实物档案的管理及利用研究
实物档案管理规定
实物档案管理规定本校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是我校全部档案的组成部分，是我校各项活动真实、形象、直观的记录。
它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。
为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：一、实物档案的归档范围及保管期限1、上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。
2、出席在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。
3、我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。
4、友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。
5、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我校的礼品、纪念品。
6、我校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等。
7、我校师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。
实物档案的保管期限分三种，重要的定为永久保管，一般的定为长期或短期保管。
二、实物档案的归档实物档案的归档必须完整、系统、准确，各有关单位或个人应及时反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给学校档案室统一管理。
移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。
1、凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由校长办公室或有关职能部门向学校档案室归档。
2、反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。
3、反映学校外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学校档案室归档。
4、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。
5、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学校档案室归档或由学校向个人征集。
三、实物档案的管理（一）分类编号1、根据实物档案的内容、特点，编制用于档号的二级类目代号简表。
实物档案管理标准和规定
实物档案管理标准和规定实物档案是指以物质实体为载体，反映单位历史真实面貌的具有保存价值的特定物品。
实物档案具有直观性、形象性等特点，是单位档案的重要组成部分。
为了加强实物档案的管理，确保其完整、准确、系统、安全，充分发挥其实物档案的作用，特制定以下实物档案管理标准和规定。
一、实物档案的收集1、明确收集范围实物档案的收集范围应包括但不限于以下类别：（1）获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。
（2）上级领导、知名人士的题词、字画等。
（3）对外交往中获赠的具有纪念意义和保存价值的礼品。
（4）单位发展过程中具有代表性的产品、样品等。
（5）其它具有保存价值的实物。
2、制定收集计划档案管理部门应根据单位的实际情况，制定实物档案的收集计划。
明确收集的重点、时间安排以及责任人等。
3、收集渠道（1）通过单位内部各部门定期移交。
（2）从单位外部接收捐赠或移交。
4、收集要求（1）确保实物档案的真实性和可靠性。
（2）收集时应同时获取与实物相关的背景资料，如颁发单位、获奖原因、赠送对象等。
二、实物档案的整理1、分类根据实物档案的性质和用途，进行分类。
常见的分类方法有：按荣誉类、礼品类、产品类等。
2、编号对每一件实物档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。
3、登记建立实物档案登记册，详细记录实物的名称、编号、来源、形成时间、规格、数量、价值等信息。
4、拍摄照片为每件实物档案拍摄清晰的照片，以便于查阅和利用。
5、装盒将整理好的实物档案装入专门的档案盒，并在盒上注明类别、编号等信息。
三、实物档案的保管1、库房要求（1）库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。
（2）库房温度应控制在 14℃ 24℃之间，相对湿度应控制在 45% 60%之间。
2、存放方式（1）根据实物档案的大小、形状、质地等特点，选择合适的存放方式，如陈列架、橱柜、密集架等。
（2）珍贵的实物档案应采取特殊的保护措施，如使用保险柜存放。
实物档案的管理与利用
实物档案的管理与利用作者：张雁来源：《档案管理》2013年第02期实物档案，是人们在实践活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。
在黄河档案馆，实物档案是档案的重要组成部分，主要包括反映本单位或个人在公务活动、文体活动及治黄活动中获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册和其他奖品等；反映单位历史的各种标志、印章；省（部）级以上领导、知名人士、华侨、港澳台同胞、有关单位题写或赠送给本单位的题词（手迹）、锦旗、牌匾、字画等；本单位领导对外交往时收到的重要纪念品；本单位举办或承办重大活动形成的凭证性实物，包括活动标志、会徽、证件、证书、奖章、纪念品、纪念信封等；机构成立以来使用过的牌、匾；上世纪九十年代收集来的（1934年的河砖）以及其他有保存价值的实物等。
