商业书信--绝对经典!

中文书信格式及要求中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。

如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。

对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。

如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。

不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。

此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。

3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。

一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。

正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。

如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。

又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。

也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。

5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。

由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。

一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。

6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。

今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。

7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。

日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。

中文书信行款规范1、字迹端正清晰，易于认辨。

不写错别字，不写错句。

单字不成行，单行不成页。

2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。

3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。

4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。

5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。

信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。

7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。

信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。

收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。

邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。

航空信的标签要明显。

商业信函的写作要求商业信函不同于文学创作。

文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。

商业信函的写作要求是：1)主题突出，观点明确商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。

信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。

向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。

鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。

例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。

2)面向对方为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。

因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。

同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。

3)实事求是，谦恭有礼经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。

谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。

例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。

4)结构严谨、首尾圆合结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。

可在信的开头直接进入主题而不落俗套。

在信的结尾可提出各种希望等。

5)语气平和，用词准确为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。

商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。

用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。

用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。

例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。

同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。

答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。

此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。

6)清楚简洁，注意修辞信文内容与形式都要做到清楚简洁。

做生意讲求效率与节省时间。

清楚简洁的书信最受欢迎。

要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。

不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。

最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。

除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。

销售信函的七个技巧1. 写信时想象自己就是消费者。

这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。

想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。

你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。

记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。

2. 组织信件内容。

销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。

在引言中，表明写信的目的。

正文就是你的"卖场"，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。

结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。

3.要让它易于阅读。

以一种对话的方式写，就像你平时说话一样；推销信中通常没有必要用正式的口吻。

使用短句子。

当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短。

以小段落方式写作。

人们喜欢边吃早餐边阅读。

如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写。

编辑、校订你的信函，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。

4.抓住读者的注意力。

大标题不一定只能用于广告宣传语。

它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。

5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。

无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。

6.使读者感兴趣。

通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。

书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。

每句话都要能提起人们的兴趣；否则读者会立刻感到厌烦。

重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。

7.使读者想得到你的产品或服务。

向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您？——的方式是最佳的。

人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。

而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。

人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。

记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。

这就是两种销售方式之间巨大的区别。

8.让读者采取行动。

潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。

如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。

如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。

非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。

他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。

如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。

如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。

这会使得人们立即行动。

商务信函措辞要讲究良好的第一影响试着用“salutation”制造一个好印象。

作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。

例如Dear Ms. Jones。

使用Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。

表明你的目的你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.写信的原因写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息，request求某人做某事，apology 道歉，complaint投诉一个问题。