浙江省地方标准

ICS 浙江省地方标

准

DB33/T498—2004

行政处罚案件档案整理规则

Clean up regulation of archives for administration punishment case

2004-11-04发布2004-12-04实施浙江省质量技术监察局发布

DB33/T498—2004

前言

为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实施行政管理，规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供利用服务，特制定本标准。

本标准由浙江省档案局提出并归口管理。

本标准起草单位：浙江省档案局。

本标准主要起草人：程淑芳、王群。

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行政处罚案件档案整理规则

1 范围

本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T7156—2003 文献保密等级代码

GB/T9705—1988 文书档案案卷格式

GB/T18894—2002 电子文件归档与管理规范

DA/T1—2000 档案工作基本术语

DA/T13—94 档号编制规则

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DA/T18—1999 档案著录规则

DA/T19—1999 中国档案主题词表

DA/T24—2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板

《中国档案分类法》

《档案分类标引规则》

3 术语和定义

DA/T1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

行政处罚案件档案

行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。

行政处罚案件档案整理

对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编目、装订，使之有序化的过程。

电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

4 归档文件的要求

通则

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4.1.1 真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况。

4.1.2 齐全、完整，记录行政处罚活动的全面过程。

4.1.3 适用简易程序的行政处罚案件在归档时，必须具有符合行政处罚规定的处罚决定书。

4.1.4 一般程序的行政处罚案件在归档时，必须具有现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告、建议书、登记保存（封存）（扣押）决定书、解除登记保存（封存）（扣押）决定书等。

4.1.5 应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件，除应具有一般程序的必备文件材料外，还应具有听证通知、听证笔录、案件移送书或案件办理报批书等文件材料。

4.1.6 与具体案情直接有关的其他文件材料，也是必备文件。如“案件讨论记录”等。

规范和材料字迹要求

4.2.1 格式正确，纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作。

4.2.2 文件材料字迹必须清楚、整洁，符号正确，签属完备。载体和书写材料应符合耐久性要求。

5 档案的整理

分类

行政处罚案件档案分为简易程序行政处罚案件档案、一般程序

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（包括听证程序）行政处罚案件档案两大类。

组卷

简易程序行政处罚案件档案每五十个案件的责令改正（更正）通知书、现场处罚决定书等组成一个案卷。

一般程序（听证程序）行政处罚案件档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。

卷内文件的排列

卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。结论性的放在前面，印证性的材料放在后面。

行政处罚案件档案卷内文件材料的一般排列顺序是：1、行政处罚决定；2、上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；3、案件受理、立案审批表；4、现场检查笔录；5、登记保存（封存）（扣押）决定书；6、调查笔录；7、案件讨论记录；8、通知存根；

9、行政处罚告知书；10、送达回证；11、解除登记保存（封存）（扣押）决定书；12、案件移送书；13、案件办理报批书；14、听证申请书，举行听证通知书及听证笔录；15、建议书；16、检验（检定）（鉴定）委托书；17、涉案物品清单；18、强制执行申请书；19、涉案物品处理记录、处理凭证；20、结案报告；21、其他应归档的文件材料。

卷内文件页号的编写

卷内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书

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写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字三位数编写，如“032”。卷内目录的编制

卷内目录包括以下内容：

顺序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。

文号：文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

示例：“浙档（2002）56号”

责任者：对档案内容进行创造、负有制任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文填写。责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。

示例：“浙江省国税局”。

题名：文件的标题。文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。

示例：[关于XX案件的协查函]

日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

示例：2003年2月8日填写为“”。

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页号：每份文件首尾页上标注的页号。“025-029”。

备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

卷内目录示例见附录A。

案卷封面编制