秘书资格考试备考辅导四级秘书笔记讲义：会议筹备.docx

秘书会议管理复习资料

秘书会议管理复习资料国家职业资格证书四级秘书复习资料2010年下一、判断题（下列判断正确的请打“√”，错误的打“×”）1．法定性代表大会主持人必须依据事先拟定的主持词主持会议。

（√）2．法定性代表大会就是指由各级组织根据工作需要而召开的具有代表性的会议。

（×）3．一般情况下，法定性代表大会正式召开之前都要先举行预备会议。

（√）4．电视电话会议效果大大优于一般的电话会议，现在一般性的工作讨论都使用这种方式。

（×）5．议案和提案都要采用书面形式，在会前、会中、会后都可以提出。

（×）6．现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。

（√）7．现代化远程会议可以使传统的会议记录方式不复存在。

（√）8．提案一般不列入会议的议程，也不具有约束力。

（√）9．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。

（√）10．设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。

（√）11．会场的装饰主要是指色调的选择、色调的搭配。

（×）12．秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。

（×）13．会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。

（×）14．会议期间分发的文件主要是指会议期间产生的文件。

（×）二、单项选择题(下列每题的选项中。

只有1个是正确的，请将正确选项序号域在括号中)1．议案和提案的分类方法一般有两种，一种是按代表团和提案机构分类，另一种是按(B )分类A．议案和提案书写人的职务B．案由所涉及的问题C．议案和提案的字数多少D．议案和提案的时间2．法定性代表大会的出席人数直撸关系到会议的有效性，一般规定必须达到应到人数的(C )方为有效。

A．1/2 B．1/3 C．2/3 D．3/43．需要提交办公会议仔细研究的文件，要在（B ）分发给与会者。

A．会议期间B．会前C．会后D．会议开始时4．电视电话会议的通知形式和要求大致同电话会议通知，但务必说明会议的（A ）。

秘书考试（四级）笔记：会议管理——会前筹备（一）

⼀、拟订会议议程、⽇程（⼀）会议议程和会议⽇程的内容及作⽤1、会议议程的内容会议议程是为完成议题⽽做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的⼤致安排，会议主持⼈要根据议程主持会议。

会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议⽇程显⽰出来。

⼤中型会议的议程⼀般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；⼤会发⾔；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议⽇程的内容会议⽇程就是根据议程逐⽇做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个⼈时间的依据。

3、会议议程和⽇程的作⽤通过了解会议议程和⽇程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。

会议议程更是⼀个沟通的平台，⼀个⾼效的市场管理⼯具。

（⼆）会议议程的制定程序1、明确⽬标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每⼀项议程4、决定会议讨论形式（三）会议⽇程的编制⽅法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有⽆对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的⼈员、⽇期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明⼀些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在⼀起，这样既便于讨论，也便于有关列席⼈员到会和退席。

5、保密性较强的议题，⼀般放在后⾯。

⼆、提供会议地点的备选⽅案（⼀）会议地点选择的要求1、交通便利。

2、会场的⼤⼩应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界⼲扰。

5、选择会议地点应考虑有⽆停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（⼆）会议场地选择的⼯作程序1、会议的⽬的与形态2、实质上的需要、与会者的期望3、列出选择会议场地需求的⼯作清单，确定会议场地4、对会议地点进⾏确认5、签订书⾯合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的⼈，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，⼀定要在酒店建议的⽇期去参观。

四级秘书办会知识点

四级秘书笔记讲义：会议筹备加入收藏【大中小】 [ 2010-5-12 ]会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。

会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置常见排法有：横排法竖排法左右排列法传递方式：当面告知电话传真书面形式电子邮件分发过程：准备登记附清退目录装封发出方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出发布程序：收集筛选加工审核发布餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热会议通用礼仪：文书参会服务迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度四级秘书笔记讲义：会中服务加入收藏【大中小】 [ 2010-5-12 ]传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。