保存的实物档案，在今后研究单位发展中起到依据和凭证作用，可以再现历史，留住记忆。
实物档案种类繁多，载体形态各异，需要档案工作人员仔细研究，认真收集。
随着时间的推移，越来越多的单位对实物档案的认识感知逐步地由浅渐深，对实物档案的重视程度也逐步地由轻渐重。
1 实物档案的收集范围主要收集在本单位防汛、水资源管理、水量调度、综合规划、流域规划、科研、管理等过程中产生的大量反映单位整体发展水平的奖章、奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗等不同形式的实物，根据实物档案管理规定，将这些不同材质、不同价值的实物，纳入实物档案收集归档的范围，是收集工作的基础和依据。
实物档案归档范围的制定要注意与已有的室存档案相协调，这样有利于单位的发展和建设，有利于提高单位的社会地位。
因此，具有查考利用价值的实物都应该收集归档。
首先确定归档范围。
主要包括：一是本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书等；二是公务活动中获赠的纪念品；三是上级领导、知名人士的题词、字画等；四是本单位形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；五是其他有保存价值的实物。
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策1. 引言1.1 背景介绍实物档案收集与管理工作在各行各业都扮演着重要角色，是组织运转和信息管理的基础。
随着信息化进程的不断推进，实物档案的重要性更加凸显。
在实物档案收集与管理工作中，也存在着诸多问题，如收集流程混乱、管理人员能力不足、档案整理不及时等。
这些问题严重影响了实物档案管理的效率和质量，亟需寻找有效的对策加以解决。
本文将探讨实物档案收集与管理工作中存在的问题，并提出相应的对策，旨在提升实物档案管理的水平，保障档案信息的安全和完整性。
中的，为读者揭示实物档案收集与管理工作的现状，并为后续内容的展开奠定基础。
2. 正文2.1 实物档案收集工作中存在的问题1. 缺乏规范和统一的收集标准：在实物档案收集过程中，缺乏明确的标准和规范，导致收集工作的混乱和不统一，可能导致信息的遗漏或错误整理。
2. 人员素质和技能不足：实物档案管理人员的素质和专业技能水平参差不齐，有些人员缺乏相关知识和经验，无法准确识别和整理实物档案。
3. 布局不合理和混乱：实物档案存放布局不合理和混乱，导致档案定位困难和检索效率低下，影响了实物档案的有效管理和利用。
4. 存储条件不佳：部分实物档案可能会遭受光照、湿气、虫蛀等影响，存在风险损坏或丢失的情况，需要加强存储条件监控和改善。
5. 安全隐患难以排查：实物档案存放地点和工作环境安全隐患较多，存在火灾、盗窃等风险，需要加强安全管理和监控措施。
为解决这些问题，需要建立规范的实物档案收集流程、加强实物档案管理人员培训、采用先进的信息化技术辅助实物档案管理、定期对实物档案进行清理和整理、加强实物档案安全措施等对策。
通过这些措施的实施，可以提高实物档案收集工作的规范性和效率，确保实物档案的安全和完整性。
2.2 对策一：建立规范的实物档案收集流程在实物档案收集与管理工作中，建立规范的实物档案收集流程是至关重要的一环。
只有建立了规范的流程，才能确保实物档案的完整性、可靠性和可持续性。
实物档案
实物档案的规范化管理实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点——载体形态各异。
正是由于这一特点，造成实物档案管理的混乱。
据笔者所知，目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。
长此以往，不仅对实物档案的保护不利，而且严重影响提供利用。
为珍藏历史，留住记忆，笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。
一、实物档案规范化管理的原则笔者认为，实物档案规范化管理应遵循三个原则：一是外观整齐一致；二是档号编制应便于整理、保管和利用；三是大型实物档案一定要有照片，照片编号要与实物编号相一致。
二、实物档案规范化管理的方法本文就各单位最普遍存在的证书类档案、单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍。
(一)证书类档案管理方法1、证书类档案管理中存在的问题证书类档案是实物档案家族中的一员，它包括证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”，以下同)。
由于载体形态各异、大小不一，以及颁发年度与表彰年度的不一致，给整理、保管和利用带来了极大不便。
突出表现在两点：(1)载体形态各异，难以排列。
小到奖章，大到锦旗、奖杯，不同规格、不同形状、不同质地的奖品，“无矩’’使得它们“无规”。
由于没有统一的装具，长期以来一直处于“混乱”保管状态。
有的单位将其码放在档案柜里，有的任意摆放在桌子上，不仅排列不整齐，而且年代久了即使编了档号也极易混乱，很难做到快速、准确地提供利用。
(2)内外时间不同，难分归属。
证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间，与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致，一般都跨年度，给档案归属带来了麻烦。
比如，“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”，从内容所针对的时间上看属2004年，但颁发日期却是2005年。
