秘书笔记

4、文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性：同3

5、文书工作标准化的原理：

简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在

必要的范围之

统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定

在一定范围内的措施

协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能

的最佳效果

优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的

构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果

6、文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书格式、简化文书处理程序

7、文书工作中需要统一的范畴：统一概念、统一文书格式、统一文书数据元的名称及表达规则

统一文书管理制度、统一文书的载体材料及设备用具

8、文书工作中协调的范畴：标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、

文书工作标准和文献工作等相差领域标准之间的协调

9、实施优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析和决策

10、文书工作标准体系：指将在文书工作中形成和使用的标准按其内在联系形成的科学有机整体

11、我国文书工作标准化管理系统的组成：

由标准化行政管理部门、标准化研究机构、文书工作标准化技术组织及文书工作主管部门组成

12、ISO/TC154的中文全称：数据元标准化技术委员会

13、建立文书工作标准体系的基本原则：

（1）全面、配套（2）传统方法与现代方法的结合（3）相对稳定与不断完善

14、文书工作标准化实施策略的具体内容：

（1）增强标准化意识，做好文书工作标准化的宣传普及工作

（2）建立文书工作标准体系，明确文书工作标准化的发展方向

（3）积极采用国际和国外先进标准

（4）建立、健全文书工作标准化的管理系统

15、文书工作现代化：指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作达到先进的科学技术

水平。

16、文件、档案一体化管理：指基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和

档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从

而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。

17、透过文书工作现代化的动因充分认识实现文书工作现代化的必要性：

（1）文书工作现代化是信息社会新技术革命的必然产物

（2）文书工作现代化是提高文书工作效能的必由之路

（3）文书工作现代化是现代办公环境中实现文件、档案一体化管理的必要条件

18、前端控制模式：侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作

19、全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理

20、信息共享模式：信息资源共享

21、文书工作现代化的三个相关要素的具体内容及相互关系

文书工作现代化的相关要素是：管理机制、技术设备和人员素质

管理机制是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相互关系

技术设备是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制必须辅以现代化的技术手段与设备

人员素质包括具有信息意识、效率意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能

关系：在实现文书工作现代化的过程中，上述三方面要素相互制约、缺一不可

（1）没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人力资源

（2）没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段

（3）没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化的技术、设备也只能成为“摆设”

这三个要素也是实现文书工作现代化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程

反之，则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素

22、现代办公环境中文书工作的模式与传统的文书工作模式的区别：

文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大；

面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色的新型模式。

主要体现在三个方面：前端控制模式：文书工作现代化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作

全程管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理

信息共享模式：信息资源共享，达到社会价值的最大化

第五章

1、公务文书的体式：文体和格式

文体：文章的体裁

公文的格式：公文的数据项目的构成及其编排规范

2、公务文书的文体特征：（1）公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号系统

（2）兼用说明、叙述、议论三种表达方式

3、公文的三种基本表达方式：

（1）说明：指对人物、事项或客观事物进行介绍、解说的一种表达方式

（定义、举例、比较、分类、引用、数字、图表）

（2）叙述：指以记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式

（通知、通报、请示、报告、会议纪要等）

（3）议论：指运用事实材料和逻辑推理的思维形式反映客观事物，分析其内在联系，揭示本质与规律，直接阐明

作者主张的一种表达方式

（嘉奖令、通报、调查报告、会议纪要等）

4、指定性数据项目：指所有通用文种均必须具备的项目，包括发文机关标识，标题，正文，生效标识，成文日期等。

5、选择性数据项目：指视每份文件的具体情况可供选择使用的数据项目，包括：发文字号、签发人标识、题注、受文者、附件说明、无正文说明、注释、主题词、印发说明、公文格式分类代码、份号、密级标识，紧急程度标识等。

6、公文格式特点：规范性、相对的固定性、稳定性