四级秘书

会议管理：1、会前筹备需要做好哪些工作2、秘书在会中应该做好哪些服务3、会后落实工作包括哪些方面4、请详细介绍决定会议讨论的形式55、会议议程的编制方法66、如何正确处理会议临时动议77、会议地点选择的要求或会议地点选择应考虑的因素98、会议议题审核的原则99、如何对会议地点进行确认1210、主席台的座次和场内的座次安排1711、详细介绍分发会议文件资料的环节2212、如何处理会议临时产生的文件？选择会议用品及会议经费使用应注意哪些问题3413、会议值班工作的内容及意义、会议值班工作制度、会议值班工作的任务43~4414、做好会议记录要做好哪些准备工作、会议记录的内容及要求、49~50、5315、最近想了解一下客户对公司产品的满意度、请谈谈如何收集这些信息6016、谈谈信息反馈的内容、要求、时机和形式65~6717、收集会议文件资料的要求和内容？会议文件立卷归档的意义68~69事务管理：1、如何确定接待规格932、接待计划的主要内容943、用车的礼仪常识97~984、如何安排来访者参观娱乐活动个104~1065、办公室的布置原则及具体要求108~1106、印章的作用及种类1177、印章的管理及使用要求117~1188、介绍信的管理及使用121~1229、值班工作的任务及要求123~12410、如何做好公务接洽工作12711、零用现金的管理及要求138、13512、商务旅行计划的内容139~14013、上司临时交办的事项的内容及特点145~14614、秘书有效管理时间的方法（ABCD）法则的相关内容介绍一下。

工作日志，工作时间表、包括年度时间表、月安排表、周安排表、效率手册、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在布告板”等15、数码相机与传统相机的区别17116、数码相机的性能指标171~173 使用数码相机应注意的事项175~176 数码相机的保养176~17717、公司要选购扫描仪，请谈谈扫描仪的种类及作用、选购扫描仪应注意哪些方面17818、使用扫描仪的注意事项？扫描仪的常见故障及解决方案182~18419、刻录机的性能指标185 使用刻录机的注意事项18720、使用扫描仪应注意的事项193 投影仪常见的简单故障及处理办法19421、数字摄像机与模拟摄像机的本质区别195 摄像机的日常维护要做好哪些方面19722、信息工作的程序20123、信息存储的程序及注意事项224~226文书拟写与处理：1、改错题（主要从文章的各个组成要素进行修改）2、意向书（根据所给的材料编写一份意向书）3、订货单（根据所写材料编写一份订货单）4、文书传阅的方式及注意事项266~2675、档案分类的方法及要求268~269 档案分类的注意事项2706、档案鉴定工作的内容、要求、程序及注意事项272~2757、如何分析档案的价值273~2748、档案保管中应注意哪些问题2779、请示与报告的区别236会前筹备：1、拟定会议议程、日程2、提供会议地点的备选方案3、布置会场和安排座次4、发布会议信息5、安排会议食宿6、邀请会议嘉宾7、准备会议资料、会议用品8、安排会议礼仪服务9、检查会议常用视听设备是否正常决定会议讨论形式：1、典型的会议形式。

秘书会议组织与服务课件第三章会议筹备阶段的会务操作精品文档49页

• （3）重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2019年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
2019年第一次临时股东大会的通知 • （3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、
• 能够熟练布置中小型会议的会场
第一节拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会议的基本情况，拟定详细的会议计划。
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。
• 2.课堂练习示例： • （1） 2019年度全国热作信息工作会议预算 • （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘
书处各组工作职责
第二节拟定会议议程、日程、程序
• 一、会议议程 • 二、会议日程 • 三、会议程序 • 四、会议议程、日程和程序的联系与区别
一、会议议程
• 会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。
案例分析
• 1.引入案例： 2019年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2019中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，

《秘书笔记》筹备大型会议流程

《秘书笔记》筹备大型会议流程下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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秘书国家职业资格培训

秘书国家职业资格培训（四级秘书）第一章会议管理一、会前筹备（一）拟定会议议程和日程（二）确定会议召开的地点（三）布置会场（四）发布会议信息（五）安排食宿和交通（六）邀请会议嘉宾（七）准备会议材料和用品（八）安排会议服务（九）检查会议使用的设备设施拟定会议议程和日程1、会议议题、议程和日程的定义议题：是会议要集中研究和讨论的问题或事项。

