专业秘书与行政助理培训教材
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专业秘书与行政助理培训
专业秘书与行政助理培训专业秘书与行政助理培训课程导引专业秘书和行政助理在组织中扮演着至关重要的角色，他们负责协助管理人员、提供行政支持以及促进组织内部和外部的沟通。
为了能够胜任这个职位，他们需要具备一定的专业知识和技能。
本文将介绍2000字的专业秘书与行政助理培训课程，旨在帮助他们提高工作效率和卓越的职业发展。
课程目标本培训课程的主要目标是帮助专业秘书与行政助理掌握以下关键技能和知识：1.卓越的组织和时间管理：学习如何有效地安排日程、设置优先级、处理事务以及合理分配时间，以提高工作效率和准确性。
2.出色的书面和口头沟通能力：培养良好的沟通技巧，包括书面和口头交流，以便与内部和外部的利益相关方进行有效的沟通。
3.专业人际关系和团队合作：学习如何与同事、领导和客户建立良好的职业关系，有效地与团队合作以达到共同的目标。
4.高级办公软件技能：深入学习办公软件，如Microsoft Office套件，包括Word、Excel、PowerPoint以及Outlook等程序的应用，以提高工作的效率和准确性。
5.敏锐的问题解决和决策能力：培养解决问题和做出合理决策的能力，以应对工作中的各种挑战和困难。
6.保密和机密信息管理：学习如何处理和保护机密信息，以确保组织的安全和可靠性。
课程大纲一、组织和时间管理1.理解时间管理的重要性和好处2.制定和执行有效的日程和计划3.优先级管理和任务分配技巧4.有效的记事和备忘录5.处理紧急事务和压力管理二、书面和口头沟通能力1.良好的书面沟通技巧和文件编写能力2.有效的商务信函和电子邮件书写3.有效的电话和会议交流技巧4.演讲和陈述技巧三、专业人际关系和团队合作1.建立良好的职业关系和自我形象管理2.与不同类型的人合作和沟通技巧3.团队合作和协助其他员工4.解决冲突和处理困难人际关系技巧四、高级办公软件技能1.Microsoft Office套件的高级功能和技巧2.Word处理和文档编辑技巧3.Excel的数据分析和电子表格设计能力4.PowerPoint的演示技巧和视觉设计能力5.Outlook的邮件和日历管理技巧五、问题解决和决策能力1.问题识别和分析技巧2.多种解决问题的方法和策略3.决策制定和执行能力4.评估和改进解决方案的能力六、保密和机密信息管理1.了解保密和机密信息的重要性2.处理和保护机密信息的方法和技巧3.信息安全和文档管理培训方法本课程将采用多种培训方法，包括理论讲解、案例研究、小组讨论、角色扮演、实际操作和个人反思等。
行政助理与文秘技能的培训课程
获得行业认可与证书
获得行政助理与文秘职业资格证书 获得相关行业认可的资质证明 提高个人职业竞争力，为晋升和转岗提供有力支持 提升个人综合素质，为未来的职业发展打下坚实基础
THANK YOU
汇报人：
汇报时间：20XX/01/01
行政助理与文秘的职业规划
职业发展路径： 从初级助理到高 级秘书，再到行 政管理岗位
必备技能：包括 沟通、组织、协 调、文书和领导 力等
职业转型机会： 转型为行政管理 人员、人力资源 专员或企业内训 师等
提升职业竞争力 ：通过培训课程 提升专业技能和 知识，增强职业 竞争力
PART 4
课程安排
课程时间与地点
PART 3
课程内容
行政助理与文秘的岗位职责
协助领导处理日常事务 文书撰写与处理 会议组织与记录 文件资料管理
常用办公软件操作技巧
Word文档编辑与排版 Excel表格制作与数据处理 PowerPoint幻灯片制作与演示 常用快捷键与操作技巧
商务礼仪与职业形象塑造
商务礼仪的基本规范和原则 商务场合中的着装要求和搭配技巧 商务场合中的言谈举止和行为准则 职业形象塑造的重要性和方法
文件命名规范： 采用统一的命名 规则，确保文件 名清晰、简洁、 易于理解
资料整理与备份： 定期整理电脑和 纸质资料，确保 资料完整、有序， 同时做好备份以 防数据丢失
文件保密与安全： 掌握文件加密、 解密和保护技巧， 确保文件安全不 被泄露
会议组织与纪要撰写
会议组织流程：从会议筹备、安排、通知到现场管理，确保会议顺利进行 会议纪要撰写要点：记录会议内容、决策和行动计划，准确传达会议精神 纪要发布与归档：将纪要及时发布给相关人员，并妥善保存会议资料 注意事项：遵守公司政策和法律法规，保护公司机密和隐私
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请问在坐的：把自己怎样定位的
•闹钟
•传送信息者
•小喇叭
•文件 夹
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•扫描 仪
•记事 本
专业秘书与行政助理培训
什么样的人适合做行政人员？
¡个人条件 ¡个性要求 ¡品质要求
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（一）个人条件
¡ 学历 ¡ 性别 ¡ 年龄 ¡ 外貌 ¡ 体质 ¡ 视力 ¡ 听力
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行政文秘人员需要具备什么样的能力
¡ 办事能力 ¡ 沟通能力
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（一）办事能力
¡ 操作能力 ¡ 写作能力 ¡ 阅读概括能力 ¡ 编辑校对能力 ¡ 统计分析能力
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（二）沟通能力
¡ 交际能力 ¡ 口头表达能力 ¡ 协调能力 ¡ 组织能力
