会展流程管理

会展流程管理
1、会议和展览存在一定的差异，具体表现在：
（１）导向不同。

展览会是市场导向，会议是设施条件导向。

（判）
（２）选址的重复性程度不同。

展览会选址的重复性强，会议选址的重复性很小。

（３）场地要求不同。

展览会的场地要求面积大，时间长；会议的场地要求分散，时间短。

（４）参与人数不同。

展览会人数多，会议人数少。

２、会议流程：（简）
答：会议流程分为三个阶段：会前准备阶段、会议实施阶段和评估总结阶段。

（１）会前准备：是对会议的事前计划，它是为了达到目标而对各种工作任务所作出的系统安排。

包括：会议策划、会议选址、制定营销方案、制定预算。

会议策划方案的内容包括：谁(who)、什么(what)、何时(when)、何地
(where)、
为何(why)、如何(how)
会议地点类型：酒店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、
公司内部的会议地点
市场宣传对于一个会议的成败至关重要。

市场营销需要考虑的因素：受众、宣传材料、邮寄、广告
（２）实施会议
内容包括：与会人员登记注册，收集有关信息，寻求演讲者，联络场地，必要时解决投诉和纷争。

实施会议包括以下步骤：（选）编制会场手册、设立信息中心、建立指导委员会、
促进会议日常交流
（３）总结评估
包括：会议总结评估、客户回访、召开总结表彰会
３、策划应从两方面入手：一是造势；二是以专业的展览服务，赢得观者和参展
商的支持和信赖。

４、展览流程：（简）
答：（１）策划阶段
①项目的选定：首先考虑区域的优势产业和主导产业，其次考虑重点发展
中的行业，再次考虑政府扶持的行业
②寻求支持单位
寻求对口的主管部门和单位是展览会成功的关键环节。

目的：提高展览会的档次、规格和权威性
扩大影响力
提高行业号召力
代表行业的发展状况和趋势
有效地形成项目的品牌效应，可持续发展
③寻求合作单位
（２）实施阶段
①制定会展项目计划
②分解和实施项目内容：宣传与广告、招展和组团、协助参展商提高参展
效益、展览现场管理
（４）展后阶段：展后跟踪阶段、总结阶段、和评估阶段。

５、展览的四个要素：主办者（展览公司）、参展者（在有些展览中，主办者同
时也是参展者，两者身份同一）、客商（观众）和场馆。

６、会展安全管理的内涵：为保障展会中客人、员工两个方面的生命、财产安全
而进行的一系列计划、组织、指挥、协调、控制等管
理活动。

７、会展安全管理一般要本着：宾客至上、服务第一，预防为主，谁主管谁负责，
群防群治和内松外紧的基本原则。

８、会展安全管理的内容：
（１）加强教育，提高认识
（２）计划着手，居安思危
（３）健全制度，落实责任
第六章会展场馆和设施设备管理
１、（判）专营会议和展览活动的场所是各种会展活动开展的最主要的硬件依托，是会展业运作和发展不可或缺的基础条件。

２、会展中心管理，是以产业创新的理念和超前的经营思维，通过科学的管理来
提供高效、优质的服务，努力构架个性化的会展经济平台，
求得满意的经济效益和社会效益。

３、会展中心场馆和设施管理是保证会展中心正常运转的基本条件，也是提高服务质量的基本保证。

４、会展中心的管理目标，并非局限于其活动数量或使用率，重点是场馆和设施设备可否发挥预期的作用和贡献。

有以下几个层次（可能简）：
（１）合理规划，搞好建筑本体及设备的维修养护、场馆的环境绿化、保洁、安全消防等基本工作，最大程度发挥物业的使用价值，使物业保值增值。

（２）为各种会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境，并在此基础上提供卓越和高效率的服务，满足会议和展览组织者、参加者、会展中心
人员及租用场馆办公的物业使用者等各方面的需要。

（３）实现经济效益和社会效益。

５、看Ｐ９５会展设施管理的评估标准：经济效益的贡献……
６、会展中心场馆和设施设备管理的内容：（可能简）
（１）规划管理
本着“技术上先进，经济上合理，经营上可行”的原则。