这就引发了一个问题：按常规，各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行，一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中，另一方面对获奖人员进行物质奖励。
高校实物档案的管理与利用论析
实 物档 案 ， 顾 名思 义 ， 是指 以 实物形 式 保存 的档 案。 它是除传 统纸质 载体档 案和现代 电子载 体档案外
接传达历史信息 ， 这是它的直观性。 但这信息同时又
是 模糊 的 ， 不 同 的观者可 能会 作 出不 同的解 读 ， 正确 的解读 需要 依 托足够 的 背景 知识 ， 甚 至深入 的研 究 。
实物档案的外延广泛 、 种类丰富、 形式多样 ， 可以说凡
是“ 物 品” ， 都有可能 列入实物 档案 的行列 ， 因此 ， 需要
收 稿 日期 ： ２ ０ １ ３ — ０ ５ — ０ ２ 作 者简介 ： 吴静研（ １ ９ ６ ０ 一 ） ， 女， 黑龙江宁安人 ， 副研 究馆 员， 主 要研 究方 向为档案利用 。
ｌ １ ４
借用照片档案帮助管理， 将收集到的实物档案统一拍
照， 再编号管 理 ， 且能 方便查 询 。 而且 档案数字 化是近 年来 的大 势所 趋 ， 各高校 也 在不断 摸索 ， 尝 试建 设校 内档案馆的档案数据库 ； 与兄弟 高校及 相关单位合作 ， 建设面 向公 共平 台的数字档 案管 。 把 实物档 案用数码
２ ０ １ ３ 年 Ｉ １ 月 第２ ６卷第 ６ 期 来自保 定 学 院 学 报
Ｊ ＯＵＲＮＡＬ ＯＦ ＢＡＯＤＩ ＮＧ ＵＮＩ ＶＥＲＳ Ｉ ＴＹ
Ｎｏ ｖ ． ， ２ ０ １ ３ Ｖｏ Ｌ ２ ６ Ｎ０ ． ６
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策近年来，许多组织和企业开始了实物档案的数字化转型，但实物档案的管理并未完全取代，它仍然是不可避免的重要环节。
然而，在实物档案收集和管理工作中依然存在许多问题。
本文将探讨这些问题，并提出针对性的解决对策。
一、问题1. 实物档案混杂杂乱实物档案混杂杂乱是普遍存在的问题之一。
档案中会出现杂乱无章的纸张、文件，难以找到目标档案。
这不仅会造成大量时间浪费，还会影响到工作效率。
2. 档案未分类有些机构可能会把所有的档案都放在一起放着，而没有进行区分和分类。
在需要查找特定文件的情况下，这样的混合存储方式非常不方便。
3. 档案标识不规范实物档案标识不规范也是一个问题。
为了更好地管理档案，标识每个档案是必要的，但如果标识方法不规范，就会给工作带来许多障碍。
4. 存储空间有限随着时间的推移，档案数量会不断增加，但存储空间是有限的，存储难度将会越来越大。
许多机构无法应对这种挑战，导致档案管理出现了问题。
5. 缺乏档案管理系统许多工作中使用纸质档案时，没有档案管理系统可能会导致数据错误和管理混乱。
这使得档案的分类和查询成为一个巨大的挑战。
二、解决对策如懂得定期整理实物档案，把已经不需要的档案移除出来，整理剩下的档案，可以让您在未来快捷地找到所需的档案。
分类的储存方式是实现有效管理的首要步骤。
您可以依据不同的需要将档案进行分类储存，这样可以更加方便地查找和管理档案。
例如，通过按日期、部门或类型分类进行归集，明确每个档案的管理范围，并进行统一整理。
档案标识的规范可以加快档案检索和管理的效率。
使用规范的标识方式，例如每个部门规定相对应的标签或编号，针对不同类型文件制定不同标识方法等，可以将档案整齐有序地储存，方便处理。
当存储空间不足时，对于一些不是必需的档案，可以考虑审查并归档。
另外，如果您有多个逐渐充满的文件柜，可以考虑使用存储设备，如磁盘、云存储等，存储过去的文件。
档案管理系统是数码化档案管理的有效解决方案，提供安全的存储，分类和索引档案的功能。
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策实物档案收集与管理工作是企业和机构日常运作中不可或缺的部分，但在实际操作过程中，往往会面临各种问题和困难。
本文将就实物档案收集与管理工作中存在的问题以及对策进行分析和探讨，以期为相关工作提供理论支持和实际指导。
一、存在的问题1.1 实物档案收集不及时由于机构或企业的文件较多，加之工作人员繁忙，导致实物档案的收集工作经常滞后，不能及时完成，影响了相关工作的进展和效率。
1.2 实物档案管理混乱在收集完实物档案后，因为缺乏有效的管理措施和方法，导致实物档案的存放、整理和归档工作混乱无序，容易出现遗失、损毁、错位等问题。
1.3 实物档案信息化程度低当前信息化水平日益提高，但部分机构或企业在实物档案管理方面仍停留在传统的纸质档案管理阶段，没有充分利用现代科技手段进行信息化管理，导致工作效率低下。
1.4 实物档案保护措施不力由于实物档案的保护措施不力，导致实物档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的危害，进而影响了实物档案的完整性和安全性。
二、对策2.1 加强人员培训，提高收集效率对于实物档案收集工作中的工作人员，应加强专业培训，提高他们的意识和能力，使其能够按时、规范地完成实物档案的收集工作。
2.2 设立档案管理规范，建立档案管理制度在实物档案管理工作中，机构或企业应该建立相应的档案管理规范和制度，明确实物档案的存放、整理、归档等各个环节的操作流程和标准，以确保实物档案的管理工作有章可循。
2.3 推动实物档案信息化管理机构或企业应积极推动实物档案信息化管理工作，利用现代科技手段建立档案管理系统，将实物档案数字化，形成电子档案，提高对实物档案的检索和利用效率。
2.4 完善实物档案保护措施为了加强实物档案的保护工作，机构或企业应加强实物档案的防火、防水、防盗设施建设，确保实物档案的安全和完整性。
