《浅谈秘书日常工作与文档管理的关系》

《浅谈秘书日常工作与文档管理的关系》

摘要

秘书日常工作与文档管理是互相交叉、重叠的两项工作，随着社会的发展，科学技术的进步，它们的关系变得更加紧密。文章通过对秘书工作与文档管理的交叉、重叠关系的研究，指出二者在工作上可以起到互相促进的作用以及文档管理对秘书日常工作起到完善的作用，并对二者的规范化提出了有效的意见和对策。文章有利于促进工作者在秘书日常及文档管理工作上的进步，因而有效提升二者的工作的水平。

关键词：秘书日常工作;文档管理;关系

Abstract

Secretarial work and document management are two jobs which are cross and overlapping. With the development of society and the progress of science and technology, their relationship becomes more and more closely. Through the research on the overlapping relationship of the secretarial work and document management, points out that the two can play the role of mutual promotion and document management to improve the effect of the daily work of the Secretary in the work, and put forward effective suggestions and Countermeasures of the two standardization. This paper is helpful to improve the work of the staff who work in the daily work and document management of the Secretary, so as to provide reference for the improvement of the level and quality of the two party work.

Key words: Secretary daily work；document management；relationship

目录

TOC \o "1-3" \h \u HYPERLINK \l _Toc29596 摘要I

Abstract II

目录III

前言1

1.秘书日常工作与文档管理互相交叉、重叠2

1.1秘书日常工作与文档管理在文书工作上的互相交叉、重叠之处2

1.1.1在文书制作、文书处理内容上的互相交叉、重叠之处2

1.1.2在文书整理与归档工作内容上的互相交叉、重叠之处2

1.1.3电子公文处理的工作内容上的互相交叉、重叠之处3

1.2秘书的日常工作与文档管理在档案管理工作上的互相交叉、重叠之处3

1.2.1在档案工作的原则、性质、内容上的互相交叉、重叠之处3

1.2.2在电子文件管理工作内容上的交叉、重叠之处4

2.秘书日常工作与文档管理互相交叉、重叠的关系使二者在工作上产生互相影响的作用5

2.1秘书的日常工作与文档管理的互相交叉、重叠的关系使二者产生互相促进的作用5 2.1.1秘书日常工作与文档管理的文书工作互相促进5

2.1.2秘书的日常工作与文档管理的档案工作互相促进5

2.2秘书的日常工作与文档管理的互相交叉、重叠的关系使文档管理对秘书的日常工作起到完善的作用6

2.2.1文档管理的文书工作对秘书的日常工作的完善6

2.2.2文档管理的档案管理对秘书日常工作的完善6

3.对秘书日常工作与文档管理的规范化措施7

3.1加强工作意识7

3.2规范工作制度7

3.3严格工作质量7

3.4学习科学技术7

4.结语7

参考文献8

谢辞9

前言

秘书日常工作主要包括秘书对日常中出现的事务进行处理的工作的，对保证日常工作顺利进行的信息进行的调查研究工作，对日常工作中的文书、档案进行的处理工作以及对日常中会议事务工作做准备的会务工作。[1]文档管理是组织内部的专门的部门、工作人员，遵循特定的规定，采取科学有效的方法对文书与档案所进行的管理工作，主要包括文档工作人员对文书的制作、办理和整理与归档，以及文档工作人员对档案进行的收集整理、鉴定价值、保管与提供档案利用等方面的工作。[2]秘书日常工作与文档管理在工作上有着交叉、重叠的部分，具体表现在秘书日常工作与文档管理的文书工作、档案工作中的工作原则、工作性质、工作内容上的互相交叉、重叠。通过研究秘书日常工作与文档管理之间的关系，既能充分认识到秘书日常工作与文档管理之间的关系，又能有效提高秘书日常工作的效率以及文档管理工作的效率。

1.秘书日常工作与文档管理互相交叉、重叠

1.1秘书日常工作与文档管理在文书工作上的互相交叉、重叠之处

在秘书日常工作中，秘书的文书工作是一项必不可少的重要组成部分。[3]秘书的文书工作主要就是秘书工作人员接收文件，处理文件，发送文件，对办毕的文件进行整理归档以及对电子文件的处理。[4]文档管理中的文书工作主要就是文档管理工作人员对文书的制作与处理，按照规定整理和归档已经办毕的文书。[5]二者的工作目的都是为了更好的处理工作，使工作有序地进行，并按照规定完成既定的事务。[6]秘书日常工作与文档管理在工作在文书工作上的交叉、重叠的部分，具体表现在秘书日常工作与文档管理的文书工作的工作性质、工作内容、工作内容上的互相交叉、重叠。

1.1.1在文书制作、文书处理内容上的互相交叉、重叠之处

秘书日常工作中的文书工作的与文档管理的文书工作，二者在文书工作中的主要工作内容都包括两个方面：一方面是对文件的接收，另一方面是对文件的制发与处理的工作。

[7]从二者的工作人员在接收文件的处理的工作内容上可以看出二者都有签收、登记、注办等的工作步骤。从二者的工作人员在的制发与处理文件的工作内容上可以发现二者都有表示拟稿、核稿、签发、复核、登记的工作步骤。所以，秘书的文书工作与文档管理的文书工作在对文件的接收，对文件的制发与处理工作的内容上有互相交叉、重叠之处。

1.1.2在文书整理与归档工作内容上的互相交叉、重叠之处

秘书日常工作中秘书工作人员对办毕的且具有保存价值的文件材料，遵循一定的规律对该文件材料进行整理归档工作，将整理好的文件材料通过采取放入档案盒内的工作手段对文件材料进行保管，最后把档案盒递交给专门的档案管理工作人员或部门的工作过程，就是秘书文书整理与归档工作。[8]

文档管理的文书工作中由组织内特定的部门与专业的工作人员来承担对文书的整理与归档的工作。文书工作人员对办毕的且具有保存价值的文件材料，遵循一定的规律对该文件材料进行整理工作，确定好保存文件的归档范围、时间与期限，按照规定进行分门别类的装入档案盒内进行保存，从而做好文档管理的文书整理与归档工作。[9]

由上可知，秘书日常工作中的文书工作，便是对文件等材料进行的整理以及归档，这种