
建立档案数字化管理系统，对档案进行数字化处理，提高档案的利用效率和管理水平。
7. 建立档案保密制度。
建立档案保密制度，保护重要档案的保密性，防止档案泄露。
通过以上档案资料管理的方法，可以有效地管理档案资料，提高档案利用效率和管理水平，保证组织正常运转和发展。
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档案管理规定的存储与保管
档案管理规定的存储与保管档案管理规定的存储与保管是确保档案的安全性、机密性和可访问性的重要环节。
正确的存储和保管方法不仅可以保护档案免受损坏和丢失，还可以提高档案检索的效率。
本文将重点介绍档案管理规定的存储与保管的几个关键要点。
1. 文件存储（1）纸质档案的存储：纸质档案应当存放在专用的文件柜或者档案柜中，以确保其安全。
文件柜的选择应当根据档案的重要性和保密级别来确定。
重要的机密档案应当存放在具有防火、防潮和防蛀能力的档案柜中，柜内应配备温湿度控制设备，并根据需要设置密码或指纹锁等保密措施。
（2）电子档案的存储：电子档案的存储应当采用专门的网络服务器或云存储服务。
这样可以确保档案的安全和备份，防止丢失和损毁。
同时，对于涉及机密信息的电子档案，应当进行加密存储和访问控制，以保护档案的机密性。
2. 档案保管（1）分类保管：档案应当根据档案的内容、形式和保管期限等进行分类，分类后再进行保管。
每类档案都应明确标识，以便于档案的检索和管理。
（2）保管环境：档案应当存放在无潮湿、无尘土、无阳光直射的环境中。
存放档案的房间应该具备良好的通风条件，避免温度过高或过低，湿度过大或过小对档案的损害。
另外还应设置防火灭火设备，以应对突发火灾。
（3）档案盒与封装：纸质档案应当存放在档案盒中，避免受到灰尘、虫蛀等的侵害。
档案盒应当选用酸性纸质材料，以防止酸化对档案的腐蚀。
盒内档案应当以分类为单元进行封装，以便于管理和保护。
3. 档案保管措施（1）防火安全：档案室应配备灭火器、消防栓等灭火设备，并定期进行消防演练。
档案柜和文件柜应具备防火功能，以防止档案在火灾中受损或丧失。
（2）安全防范：对于具有重要机密性的档案，应当设置专门的存储空间，并采取门禁、监控摄像等安全措施，保证档案的机密性和安全性。
（3）备份和恢复：对于电子档案，应当定期进行数据备份，并将备份资料存放在不同的地点，以防止意外删除或硬件故障造成的数据丢失。
同时，还应当配备数据恢复的措施，以确保档案的完整性和可访问性。
档案的保管
档案的保管1、收档案必须认真验收，并办理交接登记手续。
2、存放档案必须有专用的框架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
3、底图修改、送晒外，不得外借。
修改后底图应及时归档，要认真检查其修改、补充情况。
底图存放以平放为宜。
4、每年底进行一次库藏档案的清理、核对和保管质量检查工作，做到财物相符。
对破损或变质档案，要及时修补和复制。
5、档案室要严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使得明火。
6、档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。
发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
7、档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。
档案员的管理职责1、忠于职守，严格遵守档案法规及本管理处档案管理制度，积极开展工作。
2、负责收集、接收配管处经营、管理、科技档案资料。
做好积累、补充、配套、保管和提供查阅。
3、及时立卷归档，编制总目录、卷内目录及档案形成说明书，编排入柜。
要熟悉管理的档案，协助查阅检索。
4、熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。
5、妥善管理档案。
严格执行借阅制度，建立借阅登记。
对借出资料按期催还。
6、定期清查、鉴定档案。
每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。
作到账物相符，及时修补和复制已破损或变质的档案。
7、严守机密，确保档案安全，对档案库要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫的“七防”工作，保持档案库房整齐清洁。
8、对各部门兼职资料人员进行资料和档案管理的业务指导。
9、完成领导交办的其他工作。
档案的借阅1、管理处员工应重视保护档案并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。
2、文书档案只阅不借；如需长期使用者，须归还后办理续借手续。
爱护档案，不得丢失损坏。
所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意涂改、涂写。
服从档案管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案只在档案室查阅，保密档案不供查阅。
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四、建立全宗卷
在企业档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形
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成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。
全宗卷是在企业档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据，是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一种工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。
在库房内搬动数量较多的案卷时，必须准备一定的工具，如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具，那么每次搬动的案卷不要太多，以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运，应注意忌用粗糙的捆
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扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等均应注意选择。
做好搬动中的保护工作，除了物质和技术措施以外，特别重要的是，要求档案管理人员有高度的责任心和踏实细致的工作作风。不负责任、粗枝大叶是搬动中发生机械磨损和污染的主要根源。
九、档案的安全检查
定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，制止档案被继续损坏。
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企业档案保管的具体内容包括：(1)日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。(2)预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。(3)抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。(4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。
库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。
一、档案库房的布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。
档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查，应在下列情况下进行：水灾、火灾之后；发现档案遗失或被盗窃后；对某些档案(如利用频繁的部分)是否遗失发生怀疑时；发生虫害、霉烂、水湿等现象时。
检查方法，最基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照和检查人员的实地观察，为此检查人员应当由比较有经验的人来担任。
检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时对某些制度做适当的修改。
库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排。确定了库位号后，就应在此基础上制成库位索引。
二、档案架(柜)的排放和编号
库房中的档案架(柜)的排放，应符合下列几个要求：
在企业库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案内容。关于库房内档案的存放状况和管理制度的具体内容，也应列入企业档案室的保密范围。
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七、防火的管理
企业档案管理部门必须建立防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的管理主要体现在三个方面：
当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次序应根据档案架(柜)及其“栏”、“格”的编号次序进行。
企业档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案(如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等)，通常采用平放的方法，这样使文件较舒展，有利于保护档案。
3.拟制档案抢救方案
即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时可指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。
八、档案在搬动中的保护
由于种种原因，库内档案有时需要搬动，在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。
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1.排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架(柜)子，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。
2.有窗库房的架(柜)子的排列，应与窗子垂直，以避免强烈光线直射；无窗库房的架(柜)子的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风。
3.架(柜)子排列应最大限度地利用库房的地面与空间，并要便于档案的搬运和取放，不宜太松或太紧。
三、档案的存放和全宗排列
企业档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。
五、温、湿度调节和清洁卫生管理
科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好企业档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。
六、保卫和保密管理
档案是企业的文化财富，其中许多是机密性的。企业档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。
1.加强检查，消除一切发生火灾的可能性
要定期检查电气设备，有毛病的立刻修理。库房内应严禁吸烟，忌用移动式的火烛。规模大的库房，一般应安装避雷针。
2.做好灭火的准备
有条件的地方，可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源，这些都应设在便于取用的地方。在档案工作部门要经常进行防火教育，学习有关的理论知识和技术方法。