2.5 强化监督检查，提高管理水平机构或企业应加强对实物档案管理工作的监督检查，定期进行实物档案管理水平的评估和总结，及时发现问题，并采取相应的措施加以解决，以提高实物档案管理的水平和效果。
中学实物类档案管理办法
中学实物类档案管理办法第一章总则第一条为加强学校实物档案管理工作，规范实物档案管理行为，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于我校实物档案的管理。
第三条实物档案保管的原则是公开、公正、公平、公私财产分开。
第四条实物档案为学校行政部门、教育教学部门、科研部门和各学科研究小组使用。
第二章实物档案的分类与保管第五条根据实物档案的性质和用途，分为学生档案、教职工档案、教学实物档案、科研实物档案等类别。
第六条学生档案包括学生个人信息、考试成绩、学业发展记录等，每个档案应配备电子和纸质两份，保存期限为毕业后五年。
第七条教职工档案包括教师个人信息、职称评定、奖惩记录等，每个档案应配备电子和纸质两份，保存期限为离职后五年。
第八条教学实物档案包括教材、教具、实验记录等，每个档案应配备电子和纸质两份，保存期限为十年。
第九条科研实物档案包括研究项目、科研成果、实验记录等，每个档案应配备电子和纸质两份，保存期限为二十年。
第十条实物档案应按安全防火、防潮、防震、防虫等措施进行保管，如有重大损失或遗失，应及时报告主管部门。
第三章实物档案的利用与借阅第十一条实物档案的利用应遵循有关保密规定，确保不泄露个人隐私和涉密信息。
第十二条涉及个人隐私的实物档案，需经本人或其法定代表人同意方可利用。
第十三条实物档案借阅需事先申请，凭借阅证方可借阅，借阅期限为一个月，逾期需及时归还或续借。
第四章实物档案的归档与销毁第十四条实物档案在保管期满后，应及时归档或销毁。
第十五条实物档案归档应按照分类整理，建立档案目录和检索系统，确保档案的查找和利用。
第十六条实物档案的销毁需经过主管部门批准，按照规定的程序和方法进行销毁，销毁后需做好销毁记录。
第五章附则第十七条违反本管理办法的，依法承担相应责任。
第十八条本管理办法由学校负责解释。
第十九条本管理办法自颁布之日起施行。
高校实物档案管理和利用浅议
文 字档案无 法 比拟 和替代 的
高校档案部门要强化档案工作服务理念 ， 加强对 实物类 档案 归档 的宣传 ． 实物归 档范 把 围 印发 给各个 部 门及 院系 ． 使全校 教职工 了解 档案与 自己工作的密切关系， 认识到实物档案 集 中统一 管理 的重要性 ， 主动 配合做好 实物类 档 案移交 工作 ， 案人员 要努力 消 除档 案工作 档
给人 以空间视Βιβλιοθήκη 觉的感 觉 ， 表达 出文 字 中难 以 能 充分 表现 的细微 之处 ，使人 们容 易 理解 和 感
受 ，从而 激发起 丰富 的情 感 和广泛 的联想 ， 是
取得的成就 ， 加强学校与社会的沟通 ， 提高学
校知 名度 ， 进学校 更好 地发展 促
参考文献 ： １ 芬 霞． 等 院校 实物 档 案 管理 探 析 ． 台 内外 ， ． 陆 高 兰
随着社会经济和高等教育的不断发展 ． 借 助虚拟技术将实物档案展现在网络上， 不仅可 以提供实物的各种可视化信息 ． 还可以展现它 所蕴含的背景知识 ，从而为人们提供便捷、 优 质 的档 案利 用 服务 。利用 虚拟 技 术展 示 实物 档案 ， 还有助于拓展档案的文化功能。文化传
播 的基本条 件就是要 有交 流 ， 实物档 案通过 将 虚拟技 术展 现在 网络 上 ，对 内可供 教职 工 、 学 生 浏 览 ， 行 传 统教 育 ， 发师 生爱 国爱 校 的 进 激 情感 ： 对外 可 让社 会 了解 学校 的历 史 、 状 和 现
多 样性 。实 物 档 案有 记 录 在非 纸 质 材 料
上 的文字 材料 ： 有上 级颁 发 的各种 奖牌 、 章 ； 勋
有学 校各 项工 作 曾使用 现 已停用 的 印章 ： 各 有
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策【摘要】实物档案收集与管理工作中存在的问题主要包括收集过程中可能出现的混乱和遗漏，以及管理过程中可能出现的文件遗失和信息泄露等风险。
针对这些问题，我们可以采取一些对策，如建立清晰的档案收集流程和建立完善的档案管理系统，以确保实物档案的完整性和安全性。
通过这些对策的实施，可以有效解决实物档案收集与管理工作中存在的问题，提高档案工作的效率和质量。
对实物档案收集与管理工作中存在的问题进行适当的对策可以提升档案工作的水平，为机构的发展和管理提供支持。
【关键词】实物档案收集、实物档案管理、问题、对策、背景介绍、解决方案、总结1. 引言1.1 背景介绍在当今社会，随着信息化技术的不断发展，实物档案收集与管理工作变得愈发重要。
实物档案作为记录着重要信息的载体，对于维护历史真实性、保障公民权利、促进社会发展起着不可替代的作用。
在实物档案收集与管理过程中，存在着诸多问题亟待解决。
在实物档案收集过程中，面临着收集范围不明确、收集方式不规范、收集效率低下等问题。
许多部门在收集实物档案时存在信息不对称、资源浪费和工作重复等情况，导致实物档案收集工作难以顺利进行。
在实物档案管理中，存在着管理不规范、安全隐患、信息共享不畅等问题。
许多实物档案管理单位在档案保存、检索、借阅等方面存在管理混乱、安全隐患较大等情况，容易导致档案信息安全泄露和档案流转困难。
为解决以上问题，必须制定科学合理的实物档案收集与管理对策，完善收集机制、规范管理程序，提高工作效率，保障信息安全。
只有这样，才能更好地发挥实物档案的作用，推动社会文明进步和历史文化传承。
2. 正文2.1 实物档案收集过程中存在的问题1. 信息不全或不准确：在收集实物档案的过程中，有时候可能会因为信息来源不全或者信息不准确而导致档案的不完整或者不准确。