（选）
（２）设备管理
种类繁多的设施设备是会展中心服务产品的硬件依托。

（３）环境管理
包括建筑物本体日常养护、保洁、绿化等工作，并要按照环保规定以恰当的方式处理废弃物。

（４）安全管理
（５）成本管理
会展中心管理必须强调成本意识，讲求经济效益。

这应体现在场馆和设
施设备管理的全过程中。

（判）
７、展览中心管理的内容侧重于场地规划设计、场地经营，以及水电、空调、照明等基本设施的管理。

８、会展中心场馆和设施设备管理的理念（简）
（１）效益理念
会展中心的管理者应掌握市场需要、竞争环境、设施本身的规模、地理位置、周遍环境的配合等因素，以确定会展中心的市场定位，制定适当的经营管理策略和方针。

（２）技术理念
①建筑设计运用现代化技术
②拥有大量先进的现代化设施设备
③对服务人员的操作和维护的技术要求比较高
（３）服务理念
会展中心属于服务性行业的基础设施，其功能是为会议和展览活动提供服务。

（４）环保理念
现代化会展中心应注重环保，保持场地清洁并具有适当的废物处理能力。

９、环保措施：
①分类处理废物
②制定适当的措施，限制不环保物料在场馆内使用
③不断完善技术操作程序
１０、会展中心场馆和设备设施管理的方法：综合管理、会员管理、系统管理、制度管理
１１、Ｐ９７看
１２、展览馆被誉为会展经济发展的火车头，是展览业发展的基础。

１３、现代化展览中心的特点：规模宏大、设施齐全、功能多样
１４、德国、意大利、法国、美国等是举办展览最多的国家，展览设施的规模和质量都是一流的。

看Ｐ９８
１５、展览中心的管理体制（简）
（１）场馆主要由政府出资。

（２）场馆建设由政府来立项，政府在规划土地和其他政策上予以响应支持。

（３）场馆由民营机构和私人机构（包括中资和外资、中外合资）投资，并由其自己已经经营管理，或委托管理机构进行商业运作。

１６、展览中心规划的理念是什么？
宏观规划管理必须有政府来主持；微观必须通过认真的市场调研和科学的技术论证来进行。

展览中心规划的内容：
（１）场址选择规划（理念）
国外现代化展览中心的场址一般都选在城郊结合部，并将交通条件、环境条件和地形条件作为三大要素进行论证。

（选）
（２）预留发展规划
（３）内部布局规划（看Ｐ１０１）
（４）展厅要素规划：展厅外观、展厅面积、展厅的层高、地面条件、细节问题（５）布展空间规划
１７、展览中心的设施系统包括：供电、给水排水、空调、电梯、照明、消防、通信、网络和信息、公共广播
１８、展览中心主供电线路一般为三相交流电，线路频率５０赫兹
１９、参展商如果需要２４小时供电或延时断电必须事先向中心提出申请。

２０、场馆运营管理：（简）
制定完善的销售机构；制定档期
一般商业展览活动都有明显的季节性
场馆的所有者要追求经济效益，关键是合理地增加场地的使用率以及提高单位面积的出租金额。

展览中心在一定程度上也是一个公益性的建设项目，在场馆运营和管理方面也要充分老率它的公益效果，要以综合指标来衡量场馆的效益。

２１、场馆环境管理中的很大一部分是外包给物业公司的。

２２、场馆环境管理的内容：建筑物保护工作、清洁工作、安全保卫工作、环境保护工作
２３、会议中心的概念：Ｐ１０６
２４、会议中心的类型：
（１）行政人员会议中心
（２）度假式会议中心
（３）附属式会议中心
（４）无住宿式会议中心
２５、Ｐ１０８了解
２６、设备选择的标准：适用性、经济性、安全性、方便性、节能性、美观性、
环保性、配套性
２７、会议中心设施系统管理的内容：前期管理、运行管理、设备的储存、维修
保养、
更新改造
第七章会展物流管理
１、会展物流的概念（简、判、选）
广义：会展物流包括展览前后展品的物流、会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物流，以及与此相配套的会展设施的物流等。

狭义：以展品为主体所产生的物流过程，这是我们研究的重点。

会展物流的研究主体是展品的流动。

综上所述，会展物流的概念为：会展物流是将展品这种特殊的商品，为满足商品展览的特殊需要，及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的
地，展览结束后再将商品从展览地运回的过程，包括展览前后的仓储、
包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬
运，以及在此过程中所需要的信息流动。

