秘书实务

理论篇绪论1.秘书的定义我国劳动和社会保障部颁布，《秘书国家职业标准》的定义是：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事物并为决策及实施提供服务的人员。

”2.中国现代秘书类型3.秘书工作的内容可概括为第一类是事务性工作，第二类是管理性工作，第三类是沟通支援性工作。

4.秘书工作的特点从属性、被动性、事务性、综合性5.秘书工作的要求第一要保密----（国家秘密，工作秘密）第二要准确（客观）第三要迅速（快捷）第四要求实一般规律—坚持为领导服务6.秘书的职业道德修养职业道德：对从事一定职业的人的特殊道德要求。

（8个方面）1、爱岗敬业2、严守机密3、善于合作4、诚实守信5、文明礼貌6、廉洁奉公7、实事求事8、乐于奉献7.如何做好秘书工作1、不滥用权利。

2、做事干练，能严守机密。

3、熟练操作各种办公自动化设备。

4、具有较强的文字处理能力。

5、主动、热情、遵守纪律、性情随和。

第一章文书工作1.文书分类应用文书常用的有：行政公文(通用公文）、事务文书、商务文书（一）按照文书的形成者不同分：私人文书、公务文书（二）按公文的使用范围分：通用公文（13种）、专用公文（三）按公文涉密程度：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文（四）根据公文办理时限分为：特急件、急件（五）根据公文行文的关系：上行文、下行文、平行文2.行政公文的格式①现行公文用纸采用A4型纸②行政公文的格式可以分成：文头、正文、文尾三个部分3.文书工作的基本内容1.文书的形成2.文书的处理3.文书的管理4.文书工作应遵循的基本原则为:准确、高效、安全、精简5.文书撰拟的程序文书撰写成文过程，通常经过：交拟、构思、撰稿、审稿和签发等五个环节。

6. 文书处理程序①收文处理程序签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、注办②发文处理程序草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发7. 文书处理的基本要求公文处理必须做到准确、及时、安全。

★文书处理练习题见（笔记P16）8.档案管理⑪档案的定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。

定期移交给档案室或档案管理人员集中保存，即为归档。

⑫确定归档范围一个单位应归档的文件材料主要有：1.上级来文 2.本单位形成的文件 3.下级报送的文件 4.相关文件⑬文书的立卷立卷的程序：1.收集文件 2.鉴别文件 3.归卷 4.调整 5.排列、编号和编目★排列：按时间、问题、作者、名称、重要程度等标准排列★填写卷内文件目录和备考表（备注）⑭文书保管的份数和保管期限长期:16～50年, 定期:1～15年, 永久保存第二章事务管理工作1.办公环境：一般可以分为软环境和硬环境2.秘书日常维护的区域个人办公区、公共办公区和上司办公区3.正确选择办公模式办公模式的种类：在家工作、远程工作、虚拟办公室、临时办公桌、弹性时间、兼职工作、合同工作、交叉工作、项目团队4.办公室的安全隐患1.建筑方面的隐患2.物理环境方面的隐患3.办公室家具方面的隐患4.办公室设备方面的隐患5.消防方面的隐患6.人为的隐患5.营造健康、安全的办公环境安全意识要求每一名秘书做到：学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法权益。

学习安全生产的有关规章制度。

主动识别安全隐患，并在职权范围内排除。

“填写隐患记录及处理表”发现险情及时报告。

发现设备故障，立即报告，并填写“设备故障登记表”。

6.导致办公模式变化的原因1、办公场地费用过高2、交通拥挤和上班高峰时段的困难3、高科技发展4、企业自身发展要求5、企业竞争的加剧6、企业组织结构的改变。

需要用人制度改变。

7、社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才干。

7.办公用品的购买1.秘书可根据自己的需要填写办公用品需求单、办公用品申购表，经部门领导批准后交给采购部门即可。

2.购买方式有：上门购买、邮寄购买、电话购买、传真购买、网上购买3.建立办公用品库存控制卡4.原张的纸五百张为一令。

8. 秘书电话交谈的要求和技巧①秘书电话交谈的要求：规范、礼貌、简洁、保密②秘书电话交谈的技巧：不要直呼其名、用温和语言、用肯定语气表示否定意思、将命令转为请求、慎重使用你★电话事务练习书P339.印章管理⑪印章的定义：印章是国家行政机关和企事业单位、社会团体职权的重要凭证，也是国家行政机关和企事业单位、社会团体权力的象征，具有权威、凭信、标志的作用，一般由办公室或秘书保管。

⑫凡机关单位的正式印章，一律不得私自刻制。

⑬秘书或秘书部门通常要管理三类印章：一是本单位的正式印章和钢印；二是领导人的手章（签名章）；三是本办公室的印章。

⑭用印人必须填写用印申请单，经主管领导或秘书长，办公室主任批准后方可盖章。

⑮不能“有求必印”，更不能在公文纸或空白凭证上用印。

⑯正式文件只在落款处加盖公章，印章应该上不压正文，下骑年盖月。

带有存根的文件材料如介绍信等用印，还应该加盖骑缝章以备查考。

★介绍信写法书P39～4010.介绍信管理1.填写介绍信应该真实、清楚、工整。

2.书写要用钢笔或毛笔，不得随意涂改。

如有重大错误必须作废后另外填写。

一般情况下不得开具空白介绍信。

11.邮件事务①邮件的收进顺序：收取、分拣、拆封、登记、分办②邮件的发送顺序：查对、登记、装封、交寄12.值班事务1.值班的主要任务：①负责传递信息②负责来访接待③负责处理函电④处理应急事项⑤确保组织安全2.值班人员要认真做好三项记录：记好值班电话记录、记好值班接待记录、记好值班日记3.值班表的定义值班表是将某一时间段中已经确定的值班人员姓名清晰地记载和标明的表格，是提醒有关人员按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作的连续和完整的表格。