议程：是对会议要研究或讨论的问题（事项）的概略安排，是会议主持人主持会议的依据。

日程：是根据会议议程逐日作出的具体安排。

通常以天为单位，将会议的各项活动进行分割，分别安排在不同的时段进行，注重会议的舒张有度、劳逸结合，保障会议达到预期的目标，收到好的结果。

2、如何制定会议议程（1）明确会议的主题（内容）；（2）确定会议的时间；（3）确定与会人员和列席人员；（4）确定要研究和讨论的议题（会议的每一项具体内容）的先后顺序；此项须遵循的原则：轻重缓急原则；时间明确原则。

（5）范例A、学院办公会议议程B、庆典大会议程C、小型会议议程3、如何制定日程（1）编排原则习惯性原则集中性原则重点性原则（2）会议日程的格式通常采用表格式，包含以下要素：会议的名称、会议召开的时间、地点（大会地点、讨论地点）、参会的人员、主持人、备注等要素在内容上，除会议各项议程外，还要注意把会议的就餐、休息、参观等事项列进去。

（3）范例4、议程和日程的区别见p.6-75、会议议题、议程、日程的审批一支笔原则；唯一性原则；计划性原则；可行性原则。

会议召开地点的选择1、选择会议地点要考虑的主要因素（1）会议的性质和规模（2）会议组织者和与会者的实际需求（3）会议地点的交通、住宿、餐饮、休闲、购物等情况；（4）会场的条件。

（容量、灯光、音响、视频等）2、选择会场的主要要求（1）交通要便利；（2）会场的大小要与会议的规模相适应（每人2－3M2左右）；（3）场地要有良好的设施设备；（4）环境要安静；（5）有足够的停车场；（6）合理的费用。

《秘书实务》第10章会前筹备

[本章综合实训本章综合实训] 本章综合实训
◎实训项目情景：项目情景：五四”青年节来临之际，职业技术学院 “五四”青年节来临之际，XX职业技术学院准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。此活动由校团委组织，学生会承办。此活动由校团委组织，学生会承办。实训要求：实训要求：人小组，（1）将班级同学分为～7人小组，对筹备中的）将班级同学分为5～人小组工作事项进行讨论，编写筹备方案。工作事项进行讨论，编写筹备方案。（2）每个小组提出经过讨论后的具体方案，以）每个小组提出经过讨论后的具体方案，及需要避免的问题。及需要避免的问题。（3）每个小组的方案由教师进行点评。）每个小组的方案由教师进行点评。
第三节布置会议场所
一、情景案例二、基本知识
（一）会场的布局 1．相对式． 2．全围式． 3．半围式． 4．分散式．
（二）座次的排列1．主席台人员座次列． 2．其他人员座次排列．
（1）横排法）（2）竖排法）（3）左右排列法）
3．座次标识．
（三）会场的装饰
1．主席台的装饰．（1）会标）（2）会徽） 2．会场背景的装饰． 3．色调的选择．
（四）邀请会议嘉宾（五）安排礼仪服务 1．选择礼仪服务人员． 2．分解工作程序． 3．培训礼仪服务人员． 4．准备服装用具．
（六）安排会议食宿 1．安排会议餐饮． 2．安排会议住宿．（七）做好会前检查
三、技能训练
■训练请通过你的亲朋好友、同学老师等，请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一些会议的证件实物，增强对会议证件制作的些会议的证件实物，感性认识。感性认识。 ■训练请利用PPT做出某次会议的各种证件，如有做出某次会议的各种证件，请利用做出某次会议的各种证件条件再打印成书面形式 ■训练请讨论分析常见的会议证件都有哪些？请讨论分析常见的会议证件都有哪些？

秘书资格四级考试复习要点(DOC)

秘书资格四级复习——文书基础 1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。

2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。

3.在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发。

4.为待发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。

5.公文的三要素：眉首、主体和版记。

6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。

主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。

题型：从中抽出几个，判断是在主体部分?在文尾部分? 7.公文的排版正文要用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。

8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”(区分主体中的主送机关)。

9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。

它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示(区分发文字号)。

10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

如：国发[2000]23 号 11.什么文必须有签发人、会签人姓名?上行文。

平行文、下行文均可以无签发人。

12.正确的保密标志：密级★保密期限(题型：选择正确的一种)。

其中保密期限可以省略不写 13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达。

电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急。

14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分(题型：给出一段公文，判断公文标题的正误) 15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