２、会展物流的特征（简）
（１）高度及时性
（２）运送的稳定性
（３）返回物流：即在短暂的会展期结束后，展品必须运出境，就算转为正式进口，那也需要办理进口手续，所以我们把这样的物流流动称为返回物流。

３、一般物流的任务可以概括为５Ｒights：以最少的成本，在正确的时间（right time）、正确的地点（right place），以正确的条件（right conditions），将正确的商品（right product）送到正确的顾客（right customer）手中。

4、会展物流系统可分为：（选）
（１）物流作业系统。

包括仓储、包装、搬运、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运、布展等作业。

（２）物流信息系统。

信息系统中的信息包括参展商的信息、主办方的信息、物流代理的信息通过物流信息系统，参展商可以进行最佳运输路线的选择，时时监督自己展品的情况，实现进出口报关、物流费用的支付费。

看Ｐ１２２看ＰＰＴ
５、运输管理的地位和功能
地位：作为“第三利润源”的物流，完成其改变“物”的空间位置功能的主要手段是运输。

功能：展品的转移，主要目的就是要以最少的时间，最少的资源耗费，及时的将展品从参展商所在国转移到展览地，并能很方便的将其运返原地。

６、如果说一般的物流中运输费用占全部费用的５０％，那么会展物流中展品运费至少占总费用的８０％。

７、（熟悉）会展运输的特点Ｐ１２２、会展运输手段（了解）
８、需要综合考虑各项要素选择正确的运输手段或者更好的联运方式，这些因素包括运输成本、运输环节、运输距离、运输时间及运输工具。

９、仓储管理地位与功能：
地位：仓库在物流的整个环节中扮演着货物中转站的角色。

功能：存储功能、移动功能、信息传递功能（判、选）
１０、包装的功能：保护功能、定量功能、便利功能、效率功能
１１、装卸搬运作业是不可缺少的，装卸搬运的好坏影响着物流成本。

１２、装卸与搬运的注意点有：（了解）Ｐ１２５
１３、物流信息的作用：中枢神经作用、支持保障作用
１４、会展物流信息系统包括：组织者发布展览信息、参展商及时反馈系统（接受展览系统）、进出口系统、运输系统、实时跟踪系统、仓储系统以及配送系统等，以及最终将各个子系统联系在一起，形成一个整合的会展物流
信息系统。

１５、ＥＤＩ技术（Electronic Data Interchange,电子数据交换技术）
１６、ＥＤＩ实质：参展商、会展公司及会展物流各作业系统之间，实现信息快速实施运转的载体，这种技术现实了各环节横向，纵想会展信息物流的传
递。

１７、ＧＰＳ主要应用于汽车、铁路和轮船的定位、跟踪调度以及运输管理。

１８、为了简化和统一海关对这类特别商品的稽征手续，促进国际贸易和国际交往，国家对这类特别商品采取临时准入制度。

１９、能够获得临时准入的产品：
（１）在展览会中展示或示范用的货物和物品
（２）为示范展出的机器或器具所需用的物品
（３）展览者设置临时展台的建筑材料及装饰材料
（４）供展览品做示范宣传用的电影片、幻灯片、录象带、录音带、说明书、广告等。

２０、第三方物流服务，是第三方物流服务提供者在特定的时间段内按照特定的价格向使用者提供的个性化的系列物流服务。

２１、在会展物流中，货运代理实际上提供的就是典型的第三方物流服务。

２２、选择货运代理基本上是参展商处理展品物流的最佳手段。

２３、Ｐ１３１看
２４、整个会展物流体系的主体执行者就是货运代理企业。

２５、ＩＥＬＡ是国际展览物流协会（International Exhibitions Logistics Associates）
第八章会展信息管理
１、（选、多）信息技术在会展业中的应用：一是信息技术在客户管理中的应用，即顾客关系管理；二是信息技术给会展形式上带来的变化，即网络会展。

２、信息化对会展业的影响表现在以下几个方面（简）
（１）提高会展活动工作效率
（２）降低会展活动的业务费用
（３）有利于会展管理水平的提高
（４）便于会展服务规范化、科学化发展
（５）促进会展业的国际化、全球化发展
（６）有利于传统会展业的完善和发展
３、网上会展的缺陷：
①展出范围受到限制
②展出信息不完整
③观众的不确定性
④信息统计的偏差
⑤无法获得丰富的展会参观经历
４、网上会展不可能替代传统展览会在展览业中唱主角。