这可能会影响到后续的管理工作和查询效率。
2. 整理混乱：由于实物档案的数量庞大，有时候整理不当会导致档案的混乱。
实物档案管理规定
实物档案管理规定实物档案是指我校建校以来在教学、科研、管理等各项工作中产生的，在对外交流、校庆以及省级以上各类竞赛评比中获得的，能够反映学校发展历史面貌，又具有保存价值的物品。
一、原则学校对实物档案实行统一登记、分层管理的原则。
凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为已有，应按规定交由学校档案馆统一登记、存放和保管；应归档却因形状、质地或场地等特殊原因不能归档的实物，应经主管校领导同意，由学校档案馆统一登记，有关单位负责存放和保管。
二、归档（一）归档类别、范围及保管期限实物档案一般包括以下类别：题词画作类（SW12）、礼品纪念品类（校外、校内SW13）、奖品类（SW14）、字画（SW15）＞科技创造类（SW16）＞文博类（SW17）＞名人物品类（SW18）o（二）归档要求1.凡属归档范围的实物，由发生或形成部门负责收集和整理，并编制好实物清单（1式两份）和说明性文字材料。
说明性文字材料须写明实物名称、来由、时间、地点、交接双方单位全称和代表人姓名。
其中：题词画作类和礼品纪念品类还应说明接受时间、赠送人、接收人；奖品类还应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；我校制作或使用的物品还应说明制作或使用时间。
2.奖品类实物一般应在获奖的1个月内向学校档案馆移交，其他类别实物可随时向学校档案馆移交。
3.实物档案移交前，归档部门应先到学校档案馆主页“下载区”下载相关类目移交表，填写1式两份，由单位负责人和经手人签字，并加盖单位公章，连同实物一并移交学校档案馆，移交表经档案馆相关接收人员签字后，交接双方各存一份备查。
三、保管利用（一）档案馆接收到归档实物后，在《实物档案登记本》上做好登记，并分类、编号、整理说明书、上架。
编号方式为：档号二年度+分类号+案卷号，具体模式如下：2007-SW14-1-n（二）实物档案应认真保管，防止损坏或失窃。
如有损坏或失窃须追究原因和责任，并在《实物档案登记本》填写有关情况，馆长、证明人、经手人均需签名。
实物档案的管理与利用
纳 入 本 单 位 照 片档 案 的管 理 ，两 者 之 间 应 建 立 互 见 关
系 。本 单 位对 外交 往 中赠 送给对 方 的重 要实 物 ，也应 当
理 部 门归 档 。归档 的实 物应 当先 拍 照后 登记 ，所 拍 照片
代 收集 来 的 （ １ ９ ３ ４ 年 的河砖 ）以及其 他有 保存 价值 的实
物 等 。保 存 的实物 档 案 ，在今 后研 究 单位 发展 中起 到依 据 和 凭证 作用 ，可 以再现 历史 ，留住 记忆 。实 物 档案种 类 繁 多 ，载体 形 态各 异 ，需要 档 案工 作人 员仔 细研 究 ，
范 围的制 定要 注 意与 已有 的 室存 档案 相协 调 ，这样 有 利
归档 实 物可 按物 品种 类 分类 ，如 奖旗 类 、证 书类 、印章 类 等 ，有些 单位 的实物 档案 总量 较少 ，可 以不分 类 。在
保 管期 限 上 ，由于 实物 档案 既 能直 观地 反映 历史 ，又较 为稀 少 ，所 以 ，一般应作 “ 永久”保管 。
有关 单位 题 写 或赠送 给 本单 位 的题词 （ 手迹 ）、锦旗 、
以来使 用 过 的牌 匾 、停 用 的各 种 印章 、各 种 重大 活动 中 形 成的纪念 品和宣传 品 ；五是其他有保存 价值 的实 物。
其 次 ，按 照 实 物 档 案 的归 档 要 求 。 由于 实 物 档 案 的重要 性 和载 体 的特 殊性 ，应 归档 的实 物 一般应 自形成
后 的次年 六月 底前 向本单 位 的档案 管 理部 门移交 ； 由于
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策实物档案收集与管理是组织机构中非常重要的工作，它涉及到了信息的收集、整理和保管。
实物档案收集与管理工作中也存在着许多问题，这些问题可能会影响到实物档案的完整性和可用性。
有必要对这些问题进行分析，并提出相应的对策，以确保实物档案的有效管理和利用。
一、问题分析1. 实物档案收集不全面在实物档案收集过程中，往往存在一些遗漏和疏忽，导致部分重要信息未能被及时收集到。
这可能是因为收集人员的不细心或者收集流程的不规范所导致的。
2. 实物档案保管存在安全隐患实物档案的保管环境不合理，容易受到潮湿、霉变、虫蛀等因素的影响，从而影响档案的保存和利用。
3. 实物档案管理制度不完善缺乏科学合理的管理制度，导致实物档案的整理、分类、检索等工作无法进行有效管理。
档案管理人员的专业素养和管理能力也存在不足。
4. 实物档案利用率低由于档案的整理和分类不够详尽，实物档案的利用率较低，导致了大量宝贵信息的浪费和资源的浪费。
二、对策建议在实物档案收集过程中，可以建立规范的收集流程，包括设立明确的收集标准和责任人，确保所有重要信息都能被完整收集，避免遗漏和疏忽。
加强对收集人员的培训，提高其工作的细致性和责任感。
对实物档案的保管环境进行合理规划，保证档案的安全和完整性。
包括控制湿度、温度，防止虫蛀、霉变等危害因素的侵害。
建立相应的保管制度，定期进行档案检查和维护工作。
建立科学规范的实物档案管理制度，包括档案的分类、整理、保管、借阅等工作的管理流程和标准，保证档案的规范管理。
加强档案管理人员的培训和考核，提高其专业素养和管理能力。
加强实物档案的整理和分类工作，建立清晰的档案检索系统，提高档案的利用率。
对于一些重要的实物档案，可以进行数字化处理，方便存储和利用。
实物档案收集与管理工作中存在的问题是不可避免的，而解决这些问题所需要的也是一系列的对策和措施。