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专业秘书与行政助理培训
会前计划与筹备
•收集议题 •筛选议题 •确定议题
•安排会议议题
•设计议程 •编写议程 •分发议程
•礼堂式、教室式、玄月 式、圆桌式、椭圆式、马 蹄式、方形中空议程
• 确定会议地点
•布置会场 •及时发送会议通知
•会间服务: • 开会时,秘书、文员要做好会间
服务,包括:协助上司控制会议动 态,端送茶水
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专业秘书与行政助理培训
给客人斟茶的注意事项
¡ 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾 整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客 人的回答，按客人意愿行事。
¡ 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一 人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
专业秘书及行政助理工作技能训练
• • • • • 沟通能力/人际关系能力 1：接待能力。 2：口头表达能力。 3：协调能力。 4：组织能力。
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序 号 1 2 3 4 5 检测内容 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 善于与人沟通。 随机应变能力强。 能严守秘密谨慎处理保密文件。 强 项
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设 立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准 备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其他大型活动的准备，运 作及事后的管理。 照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司 健康管理（包括药品准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种 有关团队的联络及调整，上司外出的准备车辆的安排（与司机联络及调整） 、上司的接送、上司其他事务的代理。 各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结账、上司私人的出纳支 票和票据的处理、税务手续的代办与记账。
8：沟通支持性工作 9：文件的处理和保管
10：信息的收集整理
文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析上司有关名簿 及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索。 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋 和决策支持。
11：决策支持工作
文秘的职业发展规划
初级秘书：协助上司的工作
2014-7-22
• Making Phone Calls
– 确认你已经准备好了， 把要讨论的事写下来， 很清楚、简洁地表达自 己的意图 – 集中起来拔打电话 – 不要把困难或紧急的电 话放在最后 – 介绍你自己 – 利用等待的时间
45
喜之郎秘书与助理培训
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序 号 1 2 3 4 5 检测内容 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 善于与人沟通。 随机应变能力强。 能严守秘密谨慎处理保密文件。 强 项
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设 立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准 备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其他大型活动的准备，运 作及事后的管理。 照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司 健康管理（包括药品准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种 有关团队的联络及调整，上司外出的准备车辆的安排（与司机联络及调整） 、上司的接送、上司其他事务的代理。 各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结账、上司私人的出纳支 票和票据的处理、税务手续的代办与记账。
8：沟通支持性工作 9：文件的处理和保管
10：信息的收集整理
文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析上司有关名簿 及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索。 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋 和决策支持。
11：决策支持工作
文秘的职业发展规划
