入库说明

1.3 库存管理

1.3.1 商品入库/退库

在“进销存管理”界面（图3.1），直接点击主菜单中“库存管理”，在其下拉菜单中点击“入库/退库”，出现“入库/退库管理”窗口如下：

图3.14 “入库/退库管理”窗口

1.3.1.1 入库

在该“入库/退库管理”窗口上方的相关框处点击“入库”，在“供货单位”处，同样用“双击选取”的方法输入供货单位（即：双击此框，在随之弹出的“供货单位查询”小窗口中点击“查询”按钮，小窗口中将列出该部门对应的所有供货单位的相关信息。双击要进行付款录入的“供货单位”，系统将把该单位名自动填入“供货单位付款”窗口上的“供货单位名”后的空白框内，而且小窗口将随即消失），输入或选择“进货人”、点击“新入库单”。然后点击“增加”按钮，即可按照表上的栏目，录入相关的入库数据，即：

首先输入待入库的商品的“商品自编号”（或者同样用“双击选取”的方法输入），该“商品自编号”代表了这次进货是何种商品，其基本信息和售价会自动查出来并被填入，“入库批号”也将自动产生并填入。如果以前进过同种商品，“产地”、“包装计量单位”和“最新近价”也将自动填入以供参考。

输入“数量”、“进价”、“经销或代销”、“保质期”。

一张入库单上有多个入库记录就“增加”几行，分别录入相应的信息即可。数据无误后必须按“保存”按钮保存（一般入库单上有进价合计和售价合计，输入完需核对数据窗口下面显示的进价合计和售价合计是否与入库单上的合计数据相同），程序会自动为每条入库记录生成入库批号。

如果要录入下一张入库单，须先保存已录入数据，然后选择相应的供货单位、进货人，

按“新入库单”等，重复以上同样的方法，录入下一张入库单数据。每完成一张入库单的数据录入，均须按“保存”按钮保存。

注意：对于“入库日期”，要求在该日期以后（包括该日）未做过盘存和进销存报表，否则不允许录入。即“入库日期”必须大于最近一次盘存日期和进销存报表日期。“入库日期”最好选入库单上的日期，便于核对。

商品入库单录入前，“商品编码表”中应有该商品的基本信息，“商品定价表”中应有该商品的售价信息，供货单位的信息也应在“供货单位表”中。这些信息在入库时不再录入，计算机直接从上述表中提取。

每笔入库商品要录入的信息有“商品自编号”、“经销/代销”、“产地”、“数量”、“进价”。

按“查询”按钮，可以在已选定的部门、柜组、入库日期、供货单位或进货人的条件下进行查询。对于查询列出的入库记录，“商品自编号”和“进价”不允许改（“商品自编号”是记录标识，“进价”只能通过“商品调进价”窗口改动）。若“入库日期”以后（包括该日）未做过盘存和进销存报表，则允许修改“经销/代销”、“产地”、“保质到期”、。可以在查询列表中添加新的记录，但不允许删除（错误的删除可能造成数据混乱）。若“入库日期”以后（包括该日）已做过盘存或进销存报表，则任何修改操作均被禁止（只能查询）。

如果不想再要已录入但尚未保存的数据，可按“删除”按钮删除，也可在按“新入库单”或按“退出”按钮时回答“不保存”。

完成后，按“退出”按钮退出。

1.3.1.2 退库

在该“入库/退库管理”窗口（图3.14）右上方的相关框处点击“退库”，在“供货单位”框中，用“双击选取”的方法输入“退库单位”（与入库时相同）；选择或输入“退货人”、按“新退库单”。然后按“增加”按钮，即可录入退库数据。

“退库窗口”如下：

图3.15 “退库管理”窗口

录入退库数据的操作：首先输入待退库商品的“商品自编号”（用“双击选取”的方法

输入）；单击“入库批号”栏，在其下拉列表中选取入库批号；输入退货数量，如果该栏没有可以选择的入库批号信息，则该商品已经没有了库存或没有选对相应的供货单位。数量可以输入负数也可以输入正数，不管输入如何，计算机会自动把数量转换成负数。

一张退库单上有多个退库记录就“增加”几行，分别录入相应的信息即可。录完一张退货单后，要仔细检查，数据无误后再按“保存”按钮保存（同上确认退库单上的合计和计算机的合计相同）。程序会自动为每条退库记录生成退库批号。完成后按“退出”按钮退出。（一张入库/退库单只能对应一个供货单位）

在录入下一张退库单时须先保存已录入数据，然后按“新退库单”录入下一张退库单数据。数据无误后再按“保存”按钮保存。完成后按“退出”按钮退出。

注意：

对于“退货日期”，要求在该日期以后（包括该日）未做过盘存和进销存报表，否则不允许录入。即“退货日期”必须大于最近一次盘存日期和进销存报表日期。“退库日期”最好选退库单上的日期，便于核对。

退货录入信息只有“商品自编号”、“入库批号”和“退货数量”。“商品自编号”确定何种商品，“入库批号”确定该商品多批入库中的某一批。其它栏目计算机将自动提取。

按“查询”按钮，可以在已限定退库日期、供货单位或退货人的条件下进行查询。对于查询列出的退货记录，“商品自编号”和“入库批号”不允许改。对于“退货数量”，如果该日以后（包括该日）未做过盘存和进销存报表，则允许修改，否则不允许。如果“退货数量”

的修改将造成库存量变负，修改将被拒绝。可以在查询列表中添加新的记录，但不允许删除。如果不想再要已录入但尚未保存的数据，可按“删除”按钮删除，也可在按“新退库单”或“退出”按钮时回答不保存。记住，完成后均需按“退出”按钮退出。