行政工作培训PPT

个区域内，便于电源接线、管理和保养。
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二、办公室日常工作技巧 19
办公室布置的原则（二）
• 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照 明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之 间，湿度应保持在50％；
• 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的 协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一 些自然或人工的绿色植物；
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一、行政文秘人员的角色认知11
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度
权利核心
参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
职权层次
代言人
不一定是上司的，要为同事服务
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职能
权力的三维概念
一、行政文秘人员的角色认知12
成功行政人员的“七”高
• 综合素质高 • 权大责高 • 薪水高 • 说服的本领高 • 发展愿望和前景高 • 道德水平高 • 成就感高
行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？ 因
为这次会议很重要！“
同 事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！”
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三、拉近关系的谈话技巧 43
用别人喜欢听的句式来说话
句式四：说“你可以……”来代替说“不”
“这不是公司的规定” “这不是我的工作” “没人让我这么做” “我不知道” “我做不到”
—— 工作场合最佳话题
• 请教对方擅长的话题（你也在行）
“贝多芬与裴多菲”
• 格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情
• 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
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三、拉近关系的谈话技巧 38
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政工作培训
靳兵
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课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文秘人员的职业形象
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专业秘书与行政助理培训 （一）
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行政人员的角色认 知
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四、与上司沟通的技巧 50
与上司沟通——汇报
不同的期望值
你和上司的沟通差异在哪里呢？
结果与过程？
• 出发点的差异 • 评价的差异 • 表达的差异 • 信息的差异
拍肩膀说：“好，总的说来不错” 点头说：“好，总的说来不错” “好，你的工作总的说来还不错啊！”
行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也会这么想，让我们一起来 看看，有什么办法能够补救吧。”
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三、拉近关系的谈话技巧 41
用别人喜欢听的句式来说话
句式二：用“我会……”表达服务意愿
行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部 门经理 崔经理询问吧。”
同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会 啦， 真是的！“
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二、办公室日常工作技巧 31
安全与保密工作
方针
原则
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
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二、办公室日常工作技巧 32
有效的信息收集
自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快
兴趣
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一、行政文秘人员的角色认知7
什么样的人适合做行政人员？
• 品质要求
本慎敬敬公谨谦参诚礼 分言重业正慎虚谋实貌 而而而而而而而而而而 不不不不不不不不不不 炫论阿妄见唯傲越弄居 耀是谀自风唯上权虚高 示道奉尊使诺凌行作临 人非承大舵诺下事假下
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一、行政文秘人员的角色认知8
行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到 你，“你可以和她谈谈，你等一下，我打她 电话叫她过来。”
顾 客：“好的，太感谢你了！”
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三、拉近关系的谈话技巧 44
用别人喜欢听的句式来说话
句式五：说“我”代替“你”以纠正错误
同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！”
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二、办公室日常工作技巧 34
专业秘书与行政助理发展 训练（三）
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工作语言“规范”沟通
—— 工作场合六不谈
问题：工作场合哪些话题不适合谈？
• 不非议国家国政 • 不涉及国家或行业秘密 • 不评论交往对象的内部事务 “上海人抠
门”
• 不议论同事领导 • 不涉及格调不高的话题 • 不涉及私人问题 “私人问题五不问”
同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”
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三、拉近关系的谈话技巧 45
专业秘书与行政助理发展 训练（四）
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来自上司的沟通障碍
• 习惯于单向沟通 • 没有时间 • 对下级不信任
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四、与上司沟通的技巧 47
来自上司的沟通障碍
报忧不报喜 报喜不报忧 揣摩上司 你不找我，我不找你 归罪于外 关注点不同 信息不对称
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三、拉近关系的谈话技巧 36
工作语言“规范”沟通
—— 私人问题“五”不问
问题：哪五个私人问题不能问？
• 不问年纪 “你多大了？”
（临近退休和白领丽人）
• 不问收入 “你一个月挣多少？” • 不问健康 “贷款” • 不问经历 “学历？” • 不问婚否 “国际惯例”
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三、拉近关系的谈话技巧 37
工作语言“规范”沟通
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二、办公室日常工作技巧 25
妥善安排上司的约会
• 约会安排的原则 • 安排约会需要注意的细节
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二、办公室日常工作技巧 26
安排上司约会的原则
• 配合上司的时间表 • 分辨轻重缓急 • 酌留弹性 • 处理好变更的约会
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二、办公室日常工作技巧 27
安排约会需要注意的细节（一）
• 有些时间不宜安排约会
行政人员需具备的能力
• 办事能力 • 沟通能力
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一、行政文秘人员的角色认知9
行政人员需具备的能力
（一）办事能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
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一、行政文秘人员的角色认知10
行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
• 不准错误使用 • 不准不懂乱修 • 不准无理由乱拿 • 不准破坏设备整洁 • 不准长期占用
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二、办公室日常工作技巧 22
办公用品的选购原则
• 满足工作要求 • 提高工作效率 • 节约人工费用 • 树立企业公众形象
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二、办公室日常工作技巧 23
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
➢上司或同事的私人信件原封送交； ➢“误拆”应立即封口、签名、致歉； ➢裁开或剪开封口，保持信件完整； ➢检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； ➢如有必要，可以登记信封的信息
行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理 打电话 询问，我会尽快给你答复的，好吗？
同 事：“那就OK啦，谢谢！”
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三、拉近关系的谈话技巧 42
用别人喜欢听的句式来说话
句式三：用“你能……？”提出要求
行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！ “
同 事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！”
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置， 必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安 排，接待，善后的工作
B二、办公室日常工Fra bibliotek技巧 16行政人员日常工作的三大特征
• 多样性与系统性的统一 • 辅助性与主动性的统一 • 原则性与灵活性的统一
• 办公桌和办公区域要保持清洁。
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二、办公室日常工作技巧 20
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
• 办公家具规格统一 • 办公桌色彩统一 • 办公设备区域统一 • 百叶窗角度统一 • 照明灯光线统一
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二、办公室日常工作技巧 21
创造满意的工作场所
—— 办公自动化设备使用“五不 准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
• 文明十字（五句）
➢ 问候语：“您好” ➢ 请求语：“请” ➢ 感谢语：“谢谢” ➢ 道歉语：“对不起”（危机公关语） ➢ 道别语：“再见”
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三、拉近关系的谈话技巧 40
用别人喜欢听的句式来说话
句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾
同 事：“这台复印机的质量太差了，才买 回来几天就不能用了，你们秘书 是不是专买不合格产品阿？”
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二、办公室日常工作技巧 17
行政人员日常工作
• 办公室环境布置 • 邮件的收发与传阅 • 妥善安排约会
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二、办公室日常工作技巧 18
办公室布置的原则（一）
• 整齐清洁、采光良好； • 走道上不要放置有碍行走的物品； • 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； • 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； • 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一
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