办公文秘-专业秘书与行政助理培训演讲版1 精品

检测内容
良一差
号
般
8 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地
表达经理的意见。
9 及时将企业内外部信息传递给经理。
10 经理外出时能主动主持办公室工作。
11 良好的职业道德和强烈的进取心。
12 精力充沛。
13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
14 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
秘书与行政助理培训
课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）口才与电话技巧 （四）文秘的時間管理 （五）沟通的技巧 （六）商务礼仪技巧
专业秘书与行政助理培训（一）
课程安排
行政文秘人员的作用 行政文秘人员的主要工作 什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
18 积极主动而非被动工作。
19 懂办公室内财务管理。
20 知错能及时纠正。
21 知道何时征求上司的意见和给上司建议。
小测试：你适合做文秘吗？（表四）
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序
检测内容
号
1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。
2 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。
3 善于与人沟通。
4 随机应变能力强。
5 能严守秘密谨慎处理保密文件。
6 能准确理解上司的意图。
7 能沉着处理紧急事件。
良一差
般
小测试：你适合做文秘吗？（表二）
序
你适合做行政人员吗？
请问在坐的：把自己怎样定位的
闹钟
传送信息者
小喇叭
文件夹
扫描仪
记事本
什么样的人适合做行政人员？
个人条件 个性要求 品质要求
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
机智 勤快 整洁 自制 兴趣
秘书/助理的作用
秘书/助理应把上级或同一工作团队中其他人员从繁忙的办公室事务 中解放出来，使他们集中精力去做的他们的职责范围内的工作。
是信息中心：收集和传递信息是秘书/助理的首要工作. 是协调部： 秘书/助理处于中介地位,枢纽地位,联系上下、左右、内外. 是行政助理：现代秘书/助理工作中包含许多上级要做的工作，尤其是承
及时发送会议通知
•内部会议通知 •外部会议通知
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排 持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的 两边
•收集议题 •筛选议题 •确定议题
•设计议程 •编写议程 •分发议程
•礼堂式、教室式、玄月 式、圆桌式、椭圆式、马 蹄式、方形中空式、六边 形
安排会议议题 邀请与会者
安排会议日程与议程 确定会议地点
布置会场
•选择与会者 •评估与会者 •通知与会者
•场地大小与会议一致 •方便与会者 •照明、调温、通风设备、 •开会设备 •避免外界干扰 •成本
序Байду номын сангаас
检测内容
良一差
号
般
22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）
23 有一定数学头脑。
24 会多种语言并且能适应多国文化环境。
25 求知欲强。
26 掌握先进计算机软件应用。 27 能代替上司处理日常事务。
28 独立工作能力强。
行政文秘
年
能
轻
干
貌
会
美
说
身
不
体
贪
好
功
专业秘书与行政助理发展培训（二）
品质要求
本慎敬敬公谨谦参诚礼 分言重业正慎虚谋实貌 而而而而而而而而而而 不不不不不不不不不不 炫论阿妄见唯傲越弄居 耀是谀自风唯上权虚高 示道奉尊使诺凌行作临 人非承大舵诺下事假下
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力 沟通能力
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
课程安排
会议的筹划与管理 妥善安排上司约会
如何减少上级所遇到的干扰 职场禁忌
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
会前计划与筹备
（二）沟通能力
交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度 参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
权利核心
职权层次
代言人 不一定是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
秘书应具备的职业工作工具
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担不必上级亲自操办的办公程序细节和其他事务，以减轻 上级繁忙而大量的工作. 代表企业的形象：秘书/助理是外界了解企业的窗口. 是经理的得力助手：不可缺少的左、右臂.
行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作