５、传统会展企业能否应对信息化带来的挑战和把握其中的机遇，能否有效的把网络技术与传统会展结合起来，是传统会展业繁荣发展的关键。

６、信息化对会展业的作用：
展会组织者是买方和卖方的中间人，通过为其提供交流场所的方式把他们组织到一起，发挥中介组织的作用。

（１）信息化一方面完善了中介组织的服务手段，另一方面也是中介组织的电子化
（２）展会组织者通过运用信息技术对信息和数据进行传递、交换和处理等，使整个运作、管理过程变得搞效、快捷、方便、从而实现利润最大化（３）网上展会则是对传统展会的虚拟
７、网上展会不是传统展会的替代者，而是一个有益的补充。

８、建立会展企业门户网站的方式：
（１）通过电子邮件、企业网页、网上申请等电子商务手段。

（２）在互联网企业搭建的信息或交易
（３）积极地将自己的网站链接到其他门户站点，以提高访问量。

９、运用网络软件的优势：
（１）省时、省力、省钱。

（２）将所有报名资料都汇总在一起，使企业拥有一个不断更新而准确的数据库。

１０、看Ｐ１３８
１１、网上虚拟展会是附属展会的，是现实展会的另外一种表现形式。

（判、选）１２、信息化既是中国会展业与国际接轨的一个重要衡量标准，也是会展业发展的必然趋势。

１３、（判、选）顾客关系管理可以分为传统的顾客关系管理（即顾客档案管理）和现代化的顾客关系管理（即客户关系管理，ＣＲＭ）
１４、客户档案：会展企业为掌握分析信息资料，通过分门别类的形式而专门设立的顾客信息资料库（１）客户原始记录（２）客户外在形象资料收集（３）以往记录
１５、参展商的信用是会展公司首先应该考虑的问题，应该全面地考察参展商的信用问题。

１６、收集客户信息的方法（判）看Ｐ１４０
１７、客户关系管理（customer relationships management）是企业与顾客之间建立的管理双方接触活动的信息系统，在网络时代客户管理关系是利用技术手段在企业与顾客之间建立一种数字的、实时的、互动的交流管理系统。

１８、（了解）企业可以无论何时何地都可以和客户取得联系，实现一对一的服务。

客户可以在网上发表自己的见解，通过这种方式与企业进行双向交流，以便企业随时随地了解客户的需求，满足客户的需求。

１９、客户关系管理的优势
（１）任何与客户打交道的员工都能全面了解客户，根据客户需求进行交易，记录自己获得的客户信息。

（２）能够对市场活动进行规划、评估。

（３）能够对各种销售活动进行追踪。

（４）系统用户可不受地域限制，随时访问企业的业务处理系统，获得客户信息。

（５）拥有对市场活动、销售活动的分析能力。

（６）能够从不同角度提供成本、利润、生产率、风险率等信息，并对客户、产品、职能部门、地理区域等进行多维分析。

２０、建立客户关系管理在会展业的必要性：
（１）企业与市场的关系，最重要最根本地表现在企业与客户的关系上。

（２）数字时代客户对互动性与个性化的需求，导致会展客户资源的逐步流失。

２１、ＣＲＭ软件产品在会展行业管理中广泛推广。

２２、客户关系管理的优点：
（１）提高了公司的竞争力
（２）加强了客户对公司的忠诚度
２３、会展业客户关系管理流程：
（１）收集客户信息，发现市场机遇。

会展企业客户关系管理流程的第一步就是分析会展市场客户信息，以识别市场机遇和制定投资策略。

它通过客
户识别、客户细分和客户预测来完成。

（选、判）
（２）制定客户方案，实施定制服务。

２４、网上会展的优点:
(１)树立和加强企业的形象
(２)增加会展的吸引力
网站是联系会展主办者和广大参展者的桥梁和纽带，会展公司要通过网站进行宣传，从而增加会展的吸引力。

（３）加强顾客的忠诚度
（４）全面降低成本
２５、网上会展：会展企业或公司借助互联网展示产品，交流信息，洽谈贸易而开展的一种电子商务。

２６、网上会展的缺点
（１）对商品的限制性
（２）企业和顾客不能很好地交流
２７、网上会展必须遵循的原则：
（１）人性化的设计
（２）大容量的信息
（３）更方便和快捷。