上行文的主送机关只能有一个，而且不能是单位的领导人。

16.如果上行文的发文机关是一个受双重领导的单位时，主送机关只能有一个，应当在文尾抄送另一个领导机关。

17.附件的位置：应当位于大印之上，属于主体部分。

秘书考试(四级)笔记：会议管理——会中服务(二)

3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。

一种是会议名称+文种。

另一种是文种。

（2）正文。

首部+主体+结尾。

（3）尾部。

右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（二）做好会议的简报工作 1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。

要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求（1）真实准确。

（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。

（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。

（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类考试资料网（一）会议信息的分类 1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。

（3）会议议题性信息。

（4）会议主题内容信息。

（5）记录性、结果性文件信息。

（6）会议的程序性文件信息。

（7）会议交流性文件信息。

（8）会议参考性信息。

（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。

（2）内部性会议信息。

（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。

（2）会议书面信息。

（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求 1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。

（1）责任到人。

（2）履行登记。

（3）严格保密。

（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。

（1）召集开会。

（2）提供书面材料。

（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。

（5）个别催退。

（6）按清退目录收集。

（7）限时交退。

五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。

（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。

秘书国家职业资格(四级)复习全书-专业能力-会议管理【圣才出品】

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③正文。
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2．拟定会议程
（1）含义
会议日程是指以天为单位的对包括围绕会议议题的全部活动和会议过程中的其他辅助
性活动在内的会议议题的时间顺序的安排。
（2）编制方法
①根据会议的总目标安排日程；
②先安排议题，再安排其他娱乐、休闲活动；
予以讨论或采纳。
（2）要求
必须先向会议组织方的主要负责人提出，根据多方面因素，确定是否必须进行临时动议。
一般不应提倡临时动议。
（二）选择会议的时间、地点 1．确定会议召开的时间（1）确定会议召开的日期；（2）确定会议召开的具体时间；
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④落款。
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4．会议议程、会议日程、会议程序的联系与区别
（1）联系
①都是围绕会议议题和会议目标制定的；
②都是关于会议活动先后顺序的安排。
（2）区别
①详略程度不同；
②功能不同；
③编制顺序不同；
④使用对象不同。
5．会议的临时动议
（1）含义
临时动议是指会议期间出席会议的人临时提出的涉及较为紧急事项的议题，请求与会者
⑤休息室（2）会场的布置 ①会标；
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②标语；
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③会徽；
④灯光；
⑤色调；
⑥旗帜；
⑦花卉；
⑧画像。
2．安排座位布局（1）安排会场座位布局要考虑的因素 ①会场大小和与会人数的多少； ②会议的性质和形式； ③会议的气氛和效果。（2）会场座位布局的类型 ①相对式； ②全围式； ③半围式； ④分散式。 3．安排座次（1）主席台座次安排原则 ①严格按照名单安排座次，不得擅自改变。 ②身份最高的领导人就座于主席台前排中央，其他领导人按先左后右、由前至后（以主

秘书考试知识：举办会议注意点

秘书考试知识：举办会议注意点举办会议是秘书工作中非常重要的一项任务。

作为会议筹备的主要负责人之一，秘书需要在会议前、会议中和会议后做好一系列的准备工作，确保会议的顺利进行。

以下是举办会议的一些重要注意点：一、会议前的准备：1.明确会议目的和主题：在确定召开会议之前，秘书需要与主办方充分沟通，明确会议的目的和主题，以便能够有针对性的进行会议的筹备工作。

