档案实操

整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。
检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。
备考表
日期：填写归档文件整理完毕的日期。
第十步 装盒 将档案目录、文件材料、备考表装入档案盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写备考表项目。不同年度、机构（问 题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
第十一步 填写档案盒盒脊
第五步 编页
（双面）
正面
背面
第六步
系统录入
一、将已分类整理好的文件材料，按照类别逐一录入编目。编目应准确、 详细，便于检索。
（1） 件号：逐件填写室编件号 责任者：1、填写文件的署名者或发文机关的全称。 2、 组合件填写本件第一份文件的责任人。 ..
（2）
（3）
文号：1、填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度 和顺 序号。 2、组合件填本件第一份文件文号（简报不填）
四、企业大事记的编写要求
( 一 ) 大事记应依据可靠，内容准确。数据和事实要经过核对，持之有 据，考之有源。 ( 二) 编写大事记应做到条理清楚，言简意赅。一事一条，主题鲜明， 重点突出。 ( 三) 编写大事记应客观直述，不加评论。大事记要据实载录，保持材 料、事实的客观性，不以编者的观点左右事实记载，也不加编者的主观 评论，以求真实地反映历史本来面目。
档案实操培训
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纸质档案 基建档案 实物档案 声像档案 大事记编写 基本概念回顾
目 目录 录
CONTENTS
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一 、纸质版档案的整理
第一步：按年度、机构、保管期限分类
特别提示
● 当年办结的文件归入文件形成年；
目 目录 归档年度 录
● 跨年度办结的文件，如请示与批复、转发 文与被转发文等，归入办结年； ● 开展专项活动形成的系列文件，可按活动 阶段归入办结年；
题名：填写文件标题。无标题或标题不规范，应自拟题名。自 拟题名两端应加方括号“[ ]”。
(4)
(5)
日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。 如“2017.3.16”。
(6)
页数：填写每一件归档文件的总页数。
(7)
备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见 号、文件破损情况等。
（五）没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
பைடு நூலகம் 第六步
系统录入
二、资料录入完成后，逐一核对目录和文件实体，使目录题名、 顺序与文件实体的题名、排放顺序保持一致。
第七步 加盖档案号章，并填写相关内容
第八步 打印目录
第八步 打印目录
特别提醒：一个类一个流水号，永久、30年、 10 年分别 自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。 例：2017年 永久：1、2、3…… 30年：1、2.、3…... 10年：1、2、3……
收集
目 录
利用与服务
整理
编研
Add Your 档案管理工作 Title 的内容
鉴定
检索 统计
保管
一、大事记的定义
企业大事记就是按照时间顺序简要地记述企业在一定时期内发生的重大 事件和重要活动的一种档案参考资料。它简洁地勾勒出一个企业在一定 时间内的发展轨迹，对实际工作有重要的参考价值。
二、企业大事记的编写方法 ※
四、归档整理
(一）照片档案的整理 1、传统感光材料照片：
●照片 ●底片 ●说明
四、归档整理
(一）照片档案的整理 2、数码照片：数码照片采用年度—组（一次会议、一项活动、一项工程、 一个人物等）分类方法。 ※ 建立数码照片档案文件夹——建立年度文件夹——组文件夹（按 每组照片形成时间顺序排列） 例如：2017-1 2017年1月17日 北京运通国融年度工作会议。 2017-2 2017年1月20日 北京运通国融年度颁奖晚宴 ※ 编写组文件夹总说明：总说明是对“组文件夹”内所有照片内容的 概括说明，编写出包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者在内的 综合说明，字数不超过200字，以Word文档方式附在该文件夹内。
六、声像档案的收集方法
Add Your Text 集中收集
Add Your Text 定向收集
声像档案
Add Your Text 直接参与收集
随时收集
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五、大事记的编写
档案管理基础知识 档案管理工作的内容
四、归档整理
（二）光碟： 1、光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然形成一个保管单位，每 张光盘写好文字说明。要按形成年度的顺序流水编号，连续排列。 2、编写光盘说明：
●光盘题名：光盘中存储的数码照片内容。题名结构为单位名称+年度+数码 照片。
●套别：数码照片存储光盘的保管类型，分别用A、B、C表示。 ●照片起止年月：光盘中数码照片起始年月和终止年月，中间以“—”相连。 ●保管期限：光盘中数码照片的保管期限。 ●照片张数：本盘中数码照片的总张数。
实 物 档 案 的 整 理
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第三步 分类排序
实物档案按证书、奖牌、锦旗、奖杯、其他等各类，并给予JB、 JP、ZS、……的代码。同一类的实物档案按时间顺序排列，时间相同 的可根据其内容按重要程度排序，一个单位的排序方法要相对统一。
实 物 档 案 的 整 理
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第四步 贴标签
标签的贴法采用贴在实物档案的背面左上方固定位置 ，奖杯、礼品档案标签 可贴在底座上。
第九步 填写、打印备考表
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备考表的情况说明：正常情况下不 填写内容。出现文件收集不完整、 破损，文件签署不完整等情况时才 要在此处进行说明，归档文件是复 制件要说明原件在何处。档案保管 中出现移出、增补、修改、销毁等 情况时也要在备考表中说明。。.
