·秘书笔记
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·接待来访的原则：
热情礼让；遵纪守法；细致灵活；效率效益
·接待来访的一般程序：
预约访问；接待准备；迎候来宾；具体接待；送别来宾；结尾处理
·接待来访中的注意事项和技巧
有约来宾—按规定和礼仪接待打招呼：得知来客抵达后，笑迎问候，并根据需要引领客人去合适的场所，可以是领导的办公室或指定会客室等，迎候时要热情有礼，不要涉及正式谈话内容或百度文库他敏感性公务问题。说话时面带微笑；沟通中温馨提示约会结束；
2.礼仪是沟通的技巧
3.礼仪是行为的规范
4.现代礼仪分类
[案例1]
[案例2]
专题四接待工作
1，重要性：·知名度·美誉度
2，原则：
·更新观念，传播文化
·精心策划，突出特色
·优化流程，规范运作
《秘书理论与实务》
·分类：
美国“OT”分类法
行政秘书（公司秘书，一般行政秘书）简称“OT”，实际上是根据秘书所从事的专业工作（occupational titles）这一标准进行分类：法律秘书；医学秘书；教育秘书；财经秘书；通信秘书（文字处理员）；科技秘书（工艺秘书）
无约来宾—弄清来访者的目的，从名片、口中、递交的书面材料中获得，处理：临时安排约见；委婉拒绝；有时需请示上司再做决定，接待频率要适度控制，尽量减少无约的来宾接待，以提高工作效率和质量
·正确处理与领导关系
自觉服从；维护形象；主动服务；自我把握
·正确处理与同事关系
互相帮助、关心，行为举止注意守节，避免违规违纪
“LR”类：根据秘书所担负的职责的大小进行分级level of secretary responsibility
分为B级秘书，A级秘书；经理秘书（行政助理）
·职业特征：
服务领导的直接性；服务对象的稳定性；
服务要求的专业化和知识化；服务人员的年轻化女性化
·要求：
个人素质：能作为小组成员有效开展工作；独立发动和管理工作计划；善于与人打交道、合作、善解人意；对自己和其他人的工作更加注重细节性、完整性和精确性；在工作中严守秘密、恪守道德；具有有条不紊的工作作风和积极乐观的工作态度，树立良好的个人形象和公司形象；恪尽职守，诚恳戴恩，精干内行；要任劳任怨，勇于负责，雷厉风行，一丝不苟，井然有序，忌患得患失，互相推诿，拖拉磨蹭，粗枝大叶，杂乱无章；心里素养：自信心，乐观幽默，竞争合作；身体素质好
·能力素养
统筹能力；合作交际能力；获取利用信息能力系统动作能力；能利用多种科技手段工作
·秘书工作的本质：
辅助性（精力辅助；智力辅助）；综合性；事务性；管理性
·秘书工作的基本功能：
辅助功能；协调功能；窗口功能
·秘书工作的具体指责：
拟写文稿；文书处理；档案保管；会务筹办；接待宾客；信访工作；
议案提案办理；调查研究；信息管理；协调关系；督促检查
绪论
1.秘书定义
2.秘书属性
3.秘书VS助理
4.秘书分类
专题一秘书的角色和要求
1，角色
2，要求
·生理角度上
·心理条件上
·知识结构上
智力结构
能力结构
专题二办公室日常事务惯例
1）事务轻重缓急处理的四种情况
2）帮助老板节约时间的六个方面
3）接打电话
专题三秘书的礼仪与修养
“礼”
“仪”
1.礼仪是一种交往的艺术
个人技能：速记；打字；校对和编辑；商业数学运算；听辨能力（讲话；电话；会议）；
创造力；自动化办公设备
·知识素养
基础知识：工具类基础知识（计算机、外语、数学）；修养类文史哲知识（中国通史、世界文明史、中西方哲学思想、逻辑学、文学名著赏析）；常识类科普知识（自然科学史，法律基础）
专业知识：秘书工作专业知识；秘书所在行业的专业知识
我国
按职业性质划分（公务秘书，私人秘书）；按业务范围（通用秘书，行业秘书）；按工作岗位划分（综合秘书，专项秘书）；按工作领域划分（党政秘书；商务秘书；法律秘书；涉外秘书）；按辅助对象多寡划分（集体秘书；个人秘书）；按工作方式划分（传统秘书；现代秘书）
·分层：
“LS”类：根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分级level of secretary’s supervisor；
·正确处理与各部门人员的关系
等距离与组织内部各部门人员交往，不要厚此薄彼，以减少各部门人员对领导想法的误解及各部门之间矛盾的产生；
疏通信息渠道；做好协调工作，不做二首长，不随意指手画脚
·眼神礼仪
与人交谈时要同别人进行目光接触；主义把握眼神停留时间10分~20分；正确使用眼神注视部位，公务型注视在额头上；关注型注视在眼镜上；社交型注视至唇部；亲密型注视至胸部；要正常使用眼神注视方式，以平视和仰视的方式
·秘书办事的基本原则：
服务原则；有效原则；效率原则；合作原则职业原则
·文电来往
收发工作邮局信件
签收、分类、登记、分发
机要交通部门邮件
电子邮件
·打电话技巧
确认打电话的对象；明确目的；准备纸笔做记录；
·接电话技巧
电话响铃后最好在第三次响铃前接电话，以示礼貌、工作状态和效率；最好内外有别，根据情况采取正式或非正式的沟通形式，（认真规范；亲和力）；充分利用来电显示功能作出正确回复或筛选预约名单；准备好纸笔，做好电话记录；维护信息机密；人离开时启用电话留言功能；友好声调礼貌话语；不要随便回绝