2.确定会议时间和地点：确定会议的时间和地点是确保会议顺利进行的重要因素。

秘书需要在与相关人员协调之后，确定一个合适的会议时间和地点，并提前预订相应的场地和设备。

3.制定会议议程：会议议程是会议顺利进行的基础，秘书需要根据会议的主题确定议程的内容，并确定每个议程环节的时间安排，确保会议的高效进行。

4.邀请参会人员：根据会议的目的和主题，秘书需要制定参会人员名单，并及时发送会议邀请函，确保参会人员能够及时收到邀请，并能够安排好自己的时间参加会议。

5.准备会议资料：根据会议的议程，秘书需要提前准备好相应的会议资料，包括会议文件、备忘录、会议室布置等。

二、会议中的注意事项：1.会场布置：秘书需要提前到会场，确保会议室的布置符合会议的要求，包括座位的摆放、投影仪的设置、音响设备的调试等。

2.签到和注册：秘书需要安排专门的签到和注册区域，并指派工作人员协助参会人员完成签到和注册，并发放会议的相关资料和名片。

3.议程控制：秘书需要掌握好会议的议程，按时安排各项议程，并进行好会议的时间控制，确保会议的进程顺利进行。

4.主持会议：秘书可以根据情况协助主持人主持会议，负责会议现场的秩序维护和问题的处理，确保会议的正常进行。

5.会议记录：秘书需要安排好会议记录员，及时记录会议的要点和决议，以便用于后续的整理和传达。

三、会议后的工作：1.整理会议记录：会议结束后，秘书需要及时整理会议记录，整理出一份准确的会议纪要，并将会议纪要发送给参会人员，以便参会人员及时了解会议讨论的结果和决策。

四级秘书大纲

6．档案鉴定工作内容与要求
7．档案保管工作的内容与要求
四级秘书考试标准
分值比例
卷一：职业道德理论知识
卷二：专业技能
职业道德
10
试卷上为25分。
自动折算为10分。
专业教材
会议管理
30分
基础知识
专业教材
基础知识
25分
试卷上为100分。
自动折算为90分。
会议管理
15分
事务管理
45分
事务管理
25分
文书拟写与处理
（三）会后落实
1．能够收集、整理会议文件资料
2．能够印发会议纪要
3．能够结算会议经费
4．能够收集、反馈会议精神的落实情况
1．会议文件资料收集、整理的要求
2．会议纪要的内容和要求
3．会议经费结算的方法
4．收集、反馈会议精神落实情况的方法
职业功能
工作内容
能力要求
相关知识
二、
事
物
管
理
（一）接待
1．能够制定接待工作计划
2．办公室的布置原则
3．安全检查的内容与要求
4．安全隐患表的填写要求
5．设备故障表的填写要求
（三）办公室日常事物管理
1．能够编制工作时间表
1．工作时间表的内容与编写要求
职业功能
工作内容
能力要求
相关知识
二、
事
务
管
理
（三）办公室日常事物管理
2．能够编制、管理工作日志
3．能够管理印章和介绍信
4．能够安排值班工作
5．能够办理现金使用手续
6．能够办理上司的差旅事务
7．能够办理上司临时交办的事项
8．能够完成文字记录工作

秘书四级资格考试辅导笔记.doc

秘书四级资格考试辅导笔记接待采访会议的新闻媒体(一)相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则(1)报道的内容必须与会议基本内容相吻合。

(2)掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

(3)报道中的重要观点和提法，要经领导审定。

(4)要准备得全面周到、主动积极。

(5)在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

(6)在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

(7)在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容(1)由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

(2)在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。

(3)在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

(二)工作程序1、媒体人员登记2、为媒体人员提供简单的会议材料3、安排拍照和新闻发布会等传统活动4、安排媒体沟通会(三)妥善处理新闻媒体的负面报道(1)快速作出反应。

(2)联合或聘请专业公关公司处理危机。

(3)让负责人出面。

(4)对未知的事实不要推测。

(5)不要隐瞒事实真相。

(6)为媒体采访敞开大门。

(7)统一口径，用同一个声音说话。

(8)频繁沟通。

会议值班(一)会议值班工作的内容和意义1、会议值班工作的内容(1)值班电话记录。

(2)值班接待记录。

(3)值班日记。

(4)做好信息传递。

2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

(二)安排会议值班的工作程序1、制定值班工作制度(1)信息处理制度。

(2)岗位责任制度。

(3)交接班制度。

2秘书职业资格培训

秘书国家职业资格培训（四级秘书）第一章会议管理一、会前筹备（一）拟定会议议程和日程（二）确定会议召开的地点（三）布置会场（四）发布会议信息（五）安排食宿和交通（六）邀请会议嘉宾（七）准备会议材料和用品（八）安排会议服务（九）检查会议使用的设备设施拟定会议议程和日程1、会议议题、议程和日程的定义议题：是会议要集中研究和讨论的问题或事项。