初级秘书：协助上司的工作
2014-7-22
• Making Phone Calls
– 确认你已经准备好了， 把要讨论的事写下来， 很清楚、简洁地表达自 己的意图 – 集中起来拔打电话 – 不要把困难或紧急的电 话放在最后 – 介绍你自己 – 利用等待的时间
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喜之郎秘书与助理培训
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办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。 在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工 的绿色植物；
办公桌和办公区域要保持清洁。
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
办公家具规格统一 办公桌色彩统一 办公设备区域统一 百叶窗角度统一 照明灯光线统一
创造满意的工作场所
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置， 必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安 排，接待，善后的工作
行政人员日常工作的三大特征
多样性与系统性的统一 辅助性与主动性的统一 原则性与灵活性的统一
行政人员日常工作
办公室环境布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会
办公室布置的原则
根据现在会议室的布置，请点评办公室布置 的优、缺点
安排约会需要注意的细节（四）
按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时
间可及时通知对方； 随时提醒自己的上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他的日程表。
案例
评论这位行政人员的做法说明了行政 工作的什么特性？
安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节， 是真正的衔接点。
妥善安排上司的约会
约会安排的原则 安排约会需要注意的细节
安排上司约会的原则
配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会
妥善安排上司的约会
案例：1、2 请指出这位行政人员在安排上司约 会时体现了哪些原则？
案例
讨论这位行政人员/员工的工作应 该如何改善？
强化档案管理
强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
办公桌和办公区域要保持清洁。
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
办公家具规格统一 办公桌色彩统一 办公设备区域统一 百叶窗角度统一 照明灯光线统一
创造满意的工作场所
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置， 必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安 排，接待，善后的工作
行政人员日常工作的三大特征
多样性与系统性的统一 辅助性与主动性的统一 原则性与灵活性的统一
行政人员日常工作
办公室环境布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会
办公室布置的原则
根据现在会议室的布置，请点评办公室布置 的优、缺点
安排约会需要注意的细节（四）
按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时
间可及时通知对方； 随时提醒自己的上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他的日程表。
案例
评论这位行政人员的做法说明了行政 工作的什么特性？
安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节， 是真正的衔接点。
妥善安排上司的约会
约会安排的原则 安排约会需要注意的细节
安排上司约会的原则
配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会
妥善安排上司的约会
案例：1、2 请指出这位行政人员在安排上司约 会时体现了哪些原则？
案例
讨论这位行政人员/员工的工作应 该如何改善？
强化档案管理
强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
行政助理与秘书培训.pptx
不准错误使用 不准不懂乱修 不准无理由乱拿 不准破坏设备整洁 不准长期占用
二、办公室日常工作技巧
办公用品的选购原则
满足工作要求 提高工作效率 节约人工费用 树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
妥善安排上司的约会
案例：1、2 请指出这位行政人员在安排上司约会时体 现了哪些原则？
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（一）
有些时间不宜安排约会
➢ 出差回来当天 ➢ 周末或假日 ➢ 临近下班
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（二）