13.时间管理1.定义：时间管理，是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。

2.区分轻重缓急（具体见书P51）3.秘书时间管理的工具⑪～⑫⑪工作日志①秘书要确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅，要保持两本日志信息的一致和准确，注意检查和更新。

②工作日志安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙。

⑫时间表时间表的常见类型：年度时间表、季度时间表、月时间表4. 秘书时间管理的原则第一，时间的有序性原则。

第二，最大限度地为领导谋求可控时间的原则。

第三，重急轻缓的原则。

第四，切忌安排领导者事必躬亲的原则。

14.秘书人员机要保密工作的内容1、文件保密（机要保密工作的重点）2、会议保密3、新闻报道保密4、科技保密5、电子计算机信息保密第三章接待工作1．接待的定义接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活动。

2. 接待的类型按来访者事先有无预约分为：预约来访者接待、未预约来访者接待3.接待的规格：低规格、对等规格、高规格4.接待工作的一般原则：①诚恳热情②讲究礼仪③细致周到④检省节约、按章办事⑤保守秘密⑥对接待分工负责5. 接待基本程序基本环节“客人---前台秘书----上司”秘书见到客人做到3s（stand up 、see 、Smile)6.会见是一种礼貌性的应酬，通常在半小时左右。

会谈内容比较正式，专题性比较强。

7.安排宴请注意五个MMoney花费、Meeting位次、Media 环境、Music 音乐、Menu菜单第四章社会交往工作1.秘书的社会交往：领导交往与群众交往、公务交往与私人交往、口头交往与书面交往2.领导公务出差一般有:工作性出差、参观考察性出差、会议出差、礼仪公关性出差、专题调研性出差等。

3.计划一份周密详细的计划包括：时间、地点、交通工具、具体事项、备注旅行计划制定好后，秘书要复制三份，一份给上司，一份存档，一份自己保留4.日程表的基本内容一份周密的日程表主要包括：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注5.办理出国手续⑪～⑰⑪撰写出国申请⑫办理护照★需要携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关公司的邀请书、2寸正面免冠半身相片等。

★护照有外交、公务和普通三种⑬办理签证⑭办理国际预防接种证书⑮办理出境登记卡⑯订票⑰办理保险第五章信息工作1.信息收集的方法：观察法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购买法2.信息分类的方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法3.信息传递的要素：信源、信道、信宿4.信息传递的形式：信件、备忘录、通知、传阅单、内部刊物、新闻稿、新闻发布会、声明5.信息传递的方法：口头传递、书面传递、电讯传递6.信息存储的程序：登记、编码、排列、保存、保管7.信息开发的形式：初次信息开发的常见形式有剪报、外文文献编译等二次信息开发的常见形式有索引、目录编制、文摘、信息资料等三次信息开发的常见形式有简讯、调查报告等8.商务信息利用中的“八忌”忌不选择、忌不对比、忌质量不高、忌来源不准、忌时间性不强、忌空间性失误、忌不注意市场变化、忌范围有限9. 秘书的信息工作秘书的信息工作--秘书对信息的发布、收集、筛选、集中、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，就是秘书的信息工作。

第六章领会领导意图与督促检查工作1.领会领导意图的方法接受领导指示、工作请办、工作报告2. 在对领导指示、决定传达过程中应注意几个问题1、不可擅自传达2、不能超越职权进行传达3、认真选择传达的对象4、传达任务完成后，应及时向领导反馈传达情况。

3．秘书督促检查的方法电话督查、书面督查、现场督查、会议督查第六章会务工作1. 会议的必备要素有：会议的目的、主题、议题、与会人员、组织人员、时间、地点、日程等。

2. 拟定会议的筹备方案会议的筹备方案一般包括：①会议的主题与议题、②会议的名称、③会议的时间、④会议的地点、⑤会议的议程、日程、程序、⑥会议出席人员的范围、⑦会议的经费预算、⑧会议的筹备机构、⑨会议的食宿安排、⑩其他3.会议经费预算一般包括：场地费用、交通费用、食宿费用、资料费用、人工费用、其他费用4.有的会议设立如下的机构小组：会务组、秘书组、宣传组、财务组、保卫组5. 拟定会议的应急方案包括：人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康与安全问题、行为问题6.会场的布局相对式、全围式、半围式、分散式7.会场人员座次安排横排法、竖排法、左右排列法8.会前检查的主要内容1.会议准备是否充分2.会议期间能否排除各种干扰3.环境条件与用品准备4.文件材料的准备情况5.会场布置情况的检查6.会议环保工作的检查7.特殊类型会议相关工作的检查9.会议记录的结构⑪～⑭⑪标题会议记录的标题有两种，会议名称+文种或“会议记录”⑫首部包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议主席、参加人员、缺席人员⑬主体包括：会议议题、会议发言、会议决议、会场情况⑭尾部包括：主持人签字、记录人签字、（审核人签字—也可以放在首部）10.会议结束后，记录人要全面检查记录记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。