第九步 填写、打印备考表
盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、 鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。
实 物 档 案 的 整 理
装在盒子里的实物档案，盒子内的编号要 和盒子外的一致
标签贴在背面左上角
第五步 编制目录
实物档案目录至少需包括以下项目：序号、档案号、类别、名称、颁发单位、 接受单位、颁发或形成时间、归档时间、存放地点、备注等项目。
实 物 档 案 的 整 理
第六步 入库上架
1、实物档案排架，按种类分别排放，存放的方式有两种：竖 放和平放。 2、实物档案在排架时也宜排在档案架的最后部分。
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第六步
系统录入
特别提示：题名十分重要，它是以后查找档案时的最重要的要素，填 写方法如下： （一）一般应照实抄录； （二）来文与复文作为一件，只对复文进行编目，题名后注明“（附 请示）”； （三）任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后 将本单位人员列出； （四）原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加“（）”；
起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格， 止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号
第十二步 排架
一、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一 致，排架方法应避免频繁倒架。 二、 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形 成的档案按保管期限依次上架，便于实体管理。
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三、实物档案
第一步 区分载体
整理时要根据单位内实物档案的具体数量决定分类：①数量较少的 单位可不分类，直接按时间顺序排列整理；②数量较多的单位可按载体 种类分为证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、其他，或证书、奖牌、其他。
实 物 档 案 的 整 理
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第二步 清洁修整
实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时就要进行清 洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保 养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。
四、归档整理
（三）磁带：一盘录音带、一盘录像 带自然形成一个保管单位，可形成时 间先后分别进行排列编号，即录音档 案一个流水号，录像档案一个流水号。
五、声像档案保管有特殊的要求
（一）照片档案保管要求防光、防潮、防高温；应竖放，不应相叠平放； （二）录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或 专用存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上； （三）光盘放入塑料盒或光盘档案册； （四）不能放置樟脑丸等挥发性药物
实 物 档 案 的 整 理
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一、类别
照片（底片） 录音带 录像带 光盘 计算机磁带等类。
照片及底片

移动硬盘
二、归档时间
声像档案一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要声像材料，归档时间要 灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。
按问题分类
分类稳定
责任不太明确，操作相 对复杂
内部机构设置变动 较频繁
“年度—保管期限—机构（问题）”的三级复式分类法。
第二步：换钉
去掉不符 合要求的 回形针、 订书针、 燕尾夹等 易锈蚀、 易氧化的 金属或塑 料装订用 品。
第三步 文件修补、折叠
一、对破损的文件进行修补 （一）页面损坏
用A4纸进 行托补
●
划分标准
跨年度的会议文件，归入闭幕年；
● 没有批复的请示，归入形成年。请示与 批复分开归档时，应建立互见。
● 办结:指完成公文办理程序,不是指文件有效期.
知识拓展：两种分类方法的比较
优点
缺点
适用范围
按机构分类
方法简单、责任 明确、易于操作
稳定性差，需随机构设 置变化而变化。
内部机构设置保持 相对稳定
四、归档整理
●照片文件类型：指数码照片的文件格式，JPEG或TIFF ●光盘类型：是指光盘类型的参数。分为CD-R、CD-RW、DVD-R、 DVD-RW、DVD+RW ●制作时间：数码照片存储光盘刻录制作时间，用8位阿拉伯数表示 年月日。 ●制作软件：刻录制作数码照片存储光盘使用的软件名称。 ●制作人：刻录制作数码照片存储光盘的人员姓名。
三、归档要求
第三部分 声像档案
（1）归档的声像档案必须具备可读性，在机器上
运转正常，归档文件必须是原件、原版，声音清楚、
图像清晰，确保文件的完整性和内容准确性并附有 文字说明。 ( 2 )明确承担声像形成、整理的部门和人员，声像 材料的归档应实行“谁主办，谁负责”收集整理的 原则。 （3）归档的光盘、移动硬盘要检测，包括载体外 观检验、病毒检验、数据可读性检验、完整性准确 性等。
中共中央党史研究室与新华社合作编发的《中 华人民共和国大事记》
二、企业大事记的编写方法
1、题目：单位名称+大事记+时间 2、主体内容： （1）年度 （2）月、日 （3）事件描述
三、 企业大事记的选事范围
※ 大事记的选事范围： （一）本企业生产、经营、技术改造、科研成果、重点建设项目的情况; （二）本企业召开的重要会议;本企业制定的重要政策和规章制度，以及发布 的重要文件 ; （三）本企业成立、撤销、复建情况; （四）本企业主要领导人任免，内部机构设置及变化情况; （五）重要协议、合同的签订;重要事件，以及重大、恶性事故; （六）本企业及职工受奖惩的情况 ; （七）本企业开展的重要文艺、体育、教育活动; （八）本企业开展的重要外事、外贸活动; （九）上级领导机关和业务主管机关来企业视察、调研的主要情况; （十）其他应予记述的重要事项。
第十三步 打印并装订档案目录
归档文件目录封面式样
完成以上13步，文件材料就转为档案了。
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二、基建档案
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修补前
修补后
第三步 文件修补、折叠
一、对破损的文件进行修补 （二）页面小于A4纸
用 A4纸补全
第三步 文件修补、折叠
二、对比A4纸大的文件进行折叠 大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行 折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。
第四步 装订
一、归档文件一般以“件” 为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、 简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归 档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方 式符合要求的，应维持不变。
第四步：装订
二、装订工具：不锈钢订书针、不锈钢装订夹、装订线
题外：关于合同会签单
通过OA送审核的合 同，OA会签单既是 事项报批审批单也是 合同会签单，只要有 OA会签单就不需重 新补签纸质合同会签。
第五步：编页
纸质归档文件一般应以“件” 为单位编制页码
单面打印的文件按顺序编 页，页码写在右下角