下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张 交给上司，一张交给司机，一张自己保存。
办公桌和办公区域要保持清洁。
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
办公家具规格统一 办公桌色彩统一 办公设备区域统一 百叶窗角度统一 照明灯光线统一
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公自动化设备使用“五不 准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
二、办公室日常工作技巧
妥善安排上司的约会
约会安排的原则 安排约会需要注意的细节
二、办公室日常工作技巧
安排上司约会的原则
配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会
二、办公室日常工作技巧
办公用品的选购原则
满足工作要求 提高工作效率 节约人工费用 树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
妥善安排上司的约会
案例：1、2 请指出这位行政人员在安排上司约会时体 现了哪些原则？
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（一）
有些时间不宜安排约会
➢ 出差回来当天 ➢ 周末或假日 ➢ 临近下班
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（二）
下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张 交给上司，一张交给司机，一张自己保存。
办公桌和办公区域要保持清洁。
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
办公家具规格统一 办公桌色彩统一 办公设备区域统一 百叶窗角度统一 照明灯光线统一
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公自动化设备使用“五不 准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
二、办公室日常工作技巧
妥善安排上司的约会
约会安排的原则 安排约会需要注意的细节
二、办公室日常工作技巧
安排上司约会的原则
配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会
专业秘书与行政助理培训(演讲版2)
如何“延长”您的工作时间
准备充分以后才开始做，比如，起草信件，打（长途）电 话之前先解所有必要的信息。
不要因为忙而不订工作计划，花几分钟订工作计划，能省 下更多时间
每天写下当日工作表，注明相应的工作时间。 前面一件事未完成，不要忙着开始后一件。 性质相似的工作集中到一起做。 棘手的问题选在早晨处理，这个时候“天时地利”。
前言
您是时间的主人，您是自己的主人 时间－－最根本的资源
1.时间是一种不能储存的原始资源。 真正约束我们的不是一分钟六十秒的时钟而是我 们自己要学会利用时间, 做时间的主人。
2.我们分析一下时间损失的原因： 无形中，许多的时间损失在于一些外在的因素， 如：电话、会议、来访者，处理纸张文件…… 另一方面的原因是内在的因素造成的时间损失， 即时间管理的原因。
以下是帮助您提高工作效率的几条建议：
对什么事都一丝不苟未必是优点，关键是要做值得做、一 定得做事。
定出工作目标，列出其重要、紧急顺序。 给各项任务分分轻重先后。 可以别人（如旅行者，接待人员）干的事,不必一一包办。 检查是否有纯碎的繁文缛节，或是历史原因遗留下来的无
用功。 对于必须要做的事，想一下怎样能做好。
2. 不好意思拒绝别人
接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者
报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖延
帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排 过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间。
•浪费时间的六类事情
1、不会拒绝：让对方明白你拒绝的是他的事，而不是他的 人；如果可能替对方想一些对策。
专业秘书与行政助理培训
专业秘书与行政助理培训
• 秘书与行政助理的角色与职责 • 秘书与行政助理的核心技能 • 秘书与行政助理的工作流程 • 秘书与行政助理的职业道德与规范 • 秘书与行政助理的培训与发展 • 案例分享与实战演练
01
秘书与行政助理的角色与职责
秘书与行政助理的定义
秘书
秘书是负责提供行政支持和协调 工作的人员，通常在办公室环境 中工作，协助管理和安排各项事 务。
实战演练：模拟工作场景练习
01
02
03
04
场景一：组织会议
练习内容：安排会议时间、地 点、邀请与会人员，准备会议
材料等。
场景二：接待来访客人
练习内容：安排接待流程、引 见、提供饮品和休息场所等。
THANK YOU
职业道德的重要性
诚实守信
遵守职业道德，做到言行一致，不传播未经证实 的消息和不实之词。
尊重他人
尊重同事、客户和上级，保持良好的人际关系， 避免发生冲突和矛盾。
保守机密
对于公司的重要信息和机密，必须严格保密，不 得随意泄露或向外界透露。
保密义务与责任
保护信息安全
采取必要措施，确保公司信息和数据的安全，防止数据泄露和被 盗取。
