合同会签管理制度范文

合同会签管理制度范文

合同会签管理制度

第一章总则

第一条为了规范和加强合同签订过程中的管理工作，确保合同的签署真实、合法、规范，维护合同签订各方的合法权益，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有与外部单位签订的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等。

第三条本制度所称会签，是指通过书面形式，由合同签署的各方盖章确认同意，以达成有效合同签署的程序。

第四条本制度所称会签单位，是指与本公司签订合同的各方单位，包括公司内部不同部门之间的单位关系。

第五条本制度的具体执行部门为合同管理部门，负责对合同签订过程进行监督和管理。

第二章合同签署程序

第六条合同会签的程序包括初稿准备、会签意见征集、汇总、审核、公章盖章、签发等步骤。

第七条初稿准备包括合同起草、填写合同模板、明确各方责任

等工作。合同起草由合同起草人负责，起草人负责与会签人员沟通，完成初稿。

第八条会签意见征集阶段，合同起草人将初稿发送给相关单位进行会签意见征集。会签意见征集方式可以是书面征询、会议讨论等形式。

第九条会签意见的征集周期一般不超过3个工作日。征集截止后，合同起草人汇总会签意见，形成会签意见汇总表。

第十条会签意见汇总表需标明会签人员姓名、单位、联系方式、会签意见等内容，汇总表按月进行编号编号，存档备查。

第十一条审核阶段，合同管理部门负责对会签意见进行审核。审核主要包括会签单位的法人资格、签署权限和合同内容等方面的核查。

第十二条审核人员应核查完整会签意见汇总表，如发现问题应及时向合同起草人员反馈。

第十三条审核人员应在3个工作日内完成审核工作。如需延期，应及时向合同起草人员提出理由和延期时间，并报告合同管理部门备案。

第十四条审核通过后，合同管理部门负责将会签意见汇总表及合同正本发放给会签人员，通知各方单位进行公章盖章。

第十五条各方单位应确保公章使用安全，并保证签约人员的身

份真实度。公章组成人员应定期进行公章保管单位的内部检查。

第十六条公章盖章后，会签人员应及时将盖章后的合同正本送交合同管理部门备案。

第十七条合同管理部门对盖章后的会签合同正本进行备案登记，并完成合同签发工作。

第三章合同签订的特殊情况处理

第十八条若因特殊情况需要提前签署合同的，应经合同管理部门审批，并提交相关证明材料。

第十九条若因特殊情况需要快速签署合同的，合同管理部门可以采取紧急会签方式，尽快完成合同签署。

第四章合同执行和维护

第二十条合同执行过程中，各方单位应按照合同约定的方式进行履约，不得违约。

第二十一条在合同执行过程中，如需变更合同内容，应经合同管理部门审批，并按照规定的程序进行合同补充协议签署和备案。

第二十二条合同执行过程中，若出现纠纷或争议，各方单位应通过协商解决，如协商不成，应按合同约定的方式解决。

第二十三条合同维护，合同管理部门应定期对签订的合同进行保管和归档，确保合同档案的完整性和可检索性。

第五章附则

第二十四条本制度自颁布之日起生效，并废止原有的相关制度。

第二十五条本制度由合同管理部门负责解释。如有需要对本制度进行修改，应经合同管理部门审批，并报经公司领导同意。

第二十六条本制度的解释权归本公司所有。

第二十七条本制度中未尽事宜，按照相关法律法规和公司规章制度执行。