只有建立科学规范的档案管理体系，加强对实物档案的保护和利用，才能更好地发挥实物档案的作用，促进信息的有效流通和利用。
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策【摘要】实物档案收集与管理工作中存在的问题包括收集过程混乱、管理系统落后、监督不力等。
针对这些问题，建议规范收集流程、引入数字化管理系统、加强监督和评估机制。
通过这些对策，可以提高实物档案收集与管理工作的效率和质量，确保信息的准确性和安全性。
未来的改进方向可以在技术应用和管理模式上继续探索，以适应信息化的发展趋势，提升实物档案管理的水平和效能。
实物档案收集与管理工作的重要性日益凸显，需要不断完善和优化，以满足社会发展对信息化工作的需求。
【关键词】实物档案收集与管理工作、问题、对策、规范流程、数字化管理系统、监督评估机制、改进方向。
1. 引言1.1 背景介绍实物档案是指以实体形式存在的文件或资料，如纸质文件、照片、录音带等。
在许多机构和组织中，实物档案的收集与管理是非常重要的工作，关系到信息的保存和利用。
在实际工作中，实物档案收集与管理中存在着一些问题，需要加以解决和改进。
案的准确性和完整性受到影响。
一些机构在收集实物档案时缺乏统一的标准和流程，导致档案的整理和分类存在混乱，难以进行有效管理和利用。
实物档案管理存在的问题在于管理系统不够完善，无法满足档案的长期保存需求。
一些机构在管理实物档案时缺乏专门的管理人员和工具，导致档案的保管、检索、更新等方面存在困难。
为了解决实物档案收集与管理中存在的问题，我们建议从以下几个方面进行改进：规范收集流程，建立统一的收集标准和流程；引入数字化管理系统，提高档案的管理效率和便利性；加强监督和评估机制，确保档案管理工作的有效性和可持续性。
实物档案收集与管理工作中存在的问题需要引起重视，只有通过改进现有的工作机制和措施，才能更好地保护和利用实物档案资源。
展望未来，我们希望能够通过不懈努力，建立起更加完善和高效的实物档案收集与管理体系，为信息的传承和利用创造更好的条件。
1.2 问题重要性实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策，是一个具有重要意义的课题。
高校实物档案的管理与利用论析
高校实物档案的管理与利用论析吴静研【摘要】This article analyzes the characteristics of real object archives in colleges and universities, such as ambiguity, extensibility and diversity. The author argued that archive professionals in colleges and universities should systematically collect and classify real object archive materials, and carefully manage them. For management and utilization of real object archives in colleges and universities, the author provides both ideas and detailed requirements. Especially, the article discussed the archives compilation and its significance.%高校实物档案具有“模糊性”、“广泛性”、“多样性”等特点，档案工作者应有计划、有鉴别、有取舍地进行收集，耐心细致地进行分类和管理。
抓住高校实物档案工作中保存管理和开发利用这两个环节，突出高校实物档案编研工作的特色，充分发挥档案工作的历史作用。
【期刊名称】《保定学院学报》【年(卷),期】2013(000)006【总页数】4页(P114-117)【关键词】高校;实物档案;高校档案;档案管理;档案利用【作者】吴静研【作者单位】中国人民大学档案馆，北京100872【正文语种】中文【中图分类】G647实物档案，顾名思义，是指以实物形式保存的档案。
对实物档案管理制度化
摘要：随着社会经济的快速发展，实物档案作为国家、企事业单位和社会组织的重要资产，其管理的重要性日益凸显。
本文从实物档案管理的现状出发，分析了实物档案管理制度化的重要性，并提出了实物档案管理制度化的具体措施，以期为我国实物档案管理提供参考。
一、引言实物档案是反映国家、企事业单位和社会组织历史发展、工作成果和重要事件的实物载体，包括图纸、照片、文件、奖品、纪念品等。
实物档案的管理直接关系到历史资料的真实性、完整性和安全性。
近年来，我国实物档案管理取得了显著成果，但仍存在一些问题，如管理制度不完善、管理手段落后、专业人员匮乏等。
因此，对实物档案进行制度化管理显得尤为重要。
二、实物档案管理制度化的重要性1. 保障实物档案的真实性和完整性。
通过制度化管理，可以确保实物档案在收集、整理、保存、利用等环节的真实性和完整性，防止档案的丢失、损坏和篡改。
2. 提高实物档案的管理效率。
制度化管理有助于明确实物档案管理的职责分工，规范管理流程，提高管理效率。
3. 保障实物档案的安全性。
通过制度化管理，可以加强对实物档案的防盗、防火、防潮、防虫等安全措施，确保实物档案的安全。
4. 促进实物档案的合理利用。
制度化管理有助于提高实物档案的检索、查询、借阅等利用效率，满足社会各界对实物档案的需求。
三、实物档案管理制度化的具体措施1. 建立健全实物档案管理制度（1）制定实物档案管理制度。
明确实物档案的收集、整理、保存、利用、销毁等环节的管理规定，确保实物档案管理的规范化、标准化。
（2）完善实物档案分类、编号、著录等规范。
对实物档案进行科学分类，制定统一的编号、著录规则，提高档案检索的准确性。