议程：是对会议要研究或讨论的问题（事项）的概略安排，是会议主持人主持会议的依据。

日程：是根据会议议程逐日作出的具体安排。

通常以天为单位，将会议的各项活动进行分割，分别安排在不同的时段进行，注重会议的舒张有度、劳逸结合，保障会议达到预期的目标，收到好的结果。

2、如何制定会议议程（1）明确会议的主题（内容）；（2）确定会议的时间；（3）确定与会人员和列席人员；（4）确定要研究和讨论的议题（会议的每一项具体内容）的先后顺序；此项须遵循的原则：轻重缓急原则；时间明确原则。

（5）范例A、学院办公会议议程B、庆典大会议程C、小型会议议程3、如何制定日程（1）编排原则习惯性原则集中性原则重点性原则（2）会议日程的格式通常采用表格式，包含以下要素：会议的名称、会议召开的时间、地点（大会地点、讨论地点）、参会的人员、主持人、备注等要素在内容上，除会议各项议程外，还要注意把会议的就餐、休息、参观等事项列进去。

（3）范例4、议程和日程的区别见p.6-75、会议议题、议程、日程的审批一支笔原则；唯一性原则；计划性原则；可行性原则。

会议召开地点的选择1、选择会议地点要考虑的主要因素（1）会议的性质和规模（2）会议组织者和与会者的实际需求（3）会议地点的交通、住宿、餐饮、休闲、购物等情况；（4）会场的条件。

（容量、灯光、音响、视频等）2、选择会场的主要要求（1）交通要便利；（2）会场的大小要与会议的规模相适应（每人2－3M2左右）；（3）场地要有良好的设施设备；（4）环境要安静；（5）有足够的停车场；（6）合理的费用。

秘书开会前应做哪些准备工作

秘书开会前应做哪些准备工作★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。

★落实接站人员及车辆的的安排。

★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。

★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。

★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。

★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调2215℃～24℃，可灵活控制）。

★检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。

★根据要求，将指示牌放在特定位置。

★开会前十五分钟，在门口等候。

★VIP会议服务于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。

-会议中服务★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。

★通常每半小时左右为客人更换烟缸，添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。

★会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。

★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

-会议结束★会议结束，服务员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。

★会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。

★将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。

★如是产品订货会，会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损坏。

四级秘书资格考试复习讲义.doc

四级秘书资格考试复习讲义反馈会议信息(一)反馈会议信息的内容与要求1.反馈会议信息的内容反馈会议信息的内容是：(1)反馈会前信息;(2)反馈会中信息;(3)反馈会后传达落实的情况。

2.反馈会议信息的要求反馈会议信息的要求是：(1)注意点面结合、正负反馈结合;(2)目的要明确;(3)充分重视会议的反馈信息沟通。

(二)反馈会议信息的工作程序布置会议信息收集工作会议信息的搜集渠道的选择和建设建立定期的会议信息反馈制度做好会议信息的反馈汇报工作抓好会议反馈信息的落实工作。

会议文件资料收集整理的要求(一)收集整理会议文件资料的要求和内容1.收集整理会议文件资料的要求(1)确定会议文件资料的收集范围。

(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

(4)收集会议文件要履行严格的登记手续。

(5)收集整理过程中要注意保密。

2.需收集整理的文件资料需收集的会议文件资料包括：(1)会前准备并分发的文件：(2)会议期间产生的文件;(3)会后产生的文件。

(二)会议文件的立卷归档1.会议文件立卷归档的意义(1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

(2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

(3)保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

(4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2.会议文件立卷归档的范围和分工(1)会议文件立卷归档的范围根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档的范围是：◆与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。

◆上述会议的参考文件资料。

◆上述会议的出席、列席、分组名单。

◆上述会议的议程、日程和程序。

◆上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。

◆上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。

xx四级秘书资格考试考点整理会议材料与用品

xx四级秘书资格考试考点整理会议材料与用品为了帮助大家更好地复习xx四级资格考试，帮大家了会议材料与用品这个考点，欢送大家阅读参考。

(一)会议资料的类型和准备1、会议资料的类型(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

(二)会议用品的类型和准备1、会议用品的类型(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1)会议内设备主要包括灯光设备、设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的平安设施等。

2)常用物资有电脑、打印机、复印机、机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。

例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

(2)检查好灯光、扩音设备。

(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

(5)在每人座位前摆放纸笔。

(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。