热情礼让；遵纪守法；细致灵活；效率效益
·接待来访的一般程序：
预约访问；接待准备；迎候来宾；具体接待；送别来宾；结尾处理
·接待来访中的注意事项和技巧
有约来宾—按规定和礼仪接待打招呼：得知来客抵达后，笑迎问候，并根据需要引领客人去合适的场所，可以是领导的办公室或指定会客室等，迎候时要热情有礼，不要涉及正式谈话内容或百度文库他敏感性公务问题。说话时面带微笑；沟通中温馨提示约会结束；
2.礼仪是沟通的技巧
3.礼仪是行为的规范
4.现代礼仪分类
[案例1]
[案例2]
专题四接待工作
1，重要性：·知名度·美誉度
2，原则：
·更新观念，传播文化
·精心策划，突出特色
·优化流程，规范运作
《秘书理论与实务》
·分类：
美国“OT”分类法
行政秘书（公司秘书，一般行政秘书）简称“OT”，实际上是根据秘书所从事的专业工作（occupational titles）这一标准进行分类：法律秘书；医学秘书；教育秘书；财经秘书；通信秘书（文字处理员）；科技秘书（工艺秘书）
无约来宾—弄清来访者的目的，从名片、口中、递交的书面材料中获得，处理：临时安排约见；委婉拒绝；有时需请示上司再做决定，接待频率要适度控制，尽量减少无约的来宾接待，以提高工作效率和质量
·正确处理与领导关系
自觉服从；维护形象；主动服务；自我把握
·正确处理与同事关系
互相帮助、关心，行为举止注意守节，避免违规违纪
“LR”类：根据秘书所担负的职责的大小进行分级level of secretary responsibility
分为B级秘书，A级秘书；经理秘书（行政助理）
·职业特征：
服务领导的直接性；服务对象的稳定性；
服务要求的专业化和知识化；服务人员的年轻化女性化
·要求：
个人素质：能作为小组成员有效开展工作；独立发动和管理工作计划；善于与人打交道、合作、善解人意；对自己和其他人的工作更加注重细节性、完整性和精确性；在工作中严守秘密、恪守道德；具有有条不紊的工作作风和积极乐观的工作态度，树立良好的个人形象和公司形象；恪尽职守，诚恳戴恩，精干内行；要任劳任怨，勇于负责，雷厉风行，一丝不苟，井然有序，忌患得患失，互相推诿，拖拉磨蹭，粗枝大叶，杂乱无章；心里素养：自信心，乐观幽默，竞争合作；身体素质好
·能力素养
统筹能力；合作交际能力；获取利用信息能力系统动作能力；能利用多种科技手段工作
·秘书工作的本质：
辅助性（精力辅助；智力辅助）；综合性；事务性；管理性
·秘书工作的基本功能：
辅助功能；协调功能；窗口功能
·秘书工作的具体指责：
拟写文稿；文书处理；档案保管；会务筹办；接待宾客；信访工作；
议案提案办理；调查研究；信息管理；协调关系；督促检查
绪论
1.秘书定义
2.秘书属性
3.秘书VS助理
4.秘书分类
专题一秘书的角色和要求
1，角色
2，要求
·生理角度上
·心理条件上
·知识结构上
智力结构
能力结构
专题二办公室日常事务惯例
1）事务轻重缓急处理的四种情况
2）帮助老板节约时间的六个方面
3）接打电话
专题三秘书的礼仪与修养
“礼”
“仪”
1.礼仪是一种交往的艺术
个人技能：速记；打字；校对和编辑；商业数学运算；听辨能力（讲话；电话；会议）；
创造力；自动化办公设备
·知识素养
基础知识：工具类基础知识（计算机、外语、数学）；修养类文史哲知识（中国通史、世界文明史、中西方哲学思想、逻辑学、文学名著赏析）；常识类科普知识（自然科学史，法律基础）
专业知识：秘书工作专业知识；秘书所在行业的专业知识
我国
按职业性质划分（公务秘书，私人秘书）；按业务范围（通用秘书，行业秘书）；按工作岗位划分（综合秘书，专项秘书）；按工作领域划分（党政秘书；商务秘书；法律秘书；涉外秘书）；按辅助对象多寡划分（集体秘书；个人秘书）；按工作方式划分（传统秘书；现代秘书）
·分层：
“LS”类：根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分级level of secretary’s supervisor；
·正确处理与各部门人员的关系
等距离与组织内部各部门人员交往，不要厚此薄彼，以减少各部门人员对领导想法的误解及各部门之间矛盾的产生；
疏通信息渠道；做好协调工作，不做二首长，不随意指手画脚
·眼神礼仪
与人交谈时要同别人进行目光接触；主义把握眼神停留时间10分~20分；正确使用眼神注视部位，公务型注视在额头上；关注型注视在眼镜上；社交型注视至唇部；亲密型注视至胸部；要正常使用眼神注视方式，以平视和仰视的方式
·秘书办事的基本原则：
服务原则；有效原则；效率原则；合作原则职业原则
·文电来往
收发工作邮局信件
签收、分类、登记、分发
机要交通部门邮件
电子邮件
·打电话技巧
确认打电话的对象；明确目的；准备纸笔做记录；
·接电话技巧
电话响铃后最好在第三次响铃前接电话，以示礼貌、工作状态和效率；最好内外有别，根据情况采取正式或非正式的沟通形式，（认真规范；亲和力）；充分利用来电显示功能作出正确回复或筛选预约名单；准备好纸笔，做好电话记录；维护信息机密；人离开时启用电话留言功能；友好声调礼貌话语；不要随便回绝