处理。
文件传递与归档流程
文件接收与登记
接收外来文件，进行登记、分类和编 号。
文件传阅与处理
根据文件性质和重要性，按照相关规 定进行传阅和处理。
文件归档与保管
定期对文件进行整理、归档和保管， 确保文件的安全和保密性。
电子文件管理
利用电子化手段进行文件管理，方便 文件的查询、检索和使用。
04
秘书与行政助理的职业道德与规范
接待能力
能够妥善接待来访客户或合作伙 伴，提供周到的服务。
• 秘书与行政助理的角色与职责 • 秘书与行政助理的核心技能 • 秘书与行政助理的工作流程 • 秘书与行政助理的职业道德与规范 • 秘书与行政助理的培训与发展 • 案例分享与实战演练
01
秘书与行政助理的角色与职责
秘书与行政助理的定义
秘书
秘书是负责提供行政支持和协调 工作的人员，通常在办公室环境 中工作，协助管理和安排各项事 务。
实战演练：模拟工作场景练习
01
02
03
04
场景一：组织会议
练习内容：安排会议时间、地 点、邀请与会人员，准备会议
材料等。
场景二：接待来访客人
练习内容：安排接待流程、引 见、提供饮品和休息场所等。
THANK YOU
职业道德的重要性
诚实守信
遵守职业道德，做到言行一致，不传播未经证实 的消息和不实之词。
尊重他人
尊重同事、客户和上级，保持良好的人际关系， 避免发生冲突和矛盾。
保守机密
对于公司的重要信息和机密，必须严格保密，不 得随意泄露或向外界透露。
保密义务与责任
保护信息安全
采取必要措施，确保公司信息和数据的安全，防止数据泄露和被 盗取。
处理。
文件传递与归档流程
文件接收与登记
接收外来文件，进行登记、分类和编 号。
文件传阅与处理
根据文件性质和重要性，按照相关规 定进行传阅和处理。
文件归档与保管
定期对文件进行整理、归档和保管， 确保文件的安全和保密性。
电子文件管理
利用电子化手段进行文件管理，方便 文件的查询、检索和使用。
04
秘书与行政助理的职业道德与规范
接待能力
能够妥善接待来访客户或合作伙 伴，提供周到的服务。
公司专业秘书与行政助理培训
公司专业秘书与行政助理培训
办公室布置的原则
点评：
¡ 根据现在会议室的布置，请点评办公室布 置的优、缺点
二、办公室日常工作技巧
公司专业秘书与行政助理培训
办公室布置的原则（一）
¡ 整齐清洁、采光良好； ¡ 走道上不要放置有碍行走的物品； ¡ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ¡ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进
二、办公室日常工作技巧
公司专业秘书与行政助理培训
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
二、办公室日常工作技巧
公司专业秘书与行政助理培训
¡ 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
公司专业秘书与行政助理培训
行政人员需具备的能力
（一）办事能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
一、行政文秘人员的角色认知
公司专业秘书与行政助理培训
行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
一、行政文秘人员的角色认知
公司专业秘书与行政助理培训
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度 参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
权利核心
职权层次
代言人 不一定是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
一、行政文秘人员的角色认知
公司专业秘书与行政助理培训
成功行政人员的“七”高
办公室布置的原则
点评：
¡ 根据现在会议室的布置，请点评办公室布 置的优、缺点
二、办公室日常工作技巧
公司专业秘书与行政助理培训
办公室布置的原则（一）
¡ 整齐清洁、采光良好； ¡ 走道上不要放置有碍行走的物品； ¡ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ¡ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进
二、办公室日常工作技巧
公司专业秘书与行政助理培训
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
二、办公室日常工作技巧
公司专业秘书与行政助理培训
¡ 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
公司专业秘书与行政助理培训
行政人员需具备的能力
（一）办事能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
一、行政文秘人员的角色认知
公司专业秘书与行政助理培训
行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
一、行政文秘人员的角色认知
公司专业秘书与行政助理培训
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度 参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
权利核心
职权层次
代言人 不一定是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