2. 加强实物档案的收集与整理（1）明确实物档案收集范围。
根据国家、企事业单位和社会组织的发展需要，确定实物档案的收集范围，确保收集工作的全面性。
（2）规范实物档案整理流程。
对收集到的实物档案进行分类、编号、著录、归档等工作，确保实物档案的整理质量。
中学实物类档案管理办法
中学实物类档案管理办法
是指中学为了保管、管理和利用其实物类档案，制定的一套规范和标准。
下面是一种可能的中学实物类档案管理办法：
1.档案归档：中学实物类档案分为文书档案、图纸档案和其它实物档案三类，根据档案的种类进行分类归档，确保档案的有序管理。
2.档案存放：中学设立专门的档案库房，根据档案的特点和需求设置合适的存储设施，确保档案的安全和完整性。
3.档案查阅：中学规定档案的查阅权限和程序，明确档案查阅时间和地点，以及查阅人员提交的申请材料和手续。
4.档案借阅：中学规定档案的借阅权限和程序，明确借阅申请人的身份、借阅期限和借阅目的，借阅人须签订借阅协议，并按时归还借阅档案。
5.档案维护：中学制定档案维护责任制和操作规范，定期进行档案保护和修复工作，确保档案的可读性和长期保存。
6.档案销毁：中学规定档案的保存期限和销毁程序，根据法律法规的要求进行档案销毁，确保档案信息的安全和保密。
7.档案利用：中学鼓励和规范档案利用，为教学科研和管理决策提供必要的档案资料，对于档案的外借和复制需要进行审批和管理。
8.档案巡查：中学定期进行档案巡查和整理，检查档案的完整性和规范性，及时发现和解决档案管理中的问题。
9.档案保密：中学对于涉及个人隐私和机密信息的档案，要进行严格的保密措施，规定档案流转和访问的权限和审批程序。
10.档案培训：中学组织档案管理人员进行相关培训，加强档案管理的专业性和规范化，提高档案管理人员的素质和水平。
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策
实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策实物档案是各个单位和机构管理工作中不可或缺的重要组成部分，它记录着单位的运行情况、历史沿革和重要事件，对于保障单位的合法权益和提升工作效率有着重要的作用。
在实物档案收集与管理工作中，也存在着一些问题，这些问题影响着档案管理的正常运转和效率。
为了解决这些问题，下面就对实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策进行深入分析。
一、存在的问题1. 收集工作面临困难实物档案收集工作一般需要对各个部门的档案进行征集，然而由于部门之间的沟通不畅和个别员工对档案管理的不重视，导致档案征集工作十分困难。
有些部门可能会出于各种原因不愿意提供档案，导致档案收集工作受阻。
2. 散落管理不善由于部门之间管理分散，档案管理不够规范，导致档案散落在各个地方，很难进行有效的统一管理。
这不仅增加了档案的丢失风险，也增加了档案管理的难度，影响了工作效率和档案的安全性。
3. 档案遗失与损坏由于档案的长期保管和使用，档案的遗失和损坏问题比较严重。
有的档案可能因为年代久远或保存环境不佳而导致损坏，或者因为管理不善而导致丢失，这些都给档案管理工作带来了不小的难题。
4. 档案分类方式不合理在实物档案管理工作中，档案分类是非常重要的一环，不同的档案分类方式决定了档案检索和利用的效率。
然而有些单位在档案的分类方式上存在问题，导致档案的检索困难，影响了档案的利用价值。
5. 档案管理人员专业水平不高实物档案管理工作需要专业的知识和技能，然而有些单位的档案管理人员专业水平不高，对档案管理的要求理解不够，导致了档案管理工作的质量参差不齐。
二、对策1. 建立健全的档案管理制度对于实物档案收集与管理工作中的困难，需要建立健全的档案管理制度。
首先要明确各个部门对于档案管理工作的责任和义务，确保各个部门能够积极配合档案的征集工作。
同时建立档案管理委员会，统一协调各个部门的档案管理工作，明确部门之间的管理职责和权限。
2. 实行统一的档案管理平台为了解决档案散落和管理不善的问题，可以引入档案管理系统，实行统一的档案管理平台。
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实物档案的管理及利用研究
摘要：在现代化发展的大背景下，城市工程项目建
设在不断增多，一个个城建项目的实施，会产生大量的档案资料，其中实物档案成为重要的一种类型。
实物档案，顾名思义，就是实际存在的资源与物品，其具有很高的档案管理价值与收藏价值，一般的城建实物档案管理都是一些文物、档案、书籍等，具有高度的珍藏价值。
为了充分发挥实物档案的重要价值，应强化对实物档案的有效管理与利用，为此，本文就实物档案的管理及利用进行了分析与探究。
关键词：实物档案；管理；利用
作为城建工作的重要内容，档案管理工作非常关键，其所管理的档案资料都具有重要的价值意义，尤其是实物档案，具有独一无二性。
城建过程中的实物档案是在城建工作开展的过程中经过不断的收集、整理而发现的，如木制品、石头、器具、陶器、瓷器等等，都属于实物档案，其中还包含有大量的文物，做好实物档案的科学化管理，是城建部门的重要工作。
1 实物档案的管理及利用的重要意义
新时期，为了实现社会的不断进步与发展，城市工程建设项目在不断增加，城市规划与建设正紧罗密布的展开，其
在工程项目实施的过程中会产生大量的档案信息，其中不乏有城建资料、合同、项目设计方案、图片、音频、影像资料等。
除此之外，还会产生大量的实物档案资料，如木制品、石头、器具、陶器、瓷器等等，都是在城建过程中的常见实物资料[1]。
这些实物资料都是城建工程建设过程中不断积累下来的，且这些实物资料具有很高的应用价值，能为研究人员提供重要的信息借鉴，同时，在城建过程中还会发现一些文物，如古代的宝剑、刀具、陶瓷等，既是实物档案资料与文物资料，对城建工作具有重要意义。