一、行政文秘人员的角色认知
公司专业秘书与行政助理培训
成功行政人员的“七”高
专业能力技巧培训之秘书与行政助理培训教育PPT讲授课件
文明语言服务三要素
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
与上司沟通的技巧
领导的眼睛
久久不眨眼盯着你看：
他想知道更多，继续
友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：
对你评价高，想鼓励你
不抬头，不看人：
不良征兆，轻视，走为上
向室内凝视，并不时微微点头：
糟糕信号，领导希望员工完全服从
领导的手势 忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的花朵，像柳絮在漫夭飞舞。我急忙伸出手想捧住它，想留住它。于是，雪花在我手中绽开又害羞地转瞬消失。久违了，剔透的花儿，害羞的花儿。
“学历？”
不问婚否
“国际惯例”
用别人喜欢听的句式来说话
句式一：用“我理解……”平息 不满与矛盾
同 事：“这台复印机的质量太差了，才回来几天 就不能 用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？”
行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 是你我 也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够 补救吧。”
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
01
与上司沟通的注意事项
02
忽然，眼前飘来了许多雪白、晶莹的 花朵， 像柳絮 在漫夭 飞舞。 我急忙 伸出手 想捧住 它，想 留住它 。于是 ，雪花 在我手 中绽开 又害羞 地转瞬 消失。 久违了 ，剔透 的花儿 ，害羞 的花儿 。
专业秘书与行政助理培训(演讲版1)
（二）沟通能力
交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度 参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
权利核心
职权层次
代言人 不一定是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
秘书应具备的职业工作工具
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礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人
品质要求
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力 沟通能力
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
你适合做行政人员吗？
请问在坐的：把自己怎样定位的
闹钟
传送信息者
小喇叭
文件夹
扫描仪
记事本
什么样的人适合做行政人员？
个人条件 个性要求 品质要求
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
专业秘书及助理技能训练教材
五分鐘后，電話鈴聲響起，總机隨手拿起電 話。“喂，請問老板在嗎？”對方急切地問。
總機馬上找紙條，可找了半天，就是找不到。 “喂，你們老板到底在不在？”對方再一次不耐 煩地問。
總机急得汗珠直直落，緊張地說：“這個該 死的東西，剛剛明明還在，怎麼現在卻不知道死 到哪去了？”
文秘專業技能
會議安排
事前準備
使用電話注意事項
不要讓對方在電話上等太久； 不要在“邊緣時間”打重要電話； 不要利用上班時間打私人電話，盡量長話
短說； 不要邊吃東西邊打電話； 不要邊接電話邊和第三者說話； 讓對方先挂電話。
老板因為公司的總机小姐說話粗魯無禮而加 以訓斥，並把電話禮儀及應對技巧寫在一張紙上， 希望她以後接電話的時候能照紙條來應對客戶。
如何成為“五星級”的秘書?
有效率的檔案管理： 按一定的規律存放檔案 定期做一次檔案柜的徹底減肥
案
例 分
文字与語言之表達能力
析
Eric是生產部經理Paul的秘書，Paul
是一個幽默、風趣的人，平時喜歡開玩 笑，Eric也是一個開朗的人，他們常常 談得很投機。一次客人訪厂，大家正談 得很開心，對方客戶夸獎Paul很溫文爾 雅，Eric開玩笑說：“他裝出來的，平 時還不是那樣，你知道甚麼是土狗扎個 狼架子！”Paul一臉的尷尬，Eric也意 識到失言了，只能又補充說了一些贊美 之詞，Paul的臉色越發難看了。
談話的技巧
用建議代替直言； 提問代替批評； 讓對方說出真正的期望。
成為上司的得力助手
立場公正 主動与主管溝通觀察到的問題 不斷地學習 愉快的心情
小遊戲
文秘專業技能
公文寫作
條理清晰，規範格式； 行文流暢，目的明確；
Why Where
總機馬上找紙條，可找了半天，就是找不到。 “喂，你們老板到底在不在？”對方再一次不耐 煩地問。
總机急得汗珠直直落，緊張地說：“這個該 死的東西，剛剛明明還在，怎麼現在卻不知道死 到哪去了？”
文秘專業技能
會議安排
事前準備
使用電話注意事項
不要讓對方在電話上等太久； 不要在“邊緣時間”打重要電話； 不要利用上班時間打私人電話，盡量長話
短說； 不要邊吃東西邊打電話； 不要邊接電話邊和第三者說話； 讓對方先挂電話。
老板因為公司的總机小姐說話粗魯無禮而加 以訓斥，並把電話禮儀及應對技巧寫在一張紙上， 希望她以後接電話的時候能照紙條來應對客戶。
如何成為“五星級”的秘書?