新时期，城建工作在如火如荼的开展，若想城市建设工作得到不断的突破与发展，应强化对城建实物资料的管理，对实物资料进行合理的开发与利用，对未来城建工作的开展具有重要价值。
实物档案信息必须保证资料的原始性与完整性，不得对原始数据进行更改，否则就失去实物档案资源管理的意义[2]。
2 实物档案收集的基本流程
2.1 注重对实物档案基础信息的掌握
城镇化建设的不断推进，城市环境改造与建设成为当前的重要工作，在旧城改造过程中，必须对所施工区域的实物档案资料予以调查、分析，及时对旧城改造现场或历史文化区域进行实物档案的及时规范，对现场实物档案资源的类型、形态与基本布局等信息进行初步的把握，同时为保证实物档案资料的完整性，应强化对信息的有效收集，开展档案的实
时跟踪与管理工作，是保证档案质量的重要前提。
2.2 注重档案由粗到细开展收集工作
在城建项目开展的过程中，做好实物档案的收集工作变得异常重要，以馆藏档案为重要根据和前提，尤其应关注馆藏中关于实物档案典藏的记录与运行模式，与城建工程实际运行情况的有机结合，进而确定初步的收集范围。
在开展档案调研与咨询的过程中，应对城建实物档案开展更为规范性的分析，以突发城建工作开展的特色性、代表性与系统性[3]，在保证实物档案具备高度珍藏价值的同时，还要具备实际使用效益，可为收集范围的确定提供重要的借鉴。
2.3 强化对实物档案的组织论证工作
通常条件下，实物档案的存在价值更高，甚至很多都属于重要的文物，其社会价值与文化价值较高，其在城建工作中发挥重要价值的同时，还要具备一定的文化储备功能，为了保证实物档案运营的规范性，应开展组织论证工作，由专家对所收集的实物档案资料的价值予以评估，同时还要对档案资料的特色性、应用价值、开发空间和易保管性等予以分析，以保证实物档案的真实性。
3 实物档案管理策略
3.1 做好实物档案的收集与登记工作
档案信息的合理化处理与归档，应及时对相关信息进行收集与处理，并将重要的信息进行更为规范性的整理与归档
处理，及时按照实物档案的储藏要求进行更为规范性的保管，是保证档案真实价值的基本条件。
在城建实物档案收集时，应及时办理好相应的交接手续，要填写好相应的移交书[4]，并对相关实物的数量、类型、资料完整性等予以检查与清点，以保证资料信息的一致性与完整性。
在档案移交书中应主要涉及到交接双方的名字、责任、工程项目的名称、事物名称、数量以及一系列的目录清单等，然后对这些实物资料进行整理与安排，最终移至档案库。
实物档案资料收集完毕后，应加强后续的档案管理工作，制定更为科学合理的档案管理制度，强化日常档案资料管理的合理化登记，若相关人员来领取或借阅档案时，必须对档案室的出入记录进行登记，及时对档案领取人员姓名、领取时间、隶属部门、用途等予以明确记录，不可遗漏任何一个档案管理的关键点，是档案管理工作的基本条件。
3.2 建立完善的实物档案管理制度
在城建工作开展的过程中，仅仅是通过纸质档案、音频档案、影像档案是完全不够的，还需要相应的实物档案予以辅助，是保证城建工作高效开展的关键[5]。
面对实物档案管理工作，应建立更为完善的实物档案管理制度，借助制度来约束与规范相关人员的行为、责任，能大大增强管理人员的责任意识与使命感，同时，建立相配套的奖惩制度，将日常实物档案管理工作中所存在的实际性问题全部罗列到制度
体系中，利用制度来约束相关人员的行为，保证档案管理工作的规范性，做到档案管理工作的有章可循。
3.3 做好实物档案的合理化库存管理
一般情况下，实物档案与一般的文字档案、音频档案不同，其对外界环境的要求较高，会使得实物档案的质量受到严重的威胁，且实物档案的寿命会受到严重的影响，做好档案的库存管理工作非常关键。
实物档案库存管理的有效开展，必须根据实物的储存要求进行合理化的规范，且其会因为种类不同对存储条件的要求也不尽相同。
实物档案形态各异，体积不同，若想保证实物档案的质量与使用价值，应强化对实物档案的针对性保管，分别从档案的安全性、经济性等方面予以考量，对于档案管理来说是一项重大的挑战。
一般情况下，实物档案都保管在库房，因此，库房必须具备干燥、防潮、防火、防高温、防霉等特点，根据实物档案的实际属性来选择合适的承载器皿与保存环境。
例如，在城建项目中所收集的易碎实物，要将其放置在相对平稳、安全、固定的空间内；若实物为金属材质，应禁止放置在容易生锈、防止氧化的条件下，以提升实物档案的质量。
4 实物档案的利用
实物档案的收集与管理并不是一种摆设，而是可以作为后续相关工作的重要依据，强化对实物档案的合理化应用非常关键。
实物档案的利用，其所呈现的是最为原始性的信息，
能为城建相关人员提供重要的信息借鉴，更具立体性与说服力。
此外，以实物档案为前提，打造相关的照片管理体系，可大大提高实物档案的利用率。
借助现代化的数字化技术、计算机技术等，可为馆藏提供足够的制作目录、图册以及光盘等，能丰富档案资料的表现形式，提高档案的利用率。
5 结束语
综上所述，实物档案是城建工程项目实施过程中的常见档案表现形式，研究人员会将这些实物进行收集、整理与归档，以求为后续的研究、工程建设提供重要的借鉴与依据，实物档案的价值意义是不容忽视的。
强化城建实物档案的有效管理，既能为以后的城建工作提供借鉴，也可为实现对重要文物的保护，将这些实物档案视为城市发展的特色与名片，创新与完善实物档案管理模式是必然选择。
参考文献
[1]吴静研. 高校实物档案的管理与利用论析[J]. 保定学
院学报，2013，06：114-117.
[2]卢剑虹. 浅谈加强实物档案的管理与利用[J]. 科技致
富向导，2013，15：185.
[3]何晓晖. 企业实物档案管理利用[J]. 铁道勘察，2012，03：104-106.
[4]耿丽，张振玲，李燕，张波萍. 浅议高等农业院校实物档案的管理与利用[J]. 教育教学论坛，2012，39：19-20.
[5]张秀清. 实物档案的管理与利用[J]. 科学中国人，2015，33：107.。