有效率的檔案管理： 按一定的規律存放檔案 定期做一次檔案柜的徹底減肥
案
例 分
文字与語言之表達能力
析
Eric是生產部經理Paul的秘書，Paul
是一個幽默、風趣的人，平時喜歡開玩 笑，Eric也是一個開朗的人，他們常常 談得很投機。一次客人訪厂，大家正談 得很開心，對方客戶夸獎Paul很溫文爾 雅，Eric開玩笑說：“他裝出來的，平 時還不是那樣，你知道甚麼是土狗扎個 狼架子！”Paul一臉的尷尬，Eric也意 識到失言了，只能又補充說了一些贊美 之詞，Paul的臉色越發難看了。
談話的技巧
用建議代替直言； 提問代替批評； 讓對方說出真正的期望。
成為上司的得力助手
立場公正 主動与主管溝通觀察到的問題 不斷地學習 愉快的心情
小遊戲
文秘專業技能
公文寫作
條理清晰，規範格式； 行文流暢，目的明確；
Why Where
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•权利核 心Leabharlann •职权层 次•代言人
•不一定是上司的，要为同事服务
学习改变命运,知 识创造未来
•职能
• 权力的三维概念
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
成功行政人员的“七”高
¡ 综合素质高 ¡ 权大责高 ¡ 薪水高 ¡ 说服的本领高 ¡ 发展愿望和前景高 ¡ 道德水平高 ¡ 成就感高
专业秘书与行政助理培训教材
办公室布置的原则
•点评 ：
¡ 根据现在会议室的布置，请点评办公室布 置的优、缺点
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
办公室布置的原则（一）
¡ 整齐清洁、采光良好； ¡ 走道上不要放置有碍行走的物品； ¡ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ¡ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
专业秘书与行政助理发展培训（二）
学习改变命运,知 识创造未来
•办公室 •日常工 作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的办公室事务
•办公室事务管理 •日常工作的四大作用 •日常工作的三大特征 •行政人员的主要日常工作
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的日常工作
办公室管理
日程安排 与管理 文书工作
会务安排
•——工作内容
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿 度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、 保密
公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境
¡ 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物；
¡ 办公桌和办公区域要保持清洁。
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
创造满意的工作场所
•—— 办公室环境的“五个一”工 程
¡ 办公家具规格统一 ¡ 办公桌色彩统一 ¡ 办公设备区域统一 ¡ 百叶窗角度统一 ¡ 照明灯光线统一
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
办公用品的选购原则
¡ 满足工作要求 ¡ 提高工作效率 ¡ 节约人工费用 ¡ 树立企业公众形象
学习改变命运,知 识创造未来
行政人员需具备的能力
¡ 办事能力 ¡ 沟通能力
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员需具备的能力
（一）办事能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
学习改变命运,知 识创造未来
美观； ¡ 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备
，安置在一个区域内，便于电源接线、管 理和保养。
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
办公室布置的原则（二）
¡ 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室 内照明灯光应统一。空调温度应保持在 20-25度之间，湿度应保持在50％；
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个人条件
➢ 学历 ➢ 年龄 ➢ 外貌 ➢ 体质 ➢ 视力 ➢ 听力 ➢ 性别
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 多样性与系统性的统一 ¡ 辅助性与主动性的统一 ¡ 原则性与灵活性的统一
•风险与机遇并 存
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员日常工作
¡ 办公室环境布置 ¡ 邮件的收发与传阅 ¡ 妥善安排约会
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
•行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的角色扮演
角色扮演图
•总调度 •参谋和助手 •行政人员 •桥梁和枢纽
专业秘书与行政助理培 训教材
学习改变命运,知 识创造未来
2021年3月3日星期三
课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文秘人员的职业形象
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专业秘书与行政助理培训教材
专业秘书与行政助理培训（一）
¡ 个性要求
自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快
兴趣
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
•什么样的人适合做行政人员？
¡ 品质要求
•礼貌而不居高临下 •诚实而不弄虚作假 •参谋而不越权行事 •谦虚而不傲上凌下 •谨慎而不唯唯诺诺 •公正而不见风使舵 •敬业而不妄自尊大 •敬重而不阿谀奉承 •慎言而不论是道非 •本分而不炫耀示人
学习改变命运,知 识创造未来
•行政文秘人员 •角的色认 知
专业秘书与行政助理培训教材
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的角色认知
•成功行政人员的“七”高
•行政人员需要掌握的技能
•行政人员需要具备的素质
•什么样的人员适合做行政人 员
学习改变命运,知 识创造未来
你适合做行政人员吗？
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
创造满意的工作场所
•—— 办公自动化设备使用“五不 准” •问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
¡ 不准错误使用 ¡ 不准不懂乱修 ¡ 不准无理由乱拿 ¡ 不准破坏设备整洁 ¡ 不准长期占用
学习改变命运,知 识创造未来
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必 须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排， 接待，善后的工作
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员日常工作的三大特征